商务企业培训《结构化表达》课件.pptx

1、结构化表达主讲人：XX20XX/XX人力行政部CONT ENTS0 1课程导言0 2三个表达步骤0 3场景案例实践课程导言麦肯锡30秒电梯理论0 1表达常见4个场景0 2高效表达是职场必修课0 3麦肯锡 30 秒电梯理论凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。你觉得自己把细节清楚了，但对方总是会反问你，所以，你想说什么呢?和上级过方案提前准备得非常充分，但领导听着听着皱起眉头，不耐烦地说讲重点跨部门会议加班加点完成项目，结果向领导展示工作成果时，明明做了 80 分，却只说得出 60 分，领导好像也没觉得你做得多好。你在卖力地讲解自己的方案，对方部门的同事却表现得毫无兴趣。

2、工作汇报和同事沟通最简练的语言最最有价值的信息最有高效表达其实是效率和效果的综合体高效表达一定是你的职场的必修课你的话不能够被听懂，就是因为表达方式不符合大脑的思维习惯大脑喜欢有序的、符合逻辑结构的内容大脑喜欢归纳主题大脑一次不能接收太多的信息CONT ENTS0 1课程导言0 2三个表达步骤0 3场景案例实践3个表达步骤定主题0 1搭架子0 2填素材0 3什么是真正的主题如何明确表达目的我最近半年做了好几件工作，5 月份的时候，做了一场市场活动，有一万人参与。年中的时候做了 1 次裂变活动，覆盖 1 万人。9 月求职季的时候，针对大学生又做了一次帮忙改简历的公益活动，在各大高校推广，我们的小

3、程序涨了 3 万人。前几天，我把这些活动做了个总结复盘，内容已经发给其他同事，大家一起学习了。举个栗子我这半年的工作核心围绕用户量增长展开，这也是今年公司的发展重点。我一共做了 3 次活动，带来了 5 万新用户，并且把这些活动总结成方法论教给了运营部门的所有同事。我最近半年做了好几件工作，5 月份的时候，做了一场市场活动，有一万人参与。年中的时候做了 1 次裂变活动，覆盖 1 万人。9 月求职季的时候，针对大学生又做了一次帮忙改简历的公益活动，在各大高校推广，我们的小程序涨了 3 万人。前几天，我把这些活动做了个总结复盘，内容已经发给其他同事，大家一起学习了。举个栗子你的表达必须要有主题，这跟

4、你说了多少信息没有关系。而且，你还需要在一开始就明确这个主题。这个实验把测试人员分为AB两组。A组人被要求在桌子上打出一些耳熟能详的儿歌的节奏，由B组人来猜歌名。结果，B组猜对了120首中的3首，正确率只有 2.5%。更有趣的是，A组人认为B组至少可以猜对一半，也就是50%。1什么是真正的主题2如何明确表达目的领导，咱们周年庆活动整体进度不错，只是在内部人员合作上出现了小的挑战，我特别需要您的帮助。领导，我这次主要是和你汇报下咱们周年庆活动的进度。首先，是场地其次，公司内部人员举个栗子一个主题应该是对所讨论内容你持有的观点或想法。我下半年主要会做5件事我未来半年要完成 3 个目标无信息量无信息

5、量下半年我的工作重点是提升用户体验，为此，我打算从五个方面入手有思想 一定要站到对方的角度思考：他关心的到底是什么？定义清楚汇报的对象 每一次的工作汇报都是有目的的搞清楚汇报要达到的效果表达的目的不明确谁在听你说话？你想达成的效果是什么？先明确表达的目的，再确定表达的主题。场景说明：小明的朋友最近对自身发展感到焦虑，小明得知后对他说了以下这段话。任务：为了让小明的表述更清楚，请你结合本节课的“定主题”，帮助他找一个合适的“主题”。很多人在面对要自我提升时，会抱怨说，我太忙了没时间，上课太难了什么都记不住，然后就在中途放弃了。的确，学习是一件蛮辛苦的事情。所以，我们迈不出去，习惯于待在自己的舒适

