公文及公文写作培训PPT课件.pptx

1、公文格式行文规则及公文管理办法2018年9月22日1目 录一、培训目的二、公文的概念、种类和作用三、几种常用公文格式行文规则四、内部公文格式的要求五、近似文种异同辨析2一、培训目的一、培训目的1、加深对公文工作认识的重要性、加深对公文工作认识的重要性2、推动公文、推动公文处理工作规范化、制度化、科学化，处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质提高公文质量量3、掌握工作中常用公文格式行文规则、掌握工作中常用公文格式行文规则4、解决公文格式编排存在的普遍性问题、解决公文格式编排存在的普遍性问题5、熟悉公司内部使用公文的规范格式、熟悉公司内部使用公文的规范格式3第二部分公文的概念、种类和作用4一一

2、、公文概念、公文概念公文的概念公文的概念：它是：它是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件和使用的书面材料，又称公务文件。用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的主要载体。用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。 公文格式要求：公文格式要求：主要的主要的依据是依据是2012年中共中央办公厅、国务院办公厅下发的关于印发年中共中央办公厅、国务院办公厅下发的关于印发党政党政机关公

3、文处理工作条例机关公文处理工作条例的通知（的通知（中办发中办发201214号）和号）和党政机关公文格式党政机关公文格式（GB/T9704-2012）相关规定统一制定。）相关规定统一制定。企业公文的概念：企业公文的概念：企业在日常生产经营和企业在日常生产经营和行政管理过程行政管理过程中所形成并具有强制执行效力和规范体中所形成并具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度章制度，实施实施行政行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进

4、行经营活动措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料等的重要工具和历史资料。 2012年与年与1996年颁发的年颁发的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法相比，去掉了相比，去掉了“指示指示”、“条例条例”、“规定规定”，增加了增加了“决议决议”和和 “公报公报”，同时将，同时将“会议纪要会议纪要”改为改为“纪要纪要”。5二二、公文种类、公文种类公文公文种类主要有（种类主要有（15种）种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、

5、纪要。报告、请示、批复、议案、函、纪要。适用于企业的八个文种适用于企业的八个文种：决定、通知、通报、报告、请示、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。批复、函、纪要等。 1、决定、决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关机关不不适当的决定事项适当的决定事项。 2、通知、通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知的事项知的事项、批转批转、转发公文。、转发公文。 3、通报、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况

6、。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 4、报告、报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 5、请示、请示：适用于向上级机关请求指示、批准适用于向上级机关请求指示、批准。 6、批复、批复：适用于答复下级机关请示事项适用于答复下级机关请示事项。 7、 函函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 8、纪要、纪要：适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。6三、

7、公文的作用指导工作，传达意图。（通知）指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作、推广经验。（通知、决定）总结工作、推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。（各文种）记载工作，积累史料。（各文种）7第三部分几种常用公文格式编排规则8公文公文用纸幅面尺寸及版面要求用纸幅面尺寸及版面要求一、幅面尺寸一、幅面尺寸：公文用纸采用国际标准的：公文用纸采用国际标准的A4型纸，左侧装订，装订在型纸，左侧装订，装订在1/3处。处。二二、页边与版心尺寸、页边与版心尺寸：公文天头（上白边）为：公文

8、天头（上白边）为37mm1mm（上行文、下行文（上行文、下行文相同），公文地脚（下白边，含页码）为相同），公文地脚（下白边，含页码）为35mm1mm,公文订口（左白边）公文订口（左白边） 为为28mm1mm,公文裁口（右白边）公文裁口（右白边） 26mm1mm,版心尺寸为版心尺寸为156mm225mm。三、行数与字数三、行数与字数：一般每页排：一般每页排22行，每行排行，每行排28个字，并撑满版心（行距个字，并撑满版心（行距28.8磅）。磅）。如遇特殊情况每页行数、每行字数可视情况增加或减少，并可适当调整行距。如遇特殊情况每页行数、每行字数可视情况增加或减少，并可适当调整行距。四、文字颜色四、

9、文字颜色：公文中文字均为黑色。：公文中文字均为黑色。9公文格式各要素划分公文格式各要素划分6个要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、个要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人发文机关标识、发文字号、签发人9个要素个要素： 标题、主送机关、正文、标题、主送机关、正文、附件说明、附件说明、 发文发文 机关机关署名、成文日期、印章署名、成文日期、印章、 附注附注、 附件附件3个个要素要素： 分隔线、抄送机关分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、印发机关和印发日期 1011公文格式编排规则公文格式编排规则版头版头 一、份一、份号号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若

