公文写作与处理讲课PPT课件.pptx
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1、常用公文写作与处理常用公文写作与处理 1公文的概念和作用公文的概念和作用公文的种类及分类公文的种类及分类公文的特点公文的特点公文写作基本规则公文写作基本规则公文格式公文格式常用公文写作2我国迄今发现的最早的公务文书是殷商王我国迄今发现的最早的公务文书是殷商王朝的朝的甲骨文书甲骨文书。345 20122012年年4 4月月1616日,中共中央办公厅、日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了中办发国务院办公厅印发了中办发201220121414号号文件文件党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例,从,从20122012年年7 7月月1 1日起执行。这一文件指出,党日起执行。这一文件指出,党政
2、机关公文,是中国共产党和国家行政机关政机关公文,是中国共产党和国家行政机关使用的公文使用的公文。6一、公文的概念和作用一、公文的概念和作用狭义公文:狭义公文:是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。广义公文:广义公文:是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中,为处理公务而形成的,具有一定格式的文字材料。公文是公务文书的简称7 是党政机关(谁来用)实施领导、履行职能、处理公务(为什么用)的具有特定效力和规范体式(什么属性)的文书,是传达和贯彻党和国家的方针政策、公布法规和规章,指导、布置和商洽工作、请示和答复问题、指导和交流情况
3、(具体用途)等的重要工具。党政机关公文81 12 23 34 45 5领导与指导作用领导与指导作用规范与约束作用规范与约束作用联系与知照作用联系与知照作用依据与凭证作用依据与凭证作用宣传与教育作用宣传与教育作用公文的作用公文的作用9 新新版版党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(中办发(中办发201220121414号)规号)规定公定公文种类主要有(文种类主要有(1515种):种): 决决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。纪要。二、公文的种
4、类及分类二、公文的种类及分类(一)公文的种类(一)公文的种类10通知:适用于发布、传达,要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文例 如:*关于进一步规范请销假制度的通知报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。例如:*关于落实党风廉政建设责任制情况的报告请示:适用于向上级机关请求指示、批准。如中共阿尔山市委办公室关于申请接待资金的请示函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 11 下级机关向所属上级机关的行文,如报告、请示等。上级机关向所属下级机关的行文,主要有命令(令)、决定、通知、批复等。上行文上行文平行文平行文下行
5、文下行文向同级机关或不相隶属的机关的行文,如函等。(二)公文的分类(二)公文的分类12需办件内容处理要求保密处理要求时间处理要求阅办件特急件急件平件秘密件普通件13三、公文的特点三、公文的特点公文的特点公文的特点有法定有法定的作者的作者有规范有规范的体式的体式有特定有特定的效用的效用有规定的有规定的处理程序处理程序14单位关系确定行文关系,行文规则规定了单位关系确定行文关系,行文规则规定了各级单位的行文关系,即各级机关之间公各级单位的行文关系,即各级机关之间公文的授受关系,它是根据单位的组织系统、文的授受关系,它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。领导关系和职权范围来确定的。四、
6、公文写作规则四、公文写作规则(一)公文行文的基本规则(一)公文行文的基本规则15总的说来,有这几点需要注意:u单头主送,不多头主送,可采取抄送形式;u逐级行文,不要越级行文;u要向机关行文,不要向领导者个人行文; u“请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机关,“报告”中不得夹带请示事项。上行文的行文规则上行文的行文规则16 按照职权范围行文。 部门之间应当经过协商一致,方可就有 关问题向下行文。21下行文的行文规则下行文的行文规则17 平级之间不宜使用上行或下行文。 不相隶属机关之间一般用“函”行文。 可以联合行文的主体。 联合行文的格式要求。 1212平行文的行文规则平行文的行文规
7、则联合行文的行文规则联合行文的行文规则1819(二)公文写作的基本要求(二)公文写作的基本要求1、合“法”、规范 (1)合 “法”:公文的内容、形式及形成的程序过程,合乎法律、法令、方针政策、上级规定、指示、与现行文件保持一致; (2)规范:公文格式、语言表达、符号使用符合规定、语法、逻辑,不允许“标新立异”;规范是公文的生命。2、求实、准确 (1)求实:内容从实际出发,忠实反映情况、问题,不作任何夸大、缩小和虚构; (2)准确:从制作意图、依据到书写印刷,均准确无误,不允许任何欠缺、失当或失真;203、合体、完整 (1)合体:文体正确、语言得体; (2)完整:结构完整,不遗漏必备内容。(消除
8、受文 者对特定问题的不确定性,以减少沟通次数,提高效率)4、简明、清晰 (1)简明:文字简洁,内容顺畅而有条理; (2)清晰:条理清楚、字体标准。结构严密有序、用语不生歧义。21历史故事 明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事,写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听,读到过半还未谈到正题,朱皇帝龙颜大怒,训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读,读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后,下令,凡上书者均照后五百字的格式来写,违者论罪。22 有人曾问美国第28任总统伍德罗威尔逊:“准备一份10分钟的讲稿,得花多少时间?”他答道:“两个星期。”“那准备
9、一小时的讲稿呢?”“一个星期。”“如果是两个小时的讲稿呢?”“不用准备,马上就可以讲。” 所以,简短不是一味求短,而是深思熟虑、高度概括的结果,是要下苦功夫才能做到的。名人故事23(三)公文写作程序(三)公文写作程序明确行文目的要求明确行文目的要求确定主题确定主题选择文种选择文种调查研究收集材料调查研究收集材料选择表达方式选择表达方式24 拟写文稿安排结构安排结构拟写提纲拟写提纲书写文稿书写文稿25 审核修改审阅修改法通读修改法冷藏修改法讨论修改法特邀修改法26公文写作求高求实求准求短求快求精27 现行国家行政机关公文格式是由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2
10、012年6月29日发布,2012年7月1日实施。五、公文格式五、公文格式28主主 体体版版 头头版版 记记公公 文文29 版头部分主体部分主体部分版记部分30 (一)版(一)版 头头份份 号号发文机关标志发文机关标志发文字号发文字号秘密等级秘密等级签发人签发人紧急程度紧急程度31 文件文件 000001机机 密密1年年特特 急急 20123号 签发人: 李李 份号 6位阿拉伯数字 密级和保密期限紧急程度 发文机关标志发文字号签发人三号黑体小标宋体仿宋 三号楷体 三号32发文机关标志发文机关标志 发文机关标志,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。 发文机关标志居中排布,上边缘至版心上
11、边缘为35mm,使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目美观、庄重为原则。33 文件文件 20051号 20051号 发文机关标志下空2行,3号仿宋体字,居中排布发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成发文字号的书写顺序是: 先写发文机关代字,接着是年份,最后是序号。如“阿党办发20123号”,表示是阿尔山市委办公室2012年发的第3号文件。 年份,要用阿拉伯数字完整书写,用括号括起来。括号须用六角括号“ ”,不能用半圆括号“( )”,第几号一定要用阿拉伯数字编写,前面不能有虚位,比如3号,不能写成03号。发文字号发文字号34 上上报的公文需在首页标识签发人姓名报的公文需在首页标识签发人姓名。
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