会议管理课件.ppt

1、培训目标：培训目标：1、知道有效会议的原则，学会使用会议组织工具。 2、工作中运用会议管理管理会议。 一位企业的老总曾经这样说过：一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，我如果不是在开会，就是在去往会议的路上。就是在去往会议的路上。”这样的表述未免有些夸张，但是这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗，但是尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。请问：

2、你会开会吗？请问：你会开会吗？ May 24, 会议需要管理会议需要管理吗？会议管理吗？会议管理还需要技巧吗？还需要技巧吗？请问：会议有成本吗请问：会议有成本吗? ?主要包括哪些成本主要包括哪些成本? ?直接直接会议会议成本成本损失损失成本成本时间时间成本成本+会议会议成本成本= 该成本也可以称为会议花费，这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。May 24, 该成本由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有时，

3、这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。May 24, 该成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。讨论：什么情况下不要开会？1.1.只涉及个别成员的主题，可以一对一处理。只涉及个别成员的主题，可以一对一处

4、理。2.2.你没有时间准备会议（组织者或参会者）。你没有时间准备会议（组织者或参会者）。3.3.有一些更有效的交流方式，如有一些更有效的交流方式，如E-mailE-mail、视频会议、电话等。、视频会议、电话等。4.4.拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解。理解。5.5.能有适当的人选有效的解决问题。能有适当的人选有效的解决问题。6.6.估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上

5、，会议易受干扰，参会者没有积极性）。参会者没有积极性）。讨论：哪些情况下要开会？1.1.需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划。需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划。2.2.帮助某个人作决定。帮助某个人作决定。3.3.情况通报。情况通报。4.4.获得或收集信息。获得或收集信息。5.5.解决需不同部门成员协调的问题。解决需不同部门成员协调的问题。6.6.消除组织内成员的抱怨和牢骚。消除组织内成员的抱怨和牢骚。7.7.讨论新的构思，或创造新的想法讨论新的构思，或创造新的想法。 会议的通病效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自小王是一家公司的职员，他对公司会议有自

6、己的一些想法，他的想法反映了许多公司会己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。议的某些现状，值得我们思考。May 24, 15会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现项项 目目原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。进行。（3 3）开会对象的开会对象的选择选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。必须出

7、席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。法达到会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。会议失败。（6 6）会议的准备会议的准备工作工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7 7）开会的原开会的原因、目的和因、目的和结果结果开会的原因、目的和结果在会议

8、进行中忽然发现皆不明确，开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。致使会议毫无意义、宣告失败。会议规范会议规范包含会议规范包含3 3个部分：个部分：1.1.会议时间安排的规范。会议时间安排的规范。 2.2.固定的会议流程规范。固定的会议流程规范。3.3.会议规范本身。会议规范本身。固定的会议流程May 24, 开始开始l 欢迎欢迎l 会议目的会议目的l 规章制度规章制度 议程议程l 分享话题及目标分享话题及目标l 交换信息交换信息l 产生主意产生主意/ /做决定做决定/ /确认行动确认行动结束结束l 总结总结跟踪跟踪l 备忘录备忘录l 跟踪计划跟踪计划 固

9、定的会议流程规范主要包括固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点一个中心、两个基本点。 一个中心一个中心是指整个会议的议程围绕一个中心。是指整个会议的议程围绕一个中心。 两两个基本点个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备备 和会议和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。的。 但但是是，它，它们却是保证会议成败的关键。们却是保证会议成败的关键。 所所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与与 会后的会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作跟踪

10、工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具具 体体包包括写括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做做 汇汇报的人选等。报的人选等。固定的会议流程规范固定的会议流程规范会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则，会议规范主要包括以下条款：会议规范是指大家达成共识的会议守则，会议规范主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。参会人的开会时间。超过超过1 1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

11、所有与会者都要准备在会上发言。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸黑脸”。会议结束会议结束2-32-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。所有与会者应承担起对会

12、议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。必要时请第三方监控，以保证会议质量。如何进行有效的会议如何进行有效的会议高效会议的八大特征：高效会议的八大特征：1.1.只在必要时才召开只在必要时才召开2.2.好好筹划过好好筹划过3.3.拟拟定和分发议程表定和分发议程表4.4.遵遵守时间守时间5.5.一一切按部就班切按部就班6.6.参参加会议的人员有经验有才能加会议的人员有经验有才能7.7.会议做会议做出出了评论和归纳了评论和归纳8.8.记记录所有决定，建议和负责人录所有决定，建议和负责人May 24, 20如何进行有效的会议提供一些基本要素：提供一些基本要素： 充分的准备：充分的准备

13、：4W4W要素（要素（WhyWhy、When When 、WhoWho领导、主持人、记录领导、主持人、记录、 Where Where ），座位安排、准备会议用品及资料语），座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估具有相关技巧的会议主持具有相关技巧的会议主持会议应准时开始和结束会议应准时开始和结束遵循事先安排好的会议议程遵循事先安排好的会议议程就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致跟踪会议决定的执行情况跟踪会议决定的执行情况议题转换前先作出决议议题转换前先作出决议全体参与，百