6、圈里，做那些自己熟悉的事情。但是，舒适圈会限制我们的发展，让我们无法充分发挥自己的潜力。然后我们就会不断在圈子里打转，感到迷茫和焦虑，无法成为更好版本的自己。刻意练习的过程很痛苦，就像运动员不断去拉伸自己的肌肉一样，很难坚持下来。但当你跳出自己的舒适圈之后，有了实质的提升，你会很快乐。提示：主题是对所讨论内容你所持有的想法和观点。第一节作业3个表达步骤定主题0 1搭架子0 2填素材0 3时间轴结构解决问题结构FAB结构什么是真正的主题如何明确表达目的010203时间轴结构解决问题结构FAB结构数字3非常神奇架子是思维的整理工具早晨中午晚上时间顺序首先然后事件发展顺序最后解决问题结构（问题-原因

7、-解决方案）我刚看到数据，咱们上个月的销售额怎么下降了 5%？ What Why How我刚看到数据，咱们上个月的销售额怎么下降了 5%？ 领导，上个月的销售额的确有所下降。（承认问题-What）我也分析了下原因。主要有以下几点：一是，上上个月咱们策划了一场促销活动，很多客户那时候就已经购买了；二是，竞争对手上个月推出了新品，造成了一部分用户的流失；三是，最近公司的销售人员流动比较大，影响了大家的工作状态，工作热情有所下降。（分析原因-Why）那么针对我刚才说的三点原因，我接下来打算这么处理：首先我会再做一次用户调查，策划这个月的重点营销活动；其次我也会和研发部门开会，告知他们竞品的最新动态，

8、催促他们加快研发进度；最后这周我会组织销售岗的同事们开一次会，调动他们的积极性。 （解决方案-How）举个栗子FeatureAdvantageBenefit属性优势利益FAB 结构（属性-优势-利益）独特的三刷头面设计Feature 属性它能够同时护理牙齿的三个面Advantage 优势它可以彻底清洁难刷的部位，让牙齿更加健康Benefit 利益FAB 结构（属性-优势-利益）Feature属性Advantage优势Benefit利益自我介绍基本情况过人之处可提供的帮助说明：你的朋友小明在一家创业公司近2年了，公司也从过去的十几个人发展到了近200人。最近公司为了拓展新业务，准备组建了一个新部

9、门，而且领导倾向从内部选拔该部门的主管，所以组织了一次内部公开竞聘。在小明一直对新部门的业务非常关注，同时也觉得自己的能力与主管岗位很匹配，很想要参加这次公开选拔。但想要获得这个岗位，需要做一次简短的述职汇报，来证明自己能够胜任。这个述职汇报对于小明非常重要。他知道你都很擅长表达，特地来和你商量该如何准备。你认为他应该从哪几方面展开陈述呢？提示：汇报一定要突出小明的优势，想想今天学到的“架子”中有哪些可以使用？尝试运用一个架子帮助小明理清思路！ 参考架子：时间轴（过去-现在-未来）；解决问题结构（what-why-how）；FAB销售模型（属性-优势-利益）第二节作业3个表达步骤定主题0 1搭

10、架子0 2填素材0 3时间轴结构解决问题结构FAB结构什么是真正的主题如何明确表达目的数据故事数据本身并没有意义，数据给人的感觉才有意义数据要筛选你只需要留下最有价值、最有力的关键数据数据要解释数据本身没有意义，你才是意义的缔造者 这款产品的使用人数众多。 这款产品现有用户数 850 万，每日新增用户数预计在 5-8 万。其实这笔钱只占美国每年发放社保基金的0.004%，也就是说，社保基金发放的准确率达到了99.996%。美国的社保基金因为系统漏洞，每年会造成 3100万美元的损失。举个栗子数据本身没有意义，你才是意义的缔造者一年卖出三亿多杯，杯子连起来可绕地球一圈！使用 iPhone 浏览的

11、占全美总数的58.2%，是第二名的2倍半还多，而第二名是谷歌 Android，只有22.7%。到目前为止，我们已经售出了四百万部iPhone手机。如果用400万除以200天，结果就是平均每天售出两万部iPhone。举个栗子冲突讲故事结局行动假设你一家企业的 CEO，有两位咨询顾问，分别帮你进行了管理体系的诊断，结论都是一样：组织架构冗余、资源重复配置。你听取了两位顾问的汇报，看看你更喜欢谁的方案。顾问 A：我们访谈了贵公司高管，调研了主要竞争对手，也研究了贵公司的组织架构。我们发现，贵公司组织架构冗余，比如各工厂间研发资源重复配置，导致它们之间产品同质化、恶性竞争。顾问 B：正如您所知道的，行

