高效能会议管理培训课件.ppt

1、高效能会议管理高效能会议管理JackJack手机静音手机静音请积极参与请积极参与请遵守时间请遵守时间基本约定基本约定我们的开会现状我们的开会现状会议太多会议太多会议时间太长会议时间太长会议议程太多会议议程太多参与者太多参与者太多参与者没有做好准备参与者没有做好准备需要参加的人没参加需要参加的人没参加没做好会议计划没做好会议计划主持人不能掌控全局主持人不能掌控全局开会的理由不充分开会的理由不充分会议结束没有结论会议结束没有结论我们的会议成本我们的会议成本算算看，你一周内总共：算算看，你一周内总共：开了几个会开了几个会为会议花掉多少时间为会议花掉多少时间因为开会达成几项共识因为开会达成几项共识因为

2、开会完成几个结论因为开会完成几个结论因为开会加了多久的班因为开会加了多久的班因为开会失去多少关键时刻因为开会失去多少关键时刻因为开会延误了多少工作因为开会延误了多少工作会议到底需不需要管理会议到底需不需要管理课程目标课程目标了解会议的目的、种类、会议效率不高的原因了解会议的目的、种类、会议效率不高的原因掌握有效为会议做准备的要领掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧学会提高会议效率和质量的技巧重视会后行动计划的部署和落实重视会后行动计划的部署和落实课程大纲课程大纲第一讲：

3、会议基本概况第一讲：会议基本概况第二讲：会议效率不高的原因及解决方案第二讲：会议效率不高的原因及解决方案第三讲：第三讲：开会前开会前的准备工作的准备工作第四讲：成功会议的五种策略第四讲：成功会议的五种策略第五讲：第五讲：会议中会议中的沟通与反馈技巧的沟通与反馈技巧第六讲：主持人的会议管理技巧第六讲：主持人的会议管理技巧第七讲：如果对待会议中的意外情况第七讲：如果对待会议中的意外情况第八讲：主持人、参会者的责任第八讲：主持人、参会者的责任第九讲：第九讲：会议纪要的撰写会议纪要的撰写第十讲：第十讲：会后跟进会后跟进第一讲第一讲 会议基本概况会议基本概况会议的概念、意义会议的概念、意义会议的目的会议

4、的目的会议的种类会议的种类会议的频率会议的频率会议的成本会议的成本会议的概念会议的概念古代：古代：独断独断- -汉代汉代蔡邕蔡邕凡凡章表章表皆启封，其言密事皆启封，其言密事，得，得皂囊皂囊盛，其有疑事，盛，其有疑事，公卿百官会议。公卿百官会议。即，即，集众议事集众议事也。也。汉语汉语“会会”、“议议”也支也支持了这种看法，即为聚众持了这种看法，即为聚众，讨论。，讨论。现代：现代：会议是几个关键人物聚合会议是几个关键人物聚合在一起，每个人都有他们在一起，每个人都有他们各自的角色，讨论他们共各自的角色，讨论他们共同涉及到的问题，取得某同涉及到的问题，取得某些决定，达成会议的预期些决定，达成会议的预

5、期。会议的意义会议的意义会议会议想法想法想法想法想法想法好创意好创意好点子好点子甲甲乙乙丙丙一种群体沟通的方式一种群体沟通的方式一个集思广益的渠道一个集思广益的渠道显示一个组织或一个部门的存在显示一个组织或一个部门的存在会议管理的职能会议管理的职能计划计划 组织组织领导领导控制控制会议的目的会议的目的开展有效的沟通开展有效的沟通传达资讯传达资讯监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题达成协议与解决问题资源共享资源共享激励士气激励士气开发创意开发创意达成协议与解决问题达成协议与解决问题点明困点明困难所在难所在发现问发现问题并寻题并寻找解决找解决方法方法衡量问衡量问题的轻题的轻重缓急

6、重缓急想出新想出新方案方案评议新评议新方案方案确定行确定行动纲领动纲领会议的种类会议的种类依据划分角度不同可以进行不同的分类：依据划分角度不同可以进行不同的分类：会议会议规模规模：小型、中型、大型、特大型：小型、中型、大型、特大型会议会议性质性质：法定、非法定（办公和其他）：法定、非法定（办公和其他）按照会议按照会议活动的特征活动的特征：政治性、商务型、学术：政治性、商务型、学术按照会议的按照会议的形式形式：现场会、电话会、网络会议：现场会、电话会、网络会议按照按照参会者的区域参会者的区域划分：国际、全国、区域、单位划分：国际、全国、区域、单位、部门、业务单元、项目团队、部门、业务单元、项目团

