《档案管理学》课件.ppt

1、第一章 档案概论 第一节 档案的概念及其基本含义 第二节 档案与相关事物的关系 第三节 档案的种类 第四节 档案的源流 第五节 档案的价值与作用第一节 档案的概念及其基本含义档案的概念1. 档案是办理完毕仍有价值的集中保存的文件2. 档案是保存备查的历史记录 3. 行业定义 ：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 。4. 档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的 固化信息。对档案概念的理解 1. 社会性 只要有人类社会活动，就会产生文件并转化为档案。2. 历史性 档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。3. 确

2、定性 档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。 对档案概念的理解 4. 原始记录性档案的本质特性 档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录 。 这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的本质所在。 也是从根本上决定着其管理方法的基本取向。 第二节 档案与相关事物的关系档案与信息 档案是信息的一种实存形态，它所记载的内容是一种信息，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可共享性等。但档案信息又具有自身的某些特性，它是一种原生信息，是诸种信息中最重要的一种信息。主要表现为原始性和回溯性。档案与文献 文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。 二者之

3、间的区别 ：1. 本质不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。文献则不论是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。 档案与文献 二者之间的区别 ：2. 文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值；3. 文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内 。档案与文书 两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。 文件转化为档案的三个条件：1.办理完毕的文件才能作为档案2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。档案与文书 二者之间的区别 ：1. 档案的实存形态

4、不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。而且过去的文书也并非都能转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案； 档案与文书 二者之间的区别 ：2. 二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物。档案与图书 关系密切：都是信息的一种实存形态。 区别明显：1. 二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶。档案与图书 区别明显：2.二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题、研究历

5、史之用。而人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。3.二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。即档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。 档案与资料1. 广义的资料是一切可供利用、可供参考的材料均可称之为资料。它的外延要大于档案，与档案是属种关系。 2. 狭义的资料是指档案之外的其他参考资料。 档案与文物 文物是有文化价值的历史遗留物 实物类文物 文物 文献类文物（兼有档案的特性） 实物类文物：非记录性 区别 实物档案：所记录的内容、信息的 清晰性与明确性 泥塑人物像（明）宫廷

6、大红绸衬衣（清道光）文徵明的兰竹图（明）仁字印章第三届国际民俗摄影展每天早上总有一些不愿意去幼儿园的孩子被无奈的送来第三届国际民俗摄影展他们在小的时候就学会了互相帮助第三届国际民俗摄影展爱美是女孩子的天性，午睡后什么也不做就等老师帮忙梳头第三届国际民俗摄影展今天妈妈又来晚了第三节 档案的种类公务档案与私人档案 公务档案：在公务活动中形成的档案 私人档案：在私人生活中形成的档案历史档案与现行档案 历史档案：形成时间较长，具有历史文化价值。 现行档案（现行机关档案）：形成时间较近，具有现实查考作用。 文书档案、科技档案与专门档案1.文书档案：在管理性活动和人际交往活动中形成的档案。2.科技档案：人

7、们在科研、生产、基建活动中形成的档案。（如科研档案、设备档案、产品档案、工程档案等）3.专门档案：除文书和科技档案之外，所有在专门活动中形成的档案。建国前的档案与建国后的档案 革命历史档案 建国前的档案 旧政权档案 建国后的档案：中华人民共和国时期档案 第四节 档案的源流 档案起源诸说1. 文字是产生档案的必要条件。2. 文字与国家的出现是产生档案缺一不可的条件。3. 原始记事方法形成的记录就是档案，如结绳、刻契、编贝、结珠等。秘鲁印加人结绳记事木刻条痕记事中国档案起源1. 传说中的皇帝时期仓颉造字是中国文字的起源。2. 郭沫若认为：西安半坡村出土的距今6000年左右的陶器上的刻画符号，就是中

