公文写作基础知识PPT课件 (2).ppt

1、 TRAININGTRAININGCORPORATION DOCUMENT WRITINGCORPORATION DOCUMENT WRITING1 1什么是公文？什么是公文？ 公务文书的简称公务文书的简称 是国家机关在行政管理过程中为处理公务是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料而按规定格式制作的书面材料 狭义的公文特指狭义的公文特指国家行政机关公文处理国家行政机关公文处理办法办法中规定的中规定的13种行政公文和种行政公文和中国共中国共产党机关公文处理条例产党机关公文处理条例中规定的中规定的14种党种党的主要公文的主要公文 公文公文 VS. 文书文书 中共中央办公厅发

2、布、自中共中央办公厅发布、自1996年年5月月3日起施行的日起施行的中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例规定，全国党规定，全国党的机关公文文体主要有的机关公文文体主要有决议决议、决定、决定、指示指示、意见、意见、通知、通报、通知、通报、公报公报、报告、请示、批复、报告、请示、批复、条例条例、规定规定、函、会议纪要等、函、会议纪要等14个种类；个种类； 国务院办公厅发布、自国务院办公厅发布、自2001年年1月月1日起施行的日起施行的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定，国家行政规定，国家行政机关公文文体主要有机关公文文体主要有命令（令）命令（令）、决定、决定、公告

3、公告、通告、通知、通报、通告、通知、通报、议案议案、报告、请示、批复、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等意见、函、会议纪要等13个种类。个种类。 1 1、概念：概念：是企业在公务活动中为是企业在公务活动中为 而而制作的具有制作的具有 和和 的文件。的文件。2 2、特点：特点：具有具有 ; ;具具 。3 3、功能：功能：有效有效 信息；传达信息；传达 方针政策；方针政策； 法法规和规章；规和规章； 上下级机关等。上下级机关等。公文概述公文概述4 4、格式：、格式：指构成公文的各部分文字符号在指构成公文的各部分文字符号在 上的规上的规定。定。5 5、结构：、结构：指公文的组织构成，主要包括三个

4、部分，指公文的组织构成，主要包括三个部分，即即 。草拟公文结构层次序数分别。草拟公文结构层次序数分别为：为：公文概述公文概述公文的特点公文的特点1、明确的公务性、明确的公务性2、鲜明的政治性、鲜明的政治性3、极高的权威性、极高的权威性4、作者的法定性、作者的法定性5、较强的时效性、较强的时效性6、体式的特定性、体式的特定性7、文风的朴实性、文风的朴实性8、严格的程序性、严格的程序性公文的作用公文的作用1、领导和指导作用、领导和指导作用2、规范和约束作用、规范和约束作用3、宣传和教育作用、宣传和教育作用4、联系和知照作用、联系和知照作用5、依据和凭证作用、依据和凭证作用2 2文书撰写的一般要求文

5、书撰写的一般要求一、了解情况、占有资料一、了解情况、占有资料 二、坚持两论、揭示规律二、坚持两论、揭示规律三、内容完整、虚实并举三、内容完整、虚实并举 四、点面结合、夹叙夹议四、点面结合、夹叙夹议五、条理清晰、语言朴实五、条理清晰、语言朴实引用材料的注意事项引用材料的注意事项 引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用公文应当先引标题，后引发文字号； 引用外文应当注明其中文含义；引用外文应当注明其中文含义； 文内如果要使用非规范化简称，必须在首文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；意简称在同一

6、篇公文中必须前后统一；关于数字、数据运用的注意事项关于数字、数据运用的注意事项 日期应当写明具体的年、月、日；日期应当写明具体的年、月、日； 必须使用国家法定计量单位。必须使用国家法定计量单位。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；字； 关于附件的注意事项关于附件的注意事项 如有附件，应在正文下空一行左空如有附件，应在正文下空一行左空2字的位

