特殊载体档案整理课件.ppt

1、 2010年80特殊载体档案的整理特殊载体档案的整理 第一步第一步 分载体分载体 将特殊载体档案按不同载体分成：照片（底片）、录音、将特殊载体档案按不同载体分成：照片（底片）、录音、录像、光盘、磁盘（硬盘）、证书、奖状、奖杯、锦旗等类。录像、光盘、磁盘（硬盘）、证书、奖状、奖杯、锦旗等类。分类要根据各单位实际情况来定，并在分类方案中标明类别分类要根据各单位实际情况来定，并在分类方案中标明类别代号，如：照片为代号，如：照片为“1”，录音为，录音为“2” 、录像为、录像为“3”，光盘为，光盘为“4”， 证书为证书为“5”。 照片照片 底片底片 录音带录音带 录像带录像带 光盘光盘 计算机磁带计算机

2、磁带2010年81 第二步第二步 初步整理初步整理 特殊载体档案一般在归档过程中容易受污和破损，因此特殊载体档案一般在归档过程中容易受污和破损，因此要进行检验、清洁、修正。照片印制质量要高，底片与照片要进行检验、清洁、修正。照片印制质量要高，底片与照片要同时收集，一个单位内的照片规格要相对统一，常用要同时收集，一个单位内的照片规格要相对统一，常用5寸或寸或 7寸。有条件的单位要将归档照片进行扫描，实现数字化保存。寸。有条件的单位要将归档照片进行扫描，实现数字化保存。录音、录像带归档时要转换成常用的格式，并进行播放检测。录音、录像带归档时要转换成常用的格式，并进行播放检测。 照片扫描照片扫描 录

3、像带整理、检测录像带整理、检测 数码照片刻录光盘数码照片刻录光盘 印出代表性照片印出代表性照片 2010年82 奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。 2010年83 第三步第三步 分类整理分类整理 1照片档案的整理照片档案的整理 （1）纸质照片的整理）纸质照片的整理 照片的分类：照片的分类： 一是按年度一是按年度问题进行分类：问题进行分类：例：例：2005年年 党群类党群类 行政类行政类 业务类业务类 2006年年 党群类党群类 行政类

4、行政类 业务类业务类 二是按问题二是按问题年度进行分类：年度进行分类：例：党群类例：党群类 2005年年 2006年年 行政类行政类 2005年年 2006年年 业务类业务类 2005年、年、2006年年 分类方案应保持前后一致，选定一种方法后不应随意变分类方案应保持前后一致，选定一种方法后不应随意变动。问题的设置各单位视情而定，建议不要分得过细。动。问题的设置各单位视情而定，建议不要分得过细。 2010年84 照片的组卷：根据照片不同的分类方法而采取不同照片的组卷：根据照片不同的分类方法而采取不同的组卷方法。的组卷方法。 按年度按年度问题进行分类的，则将照片按年度分开，一问题进行分类的，则将

5、照片按年度分开，一个年度中形成的所有照片对应分类方案按问题分成若干类，个年度中形成的所有照片对应分类方案按问题分成若干类，如上述的党群类、行政类、业务类，依次放入照相册中组成如上述的党群类、行政类、业务类，依次放入照相册中组成一卷（册），若照片多的可组成二卷（册）、三卷（册）。一卷（册），若照片多的可组成二卷（册）、三卷（册）。一个类里的照片一般按时间先后依次放入。一个类里的照片一般按时间先后依次放入。 2010年85 按问题按问题年度进行分类的，则将照片对应分类方案按问年度进行分类的，则将照片对应分类方案按问题分开，如上述的党群类、行政类、业务类。同一问题的照题分开，如上述的党群类、行政类、

6、业务类。同一问题的照片组成一卷，即党群类的照片按照年度依次放入照相册中组片组成一卷，即党群类的照片按照年度依次放入照相册中组成一卷（册），直至放满一卷（册）为止，一个年度的照片成一卷（册），直至放满一卷（册）为止，一个年度的照片一般按时间先后依次放入。依次类推，行政类、业务类照片一般按时间先后依次放入。依次类推，行政类、业务类照片同样方法另行组卷。同样方法另行组卷。2010年86 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入相应相册对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入相应相册或档案袋、档案盒中，按照片号顺序排列，其说明可另外书或档案袋、档案盒中，按照片号顺序排列，其说明可另外书写，与照片一同保