8、国文字的起源。3. 商代甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。外国档案起源1.古埃及大约在公元前3000年前后发明了文字，早期的档案有泥板档案、纸草档案。2.两河流域，苏美尔人约在公元前3200年产生了最古的图形文字，是后来两河流域楔形文字的前身。 早期的档案有泥板档案和石刻档案。如：古巴比伦王国颁布的汉谟拉比法典，原文就是刻在一个玄武岩石柱上的。泥板档案 纸草档案 我国档案及其名称的演变1. 甲骨档案 甲骨档案是商周时期的档案，从出土实物和可靠的记载来看，甲骨档案主要集中于商代。 甲骨档案水至清则无鱼，人至察则无徒车男我国档案及其名称的演变2. 金石档案 金文一般是指冶

9、铸在青铜器上的文字。 金文始于商代，到了西周时期，青铜器手工业大力发展，金文档案的内容相当广泛。出土于陕西岐山的西周晚期的毛公鼎，是金文的经典名作。 石刻档案，殷代有极少数石刻，东周以后逐渐增多。最著名的是东周初年的10块“石鼓文” 。毛公鼎 石鼓文 我国档案及其名称的演变3. 简牍档案 自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代1000余年之间，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，因此，通常称做“简牍”、“简书”等 。如：“居延汉简” 简牍档案我国档案及其名称的演变4. 缣帛档案 缣帛是古代丝织品的通称，缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写。 缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙战国

10、楚坟墓 。帛书我国档案及其名称的演变5. 纸质档案 1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。 我国档案及其名称的演变6. 音像档案 是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等 。 1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。 我国档案及其名称的演变7. 电子文件（电子档案） 是由计算机生成和读取，并以数字代码记录的文件。 第五节 档案的价值与作用 什么是档案价值 档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体与客体之间的

11、关系范畴。客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前提。 什么是档案的作用 档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。 档案价值形态 1. 凭证价值和情报价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一凭证价值。 档案价值形态 档案为何具有凭证价值？ 是由档案形成规律和和档案自身的特点决定的。 首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。 其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。 档案价值形态 1. 凭证价值和情报价值 档案

12、是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值。 档案价值形态 2. 现实价值和长远价值 现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者的需要。 档案价值形态 3. 第一价值和第二价值 第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者； 第二价值，是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。 档案的作用1. 行政作用2. 业务作用3. 文化作用4. 法律作用5. 教育作用实现档案价值的规律性

13、1. 档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。实现档案价值的规律性1. 档案价值的扩展律 档案价值的扩展主要表现为两种形式：z由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 主体扩展原因： 档案作用从形成机关向社会扩展 档案机密程度的递减 z由于档案作用性质的变化而导致价值扩展实现档案价值的规律性2. 档案价值的时效律 是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。 实现档案价值的规律性2. 档案价值的

14、时效律 档案价值的时效性主要表现为两个方面：z 档案与利用者需求之间关系的时效性z 档案价值形态的时效性实现档案价值的规律性3. 档案价值的条件律 在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。 实现档案价值的规律性3. 档案价值的条件律 条件涉及的因素主要有三个：z 社会环境z 社会档案意识z 档案管理水平第二章 档案工作 第一节 档案事业构成 第二节 档案机构第一节 档案事业构成档案工作的内容 档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣

15、传工作、档案国际合作与交流工作等。那么，狭义的档案工作主要指档案管理工作。 档案管理工作 档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业提供档案服务的工作。 它的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研、统计和利用服务。 档案管理工作1. 档案的收集工作 将分散的文件、档案集中起来。2. 档案的整理工作 主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷或文件的排列和编目。 档案管理工作3. 档案的鉴定工作：判定档案的保存价值，确定档案的保管期限。4. 档案的保管工作：采取各种措施，维护档案的完整与安全。 5. 档案的编目与检索工作 编目主要是编制目录、索引、

