企业档案管理ppt课件.ppt

1、企业档案管理实务工作 （金社春） 2010年06月28日1什么是企业档案什么是企业档案v企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动企业活动是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。企业档案工作12 什么是企业档案工作什么是企业档案工作怎样做好企业档案工作怎样做好企业档案工作 什么

2、是企业档案工作什么是企业档案工作什么是企业档案工作一是企业一是企业档案行政档案行政管理工作管理工作二是企业档案业务建设工作 企业档案的构成总体划分为经营、生产技术管理基本建设、设备仪表财务会计、人事管理 企业档案的基本类型企业档案的基本类型文书档案其他载体档案会计档案企业档案企业档案 科技档科技档 案案实物档实物档 案案人事档人事档 案案从而形成了以企业管理档案为基础，以科技档案为主体。 企业档案行政管理企业档案行政管理12档案专业主管机关企业档案管理部门 怎样做好企业档案工作2争取主动，建立网络，为档案工作提供组织保证建立健全档案管理规章制度加强基础业务建设管理不断创新，全面提升档案工管理不

3、断创新，全面提升档案工作作 收集、整理开发利用编研统计、检索鉴定、鉴定、保管保管对企业在工作中活动中形成的对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的管文件的积累、整理、归档的管理、对直属单位监督指导理、对直属单位监督指导企业档案业务建设工作企业档案业务建设工作了解企业内部各职能的职责，尽快熟文件形成的规律建立健全建立健全档案管理档案管理归档工作归档工作及时收集企业重大活动的有关档案 企业档案的收集工作 123转变收集转变收集观念，注观念，注重收集范重收集范围围4 企业分类一级类目企业分类一级类目0129637458党 群行政管理经营管理生产技术财务审计人事劳资产 品科学技术基本建设设备

4、管理保持文件之间的有机联系0党群工作5人事劳资3生产技术管理1行政管理2经营管理 0-5文书档案分类按年度-问题-保管期限 4财务审计财务审计 0-5文书档案整理、编目文书档案整理、编目全宗号年度 2007件号 1类别 生产管理保管期限 永久页数 6全宗号年度 2006件号 1类别 党群保管期限 永久页数 61v 在文件右下角编页码v 在文件的右上角盖上归档章0-5文书档案编号文书档案编号v0-5类编号v 2007 - 0 - 1 - 1v v 件号（0-9）v 盒号（0-9）v 分类号（0党群）v 目录号（年代） 文书档案的编目文书档案的编目v 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件

5、目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目v 归档文件目录归档文件目录v 年度：2007年 保管期限：永久 序号 责任者 文号 题 名 日 期 页数 备 注1 v 琼电 关于注册海南电网海口分公司 2007v1 海口公司（2007） 的请示 0108 2 12号v 2 南方电网 南电字 关于同意注册海南电网海口分 2007v （2007） 公司的批复 0521 1v 28号0-5文书档案组卷、排列文书档案组卷、排列 归档文件应以归档文件应以“件件”为单位，为单位，按照其排列顺序编写件号（室按照其排列顺序编写件号（室编件号），并以归档章的形式编件号），并以归档章的形式在归档文件上注明

6、。件号应在在归档文件上注明。件号应在分类的最低一级类目内，按文分类的最低一级类目内，按文件排列顺序从件排列顺序从“1”1”开始标注。开始标注。同一年度的归档文件，永久、同一年度的归档文件，永久、长期、短期各排一个流水号。长期、短期各排一个流水号。不同保管期的不能放一个合内。不同保管期的不能放一个合内。 档案盒脊背设置各检索项，档案盒脊背设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、包括全宗号、年度、保管期限、机构机构 (问题问题)、起止件号、盒号。、起止件号、盒号。 什么是企业档案工作什么是企业会计档案什么是企业会计档案是指会计凭证、是指会计凭证、会计帐簿和财会计帐簿和财务报表等会计务报表等会计核

7、算专业材料核算专业材料是记录和反是记录和反映单位经济映单位经济业务的重要业务的重要史料和证据史料和证据了解企业会计档案的种类了解企业会计档案的种类v尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断深入了解：v机制会计档案；机制会计档案；v机读会计档案；机读会计档案；v计算机系统软件计算机系统软件 4 财务审计类财务审计类v 财务审计综合41 财务管理42 会计财务43 审计工作44 4 财务审计类财务审计类会计报表：年报、季报、月报、各财务分析报表；会计帐本：日记帐、明细帐、辅助帐、总帐会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总报；其他

8、：固定资产卡、财务移交清册等43 会计财务430 会计报表431 会计帐簿432 会计凭证433 其他： 会计档案的编号 例二某企业2002年度的会计年报（2007430001）2007 4 3 00 0 1 v v 案卷号（案卷号（001-999）v 会计年报（三类）会计年报（三类）v 会计帐务（二类）会计帐务（二类）v 财务审行（一类）财务审行（一类）v 年度（目录号）年度（目录号） 会计档案的编号 例二某企业2007年度的会计帐簿（2007431001， 4财务审计类、财务审计类、3会计帐务、会计帐务、1帐簿、帐簿、001案卷号）案卷号）v2007 4 3 10 0 1 v v 案卷号（