10、干份时：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。每份公文的顺序编号。 1、份、份号顶格编排在版心左上角第一行。号顶格编排在版心左上角第一行。 2、涉、涉密文件应当标注份号。一般密文件应当标注份号。一般用用6位位3号阿拉伯数字，实际编号阿拉伯数字，实际编号时推荐采用号时推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文可位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文可以编为以编为001、0001、00001、000001，不应编为，不应编为1、01； 二、密级二、密级和保密期限和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝绝密密”、“机密机

11、密”、“秘密秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。等级时效规定的说明。 1、密级、密级顶格编排在版心左上角第二顶格编排在版心左上角第二行，行， 3号黑体字号黑体字 2、密级、密级和保密期限用和保密期限用隔开，如：机密隔开，如：机密1年年 3、如、如没有保密期限，两字之间空一字，如：机没有保密期限，两字之间空一字，如：机 密密 4、未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项、未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项年、机密级事项20年、年、秘密级事项秘密级事项10年年认定。认定。1

12、2公文格式编排规则公文格式编排规则版头部分版头部分三、紧急三、紧急程度程度：公文送达和办理的时限要求。根据公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急特急”“加加急急”。 1、紧急程度顶格编排在版心左紧急程度顶格编排在版心左上角，上角，3号黑体号黑体字。字。 2、 如果如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第二度编排在版心左上角第二行。行。 3、如果、如果既没有份号，又没有密级和保密期限，紧既没有份号，又没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第急程度则编排在版心左上角第一行。一行

13、。 4、公文、公文同时标识份号、密级与同时标识份号、密级与紧急程度紧急程度时，份号时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三第三行。行。 5、特急、特急、加急，中间是否空一字，与、加急，中间是否空一字，与“密级密级”保保持一致，没有密级时，中间空一字持一致，没有密级时，中间空一字“特特 急急”。13公文格式编排规则公文格式编排规则版头部分版头部分四、发文机关标识四、发文机关标识：由发文机关全称或者规范：由发文机关全称或者规范化简称加化简称加“文件文件

14、”二字组成，也可使用发文机二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化关全称或者规范化简称，红头简称，红头 。 1、推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字体、推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字体要庄重、规范、美观、大小适度。要庄重、规范、美观、大小适度。 2、发文、发文机关标志位置：机关标志位置：居中、红色居中、红色套印在文套印在文件首页上端，上边缘至版心上边缘为件首页上端，上边缘至版心上边缘为35mm。 3、联合发文时，发文机关标志可以并用联合联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，发文机关名称，“文件文件”二字编排在发文机关名二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关

15、称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。名称。14公文格式编排规则版头u五五、发文、发文字号字号：由发文单位代字、年份、发文顺序号加：由发文单位代字、年份、发文顺序号加“号号”字组成字组成。发。发文顺序号由公司办公室统一编号文顺序号由公司办公室统一编号。例如：。例如：西钢集团政字西钢集团政字2018116号号； 编制时需要注意以下几点：编制时需要注意以下几点： 1、发文字号为、发文字号为3号号仿宋体；年份、序号要用阿拉伯数字标识，年份应当标仿宋体；年份、序号要用阿拉伯数字标识，年份应当标全称；全称； 2、用六角括号、用六角括号“” ，不是，不是“ ” ； 3、序号不编虚位（即、序号不编

16、虚位（即1不编为不编为001），不加），不加“第第”字字 4、联合行文时，使用主办机关的发文字号、联合行文时，使用主办机关的发文字号 5、平、下行文的平、下行文的发文字号编排在发文机关标识下空两行，居中排布；发文字号编排在发文机关标识下空两行，居中排布；上上行文行文的发文字号局左空一字编排，与签发人姓名处在同一行；发文的发文字号局左空一字编排，与签发人姓名处在同一行；发文字号与字号与版面版面上的上的红色分红色分割线相距割线相距4mmu六、六、签发人签发人：上行文标注签发人姓名，一般由公司主要负责人签发。各子上行文标注签发人姓名，一般由公司主要负责人签发。各子公司上报集团公司的文件应注明签发人姓