12、业面临严重产能过剩。贵公司要继续发展，优化资源配置、淘汰落后产能、开发高端产品是成功关键。但是，目前组织架构冗余，比如各工厂间研发资源重复配置，导致内部恶性竞争；同时资源分散，导致高端产品开发能力弱，只能在中低端产品上打价格战。因此，我们建议将研发与营销资源集中到总部来应对这些问题，实现可持续发展。采取这样的措施后，预计可以节省 10%的人力成本。举个栗子3个表达步骤定主题0 1搭架子0 2填素材0 3时间轴结构解决问题结构FAB结构什么是真正的主题如何明确表达目的数据故事说明：小明最近报名了一个商学院的课程，课上老师问了大家一个很有意思的问题：如果西游团队需要裁员一人，你会让谁OUT？下课后

13、，他马上找到你和你分享了这个问题。那么，你会分享什么答案给小明呢？提示：请用一段话说明自己的观点。可以结合之前学习到表达的技巧，让自己的表达更清楚更有逻辑。（ps：写完可以用口头表述一下看看效果哦）第三节作业CONT ENTS0 1课程导言0 2三个表达步骤0 3场景案例实践场景案例实践临时汇报0 1回应质疑0 2会议发言0 33%一个管理者的时间，60%用在业务上，20%花在跟他领导相处和跨部门相处，所以这样算下来，他只有20%的时间用在下属身上。那假设他有6个下属，摊下来，花在每个人身上的时间就只有3%。汇报进度汇报成果汇报困难临时汇报汇报让领导有掌控感使用关键数据和故事带着解决方案去汇报

14、解决问题结构（What-Why-How）策划一场线下活动，但邀请的嘉宾临时有事，极有可能来不了现场，你可以这样汇报：领导，这周五的活动嘉宾方面出了点小问题。（问题）我按计划邀请了A嘉宾，他也的确答应了。但刚收到微信消息，他说临时有事无法到场。（原因） 那我觉得嘉宾部分有2种可行解决方案。1、现在去尝试邀请大咖B，代替A嘉宾；2、重新调整活动策划，把涉及到A嘉宾的部分都修改掉。（解决方案）您觉得哪个更合适呢？方案1的话，临时找，时间上很紧张，需要您出面去邀请。万一他也没有答应，我们就很被动了。方案2的话，整体变化大，各团队都要同步信息共同应对。时间上看是来得及的。所以，我建议优先考虑方案1。您觉

15、得呢？举个栗子汇报困难的表达公式是：问题 - 原因 -解决方案选项 - 利弊分析如果领导临时让你汇报，却只给你3分钟时间，你要怎么说？在时间紧迫下，讲重点、讲结论、讲领导最想知道的内容，才是这个问题的最优解。关注领导反应调整汇报节奏了解领导风格说明：小明最近负责了一个项目，因为下午要和领导开会，所以他向下属小方了解部分任务的完成进度。以下是他们的对话：小明：小方，你的工作进行的怎么样了？小方：我今天下午计划和项目组开个会，跟大家同步一下现在的工作进度。有一个突发状况是客户没有在约定的时间给我明确的反馈，他现在完全不回我。如果今天客户可以给我明确回复的话，应该不会影响最后的完成时间。另外，我需要

16、给刚来的实习升做个培训。还有，技术部分的一位同事刚才来找我，要我帮忙处理一件突发的事件，我说需要问一下你的意见。小明：客户本来应该什么时间回复你的？你是如何跟客户沟通的？如果今天没有达成明确的回复，项目会有什么影响？你有解决方案吗？另外，带部门的实习生和帮忙技术部会影响项目的进度吗？第一节作业小方：客户应该3天前给回复的，但是我和客户沟通的几次都不太顺畅，客户不怎么理我，我感觉客户希望有级别更高的人与他沟通。如果今天没有给回复，项目后面的具体方案是没法落实的。所以下午的会议我也会和大家商讨这事怎么办。如果今天客户依然不能确定时间，我可能没有办法带实习生以及帮忙技术部。小明：那你把客户信息转给我