9、案卷号（001-999）v 会计帐簿（三类）会计帐簿（三类）v 会计帐务（二类）会计帐务（二类）v 财务审行（一类）财务审行（一类）v 年度年度(目录号目录号) 会计档案的编号v2007 4 320 0 1v v 案卷号（案卷号（001-999）v 三级类目（三级类目（0-9）v 二级类目（二级类目（0-9）v 一级类目（一级类目（0-9）v 目录号（年代）目录号（年代）v 例一某企业例一某企业2007年年1 月会计现金收款凭证编号月会计现金收款凭证编号（2007年度、年度、4财务审计类、财务审计类、3会计帐务、会计帐务、2凭证、凭证、001案卷号）案卷号） 会计档案材料保管期限的划分会计档案

10、材料保管期限的划分 报表 帐簿 凭证 其他年报月、季报现金、银行日记帐总帐、分类帐原始凭证记帐凭证汇总凭证银行对帐单银行调节表固定资产卡会计档案清册永久3 年25年15年15年15年15年5年5年5年永久企业会计档案组卷企业会计档案组卷 会计报表按年报、季报、月报分别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经办会计当月凭证按形成时间先后分别装订若干成册，一般厚度不得超过3厘米，加封面装于凭证合内，并编号。 人事档案人事档案v人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文

11、件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要依据，是国家档案的重要组成部分。 人事档案的收集工作人事档案的收集工作v收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经人事部门审查盖章或本人手续完备。需经人事部门审查盖章或本人签字、签字、盖章后方能归入人事档案。 503人事档案分类人事档案分类21310012001 第一层 人事档案材料的分类及编号人事档案材料的分类及编号v 一、履历表（履历表、个人简历）v 二、自传v 三、鉴定、考察、考核v 四、学历、学位、学绩、培训和专

12、业技术材料v 五、政审材料v 六、参加党、团材料v 七、奖励材料v 八、处分材料v 九、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休v 十、其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等） 企业人事档案材料组卷企业人事档案材料组卷 录用、录用、任免、任免、待遇、待遇、其他其他入党团、奖入党团、奖惩、处分惩、处分鉴定表、鉴定表、学历、政审学历、政审履历表履历表、自传、自传 人事档案的编号人事档案的编号v人事档案的编号有音序编号法，许多种，今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法。音序编号法，比任何一种方法实用、便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、提高工

13、作效率；7、用途广广泛。 编号基本方法编号基本方法v 第一步：把所有的人事档案姓名用拼音拼写出来，取每一个拼音的第一个字母；v 第二步：把同一个字母的放在一起，按姓的汉字声母的ABCD依次排列（单名中间空一个字符）；再按名的汉字声母的ABCD依次排列，依此类推（见附表）v 第三步：按过索引的档案号、姓名、籍贯进行排序上架；v 第四步：每一个字母后留一定的空号，以备增加档案之用。v 第五步：箱柜右上角应标明档案号的第一个字母。科科 技技 档档 案案v科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 科技档案

14、的特点科技档案的特点v1、专业性v2、成套性v3、可更改性v4、通用性v5、现实性科技档案种类科技档案种类v一、农业科技档案（农、林、牧、副、渔）v二、地质档案、测会档案、医学科技档案v三、工业科技档案（产品、科研、设备、基建）科技档案收集归档科技档案收集归档v一、收集方法v一列入、一同步、一参加、一把关1、 明确基建、设备、科研、产品等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人一 列 入一一 同同 步步v 科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。v（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位

15、），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。v（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。一一 参参 加加v 档案人员参加产品科研成果评优、基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。一一 把把 关关 把好外出人员带回材料的收集关围绕 基建项目、设备选购、科研、学述等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可

16、纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。科科 研研 文文 件件 归归 档档 范范 围围v科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、方案论证、课题计划等v研究实验阶段：分析报告、实验报告、计算书、设计图等v总结鉴定验收阶段：鉴定书、科研报告、总结、论文、技经材料等v成果推广应用阶段：扩大生产设计文件、工艺 文件、技术转让文件等产产 品品 文文 件件 归归 档档 范范 围围v：产品研发阶段（开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等）v 产品设计过程（各种部件图、产品说明书、合格证等）v 产品试验过程（试验报告、质量分析、产品研制总结、产品鉴定书等）基基 建建 项项 目目 文文 件件 归归

17、档档 范范 围围v项目前期文件项目前期文件:立项、可研、设计立项、可研、设计v项目管理文件项目管理文件:招投标、合同、协议、征招投标、合同、协议、征 地、地、施工管理施工管理v施工文件：施工文件：开工报告、技术交底、材质证明设开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等完工验收报告等v项目竣工文件：项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图、项目竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等质量评审材料、工程声象材料等设设 备备 文文 件件 归归 档档 范范 围围v购置设备申请及批复、协议及合同v外购设备的随机