16、指南等检索工具；查检就是查找档案和档案信息的工作。 档案管理工作6. 档案的编辑与研究工作 编研工作主要有编辑各种档案文献汇编、编写档案文摘和各种类型的档案参考资料、编史修志。 7. 档案的统计工作：以数据的形式反映档案和档案工作的情况，揭示档案工作的规律。 8. 档案的利用工作 档案行政管理工作（档案事业工作） 档案行政管理工作是对全国档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导、依法治档的活动。 它由各级档案局、各单位的档案处、档案科构成。档案行政管理工作（档案事业工作） 主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管

17、理，完成规划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档案行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。 我国档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。1. 全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 a. 国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 我国档案工作的基本原则1. 全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 b. 全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 c. 对党政档案和党政档案工作实行统一管理 我国档案工作的基本原则2. 维护档案的安全与完整 档案的完整性

18、包括数量上的完整和质量上的完整，数量上的完整是指档案材料收集齐全，质量上的完整指整理系统。 档案的安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面。 我国档案工作的基本原则3. 便于社会各方面的利用：是档案工作的出发点和归属 。 基本原则三个部分之间的辩证关系档案事业的管理体制1.档案事业管理体制的类型 分散式档案事业管理体制 集中式档案事业管理体制 2.我国档案事业管理体制的发展变化 a.建国初期属于分散式的管理体制b.集中式档案事业管理体制的发展 第二节 档案机构公共档案馆1. 国家档案馆 第一历史档案馆 历史档案馆 第二历史档案馆 中央级 综合性档案馆 地方级公共档案馆1. 国家档案馆a.

19、 综合档案馆的性质：科学文化事业机构b. 综合档案馆的基本职责与具体任务 基本职责是：保管好档案，提供档案为社会各方面利用。公共档案馆1. 国家档案馆b. 综合档案馆的基本职责与具体任务 基本任务： 第一，接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； 第二，通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作； 第三，参与编史修志。 公共档案馆2. 专业档案馆a. 专业档案馆的基本含义 是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。b. 专业档案馆的类型 特殊载体档案馆 城市建设档案馆 部门档案馆 内部档案机构 主要是指在某一

20、机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构。 企业档案馆 档案室内部档案机构1. 企业档案馆a. 企业档案馆的含义 是收藏和管理本企业档案的档案馆。b. 企业档案馆的特点 ：综合性与专业性并存内部档案机构1. 企业档案馆c. 企业档案馆的职能 ： 负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。 编研档案信息，开发档案信息资源。 宣传教育职能。 定期向国家档案馆移交档案 内部档案机构2.档案室 档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构。a.档案室的性质 档案室是机关的内部组织机构 档案室的主要任务是服务于本机

21、关，是提高机关工作质量和效益的必要条件。 档案室是保存档案的过渡性机构 内部档案机构2. 档案室b. 档案室的作用c. 档案室的任务 基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。内部档案机构2. 档案室c. 档案室的任务 具体任务： 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督 ； 负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用 ； 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 内部档案机构2. 档案室d. 档案室的类型 普通档案室 科技档案室 音像档案室 人事档案室 综合档案室 联合档案室 档案信息

22、中心 档案行政管理机构1. 档案行政管理机构的基本职责 在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。档案行政管理机构2. 档案行政管理机构的具体任务 a.拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划；b.指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作c.研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；d.组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究；e.组织和参与档案工作的国际交流。档案机构之间的关系 上级档

23、案行政管理机构，对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系；档案行政管理机构，对同级档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级各类档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。 新型档案机构1. 文件中心a. 文件中心的含义及其产生背景 文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。 新型档案机构1.文件中心b.文件中心的特征文件中心主要是一种实体性管理机构。文件中心是一种社会化、集约化和专

24、业化程度很高的档案管理机构。文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权，文件的所有权仍属于其形成机关。 文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责。新型档案机构1. 文件中心c. 文件中心的类型 政府性文件中心 商业性文件中心 2. 档案寄存中心 档案寄存中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。 新型档案机构3. 档案事务所a. 档案事务所的含义 档案事务所是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。b. 档案事务所的服务对象和服务范围c. 档案事务所的性质及其管理 档案事务所是独立经营、独立核算、自负

