PMP项目管理培训课件==项目管理基础及沟通管理.ppt

1、1Jack ZhaoJack Zhao12022-5-23P2 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司2课程目的课程目的n1. 熟悉项目和项目管理概念n2. 了解项目管理体系n3.掌握项目管理过程和技巧n4.掌握项目管理的重点n5.领会项目管理的思想n6.交流项目管理经验和教训 n7.用项目管理的方法来指导项目实践32022-5-23项目管理3P4 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司4提纲提纲n1项目与项目管理n2阶段与生命周期n3组织结构与项目n4项目管理过程组n5项目干系人管理P5 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司51.1什么叫项目

2、什么叫项目n一家公司被收购n海外建设通讯站点n研究院研发一种新型的药物n中国当局缉拿新疆针刺袭击嫌疑人 n招募5.22金蝶软件园开园志愿者n野生动物湿地保护区的建立n与朋友一起旅游n房屋装修n请问哪些是项目？P6 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司61.2项目管理的发展历程项目管理的发展历程n1900年代早期，Henry Gantt发明甘特图n1950年代，PERT、CPM、ADM、PDMn1950年代，单点责任概念n1960，NASA开发出矩阵型组织结构n1963，美国空军和北极星导弹项目开发出EVM技术n1964，NASA提出配置管理n1969，美国项目管理协会成立n1

3、984，第一届PMP考试在美国举行n2000，第一届PMP考试在中国举行nPMP已经超过19.8万人，160多个国家和地区P7 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司71.3什么是项目？什么是项目？n为提供独特的产品、服务或成果所进行的临时性努力n项目的例子包括： 开发一种新的产品 改变一个组织的结构流程等 开发一套新的系统 执行一项研究并记录 建造一座大楼工厂等 实施或改进现有的业务流程P8 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司81.4项目的四大特征项目的四大特征n临时性 temporaryn独特的产品、服务或成果 unique product, servi

4、ces, or resultsn渐进明细（逐步完善） progressively elaboration n目标 ObjectiveP9 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司91.5项目与日常运作项目与日常运作 n每个组织都为实现某些目标而从事某种工作：n项目的目标是实现其目标，然后结束项目n日常运作的目标一般是为了维持运营n共同点：n由人来实施n受制于有限的资源n需要计划、执行和控制n不同点n日常运作为企业带来价值n项目则为企业创造价值运作重复进行（repetitive）持续不断（ongoing）确定一组新目标，继续项目暂时的（temporary）独特的（unique）宣布

5、目标实现时，结束P10 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司101.6项目的制约与目标项目的制约与目标成本(Cost，Budget)风险风险时间(Time，Schedule)质量(Quality，Objective，requirements)范围范围P11 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司111.7什么是成功的项目？什么是成功的项目？质量时间成本目标n项目成功的定义-三要素n按时完成n预算内n质量符合预期要求：n功能n性能n期望管理-项目经理的成功规则n“成本-时限-质量”平衡的现实的期望n在整个项目期间进行期望管理n在预算内准时交付承诺成果P12 版权

6、所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司121.8什么是项目管理什么是项目管理?n把各种知识、技能、工具和技术应用于项目各项活动中，以达到项目的要求nKnowledge, skills, tools and techniquesn项目管理是对变化的管理n项目管理既是科学，又是艺术n项目管理是一门学科、专业、职业n项目管理是一种理念、一种方法P13 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司131.9项目管理的过去与现在项目管理的过去与现在n传统项目管理n进度，成本n强调执行n提高生产率n重视组织和控制n利用职权来完成工作n现代项目管理n复杂，高风险，多变化n信息时代的特点

7、n独特的、暂时的工作n强调质量、风险n对公司使命至关重要的工作n“突破和商业生存”n跨组织，多元文化n在正式权力很少的情况下，必须善于鼓舞和激励员工n社会、经济及可持续性n组织越来越多地被要求：不仅对项目直接结果负责好药为项目完成相当长时间后对人类、社会、经济和环境产生的后果负责n法律约束n法律、法规，并在合同中体现P14 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司141.10国内实际项目管理中的重大挑战国内实际项目管理中的重大挑战n组织对项目的重视程度n组织结构n项目经理的授权（人力、金钱）n责、权、利的平衡n实施与控制n工作绩效的评估n沟通、沟通、沟通P15 版权所有 1993