17、名，公司上报集团公司的文件应注明签发人姓名，“签发人签发人”3号仿宋，号仿宋，“姓姓名名” 3号楷体号楷体15公文格式编排规则主体一、标题一、标题：它是对：它是对公文主要内容准确、简要的公文主要内容准确、简要的概括。由概括。由发文机关名发文机关名称、事由和文种组成称、事由和文种组成，发文机关名称可以用发文机关全称或规范化发文机关名称可以用发文机关全称或规范化简称，标题结构要完整，发文简称，标题结构要完整，发文机关事由（表明文件主要内容）机关事由（表明文件主要内容）文种文种。 1、 用用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居

18、中排布（行距行居中排布（行距32磅磅）；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短）；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 * 2、三、三个和三个个和三个以下机关以下机关联合发文时，应列出所有发文机关的名称，联合发文时，应列出所有发文机关的名称，四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等等”的的方式。方式。 3、公文、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，

19、在实际工作中，标题在实际工作中，标题中如果确实使用除中如果确实使用除书名号之外的其他书名号之外的其他标点符号标点符号，比，比如如顿号、括号、引号、顿号、括号、引号、破折号等，标题破折号等，标题中标点符号的使用应注意以下两中标点符号的使用应注意以下两点：点： 法律、法规、规章名称全称应加法律、法规、规章名称全称应加书名号。书名号。 如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之间用顿号分开，不使用间用顿号分开，不使用空格。空格。16公文格式编排规则主体部分二二、主主送机关送机关：公文的主要受理：公文的主要受理机关，应当机关，应

20、当使用机关使用机关全称、规范化简称或者同类型机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。统称。 用用3号号仿宋体字仿宋体字，编排，编排于于标题标题下空下空一行位置，居一行位置，居左左顶顶格，格，回行时仍回行时仍顶格，最后顶格，最后一一个主送机关名称后标全角冒号个主送机关名称后标全角冒号。 （1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的的机关。机关。 （2）如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文）如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分，置于抄送机关的时，应当将主送机关名称移至版记部分，置于抄送机关的上一行，与抄

21、送机关之间不加上一行，与抄送机关之间不加分隔线。分隔线。17公文格式编排规则主体u三、正文三、正文：公文的主体，用来表述公文的内容，正文：公文的主体，用来表述公文的内容，正文一般由三部分组成：原由一般由三部分组成：原由事项事项结尾。结尾。 1、公文、公文首页必须显示首页必须显示正文，正文，用用3号仿宋体号仿宋体字字，编排于主送机关名称下一行，每自，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空行。空行。 2、遇到数字、遇到数字、年份需要回行时，不能拆行。年份需要回行时，不能拆行。 3、文中结构层次序数依次可以用、文中结构层次序数依次可以

22、用“一、一、”“”“（一）（一）”“”“1.”“”“（1）”标注；一标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层仿宋字体加粗、第四层用仿宋体字标注般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层仿宋字体加粗、第四层用仿宋体字标注。 4、引文、引文：先引标题，后引发文字：先引标题，后引发文字号；如号；如：“根据根据国务院国有资产监督管理委员国务院国有资产监督管理委员会关于的通知会关于的通知（国资（国资发发201815号）的）的要求要求”。 5、日期、日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把日，不能把2018年年写写“18年年”。18公文格式编排规则主体四、四、附

23、件说明附件说明：如公文有附件，就要在正文中标注，附件如公文有附件，就要在正文中标注，附件的顺序号和的顺序号和名称。名称。 1、公文带有一个附件、公文带有一个附件，在正文下空一行左空二，在正文下空一行左空二字，用字，用号号仿宋体字编排仿宋体字编排“附件附件”两字，两字，后标全角冒号后标全角冒号和附件名称。和附件名称。 2、公文、公文带有两个及两个以上附件，带有两个及两个以上附件，“附件附件” 后面后面用阿拉伯用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点，如数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点，如“附附件：件：1. ”。 3、附件、附件名称后不加名称后不加标点符号。标点符号。

24、4、附件、附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。对齐。19公文格式编排规则主体五、发文五、发文机关机关署名：署名：发文发文机关全称或者规范化机关全称或者规范化简称，在正文或附件说明下空一行，简称，在正文或附件说明下空一行，右空二字位置编排发文机关署名，暂不加。右空二字位置编排发文机关署名，暂不加。六、成文日期：六、成文日期：成文日期以领导签批的日期为准。成文日期以领导签批的日期为准。 需要加盖印章的公文，成文日需要加盖印章的公文，成文日期一般右空四个，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编期一般右空四个，用阿拉伯数字将

