会议策划—策划内容PPT课件.ppt
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1、06.会议策划策划内容学习内容学习内容1 1熟悉会议管理熟悉会议管理8 8要素的策划要求要素的策划要求2 2掌握会议策划的主要内容掌握会议策划的主要内容会议要素的会议要素的“五个五个WW,一个,一个H H、B B、O”O”知识回顾知识回顾1 1、“Why”Why”:“为什么为什么”开会,会议目标是什么(开会,会议目标是什么(会议主题、会议主题、议题议题)2 2、“Who”Who”:就是指参加会议的人是:就是指参加会议的人是“谁谁”,主办者希望哪些,主办者希望哪些人来参加(人来参加(与会者、人数与会者、人数) 3 3、“What”What”:是指:是指“什么什么”类型的会议(类型的会议(会议类型
2、会议类型) 4 4、“When”When”:是指:是指“什么时候什么时候”举行会议(举行会议(会议时间、日程会议时间、日程安排安排) 5 5 、“Where”Where”:是指在:是指在“什么地方什么地方”开会(开会(会议地点、会场布会议地点、会场布置置)6 6、“How”How”:是指会议将:是指会议将“怎样进行怎样进行” (会议议程、会议程会议议程、会议程序序)7 7、“Budget”Budget”:是指会议预算(:是指会议预算(经费预算经费预算)8 8、“Others”Others”:是指会务工作(:是指会务工作(会议组织、接待、服务会议组织、接待、服务)成功会议策划成功会议策划1515
3、问问1. 1. 围绕什么主题开会?围绕什么主题开会?2. 2. 会议规模多大?与会人员多少?让谁参加?会议规模多大?与会人员多少?让谁参加?3. 3. 与会者由哪些部分构成?与会者由哪些部分构成?4. 4. 开一个什么类型的会议?(开一个什么类型的会议?(P11P11)5. 5. 要让与会者采取何种方式和程度介入?要让与会者采取何种方式和程度介入?6. 6. 会议在哪儿开?会议在哪儿开?7. 7. 会议室如何布置?会议室如何布置?成功会议策划成功会议策划1515问问8. 8. 每个人在会议中的任务和职责是什么?每个人在会议中的任务和职责是什么?9. 9. 谁有权最后决策?谁有权最后决策?10.
4、10.会议上采用什么方法进行讨论和决策?会议上采用什么方法进行讨论和决策?11.11.会议开多长时间?会议开多长时间?12.12.是否列出议程表?是否列出议程表?13.13.有必要做会议陈述?有必要做会议陈述?14.14.以什么方式记录?以什么方式记录?15.15.如何决定任务、如何决定任务、期限和任务?期限和任务? (一)会议策划方案要素(一)会议策划方案要素本节知识点本节知识点1 1会议的名称。会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。点、方式
5、等特征的方法。2 2会议的目标和指导思想。会议的目标和指导思想。3 3会议的主题、议题和议程。会议的主题、议题和议程。4 4会议的对象、规格和规模。会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听列席成员、特邀成员、旁听成员。成员。5 5会议的时间。会议的时间。包括会议时机的选择,会议的起讫时包括会议时机的选择,会议的起讫时间,会期和日程安排。间,会期和日程安排。6 6会议的地点。会议的地点。一是选择合适的举办地,如国际性会一是选择合适的举办地,如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行;议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行;
6、二是选择合适的场馆(包括会场、宾馆的规格及布置二是选择合适的场馆(包括会场、宾馆的规格及布置要求等)。要求等)。会议策划方案要素会议策划方案要素7 7主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构,如主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构,如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。术委员会、秘书处、筹备组的构成等。8 8会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排,如参观、游览、娱乐、聚餐等。安排,如参观、游览、娱乐、聚餐等。会议策划方案要素会议策划方案要素9 9会议的接待
7、、后勤保障措施和技术手段。会议的接待、后勤保障措施和技术手段。1010会议的宣传方式,如召开新闻发布会、编写会议会议的宣传方式,如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。1111会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。1212其他应当说明的事项。其他应当说明的事项。 会议策划方案内容会议策划方案内容1 1标题。标题。写明会议的全称和策划书或方案写明会议的全称和策划书或方案(预案),如(预案),如“国际学术会议筹备(总体)国际学术会议筹备(总体)方案方案”。“总体总体”二字也可以不写。二字也可以不写。
8、 (二)会议策划方案结构(二)会议策划方案结构2 2正文。正文。 正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容,结构正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容,结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。安排上一般采用序号加小标题的结构体例。 开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据,开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据,然后用序号编排各个层次。然后用序号编排各个层次。 表述有两种方法:表述有两种方法: 一种是一种是详述法详述法,详细表述各项具体安排。,详细表述各项具体安排。 另一种是简述法,对所涉及的各方面的计划作原则另一种是简述法,对所涉及的各方面的计划作原则性的安排,具体实施的要求通过各
