邮件规范与技巧-PPT课件.ppt

1、12效效率率EFFICIENCY养成用邮箱的养成用邮箱的好好习惯！习惯！ 早上上班的第一件事情：早上上班的第一件事情：打开电脑打开电脑打开企业邮箱打开企业邮箱查看邮件查看邮件 邮箱是工作的平台邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率大大提高你的工作效率 邮件可提高沟通效率邮件可提高沟通效率好好好好使用邮件，从今日做起使用邮件，从今日做起Page 3目目录录Page 4E-MAIL使用着重点n我們的工作區域是在同一辦公樓,使用email的時機應著重在: n Page 5E-MAIL使用原則n 沟通不仅仅是书面文字沟

2、通不仅仅是书面文字, 还包括口头交流还包括口头交流, 语音语调和身语音语调和身体语言体语言, 因此因此, 不要只是发送电子邮件不要只是发送电子邮件, 应互相交谈应互相交谈,并且并且尽可能坐下来讨论尽可能坐下来讨论. E-Mail作为沟通的工具之一作为沟通的工具之一, 不具丝不具丝毫生命活力毫生命活力, 也不带任何感情色彩也不带任何感情色彩. 它的主要用途是对外它的主要用途是对外联络那些无法进行面对面沟通或者电话沟通的远程客户联络那些无法进行面对面沟通或者电话沟通的远程客户和厂商和厂商. 对内沟通应该多采用对内沟通应该多采用面对面面对面或者是或者是电话电话,这样不这样不但可以快速有效地解决问题但

3、可以快速有效地解决问题, 而且可以加深和促进双方而且可以加深和促进双方的感情交流的感情交流。Page 6E-MAIL使用注意事項Page 7凡与工作有关的E-Mail请CC两级 n 威保威保组织结构为组织结构为:n 董事長董事長/总经理级总经理级(含副总含副总/特助特助)-协理级协理级-经经(副副)理级理级（臺籍幹部）臺籍幹部） - 主任主任/課課长级长级 - 股长级股长级 - 办事员级办事员级 n E-Mail“CC两级，两级， 例如例如: n 经经(副副)理发出的理发出的Mail请请“CC”至至董事長董事長/总经理总经理 n 主任主任/課長級課長級发出的发出的E-Mail请请“CC至协理至

4、协理 邮件发送对象的选择搞清楚搞清楚TO，CCn TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人；，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人；n CC，即抄送，即抄送相關人員相關人員Page 8n 与与“工作工作”有关的有关的E-Mail“CC”给上司，是一给上司，是一项项“职业道德职业道德”与尊敬。与尊敬。n 与与“工作工作”有关的有关的E-Mail“CC”给上司，也是给上司，也是与上司最好的沟通方法，拉近距离。与上司最好的沟通方法，拉近距离。n 与与“工作工作”有关的有关的E-MailCC给上司，更可给上司，更可以以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈论的内容观念不正

5、确者，及时提出纠正论的内容观念不正确者，及时提出纠正。为什么要CC给第二级主管 Page 9n FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理）（请处理） 简简单明了。单明了。n 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给给领导，请求领导批示。还有一些

6、不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的是什么都不写领导一个信息。最忌讳的是什么都不写就就原文转发，原文转发，或或是是仅仅写个仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导，仅供参考），领导不是你的下属，不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。的语势却是平等的或者是从上到下的。邮件发送对象的选择Page 10n “全部答复全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件可能产生一大堆不必要的邮件n如果我给如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议间出席会议，应该只有我收到应该只有我收到12封回复，而不是大家封回

7、复，而不是大家收到收到12*12=144封！封！n 回信时注意保持线索回信时注意保持线索n想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件发的邮件邮件发送对象的选择Page 11n 及时回复及时回复Email邮件发送对象的选择(1)收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；他人的尊重； (2

8、) 理想的回复时间是理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；小时；(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复；收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复； (5)回复不得少于回复不得少于10个字个字，对方

