办公管理复习三级课件.ppt
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- 办公 管理 复习 三级 课件
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1、三级秘书职业资格证书考试三级秘书职业资格证书考试 办公事务管理办公事务管理考试形式选择题 单选(四个备选答案中选择一个正确答案) 多选(四个备选答案中选择二个以上答案) 录像题 通过观看视频录像找出考点并判断分析 实务操作题 用文字形式阐述完成一个工作任务所应该做的工作内容(5级、4级、3级)办公环境管理办公环境管理1办公室日常事务管理办公室日常事务管理2办公用品与设备的使用与管理3速记速记4保持工作环境清洁:保持工作环境清洁:空气流通空气流通(秘书知道开关窗户通风(秘书知道开关窗户通风) 阳光不直射电脑屏幕,阳光不直射电脑屏幕,(使用窗帘(使用窗帘 ) 光线太暗,(使用人造光源)光线太暗,(
2、使用人造光源) 声音:安静声音:安静办公环境管理(5级)(录像)恰当放置个人用品:恰当放置个人用品: 非工作用品不放非工作用品不放 各归其位各归其位 (电话,(电话,电脑,文件夹,茶具,电脑,文件夹,茶具,报纸等)报纸等)办公桌清洁办公桌清洁四级秘书办公环境(3种形式)办公环境安全、整洁、健康办公环境安全、整洁、健康.办公环境美化办公环境美化目标目标1健康、安全的办公环境健康、安全的办公环境知识点知识点 安全隐患记录表安全隐患记录表设备故障设备故障工作程序工作程序 原则:有利于沟通;便于监督;协调、舒适 光线:来自桌子左上方或者斜后上方 空间大为3m2_10m2,小为1.5m2_8m2 温度:
3、2025 同室工作人员面朝一个方向 主管 座位位于员工后方 禁止吸烟 消防设施能正常使用目标目标2美化办公环境美化办公环境 知识点知识点 桌子要同样大小 办公桌要按照直线对称原则和工作程序的顺序摆放 通道 布置现代化,常用设备要精美、坚固、耐用 绿化工作 墙面装饰(字画等),组织标识 简约美布置办公室程序(5点) 1.对各部门的业务工作内容和性质加以考察,分析,对各部门的业务工作内容和性质加以考察,分析,明确各部门、各员工间的关系,确定办公室和工明确各部门、各员工间的关系,确定办公室和工作位置;作位置;2.列表将各部门工作人员以及工作记载下来,按照列表将各部门工作人员以及工作记载下来,按照人数
4、以及办公所需空间,分配每个人空间大小。人数以及办公所需空间,分配每个人空间大小。3.根据工作需要,选配家具,桌椅。根据工作需要,选配家具,桌椅。4.绘制座位布置图,依图布置。绘制座位布置图,依图布置。5.对设备安放提出合理建议。对设备安放提出合理建议。三级秘书办公环境(选择、录像、操作题)办公模式(类型,适用者)办公室布局目标目标1办公模式类型办公模式类型 知识点知识点办公模式P94 在家工作:适合研发部门(电子工作日志,在家工作:适合研发部门(电子工作日志,定期会议,上司经常性联系、督查)定期会议,上司经常性联系、督查) 远程工作:可节省办公空间费用。远程工作:可节省办公空间费用。 弹性时间
5、工作:被用来作为激励员工的方弹性时间工作:被用来作为激励员工的方式,灵活性强。(只适用于某些部门)式,灵活性强。(只适用于某些部门) 虚拟办公室:要配备计算机等现代设备虚拟办公室:要配备计算机等现代设备 兼职工作:适用于某些专项工作,如记账、it技能等。(节省费用,但是难于管理) 合同工作:适用于优秀技术人员或者有特殊才能人员(难以保证机密和安全) 交替工作:适用于无法全勤工作的人员。(难以保证交接,客户更喜欢其中之一) 临时办公桌:适合于在家工作等人员到企业工作的情况。(节省资金)办公模式的优缺点(一般)1.节省费用2.减少交通费用、污染3.利于聘用到人才4.能激发员工积极性5.灵活多样,有
