文档制作技巧培训ppt课件.ppt
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1、目录n第一部分 PPT制作原则n第二部分 PPT应用技巧n第三部分 Word文档格式应用技巧2第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程4目标听众一个PPT只对一类人服务,不要试图在一个PPT里面既讲管理又讲技术场合演讲PPT的场合非常重要,是一对一?或是一对多?或是公开演讲目的你的PPT永远为观众服务,设计的时候千万不要以自我为中心内容你的PPT只讲一个重点,不要试图在某个PPT中面面俱到5第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程6逻辑-逻辑关系nPPT的结构逻辑要清晰、简明n常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩
2、散、强调、联动、循环等n最好只用“并列并列”“递进递进”两类逻辑关系并列关系递进关系7逻辑-逻辑关系层级关系包含关系对比关系交叉关系综合关系8逻辑-层次结构n通过不同层次的标题,标明PPT的结构关系n但最好不要超过三层纵深 第一层级XXXXXXX第二层级XXXXXXXo第三层级XXXXXX 第四层级XXXXXXv示例示例9过渡n每个章节之间插入空白的幻灯片或者标题幻灯片逻辑顺序演示n顺序演示播放n尽量避免回翻、跳略,混淆观众的思路标示内容大纲n一定要标示内容大纲n如果PPT演示的内容比较长,则以大纲页做串场是必须的n帮助听众掌握进度10第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过
3、程11风格风格要与主题对应风格要与主题对应n所有风格中,最重要的是“简明”的风格,不会抢主题文字的风头n留白天地宽,母版背景切忌用图片等,而只用空白或是很淡的底,以凸显其上图文n尽量少的文字,尽可能多的图表与简洁的数字保证画面简洁n通过几个简单的颜色搭配,加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果n用标准的、已被成功应用的各类图表工具,不要自造12模板举例n如果做企业内部报告,应该用企业的模板n如果做学校的答辩,可以用带学校Logo,比较传统的模板n如果是做学术报告,可以使用白底色模板n除非是特殊的场合,比如婚庆,生日宴会,不要用花哨的模板13模板举例12314模板举例456715风格选择PPT模
4、板四大戒律戒律一:画面太花n画面太花两种表现:-一种是单页画面过乱,各种颜色、各种元素、各种风格,就乱到了极致-另一种是背景变化过多。你能想像一套PPT每张背景都不一样,而且相互之间毫无关系是什么样子吗? 16风格选择PPT模板四大戒律戒律二:喧宾夺主n模板永远只是一种装饰,永远是为内容服而不能盖过内容n颜色过亮、面积过大、或者位置过突出,是PPT模板分量太重的三个主要表现,往往容易分散观众视线,从而弱化演示内容17风格选择PPT模板四大戒律戒律三:动画过乱n动画功能的意义在于“强调之强调”n动画最恰当的应用有三处:-一是对于文字需要逐行提示出现时-二是图表的元素逐项显示时-三是需要突出某个要
5、点时n不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换下面的飘带在PPT的每一页都是循环动画显示,会产生什么效果呢?观众总是不自觉把视线集中到那里,从而影响了对内容的把握n正式场合慎用音效18风格选择PPT模板四大戒律戒律四:缺乏过渡nPPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔n过渡页的版式与内页版式类似,但应简洁、醒目,容易引起观众注意19第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程20布局布局-结构化你的PPT单个幻灯片布局要有空余空间,要有均衡感PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片,体现你的逻辑性整个PPT最好不要超过30页面完成PPT之后,切换到“浏览视图”,整体看看有没有不
6、协调的地方21布局布局Magic Seven法则(7士259)n每张幻灯片传达5个概念效果最好n 7个概念人脑恰恰好可以处理n超过9个概念负担太重了,请重新组织Tips:Tips:做PPT内容才是根本,只有对内容熟悉,才能做到精简22布局布局10/20/30法则n演示文件不超过10页n演讲时间不超过20分钟n演示使用的字体不小于30号(30 point)n只是约数,没有这么认真,尽可能而不是绝对 不管你的想法是否能够颠覆世界,你必须要在有限的时间里,用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。 Guy Kawasaki23布局布局12字真言:字真言:“能用图,不用表;能用表,不用字能用图,不
