大学生时间管理PPT课件.ppt

1、.大学生时间管理.主要内容n时间的重要性： 生命倒计时n 时间管理理论： 杜拉克时间管理模式 紧急/重要 20/80原则n时间管理方法.v人生人生7070古来稀（您计划活古来稀（您计划活_岁？）岁？） 我的生命已用去 天 我的生命只剩下 天 签名： 年 月 日 让我们做一项残酷的活动：让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！生命倒计时！.We all have the same time.时间面前人人平等n一天一天1,440 1,440 分钟分钟n一周一周10,08010,080分钟分钟n一年一年525,600 525,600 分钟分钟.现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：

2、n1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 n2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 n3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 n4下个星期二，你要参加一次业务考试 n5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的学习有密切关系 n6明晚有一场演唱会 n7你在图书馆借的书明天到期 n8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 n9你要在星期五交活动策划书之前把它复印一份 n10明天下午2 点到4 点有一个例会n11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个例会 n12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 n13你的老师给你电话，要你尽快与他见面 n14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服

3、没有洗 n15你想好好洗个澡 n16你负责的部门将在明天下午6点钟开会，预计1小时 n17你身上只有5 块钱，需要取钱 n18大家明天晚上聚餐 n19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 n20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 n21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 n22周日早上要参加演讲比赛，准备时间要15个小时，且只能用业余时间 .个 人 目 标 金 字 塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上5 5至至1010年年1 1至至5 5年年每天每天2

4、至至5个目标个目标.设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。设定具体的目标。 Specific: 具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable: 可 达 到 的 Realistic: 现 实 的 Time-bound: 有 时 间 限 制 的.时间管理理论时间管理理论nIts not enough to be busy, the question is What you are busy doing?n光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？.Keeps a time log 做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法v 现代管理之

5、父杜拉克认为，有效的管理者不现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；记录时间；分析时间；分析时间；管理时间。管理时间。. 如何做？Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停！Keep it privateand be honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实. A task is一项任务是nIMPORTANTIMPORTANT if doing it has a high

6、benefit and value for if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. achieving the goals of your job. n重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值好处及价值nURGENTURGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will if failure to complete it now, or as soon a

7、s possible, will cancel or reduce the benefit of doing it cancel or reduce the benefit of doing it at all. at all. n紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处完全抵消或减少做这件事的好处.做好时间管理緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩?ACBD时间分配原则：时间分配原则：.做好时间管理紧迫紧迫的事的事不不紧迫紧迫的事的事重要的事重要的事复习考试限期完成的工作紧急状况迫切的问

8、题计划好的会议做计划，长远规划提升自己的能力问题之调查运动锻炼人际关系的建立准备工作预防措施抓住新机会不重要的事不重要的事干扰、某些电话有些不速之客到访某些会议有些无谓的请托有些临时的邀约某些信件、报告 迫在眉睫的事 符合别人期望的事有些交际应酬有些文件之处理自我干扰个人嗜好的沉迷闲聊天找东西等人忙碌琐碎的事短期行为重点可能出现危机 看不到长远目标觉得是牺牲者，失控人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火ABCD.做好时间管理通常我们的时间分配：通常我们的时间分配：A.45%B

9、5%D15%C.35%.做好时间管理明智的时间分配：明智的时间分配：AB 重要的事情著重在重要的事情著重在计划计划 计划计划著重在著重在做做 做做著重在著重在检查检查 检查检查著重在著重在调整行为调整行为.n给重要的工作留大块儿的时间n直截了当处理紧急事务n控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急Plan Your Work, Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划.做好时间管理时间管理原则：时间管理原则： 80/20原则原则80%的价值来自的价值来自20%的因子的因子;其余其余20%的价值来自的价值来自80%的因子。的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社

10、会学家维弗列度.巴莱多巴莱多（又称巴莱多定律）（又称巴莱多定律）.80/20 举 例 说 明n80%的结果来自投入的20%的时间n80%的价值集中在20%的项目上n80%的财富集中在20%人手中n80%的工作失误来自20%的管理不当n80%的看报时间都花在20%的版面n80%的病假来自20%的同学.时间管理的原则：80/20原则n将一天要做的事情全部列出q上课q做英语作业q例会q吃饭q睡觉q休闲娱乐q运动q准备社团工作总结q阅读专业资料q处理应急事项q接听电话并处理q老师召见q聊天等沟通关系.时间管理的原则：80/20原则n事情价值分类价值价值80%80%的事情的事情价值价值20%20%的事情

11、的事情上课例会准备工作总结并汇报接听和打出不太重要的电话撰写计划，预算费用报告聊天处理重要及紧急事项玩游戏阅读专业材料四处溜达等.时间管理的原则：80/20原则n时间和精力分配价值价值80%80%的事情的事情价值价值20%20%的事情的事情上课例会如无必要可以取消18:00-20:00 准备计划和预算报告使用短信不用接听20:00-22:00准备工作总结减少闲聊时间阅读材料30分钟休闲娱乐时间控制留1小时处理重要及紧急事项没事别四处溜达等.任何有效的时间管理系统都包含以下四个步骤：n1 确定你的目标 n2 对你的目标按优先级排序 n3 明确你的任务 n4 对任务按优先级排序 .时间管理工具n甘

12、特图n工作计划表n“不处理”清单n索引卡即时贴法n盘点法n名片整理法.表明表明:强调强调: 20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明世纪最重要的社会发明工作计划中各工作计划中各“事件事件”之间在时间上的相互关系之间在时间上的相互关系时间和成本在计划和控制中的重要性时间和成本在计划和控制中的重要性1、甘特图.甘特图甘特图(Gantt chart)(Gantt chart) 是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成

