办公软件应用技能课件(2003).ppt

1、办公软件应用技巧办公软件应用技巧 主讲：郑超办公软件应用技巧之一办公软件应用技巧之一o文字处理软件文字处理软件 Word 是套装软件是套装软件 Office 中中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 WordoWord的主要功能：的主要功能：文字编辑、版面设计、表文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作格处理、图形处理、制作Web页、文件管理页、文件管理o本节以本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用基本概念、基本操作和使

2、用q 一、基本文字编辑操作一、基本文字编辑操作o 1. Word主窗口主窗口标题栏标题栏菜单栏菜单栏常用工具栏常用工具栏格式工具栏格式工具栏标尺标尺状态栏状态栏绘图工具栏绘图工具栏水平滚动条水平滚动条垂直滚动条垂直滚动条客户区客户区视图方式切换按钮视图方式切换按钮文文本本选选定定区区o 2. 视图方式视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word 提供提供了多种显示模式，也称为了多种显示模式，也称为 视图视图 u 1. 普通视图普通视图 u 2. Web版式视图版式视图u 3. 页面视图页面视图u 4. 大纲视图大纲视图 u 5. 主控文档视图：主控文

3、档视图：在在“大纲视图大纲视图” 下出现下出现 u 6. 全屏视图全屏视图：“视图视图/全屏显示全屏显示”o 3. 输入文本输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键汉字输入法，按组合键 Ctrl+Shift 进行切换进行切换 汉字输入汉字输入 中英文切换：中英文切换：Ctrl+Space 中英文标点符号切换中英文标点符号切换 其他字符其他字符: 软键盘软键盘 符号符号: “插入插入/符号符号” 特殊字符特殊字符: “插入插入/特殊符号特殊符号” 缺省设置缺省设置 中中/英文输入法英文输入法Crtl + Spac

4、e输入方式输入方式Crtl + Shift 全全/半角字符半角字符Shift + Space 中中/英文标点英文标点Crtl + . o 4. 选择文本选择文本在在 Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为内容，成为选定选定，被选定的内容反像显示，被选定的内容反像显示选定区选择对象选择对象操作方法操作方法一行一行单击该行前面的选定区单击该行前面的选定区多行多行在选取区拖动在选取区拖动一段一段双击指定段左侧的选定区双击指定段左侧的选定区在该段落中的任意位置三击在该段落中的任意位置三击一块一块从起点拖动到终点从起点拖动到终点

5、一大块文本一大块文本单击要选定内容的起始处，在按住单击要选定内容的起始处，在按住 Shift 键键同时单击结尾处同时单击结尾处不连续文本不连续文本按按Ctrl键后进行选择键后进行选择整个文档整个文档按按Ctrl键后单击选定区键后单击选定区/三击选定区三击选定区/Ctrl+A一块垂直文本一块垂直文本 按住按住 Alt 键，然后将鼠标拖过要选定的文本键，然后将鼠标拖过要选定的文本o 5. 编辑文本编辑文本 移动移动用剪贴板：用剪贴板：选定选定 - 剪切剪切 - 粘贴粘贴用鼠标拖动用鼠标拖动 复制复制用剪贴板：用剪贴板：选定选定 -复制复制 - 粘贴粘贴用鼠标：用鼠标：按住按住Ctrl后拖动后拖动

6、删除删除选择后，按选择后，按 Del 键键 撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复撤消：撤消前面的操作撤消：撤消前面的操作恢复：恢复撤消前的状态恢复：恢复撤消前的状态 查找与替换查找与替换要对整篇文档中的某一相要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将同内容进行修改，比如将“电脑电脑”修改为修改为“计算机计算机”操作内容：文本、格式、操作内容：文本、格式、特殊字符特殊字符“编辑编辑/查找查找”, “编辑编辑/替替换换”q 二、格式编排二、格式编排 字符格式字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等线、颜色等 设置字符格式要按照设置

7、字符格式要按照 “先选定后操作先选定后操作” 的原则的原则 设置内容设置内容字体、字号、字型字体、字号、字型 设置方法设置方法1)“格式格式/字体字体”：字体对话框：字体对话框2)格式工具栏格式工具栏3)用格式刷复制格式用格式刷复制格式 （复制一次或多次）（复制一次或多次）o 1. 字符格式字符格式o 2. 段落格式段落格式l设置段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）制表位位置设置等）l段落段落是指两个段落标记之间的所有信息

8、是指两个段落标记之间的所有信息l段落标记段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段每一自然段 和和 处有一个段落标记处有一个段落标记未显示未显示段落标记段落标记段落标记段落标记显示显示段落标记段落标记o (1) 设置内容设置内容l 缩进方式：缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进l 对齐方式：两端对齐、对齐方式：两端对齐、左对齐左对齐(默认默认)、居中、右对、居中、右对齐、分散对齐齐、分散对齐 l 行间距：单倍行距、行间距：单倍行距、1.5倍行距、倍行距、2倍行距倍行距l 段间距：段间距： “格式格

9、式/段落段落” ，段前，段前 与与 段后段后o (2) 设置方法设置方法 1) “格式格式/段落段落”2) 格式工具栏格式工具栏 3) 水平标尺水平标尺 4) 用格式刷复制段落格式用格式刷复制段落格式o 2. 段落格式段落格式o 3. 页面设置页面设置页面设置：页面设置：“文件文件/页面设置页面设置” 设置内容设置内容：页边距、纸型、纸张来源等页边距、纸型、纸张来源等 设置纸型和页面方向设置纸型和页面方向lWord设置的页边距与所用的纸型有关设置的页边距与所用的纸型有关l默认：纸型是标准的默认：纸型是标准的 A4纸纸 ,宽度宽度210mm、高度高度297mm，页面方式是，页面方式是纵向纵向 页

