自我管理之时间管理-PPT课件.ppt

1、最近是否发生过下列情况最近是否发生过下列情况? ?错过一个重要会议或约会；错过一个重要会议或约会；坐席代表刚刚记录的问题，忘记回复客户，电话又打来了坐席代表刚刚记录的问题，忘记回复客户，电话又打来了最后期限到了，应该完成的员工测听，却没完成最后期限到了，应该完成的员工测听，却没完成要和某坐席代表进行的绩效面谈一拖再拖要和某坐席代表进行的绩效面谈一拖再拖因无法在上班时间内完成，晚上或周末要带回家去做因无法在上班时间内完成，晚上或周末要带回家去做下周一就要汇报了，今天都周五了，还未准备出汇报稿下周一就要汇报了，今天都周五了，还未准备出汇报稿.你的时间都到哪里去了？你的时间都到哪里去了？ 被上级所占

2、用的时间被上级所占用的时间 被下属所占用的时间被下属所占用的时间 被会议所占用的时间被会议所占用的时间 被自己所占用的时间被自己所占用的时间 被浪费的时间被浪费的时间 绩效工作成果工作品质时效成本控管绩效工作成果工作品质时效成本控管时间管理的能力，至少占工作绩效时间管理的能力，至少占工作绩效1/41/4比重比重 效率（效率（EfficiencyEfficiency）V.S. V.S. 效果（效果（Effectiveness)Effectiveness) 效率：正确的做事（效率：正确的做事（Do the things rightDo the things right） 效果：做正确的事情（效果：

3、做正确的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把正确的事情做正确（效能：把正确的事情做正确（Do the right things rightDo the right things right） 时间哪里去了时间哪里去了如何有效管理你的时间如何有效管理你的时间时间管理常见陷阱及应对时间管理常见陷阱及应对管理时间的关键管理时间的关键 时间的基本元素是时间的基本元素是事件事件 管理时间的关键是管理时间的关键是控制事件控制事件有效规划你的时间有效规划你的时间1.1.列出任务列出任务2.2.估计工作需要时间估计工作需要时间3.3.预留机动时间给意外

4、事件预留机动时间给意外事件4.4.决定优先决定优先, ,删减和委派删减和委派5.5.事后检查事后检查时间管理的关键时间管理的关键专注是提高个人工作效能的关键专注是提高个人工作效能的关键. .高效的经理人坚持要事第一高效的经理人坚持要事第一, ,而且每次只做一件事而且每次只做一件事 彼德杜拉克彼德杜拉克要事第一要事第一 “大石头大石头”理论理论 帕雷托定律帕雷托定律 ABCABC法则法则 时间管理矩阵图时间管理矩阵图“大石头大石头”理论理论小桶代表什么？小桶代表什么？大石块、小石块、沙子代表什么？大石块、小石块、沙子代表什么？您有什么启发？请谈谈您的感想？您有什么启发？请谈谈您的感想？Work

5、smarter, not harder.帕雷托定律帕雷托定律意大利经济学家帕雷托（意大利经济学家帕雷托（PartoParto）w 80% sale from 20% customers80% sale from 20% customersw 80% profit from 20% product line80% profit from 20% product linew 80% problems from 20% employees80% problems from 20% employees A A级优先级优先必须做的事必须做的事 B B级优先级优先应该做的事应该做的事 C C级优先级优先可

6、以做的事可以做的事重重要要紧急紧急准备工作准备工作预防措施预防措施计划、规划计划、规划建立人际关系建立人际关系挖掘新机会挖掘新机会危机危机突发事件突发事件重要客户紧急来电重要客户紧急来电有期限压力的重要工作有期限压力的重要工作干扰的事情、电话干扰的事情、电话某些会议、电话某些会议、电话受欢迎的活动受欢迎的活动符合别人期望的事符合别人期望的事不不重重要要不紧急不紧急时间管理矩阵时间管理矩阵忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事不重要的电话不重要的电话广告函件广告函件浪费时间之事浪费时间之事重重要要紧急紧急不不重重要要不紧急不紧急时间管理矩阵时间管理矩阵 I II III IV 紧急紧急 不紧急不紧急 重重 要

7、要 不重要不重要 案例研讨：你的时间管理矩阵案例研讨：你的时间管理矩阵重重要要紧急紧急不不重重要要不紧急不紧急高效能时间管理高效能时间管理 年计划年计划活动计划表活动计划表年度目标：年度目标：一月一月二月二月三月三月四月四月五月五月六月六月工作计划工作计划生活计划生活计划七月七月八月八月九月九月十月十月十一月十一月十二月十二月月份月份月份月份工作计划工作计划生活计划生活计划第第 周周事件事件任务任务优先级优先级时间安排时间安排星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六星期七星期七项目项目1 1项目项目2 2打电话给客户打电话给客户跟网络部开会跟网络部开会拜访客户拜