7、队按照按照时间时间：定期、不定期、多次性：定期、不定期、多次性按照按照会议阶段会议阶段：预备、正式：预备、正式会议的种类（内部）会议的种类（内部）常规部门例会常规部门例会总经办会议总经办会议各业务会议：各业务会议：产销会：产销会：协调产销任务（营销、采购、协调产销任务（营销、采购、PMCPMC）计划会：计划会：针对排产（针对排产（PMCPMC、跟单、营销责任人、采购责任人）、跟单、营销责任人、采购责任人）品质会：品质会：品质部召集组织相关责任人（生产品质、来料品质、品质部召集组织相关责任人（生产品质、来料品质、设计品质、品质标准）设计品质、品质标准）专题会：专题会：例如：物流工作提升沟通会例如

8、：物流工作提升沟通会会议的频率会议的频率常规的部门例会常规的部门例会建议频率：每周一次，至建议频率：每周一次，至少每月一次少每月一次注意事项：注意事项：不能多与每周一次，否则不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。工作上的被动。处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：随时建议频率：随时注意事项：注意事项：切忌太频繁，否则会使员切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕公司陷入工作无序的可怕境地。境地。会议的频率会议

9、的频率全体员工大会全体员工大会建议频率：每三个月建议频率：每三个月/ /半年半年一次一次注意事项：注意事项：利用全体大会通报政策，利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。司造成沉重的负担。一对一会议一对一会议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：注意事项：可以按需要天天发生，但可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过是会议长度最好不要超过1 1小时。小时。会议的成本（直接、时间、机会）会议的成本（直接、时间、机会）直接成本直接成本会议场地费会议场地费设施的租赁费装饰费设施的租赁费装饰费+ +文文件资料印刷、制作费（食件资料印刷、制作费（食宿费

10、差旅费等宿费差旅费等 ）时间成本时间成本参加会议的人参加会议的人数数（与会者准备的时间（与会者准备的时间正式开会的时间会议正式开会的时间会议秘书工作时间会议服务秘书工作时间会议服务人员工作时间）人员工作时间） 参会者参会者的平均每分钟薪水的平均每分钟薪水机会成本：机会成本：3 3种情况种情况因不及时接听重要客户的因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范不能及时解决自己管辖范围的突发事件而停产围的突发事件而停产单元小结单元小结本单元主要的收获：会议的概念、意义会议的概念、意义会议的

11、目的会议的目的会议的种类会议的种类会议的频率会议的频率会议的成本会议的成本我将在今后的会议中如何运用：小贴士：会议的目的是会议的驱动器，达不到目的，就是小贴士：会议的目的是会议的驱动器，达不到目的，就是对时间的浪费。对时间的浪费。第二讲第二讲 会议效率不高的原因及解决方会议效率不高的原因及解决方案案会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征高效会议的八大特征会议规范会议规范会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现 原因具体体现时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进

12、行。 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 会议的准备开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 工作开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 预防性管理预防性管理效率不高的原因 预防性管理措施 时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。 地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。 开

13、会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。 主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。 参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。 会议的准备一定要提前做好具体的准备工作。 工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。 高效会议的八大特征高效会议的八大特征只有必要时才召集只有必要时才召集经过详尽的筹划经过详尽的筹划拟订和分发了议程表拟订和分发了议程表遵守时间遵守时间一切按部就班一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席请了最有经验的和有才能的人出席（参会人对会议内容事（参会人对会议内容事前的充

14、分思考与准备，主持人和主讲人成竹在胸，甚至达前的充分思考与准备，主持人和主讲人成竹在胸，甚至达到权威标准，能统揽全局控制局面。）到权威标准，能统揽全局控制局面。）作出了评论和归纳作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人和完成时间，并坚决执行记录所有决定、建议和负责人和完成时间，并坚决执行会议规范种类会议规范种类时间安排方面的规范时间安排方面的规范固定的会议流程规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则关于会议召开时段的建议关于会议召开时段的建议时间安排方面的规范：时间安排方面的规范：0808：00000909：00 00 发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者发言的欲望没有被

