行政管理统筹艺术PPT课件.pptx
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1、2022/5/151一丑话说在前头(15条罪状)二行政的定义及人员的素质要求三行政工作的内容和特点四行政工作常见分析方法行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术注:行政统筹除以上内容外,还包括行政礼仪、时间管理、沟通技巧、压力与情绪管理等内容,这些将在后续课程中呈现2022/5/152行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术8. 不懂得日常行政工作礼仪 (注:后续课程必修)9. 不懂得如何沟通协调 (注:后续课程必修)10.不懂得时间管理,分不清轻重缓急 (注:后续课程必修)11. 不懂得处理人际关系12. 不懂现行国家劳动法律(劳动合同法、社保等)12. 喜欢推诿和推卸责任13. 不能独立思考分析,不能独立
2、解决问题14. 工作被动,仅作部门的“传话筒”15. 依赖或藐视人力资源及行政部(厂务部)1. 知识广度和深度不够 学历普遍偏低2. 口头表达和写作能力弱 个别还不会讲普通话 3. 思想殭化 不愿意接受新事物 不学习不上进4. 越权,擅作主张5. 爱打小报告:唯恐天下不乱 6. 越级上报:鸡毛蒜皮的小事直接捅到公司高层7. 不清楚自己的角色定位 不清楚自己工作职掌部门行政工作的十五条“罪状2022/5/153行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政的定义行政的定义广义的行政广义的行政: 指的是一定的社会组织,在其活动过程中所进行的各种组织的计划、组织、控制、协调、监督等活动的总称 狭义的行政:狭义
3、的行政: 以国家而言,是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。如工商局、物价局、税务局等部门。这些行政管理部门依法行使国家权力,叫做依法行政 以企业单位或机关组织而言,就是指一般的行政事务的职能管理,包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理,具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理 、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理、总务采购管理、生活福利、车辆管理、安全卫生、访客接待、活动组织等 以嘉辉各部门行政助理而言,就是集行政、人事、秘书工作于一身以嘉辉各部门行政助理而言,就是集行政、人事、秘书工作于一身2022/5/154行政统筹管理艺术行政统筹管理艺
4、术仪表形象:仪表形象:整洁 端庄 大方 礼貌性格特质:性格特质:责任心 亲和力 感染力 情绪稳定 创新意识 能力特质:能力特质: 执行力 表达能力(口头与书面) 组织协调能力 领悟应变能力 工作特质:工作特质:细心 耐心 合作 大局观 成本意识 技能要求:技能要求:办公软件(PPT/Excel/Word)操作熟练 文笔良好 具有一定统计分析能力 熟悉公文写作和档案管理 行政人员的素质要求行政人员的素质要求2022/5/155行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作的主要内容行政工作的主要内容办办公公管理管理会议管理会议管理政策政策制度执行制度执行员员工行为规范工行为规范辅助高管辅助高管文文书档
5、案管理书档案管理突发应急指挥突发应急指挥2022/5/156行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术具体日常行政事务具体日常行政事务1.文书档案管理文书档案管理2.会议管理会议管理3.办公管理办公管理4.车辆管理车辆管理5.考勤管理考勤管理6.奖惩管理奖惩管理7.接待招待接待招待8.活动组织活动组织9.信件管理信件管理10.印章管理印章管理11.通讯管理通讯管理12.安全保卫安全保卫13.财务报销财务报销14.应急事件的指挥与安排应急事件的指挥与安排2022/5/157行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术文书档案管理文书档案管理1.文书管理:文书管理:公文:报告、请示(申请)、通知、通告、备忘、联络、介绍
6、等收文管理;登记、分发、拟办、催办、归档发文管理:拟稿(起草)、审稿、校对、用印、签发、归档2.档案管理:档案管理:对档案文件的收集、整理、鉴定、登记、保密、检索、利用等,包括外收文、内发文、会议记录、报告总结、图表、影像资料、个人档案等等要求:1.每位行政助理能够按照公司统一格式独立撰写各式公文2.每位行政助理应该有能力进行本部门的档案管理,方便保存、检索、利用附件:嘉辉公司常见的一些公文2022/5/158行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术如何归档如何归档归档原则:归档原则:一、是在本企业活动中直接形成的二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的三、是对企业具有长远的历史查考价值的归档方法:
7、归档方法:1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法:归档案卷内的基本排列方法:一、上级机关文件在前,本企业和下属单位形成的文件后二、来文和复文,复文在前,来文在后三、正文和附件,正文在前,附件在后四、正本和原稿,正文在前,原稿在后五、成果性、结论性文件在前,原始性、过程性文件在后2022/5/159行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术会议管理会议管理1.会前准备会前准备明确参会人数选择开会地点选择会议时间拟运议事日程申请会议经费预约会议发布会议通知会场布置材料/设备准备2.会中事
8、务管理会中事务管理会议签到会议注意事项会场服务会议记录会场应急处理3.会后工作管理会后工作管理会议现场清理编写会议简报开展会务总结撰写会议纪要会后检查督办4.会议控制会议控制会议数量控制会议时间控制会场环境控制会议质量控制2022/5/1510行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办公管理办公管理1.办公室布局(办公室布局(Layout)2.办公用品管理办公用品管理3.办公办公5S管理管理4.办公保密管理办公保密管理5.安全消防管理安全消防管理6.办公室搬迁办公室搬迁2022/5/1511行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办公室布局办公室布局舒适美观和谐便利实用、方便环保健康气派个性良好办公环境五大标
9、准办公室布置的环境要求2022/5/1512行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术 四项原则四项原则1.采光足采光足(自然光自然光/灯光灯光)2. 常用设备应常用设备应放在靠近使用放在靠近使用者位置者位置3. 同一办公室同一办公室员工应朝同一员工应朝同一方向办公方向办公4. 领导座位尽领导座位尽量在后排量在后排附件:某家居公司新厂办公室布局图2022/5/1513行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术办办公室搬迁管理公室搬迁管理附件:某家居公司的搬迁安排表搬家公司选定搬家公司选定各部门搬迁时间安排各部门搬迁时间安排公司总协调人和搬家公司现场总协调人公司总协调人和搬家公司现场总协调人确定部门负责人与行政部负
10、责人确定部门负责人与行政部负责人确定具体工作项目的责任人确定具体工作项目的责任人所有责任人联络电话所有责任人联络电话打包用具准备:纸箱,胶带,白板笔打包用具准备:纸箱,胶带,白板笔封箱记录与物件标明封箱记录与物件标明物品装车和卸车先后顺序安排物品装车和卸车先后顺序安排贵重物品封车、跟车安排贵重物品封车、跟车安排甲地启运通知,乙地接应人员就位甲地启运通知,乙地接应人员就位新办公地点布局图张贴解说新办公地点布局图张贴解说2022/5/1514行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术练习(练习(1515分钟)分钟) 马上就是中秋节了,请以嘉辉公司人力资源部的名义给全厂发一个中秋节放假通知。 要求:按照嘉辉公
11、司现有的通知格式 提示:今年的中秋节是9月8日,星期一2022/5/1515骂声怨声指责声声声入耳 急事难事窝囊事事事缠身行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作特点行政工作特点行政行政管理工作管理工作具以下具以下六大特点:六大特点:一、综合性强一、综合性强二、政策性强二、政策性强三、时间性强三、时间性强四、工作内容繁杂四、工作内容繁杂五、联系广泛五、联系广泛六、被动性和突破性强六、被动性和突破性强做得好没人看得见,一点瑕疵谁都盯着你2022/5/15162022-5-1517行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术职责1.承办职责专项工作2.参谋职责 对上级3.管理职责日常事务4.协调职责上下级/平
12、行级/内外部5.指挥职责 工作分配布置/突发事件处理6.效能职责绩效评估/提高效率行政职责行政职责2022/5/1518行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作的监测指标行政工作的监测指标血 压心 率失 血呼 吸麻 醉部门满意度客户满意度员工投诉率人员流失率领导美誉度新标准新手段专业同行水平2022/5/1519行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术行政工作注意事项行政工作注意事项 十个注意:十个注意:1 想人所想想人所想 急人所急急人所急2 承担责任承担责任 绝不推脱绝不推脱3 多言好事多言好事 化解矛盾化解矛盾4 了解领导了解领导 善解人意善解人意5 点到为止点到为止 互留余地互留余地6 大事谨
13、慎大事谨慎 小事认真小事认真7 谨言慎行谨言慎行 保守秘密保守秘密8 甘当人后甘当人后 不耍聪明不耍聪明9 热情随和热情随和 周到细致周到细致10 联系内外联系内外 畅通渠道畅通渠道十个杜绝:十个杜绝:1 忽略上下级关系忽略上下级关系2 只与领导搞好关系只与领导搞好关系3 炫耀与领导的关系炫耀与领导的关系4 蔑视领导蔑视领导5 只服从自己钦佩或认为对的领导只服从自己钦佩或认为对的领导6 随便在领导面前和外界发牢骚随便在领导面前和外界发牢骚7 自夸自夸8 耍小聪明耍小聪明9 越权越权10 不按自身能力应承事物不按自身能力应承事物2022/5/1520行政统筹管理艺术行政统筹管理艺术成为企业最有价
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