10、面页码页面页码： “插入插入/页码页码” 或或 “视图视图/页眉和页脚页眉和页脚” 设置页眉和页脚设置页眉和页脚：“视图视图/页眉和页脚页眉和页脚”o 4. 分栏分栏l 分栏就是将一段文本分成并排的几栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏l 页面视图页面视图/ /打印预览视图下：可见多栏效果；普通视打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示图下：按一栏显示 设置方法设置方法 “常用常用”或或“其他格式其他格式”工具栏中的工具栏中的“分栏分栏”按按钮快速建立宽度相同的钮快速建立宽度相同的栏栏“格式格式/分栏分栏”命令命令 分栏的版面修饰分栏的版面修饰改变栏数改变栏数改变栏宽改变栏宽改变分栏

11、点：分栏点表示改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始和下一栏文本的开始q 三、表格处理三、表格处理o 1. 创建表格的方法创建表格的方法1)“表格表格/插入插入/表格表格” 在对话框中设置行数、列数在对话框中设置行数、列数2)用工具按钮：拖动选择行数、列数用工具按钮：拖动选择行数、列数3)用表格和边框工具栏用表格和边框工具栏 4)从文本转换表格从文本转换表格输入文字输入文字-设分隔符设分隔符-选定选定-“表格表格/将文将文字转换成表格字转换成表格”o 2. 编辑表格编辑表格1) 选定选定: 一行、一列、一个单元格一行、一列、一个单元格2) 插入行、

12、列插入行、列3) 删除行、列删除行、列4) 插入和删除单元格插入和删除单元格5) 改变列宽和行高改变列宽和行高6) 拆分和合并单元格拆分和合并单元格7) 对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐q 四、图形和公式四、图形和公式o 1. 绘制自选图形绘制自选图形1) 打开绘图工具栏打开绘图工具栏2) 选图形工具选图形工具3) 拖动绘制拖动绘制4) 添加文字添加文字5) 编辑编辑DBX=0o 2. 插入图形对象插入图形对象1) “插入插入/图片图片”2) 选对象选对象l剪贴画剪贴画Office中有一个名为中有一个名为Microsoft Clip Gallery（剪辑

13、库）的（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片共用部件：剪贴画、图片、声音和影片C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60CORC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUTOSHAPC:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10l来自文件：来自文件：jpg , wmf , emf 等等 l艺术字艺术字o 3. 编辑和设置图形格式编辑和设置图形格式1) 环绕方式（图文混排）环绕方式（图文混排）嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文嵌入型、四周型、紧密

14、型、浮于文字上方、衬于文字下方字下方2) 剪裁剪裁是在不改变原图片比例的情况下是在不改变原图片比例的情况下, 去除其部分区域去除其部分区域3) 改变大小，移动改变大小，移动o 4. 艺术字艺术字l用文字建立图形的效果用文字建立图形的效果l利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置l插入方法：插入方法：“插入插入/图片图片/艺术字艺术字”o 5. 设置页眉和页脚设置页眉和页脚l页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出

15、现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡的页眉和页脚会变淡插入的图片插入的图片应用了底纹应用了底纹q (1) 创建页眉和页脚创建页眉和页脚l单击单击“视图视图/页眉和页脚页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置l单击单击 按钮，可在页眉和页脚间切换按钮，可在页眉和页脚间切换o (2) 首页不同的页眉和页脚首页不同的页眉和页脚一篇文档的首页常常是比较特殊的一篇文档的首页常常

16、是比较特殊的, 例如是文章的封面或图片简介例如是文章的封面或图片简介等等, 一般不需要加页眉和页脚，可以通过一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置页面设置”中的中的“版式版式”选项卡实现，如下图所示：选项卡实现，如下图所示：l选中选中“首页不同首页不同”复选框复选框l选中选中“奇偶页不同奇偶页不同”复选框，可以在奇复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角下角，偶奇数页的页码在纸的左

17、下角l要为部分文档创建不同的页眉或页脚，要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符或页脚的新节起始处插入一个分节符 “下一页下一页”设置情况：设置情况：word实战技巧实战技巧1.1.快速定位到上次编辑位置快速定位到上次编辑位置打开打开Word文件后，按下文件后，按下Shift+F5键您键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。的位置了。2.2.快速插入当前日期或时间快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的有时写完一篇文章，觉得有必要在文

18、章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。组合键则插入系统当前时间。Word中提供了快速多次复制格式的方法：中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关键即可关闭格式刷。闭格式刷。4.4.快速将文本提升为标题快速将文本提升为标题首先将光标定位

19、至待提升为标题的文本，首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按当按Alt+Shift+键，可把文本提升为标键，可把文本提升为标题，题，且样式为标题且样式为标题1，再连续按，再连续按Alt+Shift+键，可将标题键，可将标题1降低为标题降低为标题2、标题标题3标题标题9。3.3.快速多次使用格式刷快速多次使用格式刷5.5.快速改变文本字号快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为号，英文字号为5磅到磅到72磅，这对于一般的办公人磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况员来说，当然已经绰绰有余了。但在一

20、些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。大的字体，操作起来就有些麻烦了。(1)选中文字后，按下选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以键，以10磅为磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+右上角的右上角的工具工具常规常规设置设置(2)、工具、工具选项选项安全性安全性小技巧5 5分数的输入分数的输入 如果直接输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为，系统会将其变为“1月月5日日”，解决，解决办法是：先输入办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 6日期的输入日期的输入 如果要输入如果要输入“4月月5日日”，直接输入，直接输入“4/5”，再敲回车就行，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。键。结束结束谢谢大家谢谢大家