25、盈亏的企业型单位。在用人制度上一般采取聘任制和临时工制相结合的办法 。第三章 档案管理基本理论 对档案管理工作（专业、业务）的总体理论认识与剖析 对档案管理基本方法原则的理论探讨对档案管理工作（专业、业务）的总体理论认识与剖析（“八项内容”与“两大方面”）：文书工作立卷归档实体管理：收集、整理、保管、鉴定、登记与统计档案发挥作用并反馈调整信息（内容）管理：检索、编研、提供利用、登记与统计对档案管理基本方法原则的理论探讨基本方法（以分类方法为核心）上的逻辑主义与历史主义 逻辑主义方法：按事物（被管理对象）抽象的属性或特征，对事物进行分类管理，其实质是按观念、概念进行管理； 历史主义方法：按事物（

26、被管理对象）真实的存在状态或界限对事物进行管理，其实质是按事实、实在单位进行管理。逻辑主义与历史主义方法的适用领域 逻辑主义方法适用于档案的信息（内容）管理；此外，还广泛适用于科学研究、理性思考等认识领域； 历史主义方法适用于档案的实体管理，是档案实体管理方法、原则的灵魂；此外，还广泛适用于生产、生活，管理、控制等旨在解决具体问题的实践领域。 第四章 档案的收集 第一节 档案收集工作概述 第二节 机关档案的接收和归档 第三节 档案馆档案的接收与征集 第四节 档案馆（室）藏的丰富和优化第一节 档案收集工作概述收集工作的内容 所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，实现档案由分散到集中的过程。 收

27、集工作可以概括为两个方面，四项具体内容： 档案接收 档案征集收集工作的内容 四项具体内容： 1. 政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收；2. 政府机关、企业事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集； 收集工作的内容 3. 档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；4. 档案馆对建国前各个历史时期形成的档案的接收与征集。收集工作的要求 1. 加强馆（室）外的调查和指导2. 积极推行入馆（室）档案的标准化3. 保证归档和进馆档案的齐全完整4. 维护全宗和全宗群的相对完整性档案收集工作的特点1. 预见性与计划性2. 针对性与及时性3. 系统性与完

28、整性第二节 机关档案的接收和归档建立归档制度的必要性 归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。建立机关文件归档制度的一般要求 1. 归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求 2. 归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律3. 制定的归档制度，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性4. 完善归档制度的内容归档制度的内容1. 归档范围2. 归档时间 一般应在第二年上半年向档案部门移交3. 归档案卷的质量要求4. 归档手续档案室在形

29、成文件与归档组织活动中的作用1. 机关档案室在形成文件中的作用2. 指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作3. 加强归档案卷质量的检查4. 临时性的文件收集工作5. 对归档制度的宣传和档案的科学管理第三节 档案馆档案的接收与征集档案馆档案的来源1. 接收现行机关的档案2. 接收撤销机关的档案3. 征集历史档案4. 档案馆之间交接的档案档案馆接收与征集档案的范围 1986年2月7日国家档案局发布的第 号文件各级档案馆收集档案范围的规定，其中第三条规定： 各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围 ：1.本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、

30、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。 档案馆接收与征集档案的范围2.本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。3.本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位 。4.属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。档案馆接收与征集档案的范围5.经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管

31、理权限内著名人物形成的档案。6. 撤销单位的档案。7.中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、 八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。8.地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。档案馆接收与征集档案的范围 各类专门性档案馆接收与征集档案的范围： 专门性档案馆接收与征集与本馆对口的同类内容或同类载体形态的专门档案或复制件 例：香港电影资料馆大地之花（1939）馆藏最早的剧照之一关德兴穿过的戏服周润发捐赠的奖座档案馆对现行机关档案的接收1. 接收要求a. 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性b. 进馆档案必须是经过鉴定的、

