秘书培训-PPT课件-(1).ppt

1、具有良好的专业技能具有良好的专业技能提高公司的工作效率提高公司的工作效率减轻领导的工作负荷减轻领导的工作负荷享受更多的工作乐趣享受更多的工作乐趣接待来访客人接待来访客人文档资料管理文档资料管理起草或协助起草各类文件起草或协助起草各类文件帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒各种会务安排及会议记录各种会务安排及会议记录处理往来信函和传真处理往来信函和传真领导和部门同事出差安排领导和部门同事出差安排督导各项业务的执行和各项决定的执行督导各项业务的执行和各项决定的执行保守机密保守机密良好的文字处理能力良好的文字处理能力时间管理时间管理个人形象个人形象主动性和可靠

2、性主动性和可靠性准确准确随机应变随机应变认同不同个性认同不同个性冷静处事冷静处事现今社会现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手, 而是已经而是已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。角色。Secret Secretary ( 保保守机密的人）守机密的人）不向任何人透露所见所闻的公司机密信不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等销售数据等, 包括自己的家人和朋友。包括自己的家人和朋友。熟练使用电

3、脑熟练使用电脑掌握办公文字应用软件：掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint中、英文文字使用能力中、英文文字使用能力熟悉各种办公文案格式熟悉各种办公文案格式你一直都觉得很忙吗？你一直都觉得很忙吗？你能在被要求的时间内准时完成工作吗？你能在被要求的时间内准时完成工作吗？你怎样去处理紧急与重要的事情？你怎样去处理紧急与重要的事情？员工所制造的印象就是公司的广告员工所制造的印象就是公司的广告外人会从雇员的表现对机构下判断外人会从雇员的表现对机构下判断每个人只有一次机会给人第一印象每个人只有一次机会给人第一印象个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情个人形象内容：容貌、声音

4、、衣着、动作、表情主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等主动承担更多的工作责任主动承担更多的工作责任不断寻求更有效的工作方法不断寻求更有效的工作方法面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案把自己的时间、想法和精力贡献给团队把自己的时间、想法和精力贡献给团队我们工作的准确性会影响：我们工作的准确性会影响： 工作的进程工作的进程 领导对我们工作能力的评估领导对我们工作能力的评估 领导和同事的信任领导和同事的信任 工作效率工作效率寻找不同的方法去适应成长中的变化寻找不同的方法去适应成长中

5、的变化不断改进个人的工作习惯以适应工作需要不断改进个人的工作习惯以适应工作需要对不期而至的改变要有充分的思想准备对不期而至的改变要有充分的思想准备学会与各种个性的人打交道学会与各种个性的人打交道尊重他人的观点及工作态度尊重他人的观点及工作态度与人和睦相处与人和睦相处不要对别人要求苛刻不要对别人要求苛刻容忍别人的不足容忍别人的不足始终保持平和的心态始终保持平和的心态勇于面对困难和挫折勇于面对困难和挫折从不以喜、恶示人从不以喜、恶示人乐于助人乐于助人一件事情有始有终一件事情有始有终跟综事件的进程和结果跟综事件的进程和结果A、“打印这个文件打印这个文件”、“复印那个文件复印那个文件”、 “把这些文件

6、存档把这些文件存档”；B、“这个文件要打印吗？这个文件要打印吗？”“”“需要我去复印吗？需要我去复印吗？”“”“需要我去复印需要我去复印吗？吗？”C、“我准备去打印这个文件我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式我要改变这种存档方式”D、 她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已 不用去过问她的工不用去过问她的工作细节作细节E、 她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切“后勤后勤”支支持工作持工作服装质地要更讲究服装质地要更讲究款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦更多地选择

7、职业裙装更多地选择职业裙装服装色彩不能太艳服装色彩不能太艳上下班服装有别上下班服装有别袜子的搭配要注意颜色袜子的搭配要注意颜色避免平底和超高跟鞋避免平底和超高跟鞋必要的化妆必要的化妆化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价学会微笑学会微笑站立站立行走行走就座就座回头回头下蹲下蹲见面见面握手握手介绍介绍交谈交谈注意事项：注意事项： - 将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导导 - 所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并提醒领导及时回所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并

8、提醒领导及时回复复 仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品重要客人应提前在门外迎接重要客人应提前在门外迎接介绍和名片的使用介绍和名片的使用引导客人就座引导客人就座茶、水茶、水接待客人时，不要经常看手表接待客人时，不要经常看手表当客人起身告辞时，再起身相送当客人起身告辞时，再起身相送送客送到电梯口或大门口，代按电梯，送客送到电梯口或大门口，代按电梯， 电梯关闭或客户上车后再离开电梯关闭或客户上车后再离开会议前的准备：会议前的准备： - 会议日程表会议日程表 - 场地的勘查和准备场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品：准备会议所需一切设备与物品： 文

