办公软件教PPT课件.pptx

1、1.2.常用办公软件课件目录常用办公软件课件目录第一部分：第一部分：word篇篇第二部分：第二部分：excel篇篇第三部分：第三部分：ppt篇篇3.WordWord篇篇启动word软件即新建word软件Word工作界面介绍基本技巧在当前word文档中插入或删除空白word文档使用查找和替换功能粘贴操作两种异常情况处理使用自动编号和自动添加项目符号格式和样式的应用（新建、修改、快速应用）Word文档编辑（插入目录）Word表格的基本操作插入批注组织结构图的制作插入页眉和页脚突出显示文本操作（文本边框、颜色、下划线）公文设置（红头文件、版尾）4.启动word软件即新建word软件主要有三种方式：主

2、要有三种方式： 1 1、双击桌面上的快捷方式、双击桌面上的快捷方式 2 2、利用开始菜单启动、利用开始菜单启动 3 3、在桌面上单击右键，选择新建、在桌面上单击右键，选择新建wordword文档文档 返回返回word目录目录5.组织结构图的制作组织结构图的制作1、操作要点、操作要点l技巧一：技巧一：先插入一个，ctrl键拖动复制l技巧二：技巧二：shift 横向 纵向 插入直线l技巧三：技巧三：shift键按一定的比例缩放 ctrl键以图形中心为圆心缩放。l技巧四：技巧四：精确移动图形 ，先选中，再按方向键精确移动。l技巧五：技巧五：在自选图形中输入文字。l技巧六：技巧六：记得要组合，即把所画

3、的组织结构图，组合起来，使其连为一体，便于整体移动。2、例题例题 返回返回word目录目录6.Word工作界面介绍1、word2003界面介绍2、有关界面的基本常识u 大体上有五部分组成：标题栏、菜单栏、常用工具栏、文本编辑区、状态栏u 两类菜单： 菜单栏上的菜单 菜单栏上的菜单是功能最齐全的菜单，它由9个菜单组成，每一个菜单中都包含有一组命令，打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成一些操作了，快捷菜单 在Word中，鼠标右击弹出的菜单，称为快捷菜单。快捷菜单最大的特点就是使用起来很方便的，这里集合了用最为常用的功能。u 工具栏： 为了加速排版操作，获得高效的工作效率，通常用工具栏中的工具按钮

4、来执行排版的功能，而不使用菜单中的命令，这是因为使用工具可以快速的执行最常用的命令。如果工具栏子菜单中的命令前面标有钩号，则表示该工具栏已经被打开了，反之就表示该工具栏被关闭。 返回返回word目录目录7.返回返回8.word基本技巧1、拖动复制拖动复制（ctrl键）2、移动文本移动文本（摁住鼠标左键）3、选择文本：选择文本：l 选择连续文本：选择连续文本： 方法一：方法一：按住鼠标左键不松拖动 方法二：方法二：光标放开始+shift+光标放末尾 方法三：方法三：全部选择 ctrl+A组合键l 选择间隔文本：选择间隔文本： 利用ctrl功能键l 选择纵向矩形文本：选择纵向矩形文本： 先按alt

5、键+鼠标拖动 下页继续！下页继续！9.4、格式刷的应用技巧：格式刷的应用技巧： 运用流程：运用流程：选择目标格式文本+格式刷+待操作文本p 单击格式刷：单击格式刷： 只能刷一次格式p 双击格式刷：双击格式刷： 可连续多细运用格式刷，来调整格式 5、常用快捷键：常用快捷键： 复制、粘贴、剪切：复制、粘贴、剪切： ctrl+c ctrl+v ctrl+ x 撤销、恢复操作：撤销、恢复操作： ctrl+z ctrl+Y 快速保存：快速保存： ctrl+S 重复操作：重复操作：F4键或者ctrl+Y组合键 快速定位位到文档的开头、结尾：快速定位位到文档的开头、结尾：ctrl+home ctrl+end

6、下页继续！下页继续！10.6、合理使用好合理使用好Ctrl、Shift、Alt、window四个功能键：四个功能键：u ctrl 键盘一个常用的键.全名为”control”,中文意思为”控制”.用途广泛；uShift 盘上的“Shift”键大家再熟悉不过了，在Windows系统下重启电脑或切换中文输入法时都会用到它。其实“Shift”键在Windows系统中的作用可远不止这些；uAlt Alt是单词“Alter”的缩写,汉语意思为“改变”。在Windows操作平台下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。7、具体说明具体说明返回返回11.快速插入和删除word空白页1、快速