13、情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.甘特图简介甘特图简介.甘特的思想甘特的思想甘特的贡献甘特的贡献 把总的计划目标看成把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。 体现一个既简单又基本的控制原理体现一个既简单又基本的控制原理从计划中选取关键内容并予以密切注视。.ABCDE任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月甘特图.ABCDE任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月213457986.带有分项

14、目的甘特图.ABCDE任务261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月.带有分项目和分项目网络的甘特图.甘特图NO任务名称持续时间担当人员1测量阶段40天a进行培训4天胡伟b完成测量系统分析3天张兵c收集数据30天李小兵等d分析过程现状 3天李小兵2分析阶段9天李小兵等a图示数据2天李小兵等1020 30 10 20 30 10 20 30九月十月十一月.d制订改进计划 3天a实验设计1天项目组成员王刚等b进行试验15天小组成员3改善阶段16天4控制阶段长期a操作程序标准化3天李林b统计过程控制长期生产线人员b分析数据2天李小兵等c确认关键的Xs 2天项目组成员.2、工作计划表列

15、出一张工作计划表，应该包括以下各类：列出一张工作计划表，应该包括以下各类：q确立工作目标； q注明工作目标的排序；q描述完成目标的各种途径； q选定最佳人选； q将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； q编排月/周/日的工作次序并加以执行；目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。.3 3、“不处理不处理”清单清单n列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：q低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事q可以合理授权给其它人的任何事q其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求q任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事q所有你替其他人做，但其实应该

16、是他自己该做的事n目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”.4 4、索引卡即时贴法、索引卡即时贴法n方法q将每一项工作写在一张索引卡片上q把卡片摊在平面上q根据重要性或必要性排出顺序n好处q直观，易于调整.5 5、盘点法盘点法n检讨每天所做的事，获得经验教训，将检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。其应用于未来。n重点是评估每天活动的相对生产力。重点是评估每天活动的相对生产力。n关注结果而非价值。关注结果而非价值。n运用回馈协助行为改变。运用回馈协助行为改变。.6 6、名片整理法、名片整理法n分成工作、公司等几个项目来整理名片。分成工作、公司等几个项目来整理名片。n整理名片时，

17、不要把名片放在名片盒里，要放在名片整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。簿中，这样较容易翻阅找寻。n立刻在收到的名片上写立刻在收到的名片上写“当事人当事人”的资料。的资料。n与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。名。n名片上除名片上除“个人资料外个人资料外”，另记录其他资料以加深印，另记录其他资料以加深印象。象。.方程式n“被动”性的工作（）q是指沿用旧的方法去处理的工作每天的例行任务。n“主动”性的工作（）q是指针对旧的工作任务使用改变了的做法谋求更佳成绩。n“突破”性的工作（）q包括任何惯性工作之外

18、的职业行为。.我们应做这样几件事情n1 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；n2 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；n3 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；n4 投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。.注意：你需要不断更新你的安排注意：你需要不断更新你的安排 锯用久了会变钝，锯齿不再能锯断木头。人也需要不断从生理、心智、心灵、社交情感四个方面提高自己并平衡发展，才能更好地加强所有习惯的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑战。.不断更新的4方面.生理生理(身体身体)更新更新:我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括：掌握自己

19、的健康现状例行的运动持续适合自己的运动一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品）用正向方法来舒缓压力得到好的睡眠和休息良好的生活习惯对健康有长期的贡献不断更新的4方面.心灵心灵(精神精神)更新更新心灵活动提升启发我们，它帮助我们发现及了解我们的使命及目标。它强化我们对使命及价值观的认同。包括：创造、检视及改善你的使命宣言看、听、观察自然世界阅读文学巨著（能独特地解释不变真理的作品就是巨著）读自传（这些伟人是心灵价值上的良好示范）欣赏音乐及艺术（伟大的音乐及艺术是心灵价值最纯洁的表现）建立正直的人格培养丰富的个人生活不断更新的4方面.心智更新：心智更新：当例行活动变得一成不变或缺乏挑战时,我们的

20、心智会变得迟钝,学习新事物能使我们更进步,由不断挑战的心智中,我们发现自己增加了解决和面对问题的能力。包括：读书（书能开放和扩展心智）、写日记培养嗜好（许多嗜好可以刺激脑力，放松及成就自我）收集名人名言录（伟大人物的情操可以振奋我们的心智）持续进修（对心智帮助巨大）倾听令人振奋的音乐（许多作曲家的经典作品可以陶冶心智）写诗或写作（能够以独特的方式表达自我）不断更新的4方面.社交情感更新与新人接触及深化现有的人际关系让我们强化社交面向,在别人的情感帐户上存款，可以发展社交情感面向，包括：参加聚会、保持沟通、倾听了解、当你的情感帐户发生提款时诚挚的道歉建立新的友谊，开放自我以及扩大友谊的范围珍惜人

21、际关系的差异，寻求集思广益的机会从事创意活动及服务，协助他人提高自觉及对别人的体贴、关心培养家庭关系，包括所有的亲人（兄弟、姐妹、父母、祖父母等）不断更新的4方面.每日持续改变才能不断更新更新是一种原则及过程，它让我更新是一种原则及过程，它让我们在向上的螺旋中成长、改变、们在向上的螺旋中成长、改变、不断进步。不断进步。更新是人生的历程，我们因例行的小步骤进展，有时，甚至因为思维的改变而前进一大步，其他时候，我们也许因与每天的挑战奋斗而略走下坡路。. 我们最为担心的不是我们弱小，我我们最为担心的不是我们弱小，我们所真正担心的是我们的强大，不可们所真正担心的是我们的强大，不可匹敌；事实上我们最为害怕的不是我匹敌；事实上我们最为害怕的不是我们面临的黑暗，而是我们面临的光明。们面临的黑暗，而是我们面临的光明。