7、置用字的位置用3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附附件件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅一个，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅一个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：附件：附件：1. XXXXXX 2. XXXXXX 附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识上角第二行顶格标识“附件附件”

8、，有序号时还要标识序号，比如，有序号时还要标识序号，比如“附件附件1”、“附件附件2”等。等。 公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。但有的公文中经常穿插一些表格。 用词方面应注意的问题用词方面应注意的问题1数量词使用不当数量词使用不当2介词搭配不当介词搭配不当3助词使用不妥助词使用不妥4词语搭配不当词语搭配不当5惯用词不准确惯用词不准确6用词不规范用词不规范7

9、错别字错别字语句方面应注意的问题语句方面应注意的问题1语句有残缺语句有残缺2结构混乱结构混乱3语义矛盾语义矛盾4重复冗余重复冗余5引用不准确引用不准确符号运用方面应注意的问题符号运用方面应注意的问题 1. 数字符号数字符号2. 标点符号标点符号通知是指通知是指上上对对下下、组织对、组织对所属成员或同级单位之间的交所属成员或同级单位之间的交流情况、传达事项、布置工作流情况、传达事项、布置工作（会议）、批转和转发有关计（会议）、批转和转发有关计划任务书的文种。划任务书的文种。通知通知标题标题正文正文落款落款关于开展关于开展XXXX年安全生产竞赛活动的通知年安全生产竞赛活动的通知会议记录会议记录会议

10、记录用于记载、传达会议会议记录用于记载、传达会议情况和议定事项。是用文字把情况和议定事项。是用文字把会议的情况及内容，如实记录会议的情况及内容，如实记录下来的书面材料。下来的书面材料。 1 1、会议情况会议情况：包括会议名称、：包括会议名称、时间、地点、出席人数、列席时间、地点、出席人数、列席人数、缺席人数（含缺席原因）人数、缺席人数（含缺席原因）主持人、记录人。主持人、记录人。 2 2、会议内容会议内容：主持人的讲话、：主持人的讲话、与会人的发言、讨论的问题和与会人的发言、讨论的问题和作出的决议等。会议记录要做作出的决议等。会议记录要做到：快、准、全、清。到：快、准、全、清。 时间：时间：

11、地点：地点： 出席人：出席人： 列席人：列席人： 缺席人：缺席人： 主持人：主持人： 记录人：记录人： 会议内容：会议内容：1 1、宣布会议内容和要求；、宣布会议内容和要求；2 2、组员发言；、组员发言；3 3、讨论事项；、讨论事项；4 4、形成决议：、形成决议： 会议主持人（签名）：会议主持人（签名）： 记录（签名）：记录（签名）：会议记录会议记录请示请示请示是请示是下下级请求级请求上上级指示、级指示、批准的文种。批准的文种。标题标题正文正文落款落款 关于票务公司购买电脑的申请关于票务公司购买电脑的申请总公司领导：总公司领导： 随着票务公司业务扩大及人员数量的增加，电脑设备的紧缺随着票务公司

12、业务扩大及人员数量的增加，电脑设备的紧缺已成为急待已成为急待解决的问题。经研究，近期内拟购买解决的问题。经研究，近期内拟购买1212台电脑。具体台电脑。具体配置及预算如下所示：配置及预算如下所示： 规格规格 品牌品牌 型号型号 预算预算 数量数量 编程电脑编程电脑 组装机组装机 6200 16200 1台台 笔记本电脑笔记本电脑 IBM T42 18200 1IBM T42 18200 1台台 订票电脑订票电脑 DELL Dimension170L 8800 10DELL Dimension170L 8800 10台台 上海外航服务公司票务分公司上海外航服务公司票务分公司 20052005年年

