公文写作格式与注意事项-PPT课件.ppt

1、公文写作与公文系统公文写作与公文系统 2 2意意事事项项 3 33.3.公公文文的的分分类类 4 4殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。尚书是史存最早，较为系统、完整的公文典籍。q 5 5 6 6“奏疏”两类q 诏令类公文是帝王告臣属的，属王者之言。如：元清称圣旨q 奏疏类是臣下对君王敷奏谏说的公文的总称。如：奏、表 7 7 8 8 9 9向分类1、上行文请示、报告2、下行文批复3、平行文函、复函和议案 1010（五）函（六）公告与通告（七）公文的格式要素（八）常见问题 1111 1212 1313分组成。（2）主送机关应是发文机关的直属

2、上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。（3）正文请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准” 、“以上请示如无不妥，请批转执行。”等惯用语。（4）落款正文结束，在右下方署名

3、署时并盖公章。 1414充分，要求和建议要具体；（2）严格执行一文一事制度；（3）按照隶属关系逐级行文；（4）不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；（5）请示与报告不能混用。 1515 1616 1717过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。q 重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。q 实事求是，如实报告成绩和不足。q 节俭篇幅。q 报告中不能写请示事项。范文 1818文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、把握

4、特点1.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。 1919（3）知照性通知（4）事务性通知（5）批转、转发、公布性通知（6）任免性通知 2020性、内部会议要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。关于召开南京分行2010年度经营分析会的通知 2121指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。例如：关于订阅2010年报刊、杂志的通知2、发布（印发，下达）

5、式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：关于印发2009年10月分行科技条线汇总月报的通知 2222 2323会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。类型：按照会议性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。 2424题性会议纪要(如风险预警会会议纪要等） 2525决议性q （3）备查性q （4）特殊性 2626纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、报送单位、印制部门 2727本概况交代得清楚；（2）会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的

6、总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。（3）会议决定事项记载得准确。 2828 2929 3030备工作。（2）忠实于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神。（3）抓住要点，体现“要”字。（4）语言简明，讲究逻辑性和条理性。一些习惯用语：“会议听取了、会议讨论了以下几个问题、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。 3131询问或答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的平行公文。2、分类（1）按形式分：公函和便函（2）按行文关系分：发函和复函（3）按内容分：告知函、商洽函、询问函、请求函、答复函q 关关于于召召开开杭、

7、杭、肥、肥、宁宁三三家家分分行行交交流流与与合合作作研研讨讨会会有有关关意意见见的的函函 3232据。如果是复函，要引叙来函，通常写“贵单位二00年月日关于的函收悉。”主体：写明事项，具体内容。如果是复函，一般用“经研究，答复如下”。结语：“特此函告，盼函复”、“特此函复”、“此复”。商洽函的标题：关于商请+事项+文种请求函的标题：关于请求（申请）+事项+文种 3333地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。（2）写作语言。叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商

8、、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。（3）格式规范。 3434q 要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。 35354日发布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法，对公告的使用表述为：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。q2、通告的概念q通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 3636国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。国家行政机关公文处理办法：“向国

9、内外宣布重要事项，用公告。”公告使用频率也颇高，例如国家领导人、人民代表、人大常委会委员职务的变更、任免，国家领导人的重要活动、重大科技实验等均可应用公告。q公告具有其严肃、庄重、权威的特点。它必须由特定的国家机关制法，所及内容重大而且多能引人关注。公告也具有公开性，它可以由大众传播媒介予以广泛展布。公告由其性质、内容、发布机关来区分，一般分为国家事项公告和司法公告。q通通告告，适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项的公文文体。q本类两种，被称为发布性公文或知照性文告，中心是晓喻告语，就是把欲使接收者知晓的情况、事体、规定、要求发布出去，或者说是告知、关照道有关方面。由于告白的对象范围

10、广泛，“一体周知”，所以又称“周知性文章”。 3737省、部、以上机关），宣布的事更重大；或告知的范围更广，有时包含国外：发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊。q“通告”，使用机关范围最大，各种机关单位都可以发布；内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），而事项则更一般化：发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。报纸发布可省略日期，因报纸有日期。 3838情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。q 执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。 3939等部分组成。q 标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文