7、用表;能用表,不用字”n图表也依赖于你对内容的理解,你理解了,就可以找出对比,有对比,有就图表存在的可能n几种常用的以图表形式显示数据的方法圆饼图:圆饼图:用于显示比例。将分割块的数目用于显示比例。将分割块的数目限制在限制在4-64-6块,用颜色或碎化的方式突出块,用颜色或碎化的方式突出最重要的块。最重要的块。条形图:条形图:用来比较数量。例如,比较公用来比较数量。例如,比较公司四个部门的销售额。司四个部门的销售额。24布局布局柱状图:柱状图:用来显示用来显示一段时间一段时间内数量的内数量的变化情况。变化情况。将竖条的将竖条的数目限制数目限制在在4-84-8条最条最佳佳曲线图:曲线图:用用于说
8、明趋势。于说明趋势。例如,说明例如,说明公司公司销售在销售在逐年增长。逐年增长。增长趋势良增长趋势良好。最后的好。最后的箭头强调一箭头强调一个问题:我个问题:我们将来的发们将来的发展似乎不错展似乎不错表格表格:最适于比较并行数据最适于比较并行数据资料资料,但是表格可能缺乏视但是表格可能缺乏视觉效果觉效果25第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程26配色一般颜色可分为两类:冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)n冷色最适合做背景色,因为它们不会引起我们的注意n暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本),因为它可造成扑面而来的效果n如果在暗室(如大厅)中进行演示,使用深色背景(深蓝
9、、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果n灯光明亮的房间内,白色背景配上深色文字处理会更好地维持视觉效果27PPT配色原则整个PPT,包括图表,最好不要超过4种颜色整个PPT的几种颜色,一定要协调,因此建议多用同一个色调的不要自造颜色,而应用“屏幕取色器”,去“扒”已经成功应用的颜色完成PPT之后,切换到“浏览视图”,整体看看颜色有无突兀的地方28调色板233.233.233228.224.234216.229.241227.239.212227.239.212255.228.201247.229.189229.27.46169.171.175186.151.212134.192.24117
10、6.202.145245.190.30251.135.43230.187.132152.15.5781.82.8661.29.6345.83.12985.128.23199.139.8156.75.085.70.570.0.0255.255.255浅中深29注意事项注意事项1234n一些颜色有其惯用的含义,例如红色表示警告,而绿色表示认可n可使用这些相关颜色表达您的观点,但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义,请谨慎使用n根据不同的调查显示,5% 至 8% 的人有不同程度的色盲,其中红绿色盲为大多数n因此,请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容n具有不同颜色的相同信息可能表达不同
11、的含义n例如,使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含义,而使用蓝色文字,则该单词的含义就会被弱化n避免仅依靠颜色来表示信息内容n应做到让所有用户,包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息30第一部分 PPT制作原则n目标n逻辑n风格n布局n配色n过程31过程过程行动的PPT演讲结构:开展白、主体演讲、结束语1最大的忌讳是演讲的时候,对着PPT照本宣科地念上面的文字KISS (Keep It Simple and Stupid)原则,人才是主角,不能让PPT代替你的存在,深入浅出才代表你对知识的真正掌握主题-暂停-下一个主题,如此循环,注意使用暂停使演讲平滑过渡不要试图去用
12、PPT阐述复杂的概念,永远记住PPT只说清晰、简明的事物善用比喻和象征,善于调动听者参与互动,但谨慎地使用幽默2345632注意事项3. 确定设备音频和视频功能,注意室内光线,要明确如果发生什么事情可以给谁打电话2. 提前到达现场,与设备人员共同进行演示准备工作5. 准备备用图像资料4. 过渡时间较长或回答听众问题时,建议保持空屏保障听众把注意力集中到你身上而不是屏幕上 注意事项1. 在演示前练习、练习、再练习,演示时再练习就太晚了33PPT制作经验分享!制作经验分享!34交流说明Power Point使用方法交流介绍基于PowerPoint 2003,但大部分功能在2007同样适用学会使用“
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