8、访客户培训业务员培训业务员1 13 32 24 41 1 3 32 24 4每日工作计划表每日工作计划表2 2月月2525日（星期三日（星期三）8:00-9:008:00-9:009:00-10:009:00-10:0010:00-11:0010:00-11:0011:00-12:0011:00-12:0012:00-13:0012:00-13:0013:00-14:0013:00-14:00 14:00-15:0014:00-15:0015:00-16:0015:00-16:0016:00-17:0016:00-17:0017:00-18:0017:00-18:0018:00-19:0018

9、:00-19:00EveningEvening优先事件优先事件节约时间的秘诀节约时间的秘诀n每天花每天花3030分钟制定计划，要有书面的待办单、日计划、月计划和周计划分钟制定计划，要有书面的待办单、日计划、月计划和周计划n尽量将无用的文件处理掉尽量将无用的文件处理掉 ，在固定的时间里处理邮件，尽量利用空余时间看文件，在固定的时间里处理邮件，尽量利用空余时间看文件n处理工作切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事处理工作切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事n在高效的时间里完成重要的工作在高效的时间里完成重要的工作n尽量用最快速有效的方式解决问题尽量用最快速有效的方式解决问题n学会授权，能让别

10、人去做的尽量要别人去做学会授权，能让别人去做的尽量要别人去做n你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯n减少不必要的会议减少不必要的会议n定期分析自己时间利用的情况定期分析自己时间利用的情况时间哪里去了时间哪里去了如何有效管理你的时间如何有效管理你的时间时间管理常见陷阱及应对时间管理常见陷阱及应对1 1、计划欠妥、计划欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不当、用人不当2 2、贪求过多、贪求过多8 8、无力拒绝、无力拒绝1414、社交闲谈、社交闲谈3 3、不速之客、不速之客9 9、做事绝延、做事绝延1515、权贵混淆、权贵混淆4 4、条理不清、条理不清10

11、10、无效会议、无效会议1616、沟通不良、沟通不良5 5、事必躬亲、事必躬亲1111、文件繁杂、文件繁杂1717、进度失控、进度失控6 6、电话干扰、电话干扰1212、工作搁置、工作搁置1818、应付危机、应付危机跳脱时间陷阱跳脱时间陷阱猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里缺乏计划性缺乏计划性 没时间做计划没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断计划常常被打断 不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直船到桥头自然直” ” 如何克服干扰如何克服干扰“反正时间还早反正时间还早” 拖延拖延浪费了今天浪

12、费了今天每天都是一个遗憾的生活每天都是一个遗憾的生活逃避积极的人生逃避积极的人生健康不良健康不良待处理问题的不断增多待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑长期在压力下工作的忧虑拖延的代价拖延的代价克服拖延的技巧克服拖延的技巧 不要把难事往后拖不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后拖不要把不喜欢的事往后拖 不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了头与拖延决战与拖延决战事情事情看起来看起来很棘手：这件事令人感到为难，很棘手：这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以尽早忘掉它以尽早忘掉它任务庞大：将事情切成好几块小块任务，任务庞大：将事情切

13、成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务；快速地完成每一块的任务；切香肠切香肠能力不足：加强短板、提高技能能力不足：加强短板、提高技能自我约束力不强：设定最后时间点，一定自我约束力不强：设定最后时间点，一定要完成，给自己奖励要完成，给自己奖励事必躬亲事必躬亲 担心部属做错担心部属做错 安全感安全感 不愿放弃得心应手的工作不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属找不到可授权的下属有效委派有效委派委派的选择新手新手做过类似做过类似工作的人工作的人备忘录、传备忘录、传真、电子邮件真、电子邮件必要时必要时个别会晤个别会晤每天每天委派给谁委派给谁如何指示如何指示跟进工作跟进工作不好意思拒绝别人不好意思

14、拒绝别人 接受请求比拒绝更容易接受请求比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝学会说学会说“NO！”耐心倾听耐心倾听如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长显示慎重，表情应和颜悦色显示慎重，表情应和颜悦色态度坚定，指出拒绝的理由态度坚定，指出拒绝的理由拒绝的是请托而不是他拒绝的是请托而不是他如有可能为他提供其他可行途径如有可能为他提供其他可行途径切忌透过第三者来拒绝切忌透过第三者来拒绝以终为始以终为始 是必须要做的吗？是必须要做的吗？ 不完成会怎样？不完成会怎样？ 是自己想要的吗？是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？回报及收益高吗？ 告别完美告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求清楚你所从事的工作对质量的要求 8080分标准分标准 不要为自己预留太充裕的时间不要为自己预留太充裕的时间 “完美根本就不存在，了解这句完美根本就不存在，了解这句话的人就等于人性智能的极致，期待拥有完美话的人就等于人性智能的极致，期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。者是人类最疯狂危险之举。”1919世纪法国诗人马塞特世纪法国诗人马塞特