11、机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。q 正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。q 署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。 4040 4141的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。版头是

12、发文机关的标记。q目前我国使用的公文版头有以下三种：q1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“江苏省人民政府文件”。q2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“江苏省人民政府（通知）”、“市教育委员会（函）”。q3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。 4242份份的的顺顺序序编编号，号，位位于于版版头头左左上上角，角，用用阿阿拉拉伯伯数数字字标标识，识，用用以以掌掌握握每每份份公公文文的的流流向。向。绝绝密、密、

13、机机密密公公文文应应标标明明份份号。号。 4343、“秘秘密密”三三种，种，由由发发文文机机关关依依据据中中华华人人民民共共和和国国保保守守国国家家秘秘密密法法及及其其实实施施细细则则、中中央央和和国国家家各各部、部、委、委、办、办、局局制制订订的的国国家家秘秘密密及及其其密密级级具具体体范范围围的的规规定定等等确确定，定，标标注注在在版版头头左左上上角角“公公文文份份号号”之之下。下。其其具具体体标标识识为为“”，“”前前标标密密级，级，后后标标保保密密期期限。限。没没有有标标上上保保密密期期限限的，的，绝绝密、密、机机密、密、秘秘密密分分别别可可按按3 30 0年、年、2 20 0年、年、

14、1 10 0年年认认定。定。 4444的的要要求。求。紧紧急急公公文文分分为为“特特急急”、“急急”两两种，种，标标注注在在版版头头左左上上角角“秘秘密密等等级级”下。下。电电报报分分别别标标注注“特特急急”、“加加急急”。 4545号，号，简简称称文文号。号。发发文文字字号号由由发发文文机机关关代代字、字、发发文文年年度、度、发发文文顺顺序序号号三三部部分分组组成。成。其其中中发发文文年年度度用用六六角角括括号号括括入。入。q 如如国国务务院院1 19 99 98 8年年制制发发的的第第1 12 2号号文文件，件，发发文文字字号号为为“国国发发1 19 99 98 81 12 2号号”。发发

15、文文字字号号位位于于版版头头与与红红线线之之间间的的正正中中处，处，用用公公函函纸纸制制发发的，的，位位于于标标题题右右上上侧。侧。几几个个机机关关联联合合发发文，文，一一般般只只标标明明主主办办机机关关发发文文字字号。号。 4646本本机机关关行行政政首首长长名名义义发发布布的的公公文，文，由由其其签签名名或或加加盖盖签签名名章章后后才才能能发发出。出。q 签签发发人人则则有有两两种种情情况：况：一一是是指指机机关关负负责责人人在在审审定定文文稿稿后后签签上上姓姓名名表表示示同同意意印印发；发；二二是是报报送送上上级级机机关关的的请请示、示、报报告，告，必必须须注注明明签签发发人。人。这这里

16、里指指的的是是后后一一种种情情况，况，签签发发人人的的姓姓名名署署于于版版头头红红线线之之上上发发文文字字号号的的右右侧：侧：“签签发发人：人：”。为为使使公公文文显显得得对对称，称，发发文文字字号号应应相相应应向向左左移移位。位。重重要要的的或或涉涉及及面面广广的，的，必必须须由由正正职职或或主主持持日日常常工工作作的的副副职职领领导导人人签签发。发。 4747版版头头与与标标题题之之间，间，用用一一红红线线作作区区别别标标志。志。q 如如一一份份公公文文没没有有版版头，头，标标题题置置于于公公函函纸纸首首端端机机关关名名称称下下的的红红线线稍稍下下居居中中位位置。置。q 公公文文标标题题由

17、由发发文文机机关关名名称、称、公公文文主主题题（事事由）由）、文文种种三三部部分分组组成。成。例例如，如，国国务务院院关关于于加加强强血血吸吸虫虫病病防防治治工工作作的的决决定定，这这里里“国国务务院院”是是发发文文机机关；关；“关关于于加加强强血血吸吸虫虫病病防防治治工工作作”是是事事由；由；“决决定定”是是文文种。种。事事由由一一般般都都用用介介词词“关关于于”和和表表达达主主要要内内容容的的词词组组组组成成介介词词结结构。构。 4848 4949办办理理或或答答复复的的对对方方机机关。关。除除了了直直接接面面向向社社会会发发布布的的公公文文之之外，外，公公文文一一般般均均应应在在正正文文