32、具有长远保存价值的档案c. 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交d. 清点核对档案馆对现行机关档案的接收2. 档案馆接收档案前的准备工作a. 加强档案入馆前的调查研究b. 做好物质准备工作c. 制定一个档案接收工作方案档案馆对现行机关档案的接收3. 档案馆接收档案的期限 除了10年、20年的原则要求外，还有例外。 档案馆对撤销机关档案的接收1. 通常情况下，由撤销机关组织人力，负责整理好档案，然后再向有关的档案馆移交。2. 几种特殊情况3. 机关撤销或者合并时，如果有尚未处理完毕的文件，要移交给受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。 档案馆对二、三级

33、单位形成档案的接收 1. 各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位形成的档案。2. 有代表性的第二、第三级单位形成的档案也应向有关档案馆移交。 档案馆对历史档案的接收与征集1. 接收与征集历史档案的意义 a. 它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施b. 收集历史档案是档案开放利用工作的需要c. 收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作 d. 收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一 清代内阁秘本档案原件 1999年，清代内阁秘本档案中一组24件有关清初西洋传教士在华活动的档案文献荣登联合国教科文组织的世界记忆名录。档案馆对历史档案

34、的接收与征集2. 收集历史档案的对象与途径a. 收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案 b. 征集收藏于个人手中的历史档案c. 征集少数民族地区的历史档案 d. 收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案e. 收集散失国外的历史档案秘密立储朱谕国书档案馆对历史档案的接收与征集3. 接收与征集历史档案的方法 a. 发布通告b. 调查研究 c. 广泛宣传 此外，档案部门还可以采用征购、购买；捐赠；免费寄存；交换；复制备份等方法征集历史档案。 第四节 档案馆（室）藏的丰富与优化丰富馆（室）藏工作中存在的问题 1. 馆藏结构不够合理2. 库藏档案的成分不够优化3.

35、库藏的某些全宗的完整性不够高 优化馆（室）藏的主要原则 1. 完整性原则a. 档案文件个体的完整b. 同案档案文件的齐全完整 c. 档案全宗的文件要齐全完整 d. 档案馆（室）接收范围内档案文件的齐全完整 优化馆（室）藏的主要原则 2. 系统性原则a. 保管单位内文件的系统性 b. 全宗内档案文件的系统化 c. 使库藏档案的系统化同社会利用需求之间的系统化，基本保持一致 优化馆（室）藏的主要原则 3. 实践性原则 4. 价值性原则 5. 特色性原则 优化馆（室）藏的一般标准1. 内容标准2. 结构标准 a. 各种门类与载体的档案文件，在数量上，应保持一定的比例关系。b. 档案与资料之间的比例不

36、能失调 c. 馆藏档案应有一定的时间跨度 优化馆（室）藏的一般标准1. 内容标准2. 结构标准 3. 层次标准 4. 类型标准 科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系 1. 处理好馆、室的衔接和互利关系2. 处理好综合与特色的关系 3. 处理好档案与资料的关系4. 处理好广度与深度的关系 第五章 档案的整理 第一节 档案整理工作的内容和原则 第二节 全宗的划分和排列 第三节 全宗内档案的分类 第四节 立卷与编目 第五节 档案整理工作的组织和协调第一节 档案整理工作的内容和原则档案整理工作的基本内容 档案的整理工作，就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目

37、，组成有序的体系。 1. 系统排列和编目2. 局部调整 3. 全过程整理 档案整理工作的原则 1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系a. 文件在来源方面的联系 文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。档案整理工作的原则 1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系b. 文件在时间方面的联系 形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。档案整理工作的原则 1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系c. 文件在

38、内容方面的联系 文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。档案整理工作的原则 1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系d. 文件在形式方面的联系 所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。档案整理工作的原则2. 便于保管和利用 保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。档案整理工作的原则3. 充分尊重和利用原有的整理结果a. 充分地重视和利用先前的整