6、利于增强企业竞争力1.管理、监督难度增大管理、监督难度增大2.同事间交流减少同事间交流减少3.需要投资办公设备需要投资办公设备4.难以保证机密难以保证机密5.难以保证工作延续性难以保证工作延续性.导致办公模式变化的原因 办公场地费用高 城市中严重的交通问题 高科技发展 企业自身发展对人力资源的要求 企业间竞争加大 企业组织结构的变化 现在社会人们对自由的要求目标目标2合理进行办公室布局合理进行办公室布局 知识点知识点两种办公室格局优点开开放放式式封封闭闭式式易于沟通易于沟通安全安全便于监督便于监督节省费用节省费用共享设备共享设备保密性好保密性好隐私性好隐私性好不被打扰不被打扰两种办公室格局缺点
7、开开放放式式封封闭闭式式 难于保密难于保密费用高费用高容易被打扰容易被打扰噪音大噪音大无私人空间无私人空间难于监督难于监督难于交流难于交流设计办公室布局的工作程序P105分析部分析部门要求门要求设计平设计平面图面图选择家选择家具、设具、设施、装施、装饰饰 - 面积、空间面积、空间 - 人员流动频人员流动频率率 - 声音要求声音要求 - 设备、家具设备、家具桌子、椅子、空桌子、椅子、空间、设备间、设备专业化以及认真专业化以及认真外观外观愉快工作环境:愉快工作环境:颜色、植物、图颜色、植物、图片片采光、采光、温度、温度、通风通风自然光自然光温度:舒适,温度:舒适,通风通风征询意见征询意见修改修改完
8、善完善设计办公结构和布局需要考虑的 办公室人员人数 需要购买或者租用的面积 机构建制和办公空间分类 组织经营的性质或者内容 部门间工作联系(业务联系紧密的放一起) 办公室间隔方式同工作和保密需要 走廊、楼梯、通道适合安全需要 办公室要在设计上讲究灵活性办公室日常事务管理办公室日常事务管理电子信息电子信息纸面信息纸面信息口头信息保密口头信息保密预订预订需要,提前,能协调矛盾,填表需要,提前,能协调矛盾,填表签收,拆封,登记,寄发签收,拆封,登记,寄发谈话对象、场合、内容,纪律谈话对象、场合、内容,纪律从收到发到存放到销毁从收到发到存放到销毁计算机,传真,电话计算机,传真,电话5级秘书邮件收发邮件
9、收发车,会议室车,会议室电子信息电子信息 正确使用计算机滚动页面和信息加密功能正确使用计算机滚动页面和信息加密功能(接待接待) 打印机密文件人不离机打印机密文件人不离机(接待接待) 使用密码,经常更换使用密码,经常更换 定期杀毒,必要时安装报警系统定期杀毒,必要时安装报警系统 不能带保密信息出单位不能带保密信息出单位 计算机显示屏不要被别人看到计算机显示屏不要被别人看到(接待工作中接待工作中) 笔记本电脑要随身携带笔记本电脑要随身携带 不安装借来的程序不安装借来的程序 保密信息 财务信息 客户信息 产品信息 人事信息4-1 印章和介绍信的管理(录像)印章印章 专人管理专人管理 放到有锁的抽屉或
10、者保险箱内放到有锁的抽屉或者保险箱内 用印要有审批手续,领导签字用印要有审批手续,领导签字(用前申请,用后登记用前申请,用后登记) 非指定人员,不许带出办公室非指定人员,不许带出办公室 正确用印正确用印(一次成一次成,手法,位置手法,位置,用前检查用前检查) 不许在空白纸上用印不许在空白纸上用印介绍信介绍信 不得开具空白介绍信不得开具空白介绍信 人数要汉字大写人数要汉字大写 有效期有效期 盖夹缝章,以及日期章盖夹缝章,以及日期章 4-2 零用现金管理(录像题)管理要求:管理要求: (1)现金放到保险箱中)现金放到保险箱中 (2)建立帐簿)建立帐簿 (3)程序:填写)程序:填写“零用现金凭单零用
11、现金凭单”秘秘书核对书核对交付现金交付现金核对提交发票和核对提交发票和现金凭单现金凭单附票据附票据金融服务:秘书要熟悉信用卡、旅行支票、金融服务:秘书要熟悉信用卡、旅行支票、快汇等快汇等4-5 差旅费报销(录像) 考点:考点: 了解申请差旅费是上司商了解申请差旅费是上司商务旅行中重要的工作。注务旅行中重要的工作。注意不能全用现金,填写申意不能全用现金,填写申请单据请单据 注意:费用申请报告注意:费用申请报告 商务旅行中注意索要发票商务旅行中注意索要发票 报销时候要填写报销单、发票等 4-6 安排商务旅行1.定票,订房定票,订房(电话,传真,网络)电话,传真,网络) 定票注意时间,以及是否使用了
