计算机公共基础2课件：第4章-办公软件的使用(2).ppt

1、4.4 任务任务11：应用：应用Excel制作统计图表制作统计图表 说明： 本章将按完成任务的方式，学习通过Excel 编辑表格，绘制图表；利用Excel对表中数据进行计算、分析和统计。4.4.1 了解了解Excel 通过Excel 制作的文档称为工作簿，扩展名为xls。 一个工作簿可以含有若干工作表，默认含3张工作表。 每张工作表由256列、65536行组成。名称框工作表标签活动单元格行号编辑栏填充柄表格编辑区列标状态栏Excel工作界面工作界面 1. Excel的表格编辑区的表格编辑区 表格编辑区位于工具栏的下方。 编辑区左上角为名称框。 名称框的右侧为编辑栏。 最下端为状态栏。 名称框编

2、辑栏状态栏表格编辑区表格编辑区表格编辑区1. Excel的表格编辑区的表格编辑区(续续) 名称框：显示操作对象的地址或名称。 名称框名称框1. Excel的表格编辑区的表格编辑区(续续) 编辑栏：含有一个编辑文本框和3个操作按钮。编辑文本框：输入、编辑和显示单元格中的内容。操作按钮： “输入”、“取消”、“插入函数”等按钮启动后看不到，只有对编辑栏进行操作时才可见。编辑栏编辑栏编辑文本框1. Excel的表格编辑区的表格编辑区(续续) 状态栏：含有“自动计算”区，区内将会显示默认对象的运算结果。 状态栏状态栏2. 工作表工作表 当前工作表：显示在当前窗口中的工作表，编辑操作在该表中进行。 工作

3、表标签：在窗口底部，显示工作表名称。 3张工作表的默认名称分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。当前工作表当前工作表工作表标签2. 工作表工作表(续续) 列标：表中每列最上方的字母，由AZ、AAZZ、IAIZ符号表示。 行号：表中各行左侧的编号，由165536数字表示。列标行号列标和行号列标和行号3. 单元格和单元格区域单元格和单元格区域 单元格: 由行和列相交构成的小方格，用于存放数据。 单元格地址: 由列标和行号构成，如：“A1”（第A列、第1行单元格） 单元格区域：由多个单元格构成的工作区域。单元格单元格单元格地址单元格地址构成区域A5:A10当前工作表的A列中的510行的单元

4、格A5:C10当前工作表的AC列的510行中的单元格Sheet2!A5:C10Sheet2表中由AC列的510行的单元格Sheet2!:Sheet5!A5:C10Sheet2Sheet5表中AC列的510行的单元格单元格区域的表示方法单元格区域的表示方法:4. 选定区域和活动单元格选定区域和活动单元格 在Excel中，必须遵循“先选中，后操作”的原则。 选定区域的特征： 被黑框线所围。 区域内的单元格为透明浅蓝色。 活动单元格： 在选定区域中呈白色的单元格，也称当前单元格。 名称框中显示活动单元格的地址。 填充柄： 黑线框右下角的黑色小方块，可用来快速填充数据。选定区域和活动单元格选定区域和活

5、动单元格选定区域活动单元格填充柄活动单元格地址5. 数据类型及特殊显示形式数据类型及特殊显示形式 Excel表中可含多种类型的数据，如：数值型、字符型、日期型、时间型等。 不同类型的数据有不同的输入方法。 同一类型的数据又有多种显示形式。文本型数值型日期型数据类型数据类型5. 数据类型及特殊显示形式数据类型及特殊显示形式(续续) 可以通过“格式”/“单元格”/“数字”命令选择数据的显示形式，也可以通过该命令转换数据类型。单元格格式对话框单元格格式对话框（1）数值型数据）数值型数据 数值、日期和时间属于数值型数据。 数据的构成： 含09 数字。 可用数值和符号共同表达特定的含义，如：-3（负3）