7、插入快速插入word空白页：空白页：u 菜单法：菜单法： 基本流程，插入空白页u 快捷键法：快捷键法： 即，ctrl+enter组合键 在当前页的开始单击，则加在其前面 在当前页的末尾单击，则加在其后面2、快速删除快速删除word空白页：空白页：l 菜单法：菜单法：光标定位到待删除空白页，操作流程：格式段落行距设为固定值一磅即可删除。l 快捷键法快捷键法1： ctrl+backplace （回格键）l 快捷键法快捷键法2：将光标定位至待删除空白页的前一页的最后，单击delete键即可删除。返回返回word目录目录12.快速查找和替换操作1、简单替换：简单替换：启动查找和替换对话框u基本方法：菜

8、单法，工具查找u 快捷键法：ctrl+f 2、精确替换：、精确替换： 文字的精确替换：更多-格式里设置 大量换行符的快速删除。3、举例说明：举例说明： 快速查找和替换例题返回返回word目录目录13.粘贴操作两种异常情况处理1、快速删除多余的换行符：快速删除多余的换行符： 粘贴后的word文件2、复制、粘贴之后字符和格式十分杂乱：复制、粘贴之后字符和格式十分杂乱：这时候，我们可以使用选择性粘贴选择性粘贴，操作流程是： 粘贴选择性粘贴无格式文本。 课件例题/%E6%AF%9B%E6%B3%BD%E4%B8%9C50%E5%B9%B4%E5%89%8D%E8%B0%88%E4%B8%AD%E5%9

9、B%BD%E5%8F%91%E5%B1%95%E8%B5%B0%E5%90%91.mht50年前谈中国发展走向 粘贴后的word文档 返回返回word目录目录14.WordWord表格的基本操作1、插入表格（菜单法插入、常用工具栏插入）2、选择表格和单元格3、表格和单元格的对齐方式（横向、纵向） 4、插入斜线表头5、合并、插入行、列操作；拆分单元格操作6、表格的边框和底纹7、会使用表格属性和自动调整功能8、表格数据的复制 表格的基本操作 返回返回word目录目录15.ExcelExcel篇篇启动excel软件即新建excel表格文档excel2003工作界面介绍基本技巧Excel表格的选择、插

10、入工作表操作Excel表格的复制、重命名操作工作表的隐藏、取消隐藏和标签颜色设置excel表格中数据的插入、删除及修改操作Excel表格中单元格的插入、删除操作Excel表格的移动和复制操作Excel表格中行高和列宽的设置Excel单元格格式操作在excel表格中快速输入数据利用excel 表格自动提取身份证信息Excel函数的应用简介Excel表格中的选择性粘贴操作16.启动启动excelexcel软件即新建软件即新建excelexcel表格文档表格文档主要有三种方式：主要有三种方式： 1 1、双击桌面上的快捷方式、双击桌面上的快捷方式 2 2、利用开始菜单启动、利用开始菜单启动 3 3、在

11、桌面上单击右键，选择新建、在桌面上单击右键，选择新建excelexcel文档文档 返回返回excel目录目录17.excelexcel20032003工作界面介绍工作界面介绍1、excel工作界面2、每个excel表格默认有三三个工作表3、excel表格的描述 一般描述规律，先说列、后说行，如B2单元格返回返回excel目录目录18.标题栏常用工具栏19.Excel20032003的基本技巧的基本技巧1、撤销、撤销与恢复恢复操作（ctrl+z ctrl+y）2、清楚多个单元格内容 编辑清除清除内容3、在excel表格的工作表中拖动、移动单元格时要注意等出校四个箭头向外的图标四个箭头向外的图标时

12、再操作。4、格式刷、格式刷的运用（同word）5、利用输入法输入法来输入特殊符号特殊符号6、自动筛选功能自动筛选功能返回返回excel目录目录20.Excel表格的选择、插入工作表操作表格的选择、插入工作表操作1、选择单元格操作、选择单元格操作u 类型：类型： 选择整个表格、选择单个单元格（直接单击）、连续的单元格、不连续的单元格。u 方法：方法： 法一：连续 鼠标拖动 、 shift ； 法二：不连续 ctrl 。2、插入工作表操作插入工作表操作 可以插入1个或多个工作表；不用再反复地建新的excel表格。3、例题返回返回excel目录目录21.Excel表格的复制、重命名操作表格的复制、重