9、给你发来一大段邮件，你确只回对方给你发来一大段邮件，你确只回复复“是的是的”、“对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是等字眼，这是非常不礼貌的。非常不礼貌的。Page 12邮件格式n邮件主题n称呼与问候n邮件正文n邮件附件n邮件署名Page 13邮件主题n 主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点：1、一定不要空白标题，这是最失礼的、一定不要空白标题，这是最失礼的2、标题要简短，不要冗长，整个邮件内容放在标题处、标题要简短，不要冗长，整个邮件内容放在标题处3、标题要能反应文章的内容和重要性，切记

10、使用含义不清的标题，如、标题要能反应文章的内容和重要性，切记使用含义不清的标题，如“王先生收王先生收”4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及多、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及多件件事情事情5、可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，但适应度，特别不要、可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，但适应度，特别不要随便就用随便就用“紧急紧急”之类的字眼。之类的字眼。6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要RE-RE一大串一大串 Page 14称呼与问候n 恰当地称呼收件者，拿

11、捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，有明确提醒某收件人此邮件邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，有明确提醒某收件人此邮件是是面向他的，面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下，可以称呼大家、要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下，可以称呼大家、all；如果对方有职务，应按如果对方有职务，应按公司規定職務公司規定職務尊称对方，如尊称对方，如“X協理協理“；如不清楚职务，则应按；如不清楚职务，则应按通常的通常的“X先生先生”、“X小姐小姐”称呼，但要把性别搞清楚。称呼，但要把性别搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高

12、于自己的人也也不宜称呼英文名。称呼全名不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮谁都用个也是不礼貌，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。，显得很熟络。杜絕使用杜絕使用“X老總老總”、“X老闆老闆”或其它人不知道的小名稱呼對方。或其它人不知道的小名稱呼對方。n Email开头结尾最好要有个问候语最简单的开头一句最简单的开头一句“Hi “,中文的写个中文的写个”你好你好”；结尾常见的写个；结尾常见的写个“Best Regards”,中文的写个中文的写个“一切顺利一切顺利” 就可以了。就可以了。Page 15邮件正文n Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事

13、情；如果具体内容确实很多，正文应制作摘要介绍，正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。n 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择根据收件人与自己的熟络程度，等级关

14、系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件电子邮件不不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。Page 16邮件正文n Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚如果事情复杂，最好用如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。段落简

15、短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。n 一次邮件交代完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么“补充补充”或者或者“更正更正”之类的邮件，这会让人很反感。之类的邮件，这会让人很反感。n 尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打最好把拼写检查功能打开；如果是中文开；如果是中文Email ,注意拼音输入法带给你的弱智词同音别字注意拼音输入法带给你的弱智词

16、同音别字在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有误在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有误Page 17邮件正文n 无论是撰写邮件还是转发或答复邮件时,我们通常使用的字体默认为12号宋体n 合理利用图片，表格等相识来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。n 不要动不动使用：）之类的笑脸字符在商务信函了里面使用：）在商务信函了里面使用：） 之类的笑

17、脸字符会显得比较幼稚与轻佻，之类的笑脸字符会显得比较幼稚与轻佻，Email不是情书，不是情书，所以所以 : )之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。Page 18邮件附件n 附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时正文中应对附件内容做简要说明，特别

18、是带有多个附件时附件数目不宜超过附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用如果附件过大如果附件过大（不宜超过（不宜超过2MB2MB），应分割成几个小文件，分别发送应分割成几个小文件，分别发送Page 19结尾署名n 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。n 签名信息不宜过多签名信息不宜过多（註明部門，聯繫方式等）（註明部門，聯繫方式等）n 签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出现签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。n 借用他人電腦使用郵箱發送郵件時，必須更改到自己的名字，以讓對借用他人電腦使用郵箱發送郵件時，必須更改到自己的名字，以讓對方了解你的信息。方了解你的信息。20THANKS