18、之之前前标标题题左左下下方方顶顶格格书书写写主主送送机机关关的的名名称。称。 5050部部分。分。正正文文紧紧接接主主送送机机关关之之后，后，提提行行空空两两格格书书写。写。 5151用用以以对对正正文文作作补补充充说说明明或或提提供供参参考考资资料。料。附附件件附附于于正正文文之之后。后。 5252机机关关确确认认公公文文效效力力的的凭凭证。证。印印章章盖盖于于公公文文右右下下端端落落款款处，处，上上不不压压正正文，文，下下要要骑骑年年盖盖月。月。印印章章要要清清楚、楚、端端正。正。联联合合上上报报的的非非法法规规类类公公文，文，由由主主报报机机关关加加盖盖印印章，章，但但在在首首页页要要注

19、注明明会会签签机机关关的的签签发发人人姓姓名。名。联联合合下下发发的的公公文，文，都都应应加加盖盖印印章。章。以以行行政政首首长长名名义义行行文文的的公公文，文，前前具具职职务，务，后后盖盖签签名名章。章。q 党党的的文文件，件，有有特特定定版版头头的的普普发发性性文文件件不不加加盖盖发发文文机机关关印印章。章。这这是是与与国国家家行行政政机机关关公公文文的的一一大大不不同。同。 5353文文右右下下方。方。联联合合行行文文的的成成文文时时间，间，以以最最后后签签发发机机关关领领导导人人的的签签发发时时间间为为准。准。会会议议讨讨论论通通过过的的公公文，文，应应以以会会议议通通过过的的日日期期

20、为为准，准，并并写写上上会会议议名名称称及及届届次，次，以以圆圆括括号号括括入，入，标标注注于于公公文文标标题题之之下。下。 5454的的各各种种事事项。项。如如需需要要加加以以解解释释的的名名词词术术语，语，或或用用于于表表示示公公文文的的阅阅读读范范围、围、使使用用方方法法等等内内容，容，标标注注于于落落款款下下另另起起一一行行空空两两格格位位置。置。其其中中阅阅读读范范围围是是对对阅阅读读对对象象的的规规定，定，还还应应用用六六角角括括号号括括入，入，如如发发至至省省军军级级、发发至至县县团团级级等。等。 5555主主题题用用规规范范的的词词加加文文种种组组成，成，以以便便日日后后按按公

21、公文文的的主主题题和和文文种种进进行行检检索。索。制制订订公公文文主主题题词词表，表，是是为为准准确确选选用用表表中中的的词词目目提提供供方方便，便，防防止止随随意意性。性。上上报报的的公公文，文，应应标标注注上上级级机机关关公公文文主主题题词词表表中中所所规规定定的的主主题题词。词。一一件件公公文文的的主主题题词词至至少少用用两两个，个，一一般般不不超超过过七七个。个。例例如，如，国国务务院院关关于于深深入入开开展展企企业业扭扭亏亏增增盈盈工工作作的的通通知知这这一一公公文，文，主主题题词词就就有有“企企业业”、“经经营营”、“效效益益”、“通通知知”四四个。个。从从这这里里也也可可归归纳纳

22、出，出，主主题题词词必必须须正正确确无无误误地地反反映映出出公公文文的的内内容容特特征征和和归归属属类类别，别，要要有有层层次次性，性，并并且且不不要要与与标标题题混混同。同。 5656解解这这件件公公文文内内容容的的有有关关机机关。关。抄抄送送机机关关名名称称应应写写在在“主主题题词词”后后公公文文尾尾部部的的两两条条等等长长平平行行细细实实线线内。内。 5757部部门；门；q 印印发发时时间，间，一一般般为为印印刷刷时时间，间，放放在在抄抄送送机机关关细细实实线线下。下。q 以以上上的的公公文文格格式式要要素素在在一一份份公公文文中中要要根根据据规规定，定，合合理理安安排，排，以以示示公公

