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1、秘书学导论绪 论【教学目的】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学等基本概念，了解秘书学的学科性质、研究对象及秘书学的整体理论框架，明确学习秘书学的意义，提高对秘书职业的理性认识。 【教学重点和难点】 掌握秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学四个基本概念，对秘书工作形成初步认识，了解秘书学的学科特征及其与其他相关学科的关系。【教学内容】 第一节 秘 书 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书学 秘书学导论绪 论 认识秘书联合国历任秘书长 联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔特瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利、

2、联合国第七任秘书长安南和新当选的联合国秘书长潘基文。秘书学导论绪 论 认识秘书毛泽东的毛泽东的 秘书秘书 胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。 田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。 秘书学导论第一节 秘书 秘书的含义一、秘书的含义一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义（陈合宜秘书学）：1、指职务名称之一、指职务名称之一，是领导的助手。 三国时曹操高级助手 郭嘉 三国志记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝

3、 ！” 秘书学导论第一节 秘书 秘书的含义 2、指官名、指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。 3、特指使馆的外交人员、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。 4、指宫禁藏书、指宫禁藏书。 5、指谶纬、图录、指谶纬、图录 。宫禁藏书-文皇帝实录尚书令印章秘书学导论第一节 秘书 秘书的含义 就我国面言，普遍认同用的定义是以下就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：种： 1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜秘书学） 2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机

4、关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国秘书学） 3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄秘书学） 秘书学导论第一节 秘书 秘书的分类 二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别二、秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书 公务秘书是指为各级

5、机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。 私人秘书指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。 秘书学导论第一节 秘书 秘书的分类 2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。） 就工作性质分就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。（周总理秘书名单及分类） 就社会领域分就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。 秘书学导论链接：周总理秘书分类周恩来的秘书们周恩来的秘书们 （部分

6、）赵 炜周恩来的生活秘书 越茂峰周恩来的机要秘书 张永池周恩来的贴身秘书 赵行杰周恩来的警卫秘书 李越然周恩来的俄文秘书 雷英夫周恩来的军事秘书 马 列周恩来的外事秘书 钱嘉东周恩来的外事秘书 韦 明周恩来的文教秘书 李 岩周恩来的经济秘书 顾 明周恩来的工业秘书 杨 纯周恩来的农业秘书 周研森周恩来的行政秘书 王伏林周恩来的秘书 返回秘书学导论第一节 秘书 秘书的层次三、秘书的层次三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。另一方

7、面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次 按秘书人员担任的职务划分按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。 秘书学导论第一节 秘书 秘书的层次例如省市政府机关秘书层次划分：例如省市政府机关秘书层次划分： 高级秘书高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员。 中级秘书中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、

8、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。 初级秘书初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象。 秘书导论第一节 秘书 思考与练习【思考与练习】 如何全面理解秘书的含义？秘书划分为哪些层次？第二节 秘书机构【教学内容】 1、秘书机构的概念 2、秘书机构的性质与作用 3、秘书机构的设置 秘书学导论第二节 秘书机构 概念一、秘书

9、机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。一、秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。 狭义的秘书机构狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。 广义的秘书机构广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务 。秘书学导论第二节 秘书机构 性质、作用二、秘书机构的性质二、秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面： 1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2、秘书部门是综合办事部门 3、秘书部门是协调

10、部门 秘书机构的特点：秘书机构的特点：1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 3、组织关系的封闭性 三、秘书机构的三、秘书机构的作用作用 1、 综合作用 2、 枢纽作用 3、 过滤作用 秘书学导论第二节 秘书机构 原则、设置秘书机构构建原则秘书机构构建原则适用的原则精干的原则效益的原则精简的原则影响秘书机构设置的因素影响秘书机构设置的因素 行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性 机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。 机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。 秘书学导论第二节 秘书机构 我国设置我国秘书部门的设置情况我国秘书部门的设置情况 （一）中央机关的秘书机构