39、理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。b. 在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况 。第二节 全宗的划分和排列 1全宗及全宗原则的基本含义（一） 全宗的含义 全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 它的基本含义包括三个方面：全宗是一个有机整体全宗是在一定的历史活动中形成的 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 第二节 全宗的划分和排列 1全宗及全宗原则的基本含义（二）全宗原则档案实体管理的理论基石 一个全宗是一个不可分散的有机整体，在管理中不容分散，不同全宗的档案不容

40、混淆。 其实践价值主要有以下两点：使以分类为核心的基本管理方法简便易行最大限度地维护并体现了档案的本质特性2全宗的划分和排列 （一） 确认与区分全宗1确认全宗(1)组织全宗的构成条件：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。2全宗的划分和排列 （一） 确认与区分全宗1确认全宗(2)个人全宗的构成条件的三个层次：一般而言，只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗 。即使是主要以个人名义从事社会活动的名人，其

41、档案也未必都构成实际的个人全宗。2全宗的划分和排列 （一） 确认与区分全宗2区分全宗(1)政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗(2) 立档单位变化所导致的区分全宗(3) 临时机构和派出机构档案的区分全宗(4) 立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属 2全宗的划分和排列 （一）确认与区分全宗2区分全宗(5) 判定档案的所属全宗 ，关键在于确定档案的形成者立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。对内部文件和发文 ，“档案的形成者”就是“文件的作者”。对收文 ， “档案的形成者”是“文件的实际收受者”。2全宗的划分和排列 （一）确认与区分全宗2区分全宗(5)判定档案的所属全宗 ，关键在于

42、确定档案的形成者立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。没有标明作者或收文者的，要分析和考证。经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。2全宗的划分和排列（一） 确认与区分全宗2区分全宗(6)个人全宗与组织全宗档案的区分（处理原则）凡是以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件 。如果个人全宗与组织全宗均不完整且程度有较大差异，可以将具有双重属性的档案文件有意识地向完整程度较好的一方倾斜。 2全宗的划分和排列（二） 组建全宗的补充

43、形式1联合全宗 两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。密切继承关系的机关，文件彼此混杂职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。 如： 手工业局 *省 联合全宗 手工业联社2全宗的划分和排列（二） 组建全宗的补充形式2汇集全宗 是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗残缺不全的一些全宗 *时期*地区工矿企业汇集全宗联合全宗和汇集全宗的区别：1二者的构成不同 联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；汇集全宗不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，

44、便于保管和统计，人为性相对地较大。2二者的性质不同 联合全宗是永久性的单位，整理之后不再变动；而汇集全宗是暂时性的，其中某个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。2全宗的划分和排列（二） 组建全宗的补充形式3档案汇集 是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的档案的混合体。历史事实性档案汇集逻辑问题性档案汇集人物性档案汇集2全宗的划分和排列（三） 划分全宗群 全宗群是由若干具有某种联系的全宗构成的群体。（四）全宗的编号与排列1全宗编号的要求与方法编号要求： 唯一性或专指性 系统性或连续性 方便适用2全宗的划分和排列（三） 划分全宗群 全宗群是由若干具有某种联系的全宗构

45、成的群体。（四）全宗的编号与排列1全宗编号的要求与方法编号方法： 大流水编号法 体系分类编号法 分类流水编号法2全宗的划分和排列（三） 划分全宗群 全宗群是由若干具有某种联系的全宗构成的群体。（四）全宗的编号与排列1全宗编号的要求与方法2全宗排列的要求与方法第三节 全宗内档案的分类1全宗内档案分类的基本要求（一）分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发（二）分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护档案的历史本来面貌 1全宗内档案分类的基本要求（三）分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作 1子类外延之和等于母类的外延2分类标准必须一致，不能同时使用一个以上的