13、4 4月月2525日日关于处理关于处理XXXXXX同志违反操作规程的请示同志违反操作规程的请示 关于开展关于开展校园招聘活动的请示校园招聘活动的请示报告是一般用于日常工作中，报告是一般用于日常工作中，根据需要或要求，向根据需要或要求，向上级机上级机关关汇报工作，反映情况，答汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议的文种。复询问，提出建议的文种。 报告报告标题标题 正文正文 落款落款标题标题正文正文落款落款报告报告关于关于XXXX的报告的报告 受文部门受文部门/个人个人+ 事由事由 + 具体事项具体事项+ 结束语结束语 单位单位+ 日期日期 + 印章印章 关于二关于二四年度四年度车间志愿者服务车间

14、志愿者服务活动的调研报告活动的调研报告计计 划划计划是根据实际情况，通过计划是根据实际情况，通过科学的预测，权衡客观的需科学的预测，权衡客观的需要和主观的可能，提出在未要和主观的可能，提出在未来一定时期内要达到的来一定时期内要达到的目标目标以及实现目标的途径。以及实现目标的途径。 标题标题 正文正文 落款落款按性质分：按性质分： 生产计划、工作计划、学习计划、生产计划、工作计划、学习计划、 科研计划、教学计划科研计划、教学计划按范围分：按范围分： 单位计划、班组计划、个人计划单位计划、班组计划、个人计划 按时间分：按时间分： 月度计划、季度计划、年度计划、长期计划月度计划、季度计划、年度计划、

15、长期计划按形式分：按形式分： 条文、表格、条文和表格相结合条文、表格、条文和表格相结合按内容涉及面分：按内容涉及面分：综合计划、单项计划综合计划、单项计划 计计 划划 分类分类年度工作计划年度工作计划标题1 1、单位、时限、文种单位、时限、文种如如: :二二六年上海外航服务公司票务分公司计划六年上海外航服务公司票务分公司计划2 2、正题正题 + + 副题副题正题：正题：体现所在单位精神体现所在单位精神/ /中心任务。中心任务。副题：副题：则要点名所在单位名称、计划类型、时间。则要点名所在单位名称、计划类型、时间。如：如：汇聚新思考、构建新格局、实现新发展汇聚新思考、构建新格局、实现新发展200

16、52005年培训中心工作计划年培训中心工作计划计划目标：计划目标：达到的总目标、总要求、总的指导思想。达到的总目标、总要求、总的指导思想。工作安排：工作安排：要具体、详尽，通常分具体工作项目列出次标题，分别说要具体、详尽，通常分具体工作项目列出次标题，分别说明各方面的安排及相互间的联系。具体的任务要求是对总明各方面的安排及相互间的联系。具体的任务要求是对总要求的具体分解，每一项都必须写明具体要做的工作（完要求的具体分解，每一项都必须写明具体要做的工作（完成的任务），应写清目的、要求、任务（指标、质量、数成的任务），应写清目的、要求、任务（指标、质量、数量）。量）。 （做什么）（做什么）措施方法

17、：措施方法：达到目标需要采取什么手段？创造什么条件？具体由谁负达到目标需要采取什么手段？创造什么条件？具体由谁负责责？（怎么做，什么人做）（怎么做，什么人做）步骤和进程步骤和进程：各项工作开始和完成的进度：各项工作开始和完成的进度。（什么时间做）（什么时间做）执行要求：执行要求：结束语，可以按照目标，提出切实的号召。结束语，可以按照目标，提出切实的号召。有关图表：有关图表：条文与表格相结合，清晰地体现计划内容，便于执行。条文与表格相结合，清晰地体现计划内容，便于执行。 年度工作计划年度工作计划正文阅读案例，以小组为单位进行讨论：阅读案例，以小组为单位进行讨论： 从标题、计划目标、工作安排（做什