11、中央机关与国务院机关实行的是分理制分理制 ，分理制即采用部门办公的形式 。 全国人大常委和全国政协常委会实行综理制综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。 国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。其主要职责有：院日常工作的机构。其主要职责有：（一）负责国务院会议的准备工作，协助国务院领导同志组织会议决定事项的实施。（二）协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。秘书学导论第二节 秘书机构 我国设置（三）研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，报国务院领导同志审批。

12、（七）处理群众来信、接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。（八）根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况、提出建议。（九）负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。（十）做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。（十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。 （摘自国办发 1998 31 号文）秘书学导论第二节 秘书机构 我国设置（二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书部门 （四）企事业的秘书部门 （五）民主党派和人民团体

13、的秘书部门 （六）临时性秘书机构 秘书学导论第二节 秘书机构 思考与练习【思考与练习】 1、理解秘书机构设置的原则与意义。2、结合秘书机构的组织模式，分析我国国有企业秘书机构模式。第四节第四节 秘书学秘书学一、秘书学的研究对象 秘书工作 秘书机构 秘书人员二、秘书学的学科特征 实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性三、秘书学与相关学科的关系（一）秘书学与管理学的关系（二）秘书学与领导科学的关系 （三）秘书学与写作学的关系（四）秘书学与社会学的关系 （五）秘书学与信息学的关系（六）秘书学与公共关系学的关系 （七）秘书学与政治学的关系秘书学导论第二节 秘书机构 机构建设（一）队伍建设（一）队伍建

14、设 1、 保持相对稳定 2、 提高综合素质 3、 优化队伍结构 4、发挥整体效能 （二）制度建设（二）制度建设 1、秘书工作制度 2、秘书管理制度： 一是秘书的录用、考核、奖励、升迁、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；工作责任目标管理制度。 分支学科发展论分支学科发展论秘书秘书史论史论秘书机秘书机理论理论秘书环秘书环境论境论秘书职秘书职能论能论秘书方秘书方法论法论秘书工作管理论秘书工作管理论四、秘书学的学科体系四、秘书学的学科体系分支学科发展论 从秘书各项业务内容发展的分支学科 从各行各业秘书发展的分支学科 多学科融合发出的分支学科（当代秘书学） 不同研究方法和领域产生的分支学

15、科（外国秘书概况、中外秘书比较等）返回返回秘书史论 中国秘书发展论 外国秘书发展论返回返回秘书机理论 秘书机构 秘书工作原则 秘书工作特点 秘书工作规律返回返回秘书环境论 秘书与领导的关系 宏观社会环境 中观组织环境 微观人际环境返回返回返回返回秘书参谋辅助秘书事务辅助秘书职能论返回返回秘书思维方法论秘书工作方法论秘书方法论五、秘书学的研究方法 （一）理论与实践相结合的方法（二）运用比较的方法（三）对其他学科尤其是相关学科的研究（四）高校教师与秘书工作者的合作中国当代秘书学秘书实务文书学秘书写作机关档案管理会议组织学办公日常事务秘书公共关系信访学秘书督促检查秘书信息学秘书协调学秘书参谋学秘书管

16、理学秘书学原理办文办会办事综合性辅助党政秘书学企业秘书学商务秘书学司法秘书学公安秘书学涉外秘书学教育秘书学科技秘书学通用秘书学秘书心理学秘学素质论管理秘书学秘书教育论秘书协调论当代中国秘书学 第三章 秘书的职能范畴 (一) 办公事务辅助 (二二) 参谋智能辅助 (三) 管理协调辅助 秘书职能：办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助 秘书职能范畴特性：具有从属性、管理辅性、近身综合辅助的确定性与领导需要差异的选择性第一节第一节 办公事物辅助办公事物辅助 办文、办会、办事办文、办会、办事 一、办文：秘书工作极为重要的业务内容 公文公文：国家机关、社会团体、企事业单位在公务：国家机关、社会团体、企