15、唤醒，不宜让与会者对提议有太多的回应或进行业务分析对提议有太多的回应或进行业务分析0909：00001010：00 00 适合适合1 1对对1 1会谈，也是进行业务会谈的最会谈，也是进行业务会谈的最佳时机佳时机1010：00001212：00 00 或或 1313：00001515：00 00 适合集思广益适合集思广益1515：00001717：00 00 最好不安排会议最好不安排会议（倦怠期，希望下班回（倦怠期，希望下班回家）家）固定的会议流程规范固定的会议流程规范开始开始欢迎欢迎会议目的会议目的议程议程具体时间具体时间安排安排规章制度规章制度3议程议程1 1分享话题和目标分享话题和目标交换

16、信息交换信息做决定做决定/ /确认行动确认行动总结总结2结束会议结束会议总结总结安排下次会议安排下次会议跟踪跟踪备忘录备忘录跟踪计划跟踪计划会议本身要遵守的规则会议本身要遵守的规则参会者要将工作安排交给会议主席参会者要将工作安排交给会议主席 会前沟通会前沟通所有参会者都要有准备发言的心态所有参会者都要有准备发言的心态会议要能会议要能准时开始准时开始、准时结束、准时结束主持人对决议能否达成负主要责任主持人对决议能否达成负主要责任在会上要维护别人的尊严在会上要维护别人的尊严要有人提出不同的意见要有人提出不同的意见会后要能拿到书面的记录会后要能拿到书面的记录参会者要履行反馈职责参会者要履行反馈职责必

17、要时，请第三方监控会议质量必要时，请第三方监控会议质量单元小结单元小结本单元主要的收获：会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征高效会议的八大特征会议规范会议规范我将在今后的会议中如何运用：小贴士：高效省时、集思广义、结论明确、共同学习。小贴士：高效省时、集思广义、结论明确、共同学习。第三讲第三讲 开会前的准备工作开会前的准备工作是否真的需要开这个会是否真的需要开这个会准备工作的作用准备工作的作用5W1H5W1H准备工作核对单准备工作核对单主持人的准备工作主持人的准备工作无需开会的五个如果无需开会的五个如果如果如果已经按惯例每周聚会已经按惯例每周聚会会议成

18、本太大会议成本太大还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题让他人参与只能把问题弄糟）弄糟）必须开会的五个如果必须开会的五个如果如果如果必须把信息同必须把信息同 时传达给很多人时传达给很多人 有些事情需要当有些事情需要当众表扬或批评众表扬或批评 要让别人参与决要让别人参与决策以集思广益策以集思广益听取部门汇报工作听取部门汇报工作给小组委派任务给小组委派任务准备工作的作用准备工作的作用选择最恰当的讨论方式选择最恰当的讨论方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循

19、使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突节省时间与减少冲突会议准备的会议准备的5W1H5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow准备准备- -会议准备工作单会议准备工作单目标目标参与人员参与人员时间时间地点地点准备工作准备工作主要议题主要议题最后成果最后成果反馈反馈形式形式会议准备工作核对单会议准备工作核对单每个议题的顺序、时间每个议题的顺序、时间确定会议的主持人确定会议的主持人研究会场如何布置，是否有标语等宣传研究会场如何布置，是否有标语等宣传安排出席者座位安排出席者座位是否准备会议名签是否准备会议名签是

20、否安排交通工具是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否安排与会者住宿是否发出了会议通知是否发出了会议通知确定视听教材确定视听教材确定辅助教材，会前阅读材料确定辅助教材，会前阅读材料准备会场周边位置图，导视示图准备会场周边位置图，导视示图是否要求与会者准备资料是否要求与会者准备资料是否安排会后娱乐项目并做好事先通知是否安排会后娱乐项目并做好事先通知必要时可采用必要时可采用“会前会会前会”主持人的准备工作主持人的准备工作 设定沟通目标设定沟通目标 制订行动计划制订行动计划 预备可能的争执预备可能的争执会议议程规划会议议程规划重要议题在前重要议题在前保密的议题在后保密的议题在后议题描述具体明确议题描述

21、具体明确议案排列注意逻辑顺序议案排列注意逻辑顺序整体会议时间不宜太长整体会议时间不宜太长召开会议的提醒召开会议的提醒不要召开与会者权限以外的会议不要召开与会者权限以外的会议该来的人来的情形下开会该来的人来的情形下开会与会者职务不应相距太远与会者职务不应相距太远跨部门会议，应力求职位相等者参加跨部门会议，应力求职位相等者参加问题广泛时，不能只召开一次会议就想解决问题广泛时，不能只召开一次会议就想解决与会人数不宜太多，与会人数不宜太多，尽可能的降低参加的人数尽可能的降低参加的人数关键人未参加就不要召开关键人未参加就不要召开只在两小时内完成会议只在两小时内完成会议请准时开会请准时开会单元小结单元小结