7、存。一组联系密切的照片中的大幅照片，写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。其存放地址。 2010年87 照片的编号照片的编号 照片号用照片号用“卷号卷号张号张号”表示，即表示，即“照片档案案卷流照片档案案卷流水号水号卷内照片流水号卷内照片流水号”。每卷内的照片均从。每卷内的照片均从1开始编张开始编张号，并在照片背面写上相应的照片号，以便提供利用后归号，并在照片背面写上相应的照片号，以便提供利用后归入原位。入原位。2010年88 照片说明的编写照片说明的编写 单张照片

8、说明：一是符号说明，包括照片号、参见号单张照片说明：一是符号说明，包括照片号、参见号（是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号）二（是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号）二是文字说明，包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影是文字说明，包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等六要素。者等六要素。2010年89 组合照片说明：一组（若干张）联系密切的照片按顺组合照片说明：一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，应拟写组合照片说明。序排列后，应拟写组合照片说明。 一是要概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其一是要概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其 他需要说明的事项。他需要说明

9、的事项。 二是要指出所含照片的起止张号和数量。二是要指出所含照片的起止张号和数量。 三是同组中的每张照片均应在单张照片说明的左上角三是同组中的每张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。或右上角标出组联符号。 四是组合照片说明可放在本组照片第一张照片的上方。四是组合照片说明可放在本组照片第一张照片的上方。2010年90 照片档案案卷格式：采用统照片档案案卷格式：采用统一式样、规格的照片档案相册，不一式样、规格的照片档案相册，不用普通的照相簿。用普通的照相簿。 卷内目录的填写：每卷照片卷内目录的填写：每卷照片档案都要填写卷内目录，栏目有：档案都要填写卷内目录，栏目有：照片照片/底片号

10、、题名、拍摄时间、备底片号、题名、拍摄时间、备注，单张照片逐条填写，一组照片注，单张照片逐条填写，一组照片可概括该组照片基本内容填写一条可概括该组照片基本内容填写一条内目。内目。2010年91 备考表的填写：填写立卷人、检查人姓名、立卷时间。备考表的填写：填写立卷人、检查人姓名、立卷时间。 案卷内封面的填写：案卷内封面的填写： 第一栏：填写单位全称。第二栏：按问题第一栏：填写单位全称。第二栏：按问题年度分类的，年度分类的，应填写问题名称，按年度应填写问题名称，按年度问题分类的，可不填。第三栏（中问题分类的，可不填。第三栏（中间空白处）：填写案卷标题：按问题间空白处）：填写案卷标题：按问题年度分

11、类组卷的，题名年度分类组卷的，题名为：为：XXX（单位名称）二（单位名称）二X二二X年党群工作活动照年党群工作活动照片；按年度片；按年度问题分类组卷的，题名为：问题分类组卷的，题名为：XXX（单位名称）二（单位名称）二X年工作活动照片。另案卷号、保管期限号、卷内照片张年工作活动照片。另案卷号、保管期限号、卷内照片张数等栏目如实填写。数等栏目如实填写。 XXXX镇人民政府镇人民政府本镇2010年92 脊背的填写：如照片册脊背有固定栏目的，可如实脊背的填写：如照片册脊背有固定栏目的，可如实填写，如没有，则可贴四线标签，第一格填全宗号，第二填写，如没有，则可贴四线标签，第一格填全宗号，第二格填目录号

12、，第三格填案卷流水号，第四格填卷内照片起格填目录号，第三格填案卷流水号，第四格填卷内照片起止号。止号。 案卷目录的编制：栏目有档号、题名、日期、张数、案卷目录的编制：栏目有档号、题名、日期、张数、保管期限、备注。保管期限、备注。2010年93 2录音带、录像带的整理录音带、录像带的整理 录音带一般单位形成不是很多，可以不再具体分类。录音带一般单位形成不是很多，可以不再具体分类。 一个录音带就是一个保管单位，即一盒，按照时间顺序一个录音带就是一个保管单位，即一盒，按照时间顺序编一个大流水号即可。编一个大流水号即可。 录音带盒子脊背上贴上四线标签：第一格填全宗号，第录音带盒子脊背上贴上四线标签：第