17、事业单位在公务活动中使用的文体。国家行政机关的公文（包括活动中使用的文体。国家行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动中的重要工具。行公务活动中的重要工具。1、文稿撰拟（公文写作）：受命与领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。l 文稿撰拟的要求： 准确表达组织和领导的意图 准确使用规范文种（包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等） 准确使用语言表达：准确、质朴、庄重、简明 认真反复修改 依据可靠，符合国家方

18、针政策及有关规定 有精益求精的认真负责的态度2、文书运行：收文和发文l 程序的有序衔接性l 主辅协同性l 程序运作的规范性l 智能辅助的渗透性3、文书整理：立卷和归档u文书立卷：将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料、按其形成过程中的联系组成案卷。u文书的归档：经过整理的文书按酒案卷必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。4、文书立卷和归档的作用n 形成有机联系的系统n 发挥凭证和依据的作用n 有原始和记录价值 5、文献材料的保管和利用公文文种改错案例1、背景材料： 白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人 民政府对下级机关或所属单位，布置工作任务，交待办法，要求办理执行，内

19、容是切实作好防寒保暖准备工作。 秘书拟写的公文标题：寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令2、背景材料： 各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 为进一步开展治理乱收费、乱发款和乱摊派（以下简称三乱）工作，市政府决定成立市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下： 秘书拟写的公文标题：合龙市人民政府关于成立市治理“三乱”工作领导小组的意见3、背景材料： 朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期食品销售情况。 秘书拟写的公文标题：朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情况的函4、背景材料： 南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影

20、响正常办公，影响工作效率，请求增拨办公经费300万元。 秘书拟写的公文标题：南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要二、办会 n 会议的组织，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有效进行和取得预期的会议效果提供服务。 n 秘书办会从会议筹备预案的制作，到会前准备、会间组织、会后工作等各项工作，都要周密安排，环环紧扣，围绕会议主题和目的展开，确保取得良好预期的会议成效。 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中

21、列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。案例分析 （一）会议概述1、会议的含义 2、会议的类型 3、会议

22、的作用 （二）、会议要素1、与会者2、主持人3、议题4、名称5、时间6、地点（三）、对秘书会务工作的基本要求1、强调与领导者的主辅配合：议题、文件、会议程序等2、周密安排，充分准备，有序运作3、服务周到：文字、会场、食宿、医疗、车船等4、重视保密、确保安全5、拾遗补阙，提供智能服务6、注重规范性与灵活性的结合。 （五）秘书会务工作的程序和内容（五）秘书会务工作的程序和内容三个程序：三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实六大原则：六大原则： 1、办好质量高的工作会议 2、区分缓急轻重，安排好议程 3、会议通知不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作保证会议

23、的顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作 会前准备阶段 （1）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料、开幕词、发言稿等 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜 会中服务阶段（1）会议签到 （2）安排大会发言（3）会议记录和会议录（4）做好上下联络工作（5）组织选举 （6）编写会议简报 （7）做好安全保卫工作（8）其他

24、服务性工作（9）安排好闭会 会后处理工作（1）是会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等；（2）是会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。 送别与全代表 回收有关文件、材料 印发会议纪要 汇编会议文件 搞好新闻报道 加强信息反馈 开总结会 天地公司销售团体会议议程表天地公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在公司销售团体会议在5 5月月2525日星期一上午日星期一上午9 9：0000在公司总部的在公司总部的三号会议室举行三号会议室举行1 1、宣布议程、宣布议程2 2、说明有关人员缺席情况、说明有关人员缺席情况3 3、宣读并通过上次

25、会议的记录、宣读并通过上次会议的记录4 4、通信联系情况、通信联系情况5 5、东部地区销售活动的总结、东部地区销售活动的总结6 6、销售一部关于团队沟通问题的发言、销售一部关于团队沟通问题的发言7 7、公司销售人员的招聘和重组、公司销售人员的招聘和重组8 8、销售二部经理的人选、销售二部经理的人选9 9、下季度销售目标、下季度销售目标日期时间内容安排地点参加人责任人备注2003年11月12日8：30报到餐厅门厅全体员工9：00销售主管介绍公司会议厅全体员工9：50休息10：00新产品展示公司会议厅全体员工11：00销售活动录象餐厅三层自由参加12：00自助午餐餐厅二层13：30员工自由观看餐厅