12、一些优惠手段定票注意时间,以及是否使用了一些优惠手段 订房注意不要超出公司报销范围,学会讲价订房注意不要超出公司报销范围,学会讲价2.商务出国旅行需要的证件(注意上面的名字,性商务出国旅行需要的证件(注意上面的名字,性别,年龄,出生地等),注意核对别,年龄,出生地等),注意核对3.是否有同对方联系,商讨接待等事宜是否有同对方联系,商讨接待等事宜4.注意程序注意程序:定票,订房,制定商务旅行计划(上司定票,订房,制定商务旅行计划(上司批准,一般两份以上)、商务旅行表(三份批准,一般两份以上)、商务旅行表(三份,办办公室存档,上司、上司家属)公室存档,上司、上司家属)4-9 时间管理(录像) 时间
13、表的种类:时间表的种类: 年度时间表年度时间表 季度时间表,月时季度时间表,月时间表,周时间表间表,周时间表 编写时间表步骤:收集工作,安排顺序等编写时间表步骤:收集工作,安排顺序等 秘书会使用,记录,修改工作日志秘书会使用,记录,修改工作日志秘书管理的工作日志有两本:自己的,上司的秘书管理的工作日志有两本:自己的,上司的 工作变动要同时更改两本日志,并通知上司工作变动要同时更改两本日志,并通知上司 注意对上司的日志保密,只给授权的人来查阅注意对上司的日志保密,只给授权的人来查阅时间表样式周次 七月份 八月份 九月份第一周上海会议周一上午,面试休假第二周上海会议香港会议休假第三周周二,销售会议
14、第四周周三,公司办公会议5了解时间表的格式了解时间表的格式P157,并能利用所给,并能利用所给材料制订出一份时间表材料制订出一份时间表6当利用选择题考核的时候,要能够了解清当利用选择题考核的时候,要能够了解清楚时间表要填写的内容楚时间表要填写的内容7录象题中,要能迅速看出所给时间表是否录象题中,要能迅速看出所给时间表是否内容齐全内容齐全8了解工作日志格式了解工作日志格式P157三级(选择、录像、操作题)改进办公室日常事务性工作改进办公室日常事务性工作 知识要点知识要点p109:1基本思路:基本思路:重新安排重新安排修改修改替换替换合合并并精简精简2改进工作流程:定义改进工作流程:定义评价评价分
15、析分析改改进进实施实施3”改进日常办公事务工作流程表改进日常办公事务工作流程表“:确定问题、:确定问题、分析有关资料、确定问题原因、提出解决方案分析有关资料、确定问题原因、提出解决方案注意事项P110 工作流程不受组织性质或者功能性结构的束缚 流程由职权明确的专人负责 流程要与其他流程以及客户需求适当结合 各项流程既相互独立,又整体上严密不漏 流程本身要有能改善的空间和弹性 复检的次数越少越理想处理突发事件p111 种类:火灾、伤害、疾病、炸弹威胁 原则:快速反映,控制事态发展; 以人为本,保护公众利益 公开透明,真诚面对公众 重塑形象,置之死地而后生 文书形式:事故情况记录表(日期,地点涉及
16、人员,证人,文书形式:事故情况记录表(日期,地点涉及人员,证人,过程概述,填写人签名),过程概述,填写人签名), 工伤情况报告表(完成表格人的身份、姓名,事故涉及人工伤情况报告表(完成表格人的身份、姓名,事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务,事故时间、地点,事员的姓名、出生日期、住址、职务,事故时间、地点,事故细节和对事故看法,进行急救以及治疗情况,事故证人,故细节和对事故看法,进行急救以及治疗情况,事故证人,填写表格人员签名和日期)填写表格人员签名和日期)预防措施:预防措施:p1151,预案:文字形式确定紧急情况处理程序,预案:文字形式确定紧急情况处理程序2.培训所有工作人员培训所有工作
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