9、个专题策划文案来性的安排,具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。表述。 会议策划方案会议策划方案3 3附件。附件。如有附件,在正文下方写明附件的名称和如有附件,在正文下方写明附件的名称和序号。序号。4 4落款。落款。署制定机构名称。署制定机构名称。5 5成文时间。成文时间。写正式提交的日期。写正式提交的日期。会议策划方案会议策划方案前言前言一、会议主题一、会议主题33二、会议目的二、会议目的33三、会议时间三、会议时间55四、会议地点四、会议地点55五、会议组织五、会议组织55六、邀请嘉宾六、邀请嘉宾55七、参会人员七、参会人员55八、会议内容八、会议内容55九、日程与议程九、日程与议程5
10、5十、会场布置十、会场布置55十一、组织与分工十一、组织与分工55十二、筹备程序十二、筹备程序55十三、费用预算十三、费用预算55十四、注意事项十四、注意事项1010十五、附录十五、附录1010 会议策划有诸多内容,可以归纳为会议策划有诸多内容,可以归纳为“五个五个WW,一个,一个H H、B B、O”O”。要使会议成功,就必须使这些因素互相。要使会议成功,就必须使这些因素互相协调,彼此照应。协调,彼此照应。(三)会议策划与筹备(三)会议策划与筹备时间的时间的策划策划 地点的地点的策划策划 发言人与发言发言人与发言方式的策划方式的策划 参加范围和参加范围和方式的策划方式的策划 会议目标和会议目标
11、和任务的策划任务的策划 会议名称与会议名称与议题的策划议题的策划 整合策划方案整合策划方案议程的议程的策划策划 会议预算会议预算 会议策划与筹备会议策划与筹备目标(主题)目标(主题) 1 1、“Why”Why”:即:即“为什么为什么”开会,会议目标是什么(开会,会议目标是什么(主题、主题、议题议题)。)。 只有确定了目标,才可以确定哪些人参加会议,相应地才只有确定了目标,才可以确定哪些人参加会议,相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。 为为推动我国调味品产业的科技进步,加快调味品推动我国调味品产业的科技进步,加快调味品企业的技术改造,活
12、跃调味品行业的学术交流,探索企业的技术改造,活跃调味品行业的学术交流,探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题,中国调,中国调味品协会秘书处研究决定,在举办味品协会秘书处研究决定,在举办20102010年中国国际年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。 例例目标目标会议议题会议议题(一)我国调味品产业发展前景(一)我国调味品产业发展前景(二)我国调味品相关产业的生产技术(二)我国调味品相关产业的生产技术(三)我国调味品学术研究(三)我国调味品学术研究(四)探索和研究我国调味品生产技术前(四)探
13、索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题沿和热点问题与会与会者者2 2、“Who”Who”:就是指参加会议的人是:就是指参加会议的人是“谁谁”,主办,主办者希望哪些人来参加。(者希望哪些人来参加。(与会者与会者) 除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外,还要根据会议内容,考虑是否邀请不同类型的贵外,还要根据会议内容,考虑是否邀请不同类型的贵宾,如政府官员、行业主管或中外专家学者等,这些宾,如政府官员、行业主管或中外专家学者等,这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次,但同时也人员的参加有助于提升会议的级别和层次,但同时也要注意不要随意提高会议的层
14、次。要注意不要随意提高会议的层次。会议类会议类型型3 3、“What”What”:是指:是指“什么什么”类型的会议。类型的会议。 根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。 例如:就某一问题展开讨论,人数较少,可以采取例如:就某一问题展开讨论,人数较少,可以采取座谈会;要宣传教育,表彰先进,可以采取较大型报座谈会;要宣传教育,表彰先进,可以采取较大型报告会。告会。会议时会议时间间4 4、“When”When”:是指:是指“什么时候什么时候”举行会议。举行会议。 检查一下相关的日程表,看时间上检查一下相关的日程表,看时间上是否与其他会是否与其他会
15、议或活动冲突议或活动冲突。 要考虑会议的要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间间,保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。,保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。 注意,注意,在主要领导人出差当天或返回的当天最好在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议,紧急会议例外。不要召开会议,紧急会议例外。 4 4、“When”When”: 此外,此外,会议持续的时间会议持续的时间也要合适。也要合适。 据心理学家测定,成年人能集中精力的平均时间据心理学家测定,成