6、、5%（百分之五）、$4.5（4.5美元）、￥4.5（4.5元人民币）。 默认右对齐显示。 当列宽不能完全显示一个数值时，将以“#”表示。 加大列宽或通过编辑栏可以了解单元格中的内容。数值型数据数值型数据（2）文本型数据）文本型数据 文本型数据，也称字符型。 数据的构成：英文字母汉字符号（包括空格）文本类数值 默认左对齐显示。文本型数据文本型数据（2）文本型数据）文本型数据(续续)超宽文本的特殊表现形式： 若右边相邻单元格中没有内容 超过列宽的文本将会延伸覆盖右边单元格。 若右边相邻单元格中有内容 超过列宽的文本将不被显示。注意： 加大列宽可以看到全部文本及其位置。 通过编辑栏可以了解单元格中

7、的内容。 任务任务11-1：选定操作：选定操作 选定操作包含以下内容：选定单元格选定单元格区域选定某行或某列选定不连续区域选定整个工作表取消选定选定操作选定操作中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-2：数据输入操作：数据输入操作向单元格中输入数据： 可以直接在该单元格中进行。 也可以在编辑栏中进行。注意：无论在何处输入数据，另一处均同时显示输入的内容。数据输入数据输入中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-2：数据输入操作：数据输入操作(续续)数据输入操作包含以下内容：1. 输入数值型数据。2. 在一个单元格中输入单行文本或在一个单元格中输入多行文本（同时按Alt+Enter）。

8、 3. 相同或序列数据的快速填充。4. 相同或序列数据的自动填充。在一个单元格中输在一个单元格中输入多行文本入多行文本中所述步骤操作。中所述步骤操作。4.4.2 建立表格建立表格 应用Excel制作统计图表，首先需要建立数据表，然后进行数值计算，最后绘制成图表。 本节将通过“工业产值表”学习建立数据表。要求：启动Excel后，通过“文件”/“另存为”命令将工作簿更名为“工业产值表”进行保存。任务任务11-3：输入数据：输入数据本操作要在“工业产值表”工作簿的Sheet1工作表中输入数据，选定Sheet1工作表。输入数据后的输入数据后的“工业产值表工业产值表” 中所述步骤操作。中所述步骤操作。任

9、务任务11-4：将数值型数据更改为文本型：将数值型数据更改为文本型 本操作要将年份列数据由数值型转为文本型。 通过“格式”/“单元格”命令，在“数字”选项卡的“分类”中选“文本”，操作后年份数据自动由右对齐显示改为左对齐显示。中所述步骤操作。中所述步骤操作。4.4.3 编辑表格编辑表格编辑工作表包含以下内容的操作： 移动/复制/清除单元格内容。 插入/删除单元格。 插入/删除行和列。任务任务11-5：行列操作：行列操作 行列操作包含以下内容： 在A列前插入一列。 在一行前插入空行。 查看行高和列宽。 查看行高查看行高 中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-6：移动：移动“总计总计”列数

10、据列数据 移动/复制/删除单元格需注意以下内容： 单元格移动和复制有两种方式插入方式：先将原有数据移开，再将新数据移动或复制过来。覆盖方式：将移动或复制的新数据直接覆盖原有数据。 移动或删除数据时，还需考虑周围数据是否需要填充过来。移动移动“总计总计”后的表后的表 任务任务11-7：清除：清除“总计总计”列中的数列中的数值值 清除操作的对象可以是单元格中的数据，也可以是单元格格式。 “编辑”/“清除”菜单下各命令的作用如下：“全部”：清除选定单元格中的内容和格式。“格式”：只清除自定义格式，不清除内容。“内容”：只清除内容，不清除格式。“批注”：只清除批注。4.4.4 对工作表进行操作对工作表

11、进行操作 对工作表进行的操作包括：重命名、插入、移动、复制、删除等。 可以通过“插入”和“编辑”菜单或工作表标签的快捷菜单进行操作。工作表标签的快捷菜单工作表标签的快捷菜单任务任务11-8：重命名工作表：重命名工作表 本操作将用不同方式重命名工作表 在标签的快捷菜单中选“重命名” 命令。 通过“格式”/“工作表”中的“重命名”命令。 使用鼠标方式。 任务任务11-9：插入和删除工作表：插入和删除工作表 本操作将以不同方式插入工作表： 通过“插入”/“工作表”命令。 使用鼠标方式。 任务任务11-10：复制数据表：复制数据表 本操作将使用不同的复制方式制作以下数据表：1“计算”工作表2“图表”工