13、命名操作1、Excel表格的复制操作复制操作u 整体复制u 局部复制2、重命名重命名工作表3、例题返回返回excel目录目录22.excel表格中数据的插入、删除及修改操作表格中数据的插入、删除及修改操作1、在、在excel单元格中插入数据单元格中插入数据 l 法一：单击选中，直接输入； l 法二：在excel表格的编辑栏中输入数据2、在、在excel单元格中删除数据单元格中删除数据 两种方法：两种方法：直接删除或单击清楚内容3、修改、修改excel单元格中的数据单元格中的数据u 法一：法一：全部修改单击选中、局部修改双击定位；u 法二：法二： 在excel单元格的编辑栏编辑栏中编辑修改全部或

14、者局部数据。4、 例题返回返回excel目录目录23.Excel表格中单元格的插入、删除操作表格中单元格的插入、删除操作1、Excel表格插入和删除操作表格插入和删除操作 u 其一：插入或删除单个单元格u 其二：插入或删除整行整列单元格2、例题返回返回excel目录目录24.Excel表格的移动和复制操作表格的移动和复制操作 1、 Excel单元格的移动与复制单元格的移动与复制 本质上本质上是单元格内数据的移动与复制。 法一：移动时鼠标拖动法、复制是加上（法一：移动时鼠标拖动法、复制是加上（ctrl） 法二：法二： 剪贴板法（复制或者剪切剪贴板法（复制或者剪切 、 粘贴）粘贴）2、 例题返回返

15、回excel目录目录25.Excel表格中行高和列宽的设置表格中行高和列宽的设置 1、Excel表格行高和列宽的设置操作表格行高和列宽的设置操作 l 法一：鼠标推动法法一：鼠标推动法 l 法二：菜单法（格式法二：菜单法（格式 - 行高）行高）l 法三：自动调整行高和列宽法三：自动调整行高和列宽2、例题返回返回excel目录目录26.Excel单元格格式操作单元格格式操作 1、操作对象：、操作对象： 可以对一个单元格或同时多个单元格操作。2、设置字符格式：、设置字符格式：本质：本质：也就是所谓的设置字符的字形、字号等操作。方法：方法：可以通过菜单法、常用工具栏法、单击右键这三种方法来设置，具体操

16、作流程和word一样。 3、设置单元格的对齐方式：、设置单元格的对齐方式： 法一：法一：单元格工具栏设置； 法二：法二： 单元格格式对话框单元格格式对话框设置；4、设置文本方向：、设置文本方向： 两种方向：单元格格式对话框两种方向：单元格格式对话框设置法和常用工具栏法。下页继续！下页继续！27.5、设置文本控制：、设置文本控制： 有三种文本控制方式：u 自动换行自动换行 excel表格默认的是非自动换行（单元格格式对话框设置）u 缩小字体以填充缩小字体以填充（单元格格式对话框设置）u 根据内容自动调整根据内容自动调整 （通过格式菜单或常用工具栏来设置） 6、设置数字格式：、设置数字格式： 本质

17、：本质：也就是设置excel单元格内显示什么类型的数据。 方法：方法： 单元格格式对话框设置。下页继续！下页继续！28.7、添加边框：、添加边框： u 类型：类型：（边框粗细、颜色）（边框粗细、颜色）u 方法：方法：法一：法一：单元格格式对话框设置；法二：法二：格式工具栏上的绘图边框线工具u 原因：原因：excel表格中的网格线网格线在打印时是不显示的，打印出来是空白的。8、设置、设置excel表格的工作表背景表格的工作表背景p 格式格式工作表工作表背景（背景（excel2003excel2003）p 页面布局页面布局 背景（背景（excel2007excel2007）下页继续！下页继续！29

