办公室公文写作培训课件资料[文字可编辑].ppt

1、公公 文文 写写 作作 培培 训训 会会规范简洁流畅办公室：樊嘉磊办公室：樊嘉磊1第第一一部部分分公公文文介介绍绍2一、公文的含义和特点? 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体。简称?文件?。公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点二、公文的种类命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要3三、公文的重要性?公文是企业实现管理职能的重要途径?公文是体现企业形象的重要手段公文是体现企业形象的重要手段?公文是员工履行岗位职责的重要工具?公文是衡量员工综合素质的重要标尺4根据发文对象可分为以上三类?上行文下级单位向上级单位

2、的发文如：请示、报告等?平行文平级单位或不相隶属单位之间的发文如：通知、函等?下行文上级单位向下级单位的发文如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等5第二部分 常用公文写作要领6一、请示的写法一、请示的写法请示：适用于向上级请求指示、批准（上行文）。?请示的标准结构请示的标准结构、标题：事由文种（关于*的请示）、主体：（）起因（）事项（）提出处理意见、结尾用?妥否，请批示?7?请示应注意的事项1、?理由?部分简明扼要2、主要内容在正文中表述3、要有倾向性意见，且具可操作性4、一事一请示5、送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话6、请示和报告有本质上的区别8?案例：关于购置办公用品的请示关于购

3、置办公用品的请示总公司秘书办：为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷选煤厂。因新换办公地址，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约 21万元，建议由我公司自购。妥否，请批示。附：各种办公设备明细表*公司办公室二一二年八月十日9二、函的写法函：适用于与平级部门或外单位进行协商、联络（平行文）。适用范围及分类：适用范围及分类：、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）、询问或答复问题（问答函）10函的格式1、标题：事由文种? *公司关于调用办公物资的联系函?2、函件编号（部门+年份+

4、数字 如：ZHB2012001）3、正文：开头主体结尾函的要求1、对于同级单位，大胆用函。2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式。3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司ZHB2012001 号函已收悉，现答复如下）。11? 案例：四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函编号：DC2012001西南交通大学：我公司近期招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：一、培训内容：现

5、代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。二、培训时间：定于2012年9月10日12日，训期3天。三、培训地点：乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室。联系人：四川德诚公司人力资源部联系电话：0833-26* 136*（邹经理）特此函询，盼尽速回音。二一二年八月十日12西南交通大学关于四川德诚公司关于对新员工开展西南交通大学关于四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函的复函技能培训的商洽函的复函编号：XJ2012001四川德诚公司：贵公司DC2012001号函已收悉，经我院商讨研究，现答复如下：我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于2012年9月9日到达贵

6、公司，望予以接待。联系方式：王老师（博士，研究生导师）139*附：培训方案及课时安排二一二年八月十二日13三、通报的写法三、通报的写法通报：通报：适用于向适用于向下级部门下级部门传达信息（下行文）。传达信息（下行文）。通报常用的两种类型通报常用的两种类型1、表彰性通报2、批评性通报14通报的格式1、标题：事由文种?关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报?2、主送部门（运行科、财务科、业务部）3、正文：开头主体结尾通报应具备的几个要素1、引言部分2、事实部分3、分析处理部分4、号召要求部分15? 引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。例:关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报物流公司

7、张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下：? 事实部分，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。事情经过2012年6月5日，物流公司驾驶员张某驾驶川L*车执行选煤厂至电厂的煤炭运输任务。约14:30分，16? 分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。分析原因和处理决定此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄。根据公司安全管理制度、安全奖罚制度、事故报告管理制度等有关规定，决定给予张某批评通报，并纠错2000元的处罚。? 号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 提出要求 望各驾驶员

8、引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安全管理制度，对相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统计报告工作，如有隐瞒、迟报、漏报情况，一经发现严肃处理。17四、会议纪要的写法四、会议纪要的写法?标题。主要反映会议的性质和范畴。1、会议名称+会议纪要（例行会议）如: *公司月度总结会会议纪要2、关于-问题+会议纪要（专项会议）如: 关于协调*公司开业庆典事宜的会议纪要18?导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主持人、记录人和主要内容等。*公司月度总结会会议纪要会议时间：2012年7月14日14：30分会议地点：公司会议室出席人员：张某

9、、李某、王某、蒋某、周某缺席人员：唐某（因公请假）主持人：张某记录人：周某主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详细如下：19?主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。3、会议纪要用?会议?作主语，即?会议听取了?、?会议讨论了?、?会议认为?、?会议确定?、?会议指出?、?会议强调?等。4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。5、会议纪要没有落款。20个人的几点心得? 公文写作，简明扼

10、要很重要，要加强这种功力的修炼。? 语言忌夸张。要努力追求?清水出芙蓉，天然去修饰?的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。? 掌握格式是有效途径。? 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。? 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。? 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。21第三部分公文写作解决方案22一、确立为别人而写的原则一、确立为别人而写的原则? 拟文的直接目标是?四好?：好读、好懂、好记、好执行? 让你自己明白很重要，但让读者明白更重

11、要? 公文?四宜?：宜短、宜实、宜准、宜平和23二、掌握公文写作的二、掌握公文写作的? ?三步曲三步曲? ?第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。24三、层次分明、不重复三、层次分明、不重复? 段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。? 不重复原则：每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲25四、注意逻辑、顺序四、注意逻辑、顺序