23、文文的的严严肃肃性。性。随随着着办办公公自自动动化化的的逐逐步步实实现，现，格格式式要要素素和和编编排排更更为为严严格格规规范，范，同同时时还还将将新新增增一一些些格格式式构构成成要要素。素。 5858 5959以以下下要要求：求：q 5.5.结结构构层层次次序序数，数，依依次次为为“一、一、”“（一）一）”“1.1.”“（1 1）”。q 6.6.公公文文中中应应使使用用国国家家法法定定计计量量单单位。位。q 7.7.引引用用公公文，文，应应先先引引标标题，题，后后引引发发文文字字号，号，并并加加圆圆括括号。号。q 8 8、用用词词准准确、确、规规范。范。使使用用简简称称时，时，一一般般应应先

24、先用用全全称，称，并并注注明明简简称。称。q 9.9.请请示示的的公公文文应应一一文文一一事，事，报报告告中中不不得得夹夹带带请请示示事事项。项。 6060是是指指简简洁、洁、明明确。确。公公文文除除综综合合性性报报告告外，外，采采取取的的是是一一文文一一事事制。制。写写作作时，时，应应反反复复地、地、认认真真地地压压缩缩文文字，字，去去掉掉可可有有可可无无的的空空话。话。较较长长的的公公文文也也应应“开开门门见见山山”。q 同同时，时，公公文文比比一一般般文文章章对对明明确确的的要要求求更更为为严严格。格。它它的的用用语语以以语语体体文文为为原原则，则，力力求求通通俗，俗，能能说说明明问问题

25、。题。不不准准使使用用自自造造的的简简体体字。字。它它的的语语言言必必须须符符合合语语法，法，还还要要正正确确地地使使用用标标点点符符号。号。 6161请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。q 例7、*关于申请1995年公费医疗补助费的报告。q 例8、*关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。 6262 6363当有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到

26、该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。 6464有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。q （3）行文规则混乱（一）越级行文。（二）多头行文。（三）请示一文多事。（四）党政不分。q （4）提法不当有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 6565名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。q （6）时间表述含糊(一)用时间代

27、名词而不用具体日期。(二)年份随意省略。(三)年份不使用公元纪年。 6666法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。成分残缺、成分多余、搭配不当、不当。（8）数字使用不统一公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：一是数字概念不清楚；二是数字概念不准确；三是数字书写形式不统一。 6767结、全行总结。2 2、简简报报简简报报示示例例. .d do oc c3 3、办办法法/ /方方案案XXX银行南京分行阳光关爱基金会管理办法.doc 6868 6969费，积极参与党组织生活，发挥党员的先锋模范作用。q 预备党员：将党组织关系转入我行，从人力资源部本人档案中借出入党志愿书，

28、交给所属党支部。预备期满后，填写转正申请书、思想汇报、预备期党员考察表，召开支部大会，上交分行党委审议。q 入党积极分子：填写申请入党积极分子考察表,参加电子教学系统中的入党积极分子课程学习，取得合格证书。q 党员活动：红色之旅、读书活动、红色电影赏析、党代会选举。q 可参评奖项：总分行优秀党员、优秀党务工作者、先进基层党组织。 7070部组织生活。q 团员需及时缴纳团费，满28周岁未担任团内职务可退团。q 团员活动：爱心捐赠活动、联谊活动、篮球联赛、读书活动、知识竞赛、金融进社区活动。q 团内奖项：青年服务明星、青年文明号、五四奖章、总分行优秀共青团员、优秀共青团干部、先进团支部 7171强员工教育、组织劳动竞赛、开展文娱活动、进行争议调解、维护职工权益、福利发放等等。q 工会活动：运动会、文艺晚会、户外活动、福利制定和发放、劳动保护、劳动竞赛、员工俱乐部等等。q 奖项：分行工会积极分子、省级机关工委先进、总行先进等等。 7272个人异常行为q XXX银行问责管理暂行办法（OA有电子稿）。q 警示教育：参观监狱、反腐倡廉巡回展、反腐倡廉讲座。q 组织建设：分行设有纪委，各党支部设立了纪检委员。 7373THE ENDTHE END非常感谢非常感谢