25、年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，即虚位，即1不编为不编为01。七、印章：七、印章：用用印要端正、清晰，位置恰当，印要端正、清晰，位置恰当， “上不压正文、下要骑年压月上不压正文、下要骑年压月”。 1、发文、发文机关署名、成文日期和印章这三个机关署名、成文日期和印章这三个要素构成要素构成了公文的生效标识。了公文的生效标识。 2、发文、发文机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致 3、联合、联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，发文机关署名的顺序应行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，发文机关署名的顺序应与发

26、文机关标志的排列顺序与发文机关标志的排列顺序一致。一致。八、附注：八、附注：如有附注，居左空二字加圆括号，编排在成文日期下一行，上行文可如有附注，居左空二字加圆括号，编排在成文日期下一行，上行文可附注联系人和联系方式，下行文可附注发布层次、印发传达范围。如（可翻印张附注联系人和联系方式，下行文可附注发布层次、印发传达范围。如（可翻印张贴）、（可公开）。贴）、（可公开）。20公文格式编排规则主体九、附件：九、附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左

27、上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件附件”二字二字及附件顺序号，如及附件顺序号，如“西钢集团政字西钢集团政字2018116号附件号附件”。 1、“附件附件”和附件顺序号用和附件顺序号用3号黑体字、顶格编排在版心左号黑体字、顶格编排在版心左上角第一行。上角第一行。 2、附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同正文标题。、附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同正文标题。 3、附件顺序号和附件标题应当与附件说明中的表述一致。、附件顺序号和附件标题应当与附件说明中的表述一致。 4、附件的正文格式要求同正文。、附件的正文格式要求同正文。附件之后才是

28、版记，不能在前。21公文格式编排版记一、版一、版记中的分隔线记中的分隔线：分隔线：分隔线与版心等宽。首条分隔线和末条分隔线用粗线与版心等宽。首条分隔线和末条分隔线用粗线，推荐，推荐高度高度为为0.35mm；中间的分隔线用细线；中间的分隔线用细线，推荐高度，推荐高度为为0.25mm。首条分隔线位于。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，高度为0.35mm中间的分隔线用细线，高度为0.25mm末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合22公文

29、格式编排版记二、抄送二、抄送机关机关：如有抄送机关，无论抄送上级、平级还是下级机关，均用如有抄送机关，无论抄送上级、平级还是下级机关，均用“抄送抄送”，不用，不用“抄报抄报”。 1、一般、一般用用4号号仿宋字仿宋字，在印发机关和印发日期上、左右各空一字编排，在印发机关和印发日期上、左右各空一字编排。 2、“抄送抄送”二字后加全角二字后加全角冒号和抄送冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关较多时，可以根据抄送机关的级别、类别另起一行编排。后标句号。抄送机关较多时，可以根据抄送机关的级别、类别另起

30、一行编排。 3、如把、如把主送机关移至版记主送机关移至版记，需将，需将“抄送抄送”二字改为二字改为“主送主送”，编排，编排方法同抄送机关方法同抄送机关。 4、既有、既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。三、印发机关和印发日期三、印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位，如机关左空一字，印发日期右空一字

31、，用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位，如1不编不编为为01，后加，后加“印发印发”二字。二字。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分23公文格式编排特殊情况说明一一、当公文排版后所剩空白处不能容下印章、当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，一般应当采取调整正文成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施解决，行距或字距的措施解决，具体的调整方法：具体的调整方法： 1、当、当正文之后的正文之后的空白处只剩一两空白处只剩一两行时，可以加宽行距行时，可以加宽行距，将正文中的至少一行，将正文中的至少一行文字文字移到下一页；移到下一页； 2、

32、当正文之后、当正文之后的的空白处仅空白处仅差一两行就可容下印章位置时，可以缩小行距或差一两行就可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小字缩小字距，挤出能容下印章的空间，使印章与正文务必同处一距，挤出能容下印章的空间，使印章与正文务必同处一页。页。 3、当出现、当出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况，也，也可采取可采取“此页无正文此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并将该空白页第一行顶格标的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并将该空白页第一行顶格标注注“（此页无正文）（此页无正文）”24公文格式编排页码编排规则二二、页码