46、分类标准 3子类之间必须界限清晰，不能互相交叉4具体类别必须含义明确、所指确定，在现实中有清晰可见的客观对应物。 2组织全宗内档案分类的步骤与方法（一）全宗内档案分类的一般方法1时间分类年度分类法时期分类法2来源分类组织机构分类法作者分类法通讯者分类法2组织全宗内档案分类的步骤与方法（一）全宗内档案分类的一般方法3内容分类问题分类法实物分类法地理分类法2形式分类按文件种类（名称）分类按文件的载体形态进行分类按文件的形状规格分类 如： 会计 报表2组织全宗内档案分类的步骤与方法（二）组织全宗内文书档案常用的分类方法1年度分类法文件上有属于不同年度的几种日期的归类 实行专业年度的档案文件的类别划分

47、无具体时间的档案文件的归类2组织机构分类法3问题分类法类别设置 归类应有规可循例：在学校中，实行自然年度和专门年度分类的文件组合方式为： 按照相应的年度合并为一类，有规律地交错起来，依次划分年度类别。 如： 2004年度与20042005学年 2005年度与20052006学年 2组织全宗内档案分类的步骤与方法（三） 复式分类方法及其运用1年度组织机构分类法 2004 院办 人事处 财务处 教务处 2005 院办 人事处 财务处 教务处 2组织全宗内档案分类的步骤与方法（三） 复式分类方法及其运用2组织机构年度分类法 办公厅 2001年 2002年 计划司 2001年 2002年 人事司 20

48、01年 2002年 2组织全宗内档案分类的步骤与方法（三） 复式分类方法及其运用3年度问题分类法 2001 综合类 人事类 计划类 2002 综合类 人事类 计划类 2组织全宗内档案分类的步骤与方法（三） 复式分类方法及其运用4问题年度分类法 综合类 2001年 2002年 人事类 2001年 2002年 3个人全宗内档案的分类1生平传记材料2创作材料3公务活动材料4个人书信5经济材料6亲属材料7评价材料8音像材料9其他材料 第四节 立卷与编目1立卷（一）定义1.案卷：是由互有联系的若干文件组合起来并放入案卷盒的档案保管单位 2.立卷：是指各机关、单位在工作活动中形成和使用的文件，在处理完毕以

49、后，需按一定的规则和方法进行系统整理，组成案卷。 1立卷（二）立卷的意义1.文件组成案卷便于查找和利用2.文件组成案卷便于保护文件本身3.文件组成案卷直接影响和决定档案的质量，为整个档案工作奠定基础 。1立卷（三）立卷与分类的关系1.分类是把全宗内的文件按一定特点分成若干部分，而立卷只是把各个局部、甚至零散的文件按一定的特点组成各个保管单位。另外，二者的结果也不相同，分类是将相同类的文件结合在一起，而立卷则是在类的范围内把零散的文件结合为一个案卷。 1立卷（三）立卷与分类的关系2.二者相似点：都是按一定的特点结合文件，只是范围不同，结果不一。 3.一个全宗内文件的系统整理一般是先分类、后立卷，

50、分类通常是立卷的前提和先行步骤，分类的方式和质量对立卷有重要影响，甚至有决定作用；而立卷对分类也有制约关系，尤其是对历史档案和特殊部门的档案，则往往是先立卷再分类。1立卷（四）立卷的原则和要求1.原则：按文件的历史联系进行立卷 2.立卷要求：(1)立卷要便于保管、查找和利用(2) 立卷时必须考虑文件的不同价值 (3) 立卷时要适当考虑文件的数量、案卷一般不宜太厚或太薄 1立卷（五）立卷的方法 主要根据文件的基本特征来立卷，常见的立卷方法为“六特征立卷法”。（问题特征、作者特征、时间特征、文件的名称、地区特征、文件通讯者特征）（六）编制卷内目录1.定义：在一个案卷内登录文件题名及其他特征并固定文