16、年人能集中精力的平均时间为为4545分钟至分钟至6060分钟分钟,超过这个时间人就容易精神分,超过这个时间人就容易精神分散,超过散,超过9090分钟分钟,则普遍感到疲倦。所以应把握好,则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间,如果会议需要较长时间,则每一次召开会议的时间,如果会议需要较长时间,则应在会议中途安排休息。应在会议中途安排休息。会议地会议地点点 5 5、“Where”Where”:是指在:是指在“什么地方什么地方”开会。开会。 根据会议的级别和需要,选择不同的会议举办地;根据会议的级别和需要,选择不同的会议举办地; 也可以根据会议对周边环境的要求,确定具体举也可以根据会议对周
17、边环境的要求,确定具体举办地点;办地点; 或者根据会议的具体情况,确定是否将会议划分或者根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个会场,选择分会场的地点。为几个会场,选择分会场的地点。 会议策划中还要进行会场预约。会议策划中还要进行会场预约。 会址的选择可以从以下几个方面考虑:会址的选择可以从以下几个方面考虑:(1 1)大小是否适中)大小是否适中(2 2)交通是否便利)交通是否便利(3 3)环境是否适宜)环境是否适宜(4 4)设备设施是否齐全适用)设备设施是否齐全适用 会场内的设施通常包括:照明设备、音响设备、通会场内的设施通常包括:照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备,以及
18、电源负荷等风空调设备、网络设备、消防设备,以及电源负荷等等。等。还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。理。 会议举办的基本条会议举办的基本条件件 较好的基础设施较好的基础设施 国际性的场馆国际性的场馆 四通八达的公路网络四通八达的公路网络 酒店等接待能力酒店等接待能力 酒店综合信息酒店综合信息 旅游资源丰富旅游资源丰富 城市环境优美城市环境优美 第三产业发达第三产业发达 定票系统先进定票系统先进会议成功的十要素会议成功的十要素会议会议杂志社就会议目的地构成的要素进行了一次市场调杂志社就会议目的地构成的要素进行了一次市场调查,调查结果及简要分
19、析如下:查,调查结果及简要分析如下: “交通的便利性交通的便利性”:城市的可进入性状况是会:城市的可进入性状况是会议展览活动尤其是中大型会议展览活动首先要考议展览活动尤其是中大型会议展览活动首先要考虑的问题之一。这与国外相关机构的调查结果是虑的问题之一。这与国外相关机构的调查结果是基本一致的。基本一致的。会议地点的构成要素:会议地点的构成要素:“场馆设施与酒店配套条件场馆设施与酒店配套条件”:对于中大型会:对于中大型会议来说,会议设施的基本条件是会议组织者考虑的议来说,会议设施的基本条件是会议组织者考虑的最重要的因素之一最重要的因素之一。“酒店配套酒店配套”主要包括两个方主要包括两个方面,一是
20、指场馆(会议中心或会议酒店)自身酒店面,一是指场馆(会议中心或会议酒店)自身酒店客房的配套情况,另一是指场馆周边的酒店配套情客房的配套情况,另一是指场馆周边的酒店配套情况况。从会议组织者角度来说,酒店客房距离会场越。从会议组织者角度来说,酒店客房距离会场越近越好,最好是在近越好,最好是在步行步行3-53-5分钟分钟的范围内。的范围内。 “场馆与酒店价格水平场馆与酒店价格水平”:绝大部分会议类型:绝大部分会议类型都属于价格敏感型的,会议组织方对于场馆与配都属于价格敏感型的,会议组织方对于场馆与配套酒店的价格会特别关注。套酒店的价格会特别关注。我国会议市场目前的我国会议市场目前的主力消费层次处在中
21、等偏上水平主力消费层次处在中等偏上水平大约相当于大约相当于四星级酒店的消费水平四星级酒店的消费水平,因此,会议场馆配套酒,因此,会议场馆配套酒店的价格层次要以占大多数的中等消费为主,兼店的价格层次要以占大多数的中等消费为主,兼顾部分高端消费需求。顾部分高端消费需求。 “旅游资源丰富程度旅游资源丰富程度”:由于会议活动从总体:由于会议活动从总体上属于旅游活动的一个组成部分,会议代表同时上属于旅游活动的一个组成部分,会议代表同时也是游客,因此,目的地旅游资源的丰富程度是也是游客,因此,目的地旅游资源的丰富程度是其竞争力水平的主要组成部分之一。其竞争力水平的主要组成部分之一。 “政府支持力度政府支持
22、力度”:这一点对于国际会议、品牌这一点对于国际会议、品牌会议、大型年会等一些重要的会议来说是很重要的会议、大型年会等一些重要的会议来说是很重要的因素。这些会议是会议市场上最受欢迎的会议类型,因素。这些会议是会议市场上最受欢迎的会议类型,也是竞争最为激烈的会议类型,政府的支持程度在也是竞争最为激烈的会议类型,政府的支持程度在很多时候成了这些会议去留的决定性因素。政府支很多时候成了这些会议去留的决定性因素。政府支持的方式则可以是多样化的,既可以是资金支持,持的方式则可以是多样化的,既可以是资金支持,也可以是政策或其他方面的支持。也可以是政策或其他方面的支持。 “当地是否有相应机构配合当地是否有相应
23、机构配合”:会议组织机构是:会议组织机构是否把会议放在某个地方举行,与这个地方是否其相否把会议放在某个地方举行,与这个地方是否其相应机构配合也有一定的关系。应机构配合也有一定的关系。 比如,社团机构在某个城比如,社团机构在某个城市有分支机构、企业集团市有分支机构、企业集团在某个城市有分公司等,在某个城市有分公司等,他们在该城市举办年会或他们在该城市举办年会或其他类型会议的几率要大其他类型会议的几率要大大高于其他城市。大高于其他城市。“会议专业及配套服务水平会议专业及配套服务水平”:这一项是保证会议这一项是保证会议效果的重要因素之一,尤其是规模较大的会议与活动。效果的重要因素之一,尤其是规模较大
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