14、家争鸣全体参与，百家争鸣澄清议题中的限制条件，如上级的决策澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等，资金的限制等1、如何做好会议前的准备工作技能描述技能描述 确定会议沟通目标确定会议沟通目标合理安排会议议程合理安排会议议程挑选与会人员挑选与会人员合理安排会务合理安排会务（1 1）确定会议召开的地点。）确定会议召开的地点。（2 2）调配会议的设备。）调配会议的设备。2、如何成功地开始会议准时开会准时开会 介绍与会人员，并表示欢迎介绍与会人员，并表示欢迎 制订或者直接宣布会议的基本规则制订或者直接宣布会议的基本规则技能描述技能描述 分配记录员和计时员的责任分配记录员和计时员的责任 会议的

15、基本规则是会议中行为的基本准则，应制订诸如“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”等思考&讨论 请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否 成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？3、如何成功的开始会议指出会议主题指出会议主题技能描述技能描述 恰当引导会议恰当引导会议 会议主题表述要直接，而且时间越早越好，一般开场完毕直接表述主题。 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者让沉默注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者；寡言、害羞的同事也

16、发言，同时控制插话者和独裁者；鼓励、正面对待每个人的问题；鼓励、正面对待每个人的问题；及时防止某些人对别人武断的指责和攻击；及时防止某些人对别人武断的指责和攻击；强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议；强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议；在白板纸上作记录；在白板纸上作记录；当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励；励；从简单的议题到复杂。从简单的议题到复杂。4、如何圆满地结束会议总结会议内容总结会议内容技能描述技能描述 回顾会议议程回顾会议议程 让与会人员总结发言让与会人员总结发言 对会议进行评估对会议进行评估 向与会人

17、表示感谢向与会人表示感谢 对会议策划与会议结束进行简短的评估，明确这次会议到底解决了什么问题，是如何进行的，与会者从中获得了什么。实践练习在会议结尾时，您是否有如下的不当之举，如果有，应如何改进？在会议结尾时，您是否有如下的不当之举，如果有，应如何改进？1.1.总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。2.2.会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。3.3.在做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员在做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员 充分发言总结

18、的机会。充分发言总结的机会。4.4.从来不对会议的进行情况评述。从来不对会议的进行情况评述。5.5.会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以“散会散会”或者或者“今天的会议到此结束今天的会议到此结束”来作为结束语。来作为结束语。1 1、总结会议的内容及取得的成果、总结会议的内容及取得的成果2 2、承诺跟踪计划的执行、承诺跟踪计划的执行3 3、强调分享不同观点的重要性、强调分享不同观点的重要性 4 4、恭祝会议的成功、恭祝会议的成功5 5、感谢大家的参与和贡献、感谢大家的参与和贡献5、如何灵活应对会议的困境当有人试图支配讨论的局面时

19、当有人试图支配讨论的局面时技能描述技能描述 当有人想争论时当有人想争论时 当有人和身边的人开小会时当有人和身边的人开小会时 当有人习惯性跑题时当有人习惯性跑题时(1)其他人要在适当的时机提醒他，要求他听听别人的意见。(2)可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题，以调动其他与会者积极发言。(3)如果以上两种方式没有奏效，你可以在会议的休息时间找这人谈一下，以理服人，以情动人。(1)保持冷静。(2)通过提问的方式直接向想要争论的人发难，从他的回答中引出其错误一面，征得其他人员支持。可以运用FAST法来应对：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。练习请依据您的

20、理想完成下面的连线题：请依据您的理想完成下面的连线题：1.1.您想令讨论更加热烈您想令讨论更加热烈2.2.您想打断某项讨论您想打断某项讨论3.3.几个与会者在开小会几个与会者在开小会4.4.两名与会人员就一个两名与会人员就一个 观点发生争执观点发生争执5.5.与会人员问了您一个与会人员问了您一个 难以回答的问题难以回答的问题6.6.您想知道自己是否是个您想知道自己是否是个 成功的会议主持者成功的会议主持者A.A.请每位与会人员总结其他人的发言请每位与会人员总结其他人的发言B.B.问与会人员一个开放性的问题问与会人员一个开放性的问题C.C.询问与会人员的反馈意见询问与会人员的反馈意见D.D.问与

21、会人员一个具体的问题问与会人员一个具体的问题E.E.把问题转回给与会人员把问题转回给与会人员F.F.请某个与会人员总结讨论请某个与会人员总结讨论耳语耳语 集中注意力集中注意力分享讨论问题分享讨论问题会议休息交流其原因会议休息交流其原因独裁者和万事通独裁者和万事通 站到其座位旁边站到其座位旁边感谢其贡献，并邀请其他成员发言感谢其贡献，并邀请其他成员发言改变成员角色，并请求他们耐心改变成员角色，并请求他们耐心 听取别人的意见听取别人的意见沉默沉默 体会沉没的原因体会沉没的原因询问一些容易得出结论的询问一些容易得出结论的 问题，并加以鼓励问题，并加以鼓励休息与其交流休息与其交流跑题跑题 经常小结，利

22、用白板纸和日程经常小结，利用白板纸和日程 表进行重点记录结束会议的技巧表进行重点记录结束会议的技巧提示议题的转换提示议题的转换 卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是要召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，为了澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持想清楚要求什

23、么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。开会必须真正有所贡献。 有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。会议获得的结论与主题相符。课堂小结课堂小结