26、三层自由参加14：00销售部人员讲解公司会议厅全体员工15：30分组讨论与咨询餐厅三层自由参加16：30散会会场布置 要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。会场布置方式主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。相对式：相对式：教室形会场弦月形会场不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。全围式介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。半围式将会场分为若干个中心，每

27、一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。分散式 其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。座位安排提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前

28、排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： （单数） （双数） 会场人员座次安排横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。实训题 王炎这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是： 1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。 2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。 3，并说说你打算如何将这次恳

29、谈会的气氛布置到最好效果。三、办事：办事：日常事务、随机事务、授权理事日常事务、随机事务、授权理事（一）（一）日常事务：作好日常事务工作是每一位秘书作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础职业生涯的基础（1）领导工作的选择性（2 ）操作的规范性（3）与领导工作的主辅协同性（4 ）运作的适应性（5）服务的周密性（6）工作行为影响的公众性（7）尽职守岗的严格性1、整理办公环境、整理办公环境（1 1）办公室的作用：）办公室的作用：指挥部、工作室、窗口（2 2）办公室的布局与布置：）办公室的布局与布置： 小办公室、大办公室 、 接待室、会议室（3 3）办公室赶里的内容与要求：）办公室赶里的内容与要求

30、：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品（4 4）办公电话的处理）办公电话的处理 电话作为现代通讯工具，在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过电话进行大量的对内、对外联络工作，可见电话是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼此不能谋面，看不到对方的表情、举动，只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、态度，也就是说秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息，这样，秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因此，秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话，应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。偶然疏忽 后果不小 某地发生较大

31、的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本

32、地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。案例分析n、使用电话的基本礼仪1态度要热情周到，礼貌友好2口齿清晰，声音愉快自然3语言简洁明了，得体准确，和谐有序4提高电话工作的效率，注意保密 5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言n 接听电话的技巧1接听电话必须及时 2接听电话首先问候

33、并通报 3做好电话记录4正确处理电话的临时中断 5学会处理不在的同事的电话 6学会处理转接电话 7适时结束电话8同时处理打进来的多个电话 9按听打给上司的电话n 拨打电话的技巧1尽量选择合适的时间打电话2打电话前的准备工作3准确拨号耐心等待4及时自我通报 5要求对方做好电话记录6替上司拨叫电话7拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之8如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话9运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话 2、随机事务：、随机事务：指难以预测的、不经常发生的或在职能上边界上难以确定由谁处理的事务。注意事项：（1）注重预防性（2）反应敏锐性（3）整体配合性（4）辅助地位的制约性（5）沟通的

34、枢纽性3、授权理事、授权理事：秘书根据领导的意图和委授的权利及要求，代表领导去处理交办的事务。（1）准确把握领导意图（2）选择有效的工作方法（3）明确授权理事的双重角色（4）与领导保持密切的沟通（5）争取其他方面的配合与合作第二节第二节 参谋智能辅助参谋智能辅助一、对决策的参谋智能辅助1、决策的准备 2、决策的形成 3、决策的实施二、对信息利用的参谋辅助二、对信息利用的参谋辅助1、信息的获取利用2、信息干扰的排除三、对廉洁自律的参谋智能辅助三、对廉洁自律的参谋智能辅助1、坚持根本宗旨2、强化公仆意识3、遵守行为规范4、维护领导形象四、秘书如何有效地辅助领导决策：四、秘书如何有效地辅助领导决策：