8、-2006 金蝶软件(中国)有限公司151.11项目经理项目经理n负责实现项目目标的个人nThe PM is the person responsible for accomplishing the project objectivesn管理一个项目包括n识别要求n确定清晰而能实现的目标n平衡质量、范围、时间和成本四方面互不相让的要求nBalancing the competing demandsn使技术规范、计划和方法适用于各个项目干系人不同的需求与期望P16 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司161.12项目管理所需的技能项目管理所需的技能n硬技巧n选择、计划、跟踪、控

9、制nWBS、CPM、EVMn报告n软技巧（人员管理）n领导、管理n团队建设、冲突解决n激励、协商n沟通、倾听P17 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司17单元练习单元练习n1美国印第安人事务局外包给你们公司一个合同，以修复纳瓦霍保护区的小学。一个叫“印第安人优先”的合同条款要求你在保护区内雇用“土生土长的”劳工与分包商。这是以下哪一个限制条件的实例？a. 社会b. 经济c. 环境d. 法律 182022-5-23 项目管理18P19 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司19什么是项目沟通管理什么是项目沟通管理n项目沟通管理包括为确保项目信息及时恰当的规划、

10、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制监督和最终处置所需的的各个过程。l 在人员和信息之间提供取得成功所必需的关键联系l PM要花很多时间与项目团队、客户、项目干系人与项目发起人进行沟通l 每个参与项目的人都应看到他们作为个人所参与的沟通对项目整体有何影响P20 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司20项目沟通管理的过程项目沟通管理的过程n规划沟通管理n管理沟通n控制沟通P21 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司21项目沟通管理过程项目沟通管理过程项目沟通管理沟通计划信息发布绩效报告项目干系人管理确定项目干系人对信息与沟通的需求将所需信息及时提供给项目干

11、系人收集与传播项目的绩效信息，包括状况报告、绩效量度及预测对沟通进行管理，以满足项目干系人的需求，并与项目干系人一起解决问题P22 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司222.1沟通管理规划沟通管理规划依据1.事业环境因素2.组织过程资产3.项目范围说明书4.项目管理计划 -制约因素 -假设工具与技术1.沟通需求分析2.沟通技术成果1.沟通管理计划规划沟通管理是根据团队成员的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。主要作用是识别和记录与团队成员的最有效率且最有效果沟通方式。P23 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司232.1

12、.1沟通管理规划：依据沟通管理规划：依据n 项目管理计划：提供如何执行、监控和结束项目的信息n 事业环境因素：组织结构对对项目沟通影响n 项目范围说明书：规划与项目团队成员的沟通提供信息n 组织过程资产： 项目过程中可执行的一切实践、知识、经验教训&历史信息P24 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司242.1.2.1沟通需求分析沟通需求分析n目的：得到项目干系人对信息需求的总合n项目资源应用于沟通n利于项目成功的消息；缺乏沟通会造成失败的消息；“Bad New”也要发布n宗旨：防止项目干系人因过多的细节内容而应接不暇n沟通渠道：n项目越大、团队越大，传输信息的渠道数就越多，

13、越来越多的资源就会被用于传输信息及协调方方面面的工作n沟通渠道数C与成员人数N之间的关系是：C=N（N-1）/22.1.2沟通沟通管理管理规划规划：工具与技术：工具与技术P25 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司25n沟通技术差异很大：简短交谈/会议；书面文件/在线资料n影响项目的沟通技术因素n对信息需求的紧迫性：不断更新/定期发布n技术是否具备：已满足/改进n预期的项目人员分配：还需要培训学习？n项目时间的长短：现有沟通技术在项目结束前是否变化n项目环境：face-to-face/virtualn沟通类型n书面：A、正式：报告、任务书、会议记录等；B、非正式：备忘、个人笔

14、记、不干胶贴纸等n语言：A、正式：会议、评审等；B、非正式：个人联系、集会、餐会讨论等n非语言：A、正式：文字陈述、动画、视频等；B、非正式：肢体语言、眼神等2.1.2沟通沟通管理管理规划规划：工具与技术：工具与技术2.1.2.2沟通沟通技术技术P26 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司26沟通技术的特点沟通技术的特点冷淡交流渠道的丰富性热烈交流有效性纸录音录像E-mail交谈电话交谈视频交谈面对面交谈面对面地会晤并使用白板文档选项工作选项P27 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司272.1.2沟通沟通管理管理规划规划：工具与技术：工具与技术2.1.2.