22、本单元主要的收获：是否真的需要开这个会是否真的需要开这个会准备工作的作用准备工作的作用5W1H5W1H准备工作核对单准备工作核对单主持人的准备工作主持人的准备工作我将在今后的会议中如何运用：小贴士：导入议题、引发意见、导出结论、归纳要点。小贴士：导入议题、引发意见、导出结论、归纳要点。第四讲第四讲 成功会议的五种策略成功会议的五种策略别人怎么开会别人怎么开会如何做开场白如何做开场白如何分配发言时间如何分配发言时间如何掌握议事进度如何掌握议事进度如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式如何圆满结束会议如何圆满结束会议别人怎么开会别人怎么开会-IBM-IBM网上预约会议室网上预约会议室与会人士先想

23、清楚讨论题纲、要开多久与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久正式会议正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒会议时间延长，会出现警示音提醒效率效率效率效率效率效率在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势。公司的竞争优势。别人怎么开会别人怎么开会- -富士康富士康鸿海鸿海郭台铭：郭台铭：会议条列，会后贯彻执行会议条列，会后贯彻执行会议法宝：会议法宝：白报纸白报纸+ +海报架海报架会议要诀：会议要诀：一条一条写下一条一条写下再明确不过，更不会有模再明确不过，更不会有模糊的争议空间糊的争议空间。别人怎么开会别人怎么开会-huawei-huawe

24、i会议管理规定会议管理规定第一条第一条 公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。，会议定期、定时、定人召开。第二条第二条 会议必须要有纪要，会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认重要会议必须会签确认。第三条第三条 会议纪要应会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。第四条第四条 与会者到会必须有准备，发言与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼坦诚、有序、严肃、精炼。第五条

25、第五条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有布置、有落实、有检查。有检查。第六条第六条 会议不得无故缺席、迟到。迟到每次会议不得无故缺席、迟到。迟到每次5050元，无故缺席每次元，无故缺席每次100100元。元。别人怎么开会别人怎么开会- -三星三星实例：实例： 三星的三星的3 3个原则个原则认识到会议的非生产性和弊端认识到会议的非生产性和弊端3 3个原则：个原则：1 1、确定不召开会议的工作日；、确定不召开会议的工作日；2 2、将会议时间定为、将会议时间定为1 1小时，最多不超过小时，最多不超过1.51.5小时（小时（定量一个定量一个1.51

26、.5小时的沙漏放在会议室，施加压力）小时的沙漏放在会议室，施加压力）3 3、将会议纪要整理成一张纸。、将会议纪要整理成一张纸。别人怎么开会别人怎么开会-P&G-P&G议后速决，决后速行议后速决，决后速行事前议程规划清楚事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，协作，执行！把事情说清楚，协作，执行！申请一个项目网络空间，将数据归档申请一个项目网络空间，将数据归档开设会议档，决议内容、执行人、执行日清清开设会议档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚楚楚事后纪录明白，会议纪要成为行动方案事后纪录明白，会议纪

27、要成为行动方案日本人怎么开会日本人怎么开会日本大肆展开会议革命日本大肆展开会议革命会议目的：节省成本、加会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意快决策速度、更有创意会议革命：会议革命：1. 1. 废除不必要的会议废除不必要的会议2. 2. 排除不需与会的主管排除不需与会的主管3. 3. 强调准时开始、结束强调准时开始、结束4. 4. 重视开会结论重视开会结论5. 5. 提高会议生产力，强化提高会议生产力，强化企业竞争力企业竞争力丰田：汽车办公室标题丰田：汽车办公室标题只开有实际效果的会议只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内准时开始，最好一小时内结束结束重点在实际行动重点在实际行动日产日

28、产时间以时间以“分分”为单位清楚为单位清楚划分划分会议有会议有“保密协议保密协议”，不，不分职位高低畅所欲言分职位高低畅所欲言让员工接受让员工接受“会议召集人会议召集人”的专业训练的专业训练日经商业周刊指出：日产亮丽的成绩背后，是成功的会议日经商业周刊指出：日产亮丽的成绩背后，是成功的会议美国人怎么开会美国人怎么开会数字使人警醒数字使人警醒美国美国加利福尼亚州加利福尼亚州帕洛阿图市帕洛阿图市博尼德考班博尼德考班会议研究所会议研究所会议计费器会议计费器通过参加者的薪水、会场通过参加者的薪水、会场空间、设备使用费和其他空间、设备使用费和其他各种费用，对会议各种费用，对会议实际费实际费用用进行测定并