35、（一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断”（三）要善于领会领导的意图（四）要精于谋略（五）要善于分析形势（六）要严守纪律 “鸡肋-食之无肉，弃之有味”，比喻得到一样东西，付出的代价也极大，有些得不偿失，但不得到又觉得可惜。 大凡读过三国演义的人们，几乎都知晓杨修被曹操杀掉的前因后果。 杨修，做为封建时代的一名谋士幕僚，堪称中国古代知识分子群体中的典型人物。若对其客观地评价，该君才华学识是出众超群的，在揣磨、分析、判断、预见丞相曹操心理活动方面，也是相当准确迅速敏捷的，并具有一定的前瞻性。杨修也正是因为这种先期预见的准确，才为此掉了脑袋，反丢了自己的卿卿性命。曹操杀杨修，当数古代知识分子

36、遭受迫害打击，最为典型的恶性冤案，掩卷思考，从这桩一千八百多年前冤案中，人们悟出几大困惑与反思来：1、杨修真的聪明绝顶吗 ？2、杨修到底该不该杀？ 3、下属如何在上司面前展示自己的学识才华？ 4、杨修被杀给人们留下的启示 ？ 讨论会讨论会第三节第三节 管理协调辅助管理协调辅助一、督促检查：一、督促检查：1、抓住工作重点、热点2、贯彻领导意图3、及时反馈信息4、坚持原则5、讲究效率6、谋求有序的协调二、信访工作：处理来信和接待处理来访二、信访工作：处理来信和接待处理来访1、遵循信访原则，以事实为根据2、按制度办事，严守办理程序3、与有关部门协同配合4、维护群众合法利益三、领导活动的安排三、领导活

37、动的安排1、围绕中心，抓住重点 2、建立制度，规范运作3、注重实效，得到领导认可 4、注重协调和程序四、随机协调四、随机协调1、目标相一致2、变化的适应3、非权利的支配性4、非职责的限定性5、沟通疏导性6、量力的适度性第一节 秘书与秘书工作的起源一、部落首领近身辅助的需要 部落首领身边辅助者的出现，标志着人类秘书性活动部落首领身边辅助者的出现，标志着人类秘书性活动的萌生的萌生二、原始社会秘书活动1、原始纳言活动:听下言纳于上,受上言宣于下2、原始信访活动:进善之旌、诽谤之木、敢谏之鼓3、原始会务活动:部落联盟、宗教活动、巫史的出现4、记言记事的史官活动：仓颉、沮诵、孔甲5、占卜预测吉凶的巫祝活

38、动：巫祝（最早的神职人员）6、原始文书的出现：契、典、誓、诰、命v “誓”为我国奴隶制国家最早的政务文书第二节 奴隶社会秘书性工作一、夏王朝1、秘书性人员：左史、右史、巫、遒人、秩宗v 左史记事，右史记言2、文书：甘誓、汤誓 典志1二、商王朝、秘书机构：太史寮（太史及左右内外四史）2、文书：甲骨文 、金文、简牍3、管理制度：国家公文格式、归档保管、人员分工v “太史寮太史寮”为我国最早的秘书机构为我国最早的秘书机构三、西周王朝1、秘书机构：卿事寮、太史寮（巫史分离）、天府2、管理制度：保密制度、文书制度、用印制度、采风制度3、文书、尚书v 尚书尚书为我国最早的政治文字汇编为我国最早的政治文字汇

39、编 第三节 封建社会秘书工作一、春秋至秦汉1、春秋战国v “士”和新的文书载体的出现：竹木简牍文书v 封泥制度v 尚书、左徙 门客2、秦汉时期v 三公府：御史大夫、丞相、太魏v 秘书机构的扩大和书写工具的进步：毛笔与纸张v 尚书台与秘书监v 东汉：我国历史上第一次出现以秘书冠名的秘书官职。v 秦汉两代奠定了无国古代秘书性工作的基本框架。二、三国至明代二、三国至明代v “文”、“笔”之分：文学性文体和公文应用文v 三省制：中书省、门下省、尚书省v 一文一事制v “引黄”、“贴黄”制度v 城市、工商业秘书工作v 秘书令、中书令、侍中、翰林学士、掌书记、枢密院、通政使司三、明代后期至清代三、明代后期