15、3沟通沟通模型模型n 编码：发送方信息的语言组织n 通道：信息沟通渠道n 解码：接受方的理解n 反馈：接受方将理解内容反馈到发送方P28 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司282.1.2沟通沟通管理管理规划规划：工具与技术：工具与技术2.1.2.4沟通沟通方法方法n 交互式沟通：多方之间信息交换，如会议、电话等n 推式沟通：将信息发送至需求接受方，如邮件、传真等n 拉式沟通：要求接受者自主自行查找信息项目成员根据沟通需求、成本、时间限制、工具及资源的可用性自行选择P29 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司292.1.2沟通沟通管理管理规划规划：工具与技术

16、：工具与技术2.1.2.5会议会议n 会议可以事先安排地点、时间，也可以是临时的讨论n 会议通常会有一份讨论事项清单，会前应发给与会人员n 讨论事项需要有明确的结果，或是下一步计划n 对会议结论需确认执行人员、时间、完成后确认方式。会议之后若有成员对会议决议有异议，当如何？P30 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司302.1.3沟通沟通管理管理规划规划：成果：成果2.1.3.1沟通管理计划沟通管理计划n 项目成员的沟通需求n 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度。n 发布信息原因n 发布信息及告知收悉或做回应的时限和频率n 负责沟通信息的人员n 负责授权保密信息发

17、布的人员n 接受信息的人员n 传递信息的技术和方法n 为沟通分配的资源，如时间&预算n 下层人员无法解决问题的上报时限及上报路径。n 沟通管理计划的更新及优化方法n 通用术语表，（如FCMBCM等）n 项目信息流向图、工作流程（授权顺序）、报告清单、会议计划等n 沟通制约因素，如特殊的技术要求和组织政策描述将如何项目沟通进行规划，结构化和监控。计划包括如下信息：P31 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司312.1.3沟通沟通管理管理规划规划：成果：成果2.1.3.2项目文件更新项目文件更新n 项目进度计划n 项目成员名册P32 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)

18、有限公司32非语言信息的典型含义非语言信息的典型含义n非语言信息的典型含义n目光接触：友好、真诚、自信、果断n不做目光接触：冷淡、紧张、说谎、缺乏安全感n打哈欠：厌倦n踮脚：紧张、不耐烦、自负n双臂交叉胸前：生气、防卫、不同意n身体前倾：注意、感兴趣n坐在椅子边缘上：焦虑、紧张、有理解力的n摇椅子：厌倦、自以为是n信息的影响，人际沟通中n7%靠语言表达n38%取决于语调和声音n55%靠肢体语言P33 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司33沟通的障碍沟通的障碍n过滤n大量信息在上行沟通或下行沟通过程中损失掉，其主要决定因素是组织结构中的层次数目n障碍：延误或曲解信息n信息过载

19、n缺少知识n文化差异n组织氛围：有害的态度（敌对、不信任）、权力游戏、滞留信息、隐藏议程n情绪n沟通线路n选择性认知n发送者和接受者的物理距离n行话、技术术语n噪声P34 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司34主动倾听主动倾听n全部精力集中在信息内容和讲话人的意图上n集中注意力：注意姿势，使用眼神沟通、控制注意力的转移n询问开放式问题：不能用YN回答，多用“有关”、“什么是”、“为什么”、“如何”n积极反馈n专心寻求成功n尽快去做n告诉他们我们做了什么n反馈要真实、准确n给以信任和支持n选择合适的地点、适当的时机，可以公开去做P35 版权所有 1993-2006 金蝶软件(

20、中国)有限公司35沟通管理计划沟通管理计划n内容：n利害关系者的沟通要求n对要发布的信息的描述，包括格式、内容、详尽程度n沟通相关信息的责任人n信息接受的个人或组织n传达信息所需的技术或方法，如备忘录、电子邮件和新闻发布等n沟通频率，如每周沟通等n升级过程规定低层员工无法解决的问题上交时间及管理链n随项目进展对沟通管理计划进行更新与细化的方法n通用词语表n其他：项目状态会、团队会、网络会、电子邮件等指导原则n计划属性：n沟通内容、目的、频率、起止日期、格式/媒介、责任n来源沟通规划过程n要求：正式或非正式、概括或详细P36 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司362.2沟通管

21、理沟通管理依据1.沟通管理计划工具与技术1.沟通技能2.信息管理系统3.经验教训总结成果1.组织过程资产(更新)2.项目管理计划更新3.项目文件更新P37 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司372.2.1沟通沟通管理：依据管理：依据n 项目沟通管理计划P38 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司382.2.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.2.2.1沟通技能沟通技能n 沟通技术n 沟通模型n 沟通方法P39 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司392.2.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.2.2.2信息管理系统信息