12、作表3“使用名称”工作表增加工作表后的增加工作表后的“工业产值表工业产值表” 4.4.5 格式化表格格式化表格 格式化工作表：对工作表的外观作修饰。 格式化工作表操作内容包括： 设置字体、字号、字形。 给表格添加边框、底纹。 可以通过“格式”/“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中设置。 可以使用“格式”工具栏快速设置数字格式。 单元格格式对话框单元格格式对话框任务任务11-11：格式化工作表：格式化工作表 本操作在“计算”工作表中进行，操作顺序如下：1为表标题设置格式。2为文本型数据设置格式。 3为数值型数据设置格式。4设置边框格式中所述步骤操作。中所述步骤操作。 格式对象对齐字体字号字形

13、字色底纹表标题 合并单元格、居中对齐隶书24加粗深蓝浅绿色文本类 水平居中、 垂直居中宋体12数值类 右对齐、 垂直居中 数值格式，使用千位分隔符，小数位为0边框 按图4-91所示“工业产值表工业产值表”格式要求（其余为默认值）：格式要求（其余为默认值）： 格式化后的格式化后的“工业产值表工业产值表”4.4.6 数值计算数值计算 Excel具有强大的计算功能。 可选择系统提供的函数进行计算。 可自定义公式进行计算。 在进行大量数据的类似操作时，还可以使用Excel的公式复制功能。4.4.6 数值计算数值计算(续续) 在进行公式或函数计算时，需要引用单元格中的值，称为单元格引用。 单元格引用有以

14、下两种形式：相对引用：如用“C4”表示C4单元格中的数值。 绝对引用：如用“$D$7”表示D7单元格中的数值。任务任务11-12 利用求和函数计算利用求和函数计算“总计总计”列数列数据据 本操作在“计算”工作表中进行。 先利用系统提供的内部求和函数SUM计算1978年总产值。 再使用公式复制方式计算1985、1990和1995各年总产值。 计算时函数式使用单元格相对引用形式，如： SUM（C4:E4）插入函数插入函数中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-12：利用求和函数计算：利用求和函数计算“总计总计”列数据列数据(续续) 单元格相对引用解释： 在计算1978年“总计”时，在函数式

15、SUM(C4:E4)中，C4和E4使用的是单元格相对引用形式。 当公式复制时，随着计算对象的位移，公式中被引用的单元格也相对位移，即： 计算1985年，引用C5:E5值。计算1990年，引用C6:E6值。计算1995年，引用C7:E7值。 单元格相对引用单元格相对引用中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-13 ：利用公式计算：利用公式计算“国有与集体产值差国有与集体产值差”和和“国有与其他产值差国有与其他产值差” 操作在“计算”工作表中进行。 先利用公式 “C4-D4”、“C4-E4” 计算1978年“国有与集体”、“国有与其他”产值差。 再使用公式复制方式计算1985、1990和19

16、95各年“国有与集体”、 “国有与其他”产值差。 公式中使用单元格相对引用形式。中所述步骤操作。中所述步骤操作。计算计算“总计总计”和和“产值差产值差”后的表后的表 任务任务11-14：利用公式计算绝对增长值：利用公式计算绝对增长值 操作在“与78年比较”工作表中进行。 先制作绝对增长值数值表。 然后计算国有企业历年与1978年的绝对增长值。 再计算集体企业历年与1978年的绝对增长值。 计算时公式使用单元格绝对引用形式，如： =D7-$D$7 中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务 11-14：利用公式计算绝对增长值：利用公式计算绝对增长值(续续) 单元格绝对引用解释： 本例需计算国有企业