40、至清代v 内三院、内阁 v 军机处（雍正皇帝）v 绍兴师爷（私人秘书）第四节 中国近现代秘书工作一、晚清秘书工作：对外公文和教育档案的出现二、南京临时政府秘书工作：公文称谓的改变、秘书处v 南京临时政府秘书工作，首开了我国具有现代意义秘书工作之先河三、北洋政府的秘书工作：袁世凯复辟与府院之争四、国民党政府的秘书工作：办公室或档案室五、战争年代中国共产党的秘书工作1、建党初期的秘书工作2、第二次国内革命战争时期的秘书工作3、抗日战争时期党的秘书工作4、解放战争时期党的秘书工作v 战争年代中国共产党的秘书工作为新中国成立后的秘书工作奠定了基础第一节 外国古代秘书工作 外国古代秘书工作也是随着部落或

41、者国家管理工作的出现 ，随着文书的出现而产生。一、原始社会秘书工作 部落首领领导活动的辅助需要以及原始秘书活动的出现（结绳记事、锲刻和岩画）二、古代东方秘书工作 古埃及、古巴比论（汉穆拉比法典）、古印度及古国文书的发现三、古希腊古罗马奴隶制国家秘书工作古希腊：题铭文书、神庙文书、王国文书古罗马：贵族神庙文书和平民神庙文书、国库文书档案、统一国家 文书档案、皇帝文书档案第二节 西方封建社会秘书工作一、公元510世纪西方秘书性工作1、封建领主庄园的秘书性工作2、教会活动中的秘书工作3、封建王国的秘书性工作二、公元1115世纪西方秘书性工作1、城市秘书性工作2、宗教裁判所和公正活动3、王国的秘书性工

42、作三、公元1617世纪西方秘书性工作1、西欧国家机关的产生机秘书性机构2、殖民扩张活动中的秘书性工作第三节 西方近现代秘书工作一、西方国家近现代秘书工作的发展1、国家机构秘书工作的发展2、工商企业秘书工作的发展3、秘书工作的分支发展二、法国近现代秘书工作1、法国大革命胜利后的秘书工作2、巴黎公社的秘书工作三、英国近现代秘书工作1、英国国家秘书工作2、宪章运动中的秘书工作 良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，瞧，这就是办公室，怎么样？第一节第一节 秘书职能环境的结构一、纵向层次1、秘书机构内部环境 2、组织内环境 3、组

43、织外部环境二、横向要素1、社会经济环境 2、社会政治环境 3、社会文化环境 4、科学技术环境三、秘书职能环境关素1、与纵向层次机构的关系2、与横向部门机构的关系3、与社会公众的关系、4、秘书与人际关系第二节第二节 秘书人际关系秘书人际关系一、秘书的社会活动和社会地位二、秘书的角色意识三、秘书的人际关系的内容、方式与准则1、人际关系业缘关系2、影响人际关系的因素3、人际关系的障碍4、人际关系的方式5、秘书人际关系的准则 四、秘书人际关系类型（一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 王晓丽是一家国际知名广告公司的业务经理。她资质过人，经验丰富。但是他手下的员工，看到她就像是老鼠见了猫一样，总有一种

44、畏惧心理。她一进办公室，热闹的房里顿时鸦雀无声，大家在她面前噤若寒蝉。开会的时候，只有王晓丽一个人滔滔不绝的演讲，大家都不讲，也没有机会插上一句话。这样，由于员工的积极性没有发动起来，尽管王晓丽很优秀，但多年来她的业绩一直徘徊不前。这也是她一直以来心中的疑惑。案例分析案例分析u启示 一个主管必须做到进入办公室，就像阳光普照大地一样，使大家精神一振，上下沟通，才能调动大家的积极性。 在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说更为重要/保持良好的人际关系的一 大法宝就是提高自己交流沟通技巧。职场上人际关系，99%是由误会