18、么？怎从标题、计划目标、工作安排（做什么？怎么做？什么人做？什么时间做？）执行要求等角么做？什么人做？什么时间做？）执行要求等角度分析：度分析： 、优点优点是什么？是什么？ 、需要做什么、需要做什么改进改进？以优质服务以优质服务 开拓销售网络开拓销售网络 古北地区古北地区XXXX年度销售工作计划年度销售工作计划总总 结结总结是人们对一个时期或一个方面的实践活动所完成总结是人们对一个时期或一个方面的实践活动所完成的情况、取得的经验及存在的问题，做系统的的情况、取得的经验及存在的问题，做系统的检验、检验、分析分析和和评价评价。用于在某项工作、某阶段工作结束后按。用于在某项工作、某阶段工作结束后按照

19、报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下下一步一步工作计划安排。工作计划安排。 归类型：归类型：按照内容的逻辑关系归成几方面；按照内容的逻辑关系归成几方面； 循时型：循时型：按照事物发展的时序，层层深入地介绍经验体按照事物发展的时序，层层深入地介绍经验体会或具体做法；会或具体做法； 综合型：综合型：集归类型和循时型之长，采用事理相间、纵横集归类型和循时型之长，采用事理相间、纵横结合的方法。结合的方法。总总 结结年度工作总结年度工作总结标题1 1、单位、时限

20、、文种、单位、时限、文种如：如：虹桥营业处二虹桥营业处二五年上半年工作总结五年上半年工作总结2 2、正题、正题+ +副题副题 如：如：抓住战略机遇、增强竞争优势、力求加速发展，以勇抓住战略机遇、增强竞争优势、力求加速发展，以勇攀高峰的新姿态，再创新时期的新辉煌攀高峰的新姿态，再创新时期的新辉煌 20042004年年部门工作总结部门工作总结正文基本情况概述：基本情况概述：这是总结的开头，用几句话概述工作这是总结的开头，用几句话概述工作全貌、取得的成绩。全貌、取得的成绩。主要做法、成绩、经验和体会：主要做法、成绩、经验和体会：这是总结的主要部分，这是总结的主要部分，一篇总结文章不必这几个方面都写，

21、可以有所侧重，一篇总结文章不必这几个方面都写，可以有所侧重，最好是对计划的呼应，按照计划的几个方面逐一总结。最好是对计划的呼应，按照计划的几个方面逐一总结。存在的问题和今后的打算：存在的问题和今后的打算：这是总结的结尾部分，一这是总结的结尾部分，一般不列小标题，只用序号标出，这部分内容不宜过长。般不列小标题，只用序号标出，这部分内容不宜过长。有关图表有关图表年度工作总结年度工作总结阅读案例，以小组为单位进行讨论：阅读案例，以小组为单位进行讨论：从从标题、正文标题、正文（基本情况概述、主要做法、（基本情况概述、主要做法、成绩、经验和体会、存在问题和今后打算）、成绩、经验和体会、存在问题和今后打算

22、）、落款落款等方面分析：等方面分析：成功与不足成功与不足在哪里？在哪里？ 某公司某公司20042004年上半年工作总结年上半年工作总结 发言稿发言稿 特定场合使用特定场合使用 除了文字的准备外，对发言者的现场反应除了文字的准备外，对发言者的现场反应有一定的要求有一定的要求 主题突出主题突出 逻辑清晰逻辑清晰 篇幅适中篇幅适中发言稿的种类及写作技巧发言稿的种类及写作技巧发言稿种类发言稿种类内容的主旨内容的主旨表达的侧重点表达的侧重点党代会、人代党代会、人代会等大会报告会等大会报告对上一届或上一次会议以来工对上一届或上一次会议以来工作情况的回顾和对今后工作的作情况的回顾和对今后工作的部署部署内容全

23、面，表述严谨、庄内容全面，表述严谨、庄重重会议开幕词会议开幕词内容主要是讲明会议的目的、内容主要是讲明会议的目的、意义及用法意义及用法要富有启示性、鼓舞性要富有启示性、鼓舞性闭幕词或会议闭幕词或会议总结讲话总结讲话主要是总结会议的收获主要是总结会议的收获要求贯彻落实会议精神，要求贯彻落实会议精神，要富有号召性要富有号召性工作会议讲话工作会议讲话根据既定的会议内容讲对某一根据既定的会议内容讲对某一项或几项工作的要求项或几项工作的要求要讲得鲜明、透彻、实在要讲得鲜明、透彻、实在发言稿的种类及写作技巧发言稿的种类及写作技巧发言稿种类发言稿种类内容的主旨内容的主旨表达的侧重点表达的侧重点动员会议讲稿动