17、历年与1978年的绝对增长值。 首先计算国有企业1978年与1978年的绝对增长值，在公式“D7-$D$7”中，第1项“D7”为相对引用形式，第2项“$D$7”为绝对引用形式。 因此在公式复制过程中，随着计算对象的位移，公式中的第1项将从D7变化到D10，第2项始终为D7单元格中的值。中所述步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-14：利用公式计算绝对增长值：利用公式计算绝对增长值(续续) 计算集体企业历年与1978年的绝对增长值： 首先计算集体企业1978年与1978年的绝对增长值，使用公式“D19-$D$19“，第1项“D19”为相对引用形式，第2项“$D$19”为绝对引用形式。 在公式复

18、制过程中，随着计算对象的位移，公式中的第1项将从D19变化到D22，第2项始终为D19单元格中的值。中所述步骤操作。中所述步骤操作。4.4.7 定义和使用名称定义和使用名称 Excel允许给单元格区域定义名称。 在公式中使用名称比使用地址更为直观。 通过“插入”/“名称”/“定义”命令，在“定义名称”对话框中设置。任务任务11-15：定义和查看名称：定义和查看名称 本操作在“使用名称”工作表中进行。 为C4:E4定义名称。 通过“插入”/“名称”/“定义”命令，在“定义名称”对话框中进行。 操作后，名称框中显示的不是该区域的地址，而是定义的名称。 在在“名称框名称框”中输入名称中输入名称中所述

19、步骤操作。中所述步骤操作。任务任务11-16：在公式中使用名称：在公式中使用名称 本操作在“使用名称”工作表中进行。 将“总计”列函数式中的参数由单元格引用替换为名称。 通过“插入”/“名称”/“应用”命令，在“应用名称”对话框中进行。 操作后，在编辑栏的函数公式中已不是地址，而是定义的名称，如：“=SUM（产值1978）”。 中所述步骤操作。中所述步骤操作。“应用名称应用名称”对话框对话框 用用“名称名称”替换地址后的函数式替换地址后的函数式 4.4.8 绘制图表绘制图表 在Excel中，使用图表可以形象地反映数据之间的关系。 当工作表中的数据改变时，相应的图表项也会随之变化。 由于图表的类

20、型很多，不同类型的图表又可从不同的角度反映数据关系，因此首先应根据需要选择好图表类型。 本次要做如下两个图表： 通过柱形图反映国有、集体和其他三种不同类型的企业历年来工业产值的变化，从中比较他们的发展速度。 通过折线图反映国有企业和集体企业1985、1990、1995与1978年相比工业产值的绝对增长值，从中比较不同类型企业几年来增长幅度的差别 。4.4.8 绘制图表绘制图表(续续) 创建图表的步骤如下：通过“插入”/“图表”命令，或“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，启动图表向导。再按图表向导的指示分4个步骤完成。任务任务11-17 制作制作“历年各类企业工业产值比较历年各类企业工业产值比较

21、”图图“”图图 中所述步骤操作。中所述步骤操作。 本次操作在“图表”工作表中进行。 操作顺序如下： 1选定数据区域 2选择图表类型 3确定图表数据来源 4修饰图表 5选择图表位置 6进一步观察和完善任务任务11-18 制作制作“国有、集体企业历年工业产值增长比较国有、集体企业历年工业产值增长比较”图图 本次操作在“与78年比较”工作表中进行。 操作顺序如下： 1绘制“国有企业历年工业产值增长”折线图。2在图表中添加“集体企业历年工业产值增长”折线图。3添加标题。“国有、集体企业历年工业产值增长比较国有、集体企业历年工业产值增长比较”图图 中所述步骤操作。中所述步骤操作。4.4.8 绘制图表绘制图表(续续) 图表创建之后，可以通过图表的快捷菜单，也可以利用“图表”工具栏对图表进行编辑。 编辑的对象既可以是整个图表，也可以是图中某一个对象。 可以通过图表快捷菜单编辑图表，也可以利用“图表”工具栏直接编辑图表对象 。任务任务11-19：编辑图表：编辑图表 利用图表快捷菜单可以编辑图表。 图表快捷菜单中的“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”是图表建立过程中的4个操作步骤，选择其中之一，可以对原有设置进行修改。 利用“图表”工具栏可直接编辑图表对象。图表的快捷菜单图表的快捷菜单 中所述步骤操作。中所述步骤操作。