计算机公共基础2课件：第4章-办公软件的使用(6).ppt

1、4.7 Office 2003功能延展功能延展4.7.1 Word 2003功能延展功能延展 Word 2003是为制作以文字为主要内容的文档而设计的工具软件。1. 创建文档创建文档 录入文本是创建文档的第一步。 为了排版方便，录入进行到行尾时不要用回车键换行，要由Word自然换行，这时行尾没有任何标记。 若按回车键换行，则表示段结束，会产生回车符，它是段落结束的标志。1. 创建文档（续）创建文档（续） 设计版面是将版面划分出不同的编辑区域。 Word以插入对象的方式达到划分区域的目的。如：插入分隔符，插入图片，插入文本框等。1. 创建文档（续）创建文档（续） 视图模式将从不同角度，以不同形式

2、显示文档内容。 Word2003中的五种文档显示方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式。2. 文档格式化（续）文档格式化（续） 文档格式化内容包含以下三个方面： 字符格式化：修饰字符，如字体、字形、字号及字与字间相对位置等 。可通过 “格式”“字体”进行操作。 段落格式化：设置段落，如段落左右边界的定位，对齐、缩进方式及行与行、段与段间距离的调整等。可通过 “格式”“段落”进行操作。 页面设置：页面排版，如：确定页面大小，设置分栏，插入图片；添加页眉页脚和页码等。3. 样式样式 “样式”是为特定对象设计的各种格式信息的组合。用样式名来标识，选用了样式名，也就是选用了一组格

3、式，应用样式可以提高编辑速度。 可以根据需要修改样式和创建新样式， 注意：不要修改正文格式，因为他是系统内定的“基准样式”，修改后会影响到其它样式。 4. 模板模板 模板是Word为不同类型文档设计的具有代表性特征的格式，并且用文件的形式进行保存。 模板文件的扩展名是dot。 Normal模板是Word的默认模板，它具有最基本的格式设计，空白文档使用的就是Normal模板。 Word还提供了几类常用的模板，如信函、传真等，通过“文件”/“新建”命令可以选用。 使用Word文档可以设计模板，保存时要在“保存类型”中选“文档模板”。 4.7.2 Excel 2003功能延展功能延展 Excel 2

4、003是应用于数据管理、计算和分析的电子表格软件，主要功能有: 建立数据表格。 对数据进行分析。 将数据绘制成图表。 打印数据报表。4.7.2 Excel 2003功能延展功能延展 Excel含有三个基本要素：工作簿、工作表和单元格。 工作簿以文件形式存在，文件扩展名为xls。 工作表以表格形式存在。 单元格是存放数据的最基本单位。 Excel的操作是针对以上三个方面进行的。1. 创建表格创建表格 利用Excel可以方便迅速的建立各种形式的表格，表格中可以输入各种类型的数据，对于批量有规律的数据还可以快速填充。 在Excel中，数据主要分为两大类，文本类和数值类，如数值、日期、时间等均属于数值

5、类。 输入各种不同类型的数据时，要注意Excel的特殊规定。2. 编辑表格编辑表格 编辑表格的操作包括单元格、行、列以及整个工作表的移动、复制、插入和删除等。 数据在移动、复制、删除、粘贴时需考虑到与周围数据间的关系，源数据区域中数据如何填补，目的区域中的数据如何移位等。 表格还可以成组进行编辑。 3. 表格格式化表格格式化 表格格式化是针对单元格进行的操作，其内容有设置字体、字形、字号、字色，添加边框底纹等。可以通过“格式”/“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中进行选择。 使用以下方式可以快速设置统一格式： 利用系统的格式复制功能。 通过样式选择固定格式。 自动套用系统预制格式。 设置条

6、件格式。4. 数值计算数值计算 Excel具有强大的计算功能。 内含的有关数学、统计、财务等10大类300种函数可直接用于计算。4. 数值计算（续）数值计算（续）（1）利用公式进行计算 公式是自定义的运算式，含有运算项和运算符。 运算项：数值、单元格地址、单元格区域的引用或名称和函数。 4. 数值计算（续）数值计算（续） 运算符有以下4种类型： 算术运算符：完成基本的数学运算。 比较运算符：比较两个数值，比较结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。 引用运算符：指明引用包含的区域。 文本运算符：利用文本运算符“&”，将两个字符串或单元格引用连接起来。 4. 数值计算（续）数值计算（续）