9、具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会议日程表，如是月议日程表，如是月/季的会议，应备有上次会议记录季的会议，应备有上次会议记录 -来宾签到处的安排来宾签到处的安排会议日程表：会议日程表： - 会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明 - 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 - 有时需将与会人的名单列于日程表中有时需将与会人的名单列于日程表中 - 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备会议日程表应于开会前

10、两周通知让与会者有充分的时间准备 - 如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执名表或回执会议中：会议中： - 提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好 - 检查现场投影、麦克风效果检查现场投影、麦克风效果 - 照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水 - 带好开会所需的文件，当需要时及时提供带好开会所需的文件，当需要时及时提供 - 做好会议记录做好会议记录 - 协调开会时可能发生的紧急事件协调开会时可能发生的紧急事件 会议结束后：会议

11、结束后： - 检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司 - 准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人员员 - 将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询文件夹：文件夹： - 普通型（厚普通型（厚/薄）：对每个文件夹名略作注释薄）：对每个文件夹名略作注释 - 悬挂式文件夹悬挂式文件夹首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档机票预定机票预定 - 联系订票点预定最佳路线及价格的机票联系订票点预定最佳路线及价格的机票

12、- 与领导确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已与领导确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满满 - 特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事，在得到确认后再特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事，在得到确认后再出票出票 - 如果是出国旅行，切记时间差问题如果是出国旅行，切记时间差问题 - 在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变 - 拿到机票后，仔细核对航班号、姓名及舱位情况拿到机票后，仔细核对航班号、姓名及舱位情况提醒领导勿忘应带的物品：提醒领导勿忘应带的物品： - 身份证件身份证件 - 入住酒店的名称及地址入住酒店的名称及地址 - 使

13、用的的各类文件资料使用的的各类文件资料 成功秘书的共同优点：成功秘书的共同优点： - 知道如何将对立转为合作知道如何将对立转为合作 - 永远知道自己的领导和同事下一步需要什么，将要做什么永远知道自己的领导和同事下一步需要什么，将要做什么 - 合理安排时间，懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作合理安排时间，懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作 - 会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象了解你的领导了解你的领导与领导沟通他的期望与领导沟通他的期望每天工作前，与你的领导碰个头每天工作前，与你的领导碰个头常向领导征求意见和对你工作的评价常向领导

14、征求意见和对你工作的评价如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效防止你做错事的好方法防止你做错事的好方法当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好你的工作：你的工作： - 自己的领导优先自己的领导优先 - 先来后到原则先来后到原则 - 共同商量共同商量 - 良好的沟通永远是第一的良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表工作安排和工作计划表仔细听清对方的请求，并表示同情和理解仔细听清对方的请求，并表示同情和理解讲明原因，说出不能立即去做的理由讲明原

15、因，说出不能立即去做的理由为对方出主意，找到其它解决办法为对方出主意，找到其它解决办法永远不说永远不说“不不”你需要与你的领导讨论以下这些问题你需要与你的领导讨论以下这些问题 有关电话有关电话： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络她，你可以将他的联络电话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？电话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？ 有关时间安排有关时间安排： - 谁来安排领导的工作时间表谁来安排领导的工作时间表 - 如果你的领导自己

16、安排他如果你的领导自己安排他/她的工作时间表，她的工作时间表， 请他请他/她给你一个复印件，以便了解你领导的她给你一个复印件，以便了解你领导的 工作行程工作行程 - 每天花一些时间确认领导的时间表每天花一些时间确认领导的时间表 - 事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的 领导，并提前做好安排领导，并提前做好安排列出当天必须完成的每一项工作列出当天必须完成的每一项工作排出每项工作的优先顺序排出每项工作的优先顺序每项工作争取一次性处理完毕每项工作争取一次性处理完毕每天中午将已完成的工作从每天中午将已完成的工作从“to-do-list”划去，看余下的工作划去

17、，看余下的工作是否可以做完是否可以做完寻求伙伴、分工合作寻求伙伴、分工合作有效地委托给别人有效地委托给别人多问问自己，多问问自己，“我这样安排时间合理吗？我这样安排时间合理吗？”发现问题及时调整发现问题及时调整紧急紧急重要重要ABCD了解时间的价值了解时间的价值设定每一天的工作目标设定每一天的工作目标个人的长、短期目标个人的长、短期目标列出列出“to-do-list”合理分配每天的时间合理分配每天的时间随机应变随机应变学会学会“拒绝拒绝”做好工作计划做好工作计划不要吹毛求疵不要吹毛求疵请求帮助请求帮助职业技能职业技能+积极的工作态度积极的工作态度积极的态度包括：积极的态度包括： 承担责任承担责任 乐于助人乐于助人 积极主动积极主动 擅于沟通擅于沟通 渴望学习渴望学习 接受挑战接受挑战 了解自己：了解自己： - 你知道两、三年后你会在做什么？你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？跟你的同龄人相比，你算成功吗？