12、?表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯?采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法?注意相互依存关系26五、不犯语法错误五、不犯语法错误?主语、谓语、宾语齐全?正确运用标点符号?不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来27六、紧凑连贯六、紧凑连贯?能用一句话表达清楚的，绝不用两句话?尽量用一个主语把后面的语言串起来?语句、段落之间要有连贯性28七、力求简洁七、力求简洁?一份公文只解决一个问题? ?复文复文? ?切忌不厌其烦地引述切忌不厌其烦地引述? ?来文来文? ?在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策?尽量用简短的句子29八、准确明了八、准确明了?标题要高度概括全文主旨?内容复杂、篇幅较长的公文，正

13、文要分段描述内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述?直接表述事由或要求，不要转弯抹角?观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句30九、公文格式具体要求九、公文格式具体要求页面设置? 页边距：上：2.0cm 下：2.0cm 左：2.7cm 右：2.7cm? 无页眉无页脚? 页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧正文格式? 标题字体：宋体二号字加粗? 正文字体：仿宋_GB2312三号字? 段落格式：单倍行距，提行空两格31?序号的运用第一层一、二、三 、第二层（一）（二）（三）第三层1、2、3、第四层（1） （2） （3）第五层?数字的用法数字的用法公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如

14、：二一二年年度总结报告）；公文最后的落款日期必须用大写数字（如：二一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。32十、充分利用一切工具1、利用模版2、利用积累3、请教他人33第四部分公文写作的总体要求与存在的问题34一、公文写作的一般要求1、正确选用文种，体式规范2、标题准确反映全文的主题3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了4、简明扼要，直书不曲5、表述紧凑严密6、用语庄重平实7、概念稳定8、用语要礼貌得体9、正确运用标点符号10、准确计算35二、 公文写作中容易出现的问题（一）（一） 语言重复、啰嗦语言重复、啰嗦? 经公司领导批准同意? 2012年5月25日5月31日

15、下午18：45分? 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。? 工作人员24小时夜以继日轮班作业。? 36（二）（二） 词序、语序不当词序、语序不当? 关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。? 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。? 岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。? 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。37（三）词义混淆（三）词义混淆?制定?制订词义：制定制作

16、、定出。公文中习惯用在较大场合。举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。38?和?与?或词义：和表示两者都是，是并列关系。与表示两者对立，是平等关系。或表示两者其一，是选择关系。举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。39（四）词语搭配不当? 借阅人必须履行档案借阅登记制度分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意修改：借阅

17、人必须 遵守档案借阅登记制度? 为杜绝管理漏洞分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词修改：为杜绝管理出现漏洞为杜绝此类情况的发生? 嫌疑人应为熟悉当地环境的 本地青年所为分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。修改：嫌疑人应为 熟悉当地环境的 本地青年案件应为 熟悉当地环境的本地青年所为40修改:我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体的表彰大会，董事长和公司其他领导同志出席了这次会议修改：公司法（修订案）于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1日起施行。（五）语法错误? 全国人大常委会第十八次会议于2005年10

18、月27日通过公司法（修订案），并于2006年1月1日起施行。? 我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议41（六）逻辑混乱? 总公司领导：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了关于 *的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了关于 *的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。? 总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。42? 孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定

19、时间内归还。归还。修改：孤本、秘密档案原则上原则上不予借阅。不予借阅。如因特殊情况如因特殊情况确确需借阅的，须在指定时间内归还。? 2012年上半年，我公司共组织培训年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。修改：20122012年上半年，我公司共组织培训年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总，其中：总公司培训5次，企业培训，企业培训19次，其它培训，其它培训6次。43? 集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查

20、室内的? ?八防八防? ?，发现问题及时补救。，发现问题及时补救。修改：修改：集体控制室的集体控制室的温度和湿度指数温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁保持室内清洁，避免，避免造成造成磁场干扰，定期检查室内的?八防八防? ? 情况情况，尤其要加强防火工作，尤其要加强防火工作，发现发现隐患隐患及时消灭消灭。? 解聘李四同志主管职务解聘李四同志主管职务, 自自2008年年4月月9日起执行。日起执行。修改：修改：解除解除李四同志主管职务，李四同志主管职务，执行时间为执行时间为2008年年4月月9日日44（七） 附件格式不当1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如

21、：详细情况见附件1。2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：附件：1、关于*的办法2、关于*的通知3、关于*的方案45（八）称谓问题2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，天安公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位有关部门人员。46（九）标点符号运用不当（九）标点符号运用不当常用标点符号：常用标点符号：? 点号有：句号： 。 问号： ？ 感叹号： ！ 逗号： ， 顿号： 、 分号： ； 冒号： ：? 标号有：引号：?括号：（） 破折号： 省略号： 着重号： 书名号： 间隔号： 连接号： - 专名号： _47四 有有一必有二有先必有后有好必有坏有内必有外八先八后思想在先，行动在后原因在先，结果在后综合在先，具体在后铺垫在前，运用在后大事在先，小事在后优点在先，缺点在后上级在先，下级在后别人在先，自己在后48谢 谢 大 家49