29、告知参加者进行测定并告知参加者。就像出租车的计程器，每就像出租车的计程器，每当金额增加就发出声音，当金额增加就发出声音，如果超过限度，如果超过限度，蜂鸣器蜂鸣器就就会鸣叫。会鸣叫。如何做开场白如何做开场白（成功会议的五种策略（成功会议的五种策略）定义：定义：3535分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：内容：开会目的开会目的，时间安排时间安排，议事方式议事方式，纪律规则纪律规则等。等。程序：程序：概述会议进行程序；概述会议进行程序；提供与会议有关的资讯；提供与会议有关的资讯；规范议程；规范议程；指定会议记录者；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。征求对

30、议程设计的意见。如何分配发言时间如何分配发言时间主持人发言最多的原因？如何分配发言时间？主持人发言最多的原因？如何分配发言时间？对会议的议题特别熟对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大地位最高而且声音较大负担较多的行政责任负担较多的行政责任主持人的发言时间应掌握在主持人的发言时间应掌握在20%20%要尽量保证每个人发言机会均等要尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围尽量开成一种互动的会议氛围如何掌握议事进度如何掌握议事进度语言方式语言方式非语言方式非语言方式如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式彼德彼德德鲁克决议法：德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识用

31、足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见征求反对意见以中立角度检视正反意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协对提案做适当的休整与妥协确认议事结果确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。组成或指定议案执行的监督单位。4 4种群体决策种群体决策权威决策权威决策少数服从多数少数服从多数共识决策共识决策无异议决策

32、无异议决策4 4种团队决策法种团队决策法头脑风暴法头脑风暴法德尔菲法德尔菲法（专家调查法）（专家调查法）思路转换法思路转换法（不同的角度、观点，甚至反方向）（不同的角度、观点，甚至反方向）易地思考法易地思考法如何圆满结束会议如何圆满结束会议要想圆满结束会议，需要做到以下三点：要想圆满结束会议，需要做到以下三点：预留预留5 57 7分钟做总结；分钟做总结；确定工作分配妥当；确定工作分配妥当；准时结束会议。准时结束会议。单元小结单元小结本单元主要的收获：别人怎么开会别人怎么开会如何做开场白如何做开场白如何分配发言时间如何分配发言时间如何掌握议事进度如何掌握议事进度如何达成决议如何达成决议决策方式决

33、策方式如何圆满结束会议如何圆满结束会议我将在今后的会议中如何运用：口诀：口诀：会而必议，议而必决，决而必行，行而必果。会而必议，议而必决，决而必行，行而必果。第五讲第五讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的沟通会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧沟通的漏斗沟通的漏斗别人行动的别人行动的 20%20%别人听懂的别人听懂的40%40%别人听到的别人听到的60%60%你嘴上说的你嘴上说的 80%80%你心里想的你心里想的 100%100%沟通沟通漏斗漏斗沟通的定义沟通的定义为了设定的为了设定的目标目标把把信息信息、思想思想、情感情感在个体或者在个体或者群体之间传递并且群体之

34、间传递并且达成协议达成协议的过程。的过程。沟通金三角沟通金三角自己自己对方对方设身处地设身处地沟通的冰山模式沟通的冰山模式 环境环境话题话题5%20%工作层面工作层面80%95%关系层面关系层面有效沟通原则有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的沟通目标有明确的时间约束有明确的时间约束重视每一个细节重视每一个细节积极倾听积极倾听努力达成目标努力达成目标造成沟通困难的因素造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，

35、忽略他人的需求按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分时间不充分情绪不好情绪不好语言不通语言不通大脑过滤大脑过滤记忆力差记忆力差如何建立信任如何建立信任 找共同点找共同点适当展示自己的能力和水平适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相不必说出所有的真相会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧反馈的两种类型反馈的两种类型正面指导反馈正面指导反馈建设性反馈建设性反馈批评三部曲批评三部曲汉堡原则汉堡原则首先表扬特定的成就，真心的肯定首先表扬特定的成就，真心的