18、.9、添加底纹和图案：、添加底纹和图案：u 目的：目的： 也就是为特定区域上色或添加图案使其更加美观。u 方法：方法：单元格格式对话框设置底纹和图案。10、设置工作表保护：、设置工作表保护： 目的：目的：防止数据被修改！防止数据被修改！ 方法：方法：工具工具保护保护工作表保护工作表保护 提示：提示：如果只想保护特定数据，选中、如果只想保护特定数据，选中、单元格格式对话框、勾选选定、在工作表处于受保护状态时，可以修改未锁定的数据。11、使用条件格式：、使用条件格式：p 目的：目的：突出显示满足特定突出显示满足特定 条件的数据。条件的数据。p 方法：方法： 格式 条件格式 设定条件 显示样式 返回

19、返回excel目录目录30.在在excel表格中快速输入数据表格中快速输入数据快速输入数据一般分为一下几种情况：1、在多个单元格中快速输入相同的数据：、在多个单元格中快速输入相同的数据：l 选择数据域 在最后一个区域中的一个单元格中输入数据，然后按ctrl+enter键完成输入。l 连续多个单元格输入，先在第一个输入，鼠标拖动鼠标拖动，完成输入。l Ctrl键拖动键拖动完成输入（本质上是拖动复制，每次只能复制1个）。2、记忆式键入法：、记忆式键入法：u先输入一个，下次在输入时候，自动填入自动填入（默认针对列成规（默认针对列成规律！）律！）u从下拉列表下拉列表中选择数据（默认针对列成规律！）（默

20、认针对列成规律！） 下页继续！下页继续！31.3、自动输入有变化规律的数据：、自动输入有变化规律的数据：l 使用前提：使用前提：至少输入两个，先预设规律，让系统识别规律；l 使用方法：使用方法：出现填充柄时，按住鼠标左键拖动。4、使用序列对话框创建序列：、使用序列对话框创建序列：u 在选定区域中选定区域中创建序列：编辑 - 填充 - 序列创建对话框。u 有终止值终止值确定序列结束位置：编辑 - 填充 - 序列创建对话框。5、创建自定义填充序列：、创建自定义填充序列：p Office2003： 工具 - 选项- 自定义序列p Office2007：office图标 - excel选项 - 常用

21、- 编辑自定义返回返回excel目录目录32.利用利用excel 表格自动提取身份证信息表格自动提取身份证信息1、身份证包含信息：、身份证包含信息：行政地域行政地域、生日生日、年龄年龄、性别性别 。2、提取方法：、提取方法：使用excel函数函数提取。3、优点：、优点：根据身份证号身份证号快速输入相关信心。4、所用函数：、所用函数：l性别提取：性别提取：=IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2),1,1)=TRUE,男,女)l生日提取：生日提取：=MID(A1,7,4)&-&MID(A1,11,2)&-&MID(A1,13,2)l年龄提取：年龄提取：=DATEDIF(TEXT(MID(

22、B2,7,8),0000-00-00),TODAY(),y)5、例题返回返回excel目录目录33.Excel函数的应用简介函数的应用简介1、自动套用、自动套用2、自定义四则运算函数、自定义四则运算函数 l加加 =SUM(A2:F2) 或者直接写或者直接写 =A2+B2+C2+D2+E2+F2l减减 同理同理l乘乘 同理同理l除除 =AVERAGE(A2:F2) 或者直接写或者直接写=( A2+B2+C2+D2+E2+F2)/6l混合运算混合运算 如如 a*4b+c*3+d = a*4b+c*3+d3、Excel常用函数简介常用函数简介u=left(test,n) 提取test字符序列最左边的

23、n个字符u=Mid(test,a,n) 提取test字符序列中间从字符a开始的n个字符u=right（test，n）提取test字符序列最右边的n个字符u=date(year,month,day) 显示日期格式为“年月日”u=datedif(start_date,end_date,unit) 返回两个日期之间的间隔数，即求年龄4、例题返回返回excel目录目录34.Excel表格中的选择性粘贴操作表格中的选择性粘贴操作选择性粘贴操作有三个方面的应用：选择性粘贴操作有三个方面的应用：1、选择性粘贴、选择性粘贴2、数据的四项计算（即加减乘除！）计算、数据的四项计算（即加减乘除！）计算3、行列转置、