24、员会议讲稿主要讲进行某项工作的意义和主要讲进行某项工作的意义和方法方法要讲得入情入理，振奋人要讲得入情入理，振奋人心，鼓舞斗志心，鼓舞斗志庆功会、表彰庆功会、表彰会讲稿会讲稿主要是概括、总结、肯定受表主要是概括、总结、肯定受表彰单位或个人的成绩和经验，彰单位或个人的成绩和经验，对其进行表彰、鼓励对其进行表彰、鼓励对面上提出学习、推广的对面上提出学习、推广的要求。要富有激情和感召要求。要富有激情和感召力力庆祝会、纪念庆祝会、纪念会讲话会讲话根据庆祝、纪念的主题，立足根据庆祝、纪念的主题，立足现实，回顾历史，展望未来现实，回顾历史，展望未来要讲得客观、准确、实际。要讲得客观、准确、实际。发言稿的种

25、类及写作技巧发言稿的种类及写作技巧发言稿种类发言稿种类内容的主旨内容的主旨表达的侧重点表达的侧重点专题报告会的专题报告会的报告报告如学习理论心得报告，外出考如学习理论心得报告，外出考察报告等察报告等内容要有厚度、深度，给内容要有厚度、深度，给人以启示和借鉴人以启示和借鉴碰头会、汇报碰头会、汇报会讲话会讲话根据碰头、汇报的情况，肯定根据碰头、汇报的情况，肯定成绩，针对存在的问题或薄弱成绩，针对存在的问题或薄弱环节，有针对性地强调一方面环节，有针对性地强调一方面或几方面的工作或几方面的工作要有具体要求，有力度要有具体要求，有力度现场会、经验现场会、经验交流会讲话交流会讲话充分运用与会人员看到和听到

26、充分运用与会人员看到和听到的先进事迹和经验，进行深入的先进事迹和经验，进行深入分析和总结，要求学习、推广，分析和总结，要求学习、推广，促进工作促进工作要有较强的说服力、号召要有较强的说服力、号召力力发言稿的种类及写作技巧发言稿的种类及写作技巧发言稿种类发言稿种类内容的主旨内容的主旨表达的侧重点表达的侧重点研讨会、座谈会研讨会、座谈会总结讲话总结讲话总结与会人员发言情况，提出改总结与会人员发言情况，提出改进或进一步研讨的意见、要求进或进一步研讨的意见、要求要有较强的概括力和条理性要有较强的概括力和条理性综合性会议上的综合性会议上的专题发言专题发言分管领导同志讲话时，就自己分分管领导同志讲话时，就

27、自己分管的战线或工作讲情况和意见管的战线或工作讲情况和意见要主题突出，富有资料性、参要主题突出，富有资料性、参考性，虽侧重分管工作，但不考性，虽侧重分管工作，但不掩压全局掩压全局在新旧领导工作在新旧领导工作交接会议上的讲交接会议上的讲话话在这种会议上往往有三个讲话，在这种会议上往往有三个讲话，一是卸任领导的讲话，一是接任一是卸任领导的讲话，一是接任领导的讲话，一是上级领导的讲领导的讲话，一是上级领导的讲话话卸任和接任领导的讲话，都要卸任和接任领导的讲话，都要讲得谦虚、诚恳，接任领导要讲得谦虚、诚恳，接任领导要有表态。上级领导讲话，则肯有表态。上级领导讲话，则肯定卸任，对接任的领导及班子定卸任，对接任的领导及班子提要求、希望提要求、希望