18、文件v设备安装、调试和验收过程形成文件v设备操作规程，运行、维修记录v设备改进、改装、技术文件v设备报废申请、鉴定及审批文件归档要求归档要求v 1、归档的文件材料应为原件。v 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。v 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。v 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。v 5、图纸应折叠或A4（297210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。v 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产

19、品。归档时间归档时间v（一）基建档案v1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。v2、施工、监理、竣工文件：v（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。v（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档 v（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。v（三）科研课题v1、一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。v2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。v（四）产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档 归档份数归档份数v1、基建档案一般不少于2套，一套（原件）

20、由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。v2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。归档手续归档手续v档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。 基本建设分类v基本建设类的二级及二级以下类目按工程专业性质或建筑项目设置进行分类v步骤：大类项目阶段v同一项目分：立项、设计、施工、竣工等基建类档案分类与编号v 目录号 分类号 v DGB2 8 0 4 0 0001 v v 案卷号（0-999）v 单位工程v 土建施工分类号v 综合 v 基建v 目录代号(前三位项目代号拼音 DGB字母，后一位是项目期数)档号图示档号图示 ：例

21、：例:一、水利工程（一、水利工程（灌区工程：灌区工程：大类按专业职能，属类按问题、合同项目划分）大类按专业职能，属类按问题、合同项目划分） 设备仪表分类v设备仪表类按专业、用途分类 ；v步骤：大类项目（种类）设备型号v 同一项目（种类）分：立项考察购置验收安装调试使用维护等阶段； 设备档案的编号v 50001 9 2 1 2 0 1 v v 说明书（01-99）v 杆上开关（19）v 配电网设备(1-9)v 架空线路配电网设备（19）v 设备（19）v 500KV第1条线路(目录号)例：某供电公司架空线路配电网设备的说明书的编号。（按项目、专业、种类分）科研分类v1、“性质课题”分类法v2、“

22、专业课题”分类法产品档案分类产品档案分类v1、“系列型号”分类法v2、“品种问题”分类法科技档案组卷科技档案组卷v 根据文件材料的形成规律，将若干份互有联系的文件组合在一起，使之便于保管和利用的过程 案卷案卷 是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 排列案卷和卷内文件顺序排列案卷和卷内文件顺序v科研类：课题准备立项阶段研究实验阶段总结鉴定阶段成果申报奖励阶段推广应用阶段等。v 基建类：项目依据性文件材料基础性文件材料工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)工程施工工程监理工程竣工验收等。v 设备类：设备依据性文件材料外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)设备安装调试随机文件材料

23、设备运行设备维护等。卷内文件材料之间的排列顺序卷内文件材料之间的排列顺序vA管理性文件组合：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。vB结论和依据性文件组合：按结论性文件在前，依据性文件在后的顺序排列。vC文字和图纸组合：按文字在前，图纸在后的顺序排列。vD译文和原文组合：按译文在前，原文在后的顺序排列 科技档案的编目科技档案的编目v 产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构成的一般要求的规定，按“卷”整理。不装订的卷内文件右上角盖上档号章，文件的右下角编上页码档 号序 号50001-4211-0111 科技档案的编目科技档案的编目2v 案卷封面的编著案

24、卷封面的编著v 案卷目录的编著案卷目录的编著v 卷内目录的编著卷内目录的编著v 案卷脊背的编著案卷脊背的编著案案 卷卷 题题 名名v1、文字材料类：前期文件v“三段式”：责任者 关于 问题 的 名称v2、表格、图纸材料类：v（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称v（2）项目名称+表格、图纸名称示例示例1v港口工程 项目核准及开工的请示、批复v 项目名称 内容 文件名称示例示例2v教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表v项目名称 子项分部 表格名称 其他载体档案的分类其他载体档案的分类v其他载体档案的分类，按上述分类进行，因它只是在档案载体的不同，其反映的内容与纸质档案

25、一样，因此不单独设置类目。但要分库保管（其温、湿控制标准不一样）、统一分类编号的办法，为加强管理可另编目录。 企业档案案卷目录的编制企业档案案卷目录的编制v 案卷目录的编制，应该建立在企业档案的综合管理基础上，对归档的案卷进行系统的编目,包括：总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录。 档案的排列档案的排列v大类按管理档案科技档案（产品、科研、基建、设备）会计档案v管理类档案：按年度-期限-（机构）时间顺序排列v科技类档案：各大类按性质项目（一个产品、一台设备、一项工程、一个课题）阶段系统排列v会计档案：综合报表帐簿凭证二级类目内分别按年度 企业档案的开发利用企业档案的开发利用2006年核对了公司房屋、土地征用、使用面积进行了汇总，为维护公司利益做出了贡献2003200420052004年编制了固定资产，原材料等专题材料；利用档案共600人次2005年编了历年来设备大修材料汇总表等；提供利用档案700多卷；为单位本年度设备大修节约了成本2003年编制了三种汇编；提供利用档案500人次。给企业节约成本200万元