24、行列转置4、例题返回返回excel目录目录35.PowerpointPowerpoint篇篇启动ppt软件即新建ppt文档ppt工作界面介绍图片操作的基本技巧三招学会ppt幻灯片的基本操作插入艺术字、表格操作自定义ppt动画在ppt中插入超链接使用设置ppt背景和插入自选图形来美化幻灯片自定义幻灯片母板样式36.启动启动ppt软件即新建软件即新建ppt文档文档主要有三种方式：主要有三种方式： 1 1、双击桌面上的快捷方式、双击桌面上的快捷方式 2 2、利用开始菜单启动、利用开始菜单启动 3 3、在桌面上单击右键，选择新建、在桌面上单击右键，选择新建powerpointpowerpoint文档文

25、档 返回返回ppt目录目录37.ppt工作界面介绍1、ppt2003工作界面2 2、ppt2003ppt2003介绍介绍u powerpoint简称简称ppt、俗称俗称幻灯片、课件。u 四部分：四部分：标题栏、菜单栏、工具栏、幻灯片编辑区（视图切换栏、幻灯片窗格）。 返回返回ppt目录目录38.标题栏标题栏39.图片操作的基本技巧l自选图形，画椭圆时按住shift键可画正圆。l按住shift键通过图片四周的控制柄放缩图片时，可按比例放缩，保证图片不变形。l按住ctrl键通过控制柄放缩图片时，可以该图片的中心为中心放缩图片。返回返回ppt目录目录40.三招学会三招学会ppt1、启动ppt软件和新

26、建幻灯片。2、学会用一个菜单-设计菜单，简单设计一下幻灯片背景样式。3、在幻灯片中输入内容。返回返回ppt目录目录41.幻灯片的基本操作幻灯片的基本操作1、插入幻灯片：、插入幻灯片：单击工具栏工具栏上的新幻灯片工具按钮选中幻灯片后，按enter快捷键法在幻灯片或者大纲视图大纲视图中右击选择新建幻灯片在制定位置插入幻灯片制定位置插入幻灯片（将光标定位在两个幻灯片之间，右击选择新建幻灯片，即可在两张幻灯片之间插入一个新的幻灯片）2、复制幻灯片：、复制幻灯片： 在目标幻灯片上右击选择复制幻灯片即可。3、调节幻灯片顺序：、调节幻灯片顺序：调节单张幻灯片顺序：单击鼠标左键选中目标幻灯片，按住鼠标左键不松

27、手，将其拖至插入点即可。调节多张幻灯片顺序：打击鼠标左键选中结合ctrl和shift键，首先选中所有目标幻灯片，将其一起拖至插入点即可。下页继续！下页继续！42.4、删除幻灯片：删除幻灯片：选中待删除的幻灯片，按delete键删除，“先选后删”。在待删除的幻灯片上右击选择删除幻灯片命令删除。删除多张幻灯片：首先是选择待删除的多张幻灯片，按照上述两种方法，删除即可。5、隐藏幻灯片：、隐藏幻灯片： 作用：作用：有时候我们做好幻灯片后，有一张或几张不想在放映时放出来，但又不想删除，这时可以使用隐藏幻灯片功能。即不放映，但存在！ 方法：方法：在要隐藏的幻灯片上 右击选择隐藏幻灯片即可。 返回返回ppt

28、目录目录43.插入艺术字、表格操作插入艺术字、表格操作 1、插入艺术字： 2、插入表格： 返回返回ppt目录目录44.自定义自定义pptppt动画动画1、目的：、目的： 为了使幻灯片的放映效果更生动、更能吸引大家的注意力，提高放映质量。2、方法：、方法： 返回返回ppt目录目录45.插入超链接插入超链接1、所谓的超链接、所谓的超链接 ： 就是一个中转站中转站，是指从一个网页指向一个目标的连接关系,这个目标可以是另一个网页,也可以是相同网页上的不同位置，还可以是一个图片，一个电子邮件地址，一个文件，甚至是一个应用程序。2、如何设置超链接： 超链接返回返回ppt目录目录46.美化幻灯片：设置美化幻灯片：设置pptppt背景和插入自选图形来背景和插入自选图形来1、设置背景：u背景类型：图片、图案、颜色等等。u 方法： 2、插入自选图形：l 种类：l 方法： 返回返回ppt目录目录47.自定义幻灯片母板样式自定义幻灯片母板样式1、作用：、作用： 如果设计菜单中的样式太单调，也可以自己设计幻灯片的样式，即自定义幻灯片母板样式。2、方法：、方法： 视图 - 幻灯片模板 - 背景样式返回返回ppt目录目录48.49.