36、肯定出做的不好的地方出做的不好的地方以肯定和支持结束以肯定和支持结束BESTBEST反馈反馈描述行为，表达后果，征求意见，着眼未来描述行为，表达后果，征求意见，着眼未来单元小结单元小结本单元主要的收获：会议中的沟通会议中的沟通会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧我将在今后的会议中如何运用：1.2.3.口诀：口诀：第六讲第六讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧倾听的技巧倾听的技巧实际的说话技巧实际的说话技巧倾听倾听倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受

37、整个过程。感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的礼节倾听的礼节听听别人的故事听听别人的故事听听别人完整的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事，再发言先听听别人完整的故事，再发言倾听的技巧倾听的技巧点头且微笑点头且微笑眼神的接触眼神的接触发出倾听的声音发出倾听的声音身体向前倾身体向前倾重复和总结重复和总结必要时做记录必要时做记录倾听的误区倾听的误区别人说话时你在想你自己的事别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲为演讲者结束他

38、的演讲忽略过程只要结果忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰精力不集中，易被其他东西干扰表达感受的两句话表达感受的两句话我也有过相同的经历我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感觉一样如果我是你，我跟你感觉一样说话技巧说话技巧展示展示探询探询评论评论建立建立测试理解情况测试理解情况总结总结排除排除引进引进就程序提出建议就程序提出建议了解上司需求了解上司需求你的上司想知道什么你的上司想知道什么你想让你的上司知道什你想让你的上司知道什么么不要重复上司已经知道不要重复上司已经知道的事情的事情了解听众需求了解听众需求从听众的角度来考虑准从听众的角度来

39、考虑准备材料备材料说话技巧说话技巧- -发问方式发问方式以全体人员为对象以全体人员为对象就此而言，请各位谈一下自己的观点就此而言，请各位谈一下自己的观点指名发问指名发问 某某，你的意见是什么呢？某某，你的意见是什么呢？交替发问交替发问 各位，您对某某的意见有何看法？各位，您对某某的意见有何看法？反质问发问反质问发问 某某，您自己对于这项内容的想法怎么样某某，您自己对于这项内容的想法怎么样单元小结单元小结本单元主要的收获：结合公司实际会议类型进行回顾结合公司实际会议类型进行回顾我将在今后的会议中如何运用：1.2.3.口诀：第七讲第七讲 如何对待会议中的意外情况？如何对待会议中的意外情况？情景小案

40、例情景小案例与与“蝉蝉”的相遇和解决的相遇和解决讲故事讲故事（和讨论的主题无关）（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体讲的太模糊，没有具体事例事例拒绝倾听别人的主要观拒绝倾听别人的主要观点点主持人的对策：主持人的对策：探寻，测试其理解程度探寻，测试其理解程度善意的提醒会议的程序善意的提醒会议的程序和时间限制和时间限制用总结的方式结束，带用总结的方式结束，带入别人的发言入别人的发言与与“鲨鱼鲨鱼”相遇和解决相遇和解决有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定总是给予消极的、否定的意见的意见主持人的对策：主持人的对策：非语言性打断非语言性打断重申会议

41、规范重申会议规范反问法反问法与与“驴驴”相遇和解决相遇和解决过于敏感过于敏感防卫性很强，心中有面墙防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问不能站在别人的立场看问题题主持人的对策：主持人的对策：点名发言点名发言重复问题重复问题突出他的贡献突出他的贡献遭遇遭遇“兔子般追踪兔子般追踪”质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或总是提议不同的程序或建议建议解决的方法：解决的方法： 1.1.肯定他的贡献肯定他的贡献 2.2.重申可以试用现在的重申可以试用现在的程序程序与与“螃蟹（跑题者）螃蟹（跑题者）”相遇相遇开会的同时一并做别的开会的同时一并做别的工作工作私自进入小团体讨论私自进入小

42、团体讨论时常接电话时常接电话瞌睡瞌睡其他：以笔敲桌，背对其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等发言者，故意看别处等主持人的对策：主持人的对策：强调时间压力强调时间压力重申会议规范重申会议规范带入别人带入别人短暂沉默短暂沉默第八讲第八讲 主持人与参会者的责任主持人与参会者的责任主持人的责任主持人的责任参会者的责任参会者的责任如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突主持人的责任主持人的责任时间主持人的责任开会前营造和谐气氛完成开场白按照议程进行开会中正确讨论，引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况总结内容，部署行动方案开会后要求大家填写会议评估