7、运算符的优先级： 优先级高的先运算，优先级低的后运算。 优先级相同，则从左到右依次进行运算。 括号内的优先级最高。4. 数值计算（续）数值计算（续）（2）使用函数进行计算 函数是系统预先定义好的公式。使用时只要选中函数名，输入相应的参数，即可获得计算结果。 Excel 提供了上百种函数。 4. 数值计算（续）数值计算（续）（3）运算式中的单元格引用 在利用公式或函数进行各种计算时，可以通过单元格地址来引用单元格中的数据，称为单元格引用。 根据计算的不同需要，单元格引用又分相对引用、绝对引用和混合引用等多种形式。4. 数值计算（续）数值计算（续） 相对引用： 引用形式：列标行号，如“C8”。 表

8、示以第C列、第8行位置处的单元格为公式中数据的引用坐标，并且应在行方向和列方向上均采用相对位移方式确定引用单元格的位置。4. 数值计算（续）数值计算（续） 绝对引用： 引用形式：$列标$行号，如“$C$7”。 表示以第C列、第7行位置处的单元格为公式中数据的引用坐标，又因为是绝对引用形式，因此在公式的复制操作中，所有公式中都引用同一单元格中的数值。4. 数值计算（续）数值计算（续） 混合引用： 引用形式-1：$列标行号、如“$B2”。 表示引用的单元格地址在列方向为绝对引用，行方向为相对引用。 引用形式-2：列标$行号，或“B$2”。表示引用的单元格地址在列方向为相对引用，行方向为绝对引用。4

9、. 数值计算（续）数值计算（续）（4）公式中的错误信息 当输入的公式或函数发生错误时，Excel 不能有效地运算，这时在相应单元格中会出示错误信息。 5. 绘制图表绘制图表 Excel能够根据数据表迅速绘制各种统计图表。 通过“插入”/“图表”命令，按图表向导的提示分步执行。 绘制的图表形象生动地反映了数据表中的数据关系。 通过图表的快捷菜单可以修改和编辑图表。6. 数据分析数据分析 数据分析主要包括排序、筛选、分类汇总等操作。 排序： 简单排序：使用“格式”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮即可。 多级排序：通过“数据”/“排序”命令，并确定三级关键字。 筛选：显示符合要求的数据，隐藏

10、不符合要求的数据，通过“数据”/“筛选”命令进行选择。 筛选条件简单的选用自动筛选。 筛选条件复杂的使用高级筛选。6. 数据分析数据分析 分类汇总：将数据归类查看和统计，要求先将数据排序，然后通过“数据”/“分类汇总”命令进行。 数据透视表结合了排序、筛选和分类汇总等多项功能，对数据重新组织和计算。4.7.3 PowerPoint 2003功能延功能延展展 PowerPoint 2003是制作演示文稿的工具软件，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或投影仪播放。 演示文稿的主要操作有：1. 制作演示文稿 2. 格式化演示文稿3. 插入对象4. 设置链接5. 设置插入方式和动画方案4.7.4 文档间

11、的嵌入与链接操作文档间的嵌入与链接操作 Windows系统通过剪贴板达到应用程序之间的数据共享。 数据共享就是一个程序中的信息可以提供给其他程序使用。 Windows提供了两种数据共享方式，一种是嵌入式，一种是链接式。 可以在Word文档、Excel数据表以及PowerPoint演示文稿间进行嵌入或链接操作。4.7.4 文档间的嵌入与链接操作文档间的嵌入与链接操作嵌入式： 从源程序中将选中的信息剪切或复制到剪贴板上，再将该信息从剪贴板粘贴到目的程序中。 源程序中的信息有什么变化，都不会影响目的程序中的相应信息。4.7.4 文档间的嵌入与链接操作文档间的嵌入与链接操作链接式： 没有把源程序中的信息剪切或复制到目的程序中，只在目的程序中放置一个链接标记，表明在这个位置已有信息插入，需要时，计算机将根据链接标记在源程序中找到有关信息并且显示。 当源程序中的这些信息发生变化时，目的程序中显示的相关信息也随之产生变化。