45、造成的，而99%的误会又是由于不恰当的交流方式带来的。五、秘书与上司关系的准则1、主动配合、适应2、服从、但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司间的团结六、秘书与一般同事关系原则1、真诚关心 2、同等友好 3、注意并欣赏同事的优点4、正确对待同事的称赞、批评与嫉妒5、做好领导与同事之间的意见沟通七、秘书的其他业缘关系的原则1、广结良缘 2、区分主次 3、一视同仁、以礼相待 4、发挥微笑的魅力5、牢记别人的姓名 第三节第三节 秘书职能环资源秘书职能环资源一、秘书职能环境的作用1、资源供给的基础性2、资源发展的导向性3、资源配置的促动性4、资源变化的机遇性和风险性二、秘书职能环境的影响1、信任

46、度的影响2、和谐度的影响3、开放度的影响4、自由度的影响 传说有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，更想不到世界上还有味道这么好的东西，因此，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。 另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不业很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而

47、你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！案例分析案例分析第四节 秘书职能环境与职能场一、职能场的构成：大小、方向、能量职能场：秘书职能的影响力作用的范围一、秘书职能场的适应 业务要求、工作需要、事业发展二、秘书对职能场的优化 职能场的大小、方向和能量三、秘书对具体环境障碍的排除1、信任障碍的排除 2、理解障碍的排除 3、沟通障碍的排除 u 如何减轻压力1、把压力想成一种磨练。2、善意帮助别人，使自己更加成熟。3、调整心态，改变消极的想法。4、尽情休息，有规律地运动。5、培养广泛的兴趣和乐观的情绪。6、博览群书。开阔胸襟。7、感恩生活，设身处地地为他人着想。8、经常自我激励小组讨论小组讨论第五节

48、第五节 领导需要怎样的秘书领导需要怎样的秘书一、领导的涵义 二、领导的作用 ：推动和引发三、领导的基本要素：领导者、被领导者、作用对象、客观环境四、领导与秘书工作：领导需要秘书工作的辅助，秘书辅助是领导工作中不可缺少的环节五、领导者与秘书：领导者是组织活动中的率领者、引导者，秘书是领导者近身综合辅助的参谋助手五、领导工作与秘书辅助：为领导服务是秘书和秘书工作的立足点六、领导对秘书的需要1、忠于职守、安于本分 2、敏于观察、勤于思考3、提供信息，敢说真话 4、任劳任怨、分忧代劳5、联系群众、善于协调 秘书A与新上任上司共事，新上司善于社交，十分健谈。秘书A从他的前任秘书那里听说“营业部部长讲起话

49、来没完没了”。在这种情况下，哪一项秘书A所采取的对策是不恰当的：1、听前任秘书说“讲起话来没完没了真没办法啊”，回答她说“听部长多讲一些，可以了解他的性格啊”2、向前任秘书请教营业部长的兴趣以及喜欢读的书等等3、上司爱讲话的事实众所周知，但是很多人不了解情况，向上司汇报这些内容。例题例题 纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件，发现他们有纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件，发现他们有惊人的相似之处：首长和秘书双双落马。惊人的相似之处：首长和秘书双双落马。 这些触目惊心的问题，不是一句这些触目惊心的问题，不是一句“臭味相投臭味相投”就可以了解的。分就可以了解的。分析原因，有领导方面的，有

50、秘书自身的，也有机制、管理方面的。析原因，有领导方面的，有秘书自身的，也有机制、管理方面的。 王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部，曾因王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部，曾因偷盗摩托车，被公安机关拘留，受过处分。据说，当时任市财政偷盗摩托车，被公安机关拘留，受过处分。据说，当时任市财政局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会“来事儿来事儿”，他，他“积积极报名支援西藏建设极报名支援西藏建设”。每次回家休假总要去看望王宝森，还带。每次回家休假总要去看望王宝森，还带上些上些“土特产土特产”。还帮王宝森安装浴盆、买电视机，揽下了王宝