22、管理系统n 纸质文件管理，如报告、图纸、备忘录等n 电子通信管理，如电子邮件、传真、电话、视频、网络会议等n 项目管理电子工具，网页界面进度管理工具和项目管理软件用来管理和发布项目信息的工具：P40 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司402.2.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.2.2.3经验教训总结经验教训总结n 过去的绩效分析n 项目成本时间预测分析n 当前状态的风险和问题n 本期报告工作内容n 下期报告工作内容n 需要审查和讨论的信息P41 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司412.2.2沟通沟通管理：成果管理：成果2.2.2.1组织过

23、程资产更新组织过程资产更新n 给项目成员通知：有关已解决问题、已批准变更和项目总体状况信息n 项目报告：包括经验教训总结、问题日志和项目收尾报告n 项目演示资料：项目团队想项目成员提供的信息n 项目记录：包括来往邮件、备忘录、会议记录和其他项目文件n 项目成员反馈：项目成员对项目工作的意见。n 经验教训文档：有关沟通管理的的经验教训，并收录于历史数据库中P42 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司422.2.2沟通沟通管理：成果管理：成果2.2.2.2项目管理计划更新项目管理计划更新项目管理计划中包括项目基准及与沟通管理、成员管理的相关信息P43 版权所有 1993-2006

24、 金蝶软件(中国)有限公司432.2.2沟通沟通管理：成果管理：成果2.2.2.3项目文件更新项目文件更新n 问题日志n 项目进度计划n 项目资金需求P44 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司442.3控制沟通控制沟通依据1.工作绩效信息2.项目管理计划3.问题日志4.组织过程资产工具与技术1.信息管理系统2.专业判断3.会议成果1.绩效报告2.项目管理计划更新3.请求的变更4.项目文件更新5.组织过程资产(更新)控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目成员对信息的需求。主要作用：随时确保所有沟通参与者之间信息的流动的最优化。P45 版权所有

25、 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司452.3.1沟通沟通管理：依据管理：依据n 工作绩效信息n 项目管理计划n 问题日志n 组织过程资产P46 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司462.3.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.3.2.1信息管理系统信息管理系统信息管理系统是项目经理发布项目成本进度计展等信息的标准工具P47 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司472.3.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.3.2.2专业判断专业判断n 组织中的其他部门n 顾问n 专业技术部门n 项目管理办公室（PMO)项目团队经常依靠专业人

26、员判断来评估项目沟通影响、采取行动或进行干预的必要性，专业人员可以是：P48 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司482.3.2沟通沟通管理：工具与技术管理：工具与技术2.3.2.3会议会议需要与项目团队展开讨论和对话，以便确定最合适的方法用于更新和沟通项目绩效，以及回应项目成员对此项目信息的需求P49 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司492.3.3沟通沟通管理：成果管理：成果2.3.3.1绩效报告绩效报告对收集到的绩效数据的组织和总结绩效报告向项目干系人提供资源如何用于实现项目目标的信息，包括：状况报告 status：项目目前所处阶段（进度、预算）进展

27、报告 progress：项目团队已完成的工作（已完成工作与正进行工作的百分比）预测 forecasting：项目将来状况与进展绩效报告一般应提供有关范围、进度、成本与质量的信息、必要时还包括风险与采购的信息工具：EVMPPOP：Progress进展、Problem问题、Opportunity机会、Plan计划P50 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司502.3.3沟通沟通管理：成果管理：成果n 预测n 绩效报告n 问题日志2.3.3.2项目文件更新项目文件更新P51 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司512.3.3沟通沟通管理：成果管理：成果n 修订成本估算、进度日期、资源需求和风险应对方案分析n 对项目管理计划和文件的调整n 提出纠正措施n 提出预防措施，降低不良2.3.3.3变更请求变更请求P52 版权所有 1993-2006 金蝶软件(中国)有限公司52单元练习单元练习n1假设你和你们公司的首席执行官是邻居，而你们之间已建立了友好的个人关系。你的同事与合伙人并不知道有这么一回事。最近，公司将你任命为一个新项目的项目经理，这个新项目对公司是否能完成下一年度的财政目标至关重要。你能够依赖以下哪一种项目经理可以使用的权力？a. 指示性权力b. 奖励权力c. 正式权力d. 专家权力 532022-5-2353