13、一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填分类号，第四格填流水号。二格填目录号，第三格填分类号，第四格填流水号。 编制录音带案卷目录。其中题名拟写可参照照片说明的编制录音带案卷目录。其中题名拟写可参照照片说明的写法，另备注中还要注明播放设备的规格要求。写法，另备注中还要注明播放设备的规格要求。 录像带的整理同上。录像带的整理同上。 2010年94 3光盘档案的整理：光盘档案的整理： 一般要求按年度，或按专题，或按数据形成一张或多张一般要求按年度，或按专题，或按数据形成一张或多张光盘，同时应在相应的载体中制作出对应的机读目录或存储光盘，同时应在相应的载体中制作出对应的机读目录或存储内容说明。内容说明

14、。 一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘按要求写一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘按要求写好文字说明及播放设备的规格要求。每张光盘盒子背脊贴四好文字说明及播放设备的规格要求。每张光盘盒子背脊贴四线标签：第一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填分类线标签：第一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填分类号，第四格填光盘流水号。号，第四格填光盘流水号。 光盘也可以放入光盘档案册中，每张光盘按要求写好文光盘也可以放入光盘档案册中，每张光盘按要求写好文字说明。字说明。2010年95 光盘档案册脊背填写，可直接按上面的栏目填写，也光盘档案册脊背填写，可直接按上面的栏目填写，也可贴与单张光盘脊背相同

15、的四线标签：第一格填全宗号，可贴与单张光盘脊背相同的四线标签：第一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填分类号，第四格填册内光盘起第二格填目录号，第三格填分类号，第四格填册内光盘起止号。一个单位内要统一选用填写脊背或贴标签两种方法止号。一个单位内要统一选用填写脊背或贴标签两种方法中的一种，不能两种方法混用。中的一种，不能两种方法混用。 光盘档案目录按设置的内容和格式填写，要按光盘档案目录按设置的内容和格式填写，要按“张张”为单位进行登录。备考表填写参考照片档案填写要求。为单位进行登录。备考表填写参考照片档案填写要求。2010年96 4实物档案的整理实物档案的整理 （1）分类排序）分类排序 实物档

16、案按证书、奖牌、奖杯、实物档案按证书、奖牌、奖杯、锦旗锦旗分类，同一类的实物档案分类，同一类的实物档案按时间顺序排列，时间相同的可根按时间顺序排列，时间相同的可根据其内容按重要程度排序。据其内容按重要程度排序。 （2）贴标签）贴标签 采用四线标签：第一格填全宗采用四线标签：第一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填分号，第二格填目录号，第三格填分类号，第四格填类内实物流水号。类号，第四格填类内实物流水号。标签位置一般贴在实物背面右上方，标签位置一般贴在实物背面右上方，较大的礼品档案标签可贴在底座上。较大的礼品档案标签可贴在底座上。2010年97 （3）编制目录）编制目录 实物档案目录内容有：档号

17、、责任者、题名、时间、实物档案目录内容有：档号、责任者、题名、时间、载体、互见号、备注。大部分栏目填写与文书档案、科技载体、互见号、备注。大部分栏目填写与文书档案、科技档案的要求相同，互见号填写该实物承载内容所对应的文档案的要求相同，互见号填写该实物承载内容所对应的文书档案的档号。书档案的档号。2010年98 第四步第四步 上架入柜上架入柜 照片档案上架要竖放，不应相叠平放；录音照片档案上架要竖放，不应相叠平放；录音(像像)带、磁带带、磁带分别单个放入塑料盒或专用贮存柜（防磁柜）平放，没有防磁分别单个放入塑料盒或专用贮存柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放入铁制档案箱或密集架上，不能放置樟脑丸等挥柜的单位可放入铁制档案箱或密集架上，不能放置樟脑丸等挥发性药物，定期倒带，远离磁场和电器设备等。光盘放入塑料发性药物，定期倒带，远离磁场和电器设备等。光盘放入塑料盒或光盘档案册，防止划伤。盒或光盘档案册，防止划伤。 照片档案照片档案 光盘档案（盒装）光盘档案（盒装） 光盘档光盘档案案 录音录像档案录音录像档案 防磁柜防磁柜2010年99实物档案按种类分别排放。实物档案按种类分别排放。 特殊载体档案一般列在分类方案的最后，排架时也宜特殊载体档案一般列在分类方案的最后，排架时也宜排在档案箱或密集架的最后部分。排在档案箱或密集架的最后部分。2010年100 谢谢大家！谢谢大家！