33、、页码：一般用：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线下边缘之下，数字左右各放一条一字线，如：，如：“16” ，一，一字线上距版心下边缘字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一。单页码居右空一字，双页码居左空一字字，双页码居左空一字。首页不显示页码。首页不显示页码。 1、公文、公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码码。 2、公文、公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。25特定公文格式编排信函一一、信函信函格式格

34、式 1、发文、发文机关机关标志：标志：使用使用发文机关全程或者规范化简称，居中排布，上发文机关全程或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为边缘至上页边为30mm，使用红色小标，使用红色小标宋体字。宋体字。 联合联合行文时，使用主办机关标志。行文时，使用主办机关标志。 发文发文机关标志下机关标志下4mm处印一条红色双线，上粗下细，距下页边处印一条红色双线，上粗下细，距下页边20mm处印一条红色双线，上细下粗，线长为处印一条红色双线，上细下粗，线长为160-170mm，居中排布。，居中排布。 如如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当

35、顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的号汉字高度的7/8。（。（3号汉字对应号汉字对应16磅，一个汉字的高度加磅，一个汉字的高度加3号汉字高度的号汉字高度的7/8的距离为的距离为30磅。磅。在行距设置对话框里的在行距设置对话框里的“行距行距”下拉框选下拉框选“固定值固定值”，然后输入，然后输入30即可。即可。）26特定公文格式编排信函 2、发文发文字号字号：顶格顶格，居居版心右边缘编排在第一版

36、心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的号汉字高度的7/8。 3、标题标题：居中居中编排，与其上最后一个要素相距编排，与其上最后一个要素相距二行二行，第二第二条红色双线上一行如有文字，与该线的条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为距离为3号汉字高度的号汉字高度的7/8。 4、版记版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方于公文最后一面版心内最下方。 5、首页不显示页码。首页不显示页码。27特定公文格式编排纪要二、纪要二、纪要格式格式 1、纪要纪要标志由标志由“XXXXX纪要纪要”组成，组成

37、，居中排布，上边缘至版心上边缘为居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐推荐使用红色小标宋体字使用红色小标宋体字，字号大小自定，字号大小自定。 2、纪要、纪要编号作用等同于发文字号，可编号作用等同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空二行位置。居中编排在发文机关标志下空二行位置。28特定公文格式编排纪要 3、标注出席人员名单，编排在正文或附标注出席人员名单，编排在正文或附件说明下空一行左空二件说明下空一行左空二字字位置，位置，“出席出席”二二字字一般一般用用3号黑体号黑体字字 ，后标全角冒号，冒号后标全角冒号，冒号后用后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回号仿宋体字标注出席人单位、姓

38、名，回行时与冒号后的首字对齐。行时与冒号后的首字对齐。 4、标注请假和列席人员名单，除依次另标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将起一行并将“出席出席”二字改为二字改为“请假请假”或或“列席列席”外，编排方法同出席人员名单。外，编排方法同出席人员名单。 5、纪要格式可以根据实际制定纪要格式可以根据实际制定，纪要不，纪要不加盖印章加盖印章。29内部公文格式要求内部公文格式1.docx30第四部分近似文种异同辨析31近似文种辨析近似文种辨析请示与请示与报告的区别报告的区别1、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；

39、 报告报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。2、请示必须在事前、请示必须在事前行文；行文； 报告报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理； 报告报告则一文一事，一文数事皆可则一文一事，一文数事皆可。4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告；报告中决不能夹带请示中决不能夹带请示事项事项。5、本、本单位单位难以解决或难以回答的

40、问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。决的问题用报告。32近似文种辨析通报与通知的区别通报与通知的区别1、内容范围不同、内容范围不同 两者两者虽然都有告知的作用，但通知主要告知工作情况，以及共同执行遵虽然都有告知的作用，但通知主要告知工作情况，以及共同执行遵守的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。守的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。2、目的要求不同、目的要求不同 通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格约束力，要求遵通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格约束力，要求遵照执行；通报的目的主要是交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育照执行；通报的目的主要是交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人。人。3、行文时间不同、行文时间不同 通知通知是事前；通报是事后是事前；通报是事后。 例如：集团公司社会治安综合治理委员会下发的例如：集团公司社会治安综合治理委员会下发的关于对关于对“9.19”一案一案责任追究的通报责任追究的通报。33