43、表，并针对意见做改进联系缺席人员，询因，如需要可讨论有关项目跟进计划的落实，并检讨会议得失参会者的责任参会者的责任时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题，会前充分的思考依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量发言的心理准备 开会中倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 开会后会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成 如何处理会议中的冲突如何处理会议中的冲突冲突是正常的冲突是正常的不攻击人身不攻击人身休休 会会会前排除会前排除重申会议目标重申会议目标多解求证多解求证跳议法跳议法主持人作为

44、矛盾调停者的失败表现主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你引导双方攻击你缩小问题的严重性缩小问题的严重性换话题换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪当双方争执时，表达不愉快的情绪单元小结单元小结本单元主要的收获：结合公司实际会议类型进行回顾结合公司实际会议类型进行回顾我将在今后的会议

45、中如何运用：1.2.3.口诀：第九讲第九讲 会议纪要的撰写会议纪要的撰写会议纪要的定义和特点会议纪要的定义和特点会议纪要的结构和写法会议纪要的结构和写法会议纪要的写作要求会议纪要的写作要求会议纪要的定义会议纪要的定义会议纪要会议纪要是传达会议决定事项和主要精神，要求与是传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位、人员共同遵守、执行的一种有会单位、人员共同遵守、执行的一种有纪实性纪实性和和指指导性导性文种。文种。会议纪要的特点会议纪要的特点纪实性纪实性1约束性约束性2概括性概括性 3会议记录者的要求会议记录者的要求反应快反应快写字快写字快知识面广知识面广记忆力特别强记忆力特别强组织能力强组织能力强

46、倾听能力强倾听能力强总结能力强总结能力强会议纪要的结构和写法会议纪要的结构和写法会议纪要分为：标题和正文会议纪要分为：标题和正文标题：标题：名称名称+ +文种文种内容内容+ +文种文种双标题双标题+ +文种文种正文：正文：导言导言主体主体结尾结尾会议纪要的结构和写法会议纪要的结构和写法主体是会议纪要的核心部分。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会主次、有重点地写出会议的情况和成果议的情况和成果，包括：对工作的评价、对问题的，包括：对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等。分析、会议议定的事项、提出的要求等。结构层次序数，

47、第一层为结构层次序数，第一层为“一一”；第二层为；第二层为“”；第三层为；第三层为“”；第四层为；第四层为“”。主体的写法主体的写法一般有条项式（分项叙述）、综合式（一般有条项式（分项叙述）、综合式（集中概述）和摘要式（发言提要）三种写法。集中概述）和摘要式（发言提要）三种写法。主体示范主体示范项目措施责任人完成时间点输出会议纪要的写作要求会议纪要的写作要求注重使用会议纪要的习惯用语注重使用会议纪要的习惯用语会议纪要常常以会议纪要常常以“会议会议”为第三人称而记述会议内容为第三人称而记述会议内容。层次或段落的开头习惯用语有：层次或段落的开头习惯用语有：“会议认为会议认为”；“会议提出会议提出”

48、；“与会者一致认为与会者一致认为”；“会议决定会议决定”；“会议要求会议要求”；“会议希望会议希望”；“会议号召会议号召”等。等。字，词，句，语法，字体，格式，标点。字，词，句，语法，字体，格式，标点。范例参考范例参考协调解决沙面大街协调解决沙面大街5656号首层房屋使用权问题的会议纪要号首层房屋使用权问题的会议纪要 第第XXXX号号 xxxx年年2 2月月2 2日上午，市政府办公厅日上午，市政府办公厅x x xx x x主任主持召开会议，协调解决沙面主任主持召开会议，协调解决沙面大街大街5656号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办

49、公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。部门的负责同志。 会议认为，会议认为，沙面大街沙面大街5656号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志有结果。最近，按照省、市领导同志“向前看向前看”、“了却这笔历史旧账了却这笔历史旧账”的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，

50、互的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。 经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。范例参考范例参考会议决定如下事项：会议决定如下事项： 一、市外轮供应公司应将沙面大街一、市外轮供应公司应将沙面大街5656号房屋的使用权交给胜利宾馆。号房屋的使用权交给胜利宾馆。 二、考虑到市外轮供应公司在二、考虑到市外轮供应公司在5656号经营了号经营了3030多年，多年， 已投入了不少资金，已投入了不少资金，退出后，办公地方暂时难以解决，决定给予其商品损耗费