17、，我来联系，看能不能敲定客户的时间。下午的会议要有个B计划，如果这周客户时间依然没有回复，我们后期要怎么做才能按期完成。现在项目的优先级是最高的，实习生和技术部门的事情，我再找人处理，你先不用管了。根据以上对话，思考一下，如果你是小明，你会怎么和领导做本次项目的进度汇报呢？第一节作业场景案例实践临时汇报0 1回应质疑0 2会议发言0 3上级汇报工作时这件事上次不是已经沟通了么？怎么还没有修改？对下个月的活动计划有什么想法？和领导吃饭时为什么你们的产品比 xx 公司贵30%呢？介绍新产品信息时一天中90%的发言都是随机发生的关键5秒钟对方感受到尊重，便于把氛围营造成对话而不是对抗。搞清楚提问的人

18、到底想知道什么，确保和对方在谈论同一件事情。为自己赢得整理思路的时间，提升回答的质量。认可对方的提问 澄清对方的问题看得出 xx 问题让你不太满意认可提问者认可事实认可感受认可对方提问谢谢你提出这个问题，我想其他人或许也有同样的疑问感谢你对我们的产品这么关注正如你提到的澄清对方的问题运用前一章节课讲的高效表达公式，定主题、搭架子、填素材，快速构思一个结构化的表达。我不确定是不是明白了你的问题，你是说你能不能重复一遍问题，更加具体一些呢？你能不能举个例子，具体说明一下问题呢？假设你是一名销售，本职工作是将公司的产品卖给一些企业。有一天你和客户交流，对方突然提问：我看你们之前合作的客户，好像都没有

19、什么知名度，也没有什么大公司在使用你们的产品。你们的产品真的有用吗？ 你可以说，某某经理，感谢你的提问。看得出，您真的很重视这次的采购项目。您刚才问我们之前的合作客户，是有什么顾虑吗？对方回答，我就是想确认下你们公司的实力。 了解了，其实我刚才提到的合作客户都是业内很知名的企业，他们在细分领域都做的非常棒。只不过因为在不同的行业，所以您可能不太清楚。比如 xx 企业，是国内 xx 领域的龙头企业，他们去年就和我们公司签订了采购协议 提问：后面继续怎么说？举个栗子说明：训练营的课程接近尾声，课程的内容对你有什么帮助呢？（二选一回答） 1. 如果你已经把学到的方法应用到工作/生活中，请分享一个成果

20、。2. 如果你在职场中，还有表达上的困惑，也请分享一下。 提示：1.分享成果：可使用【背景 - 冲突 - 你的应答】结构，帮助更好地描述2.分享困惑：可使用【背景 - 欲望 -阻碍】结构，如果能有自己对此的思考就更好了！第二节作业场景案例实践临时汇报0 1回应质疑0 2会议发言0 3你是公司的一名数据分析师，工作非常忙碌，但总是有其他业务部门的人跑过来找你提临时需求，导致你经常无法按时完成既定工作，严重影响工作效率。于是，你想出一个对策，制定了业务部门给数据团队提需求的流程和规范。这天，你约各业务部门负责人开会，要求他们以后的数据需求必须按照流程走，否则都不接受。但其业务部门往往是老大，他们业

21、绩好、功劳大，并不重视你的要求。这时候，你在会议上要怎么陈述自己的方案，才能推动这件事走下去呢？举个栗子为什么跨团队合作和沟通总是这么难？各个部门的优先级事项不同各方的理解存在偏差谁痛谁负责，谁痛谁解决陈述你的想法在跨部门合作的沟通会议中，要如何陈述方案，才能最大程度地避免这两种偏差，顺利推动合作发生？讲讲事情的背景和问题的严重性陈述一定要明确站在对方的角度想问题拆分出最快能够实现的部分先做，让合作先跑起来为什么（Why） 做什么（What） 有什么好处（Benefit）马上行动 （Action）结合解决问题结构（what-why-how）和FAB 结构（属性-优势-利益） 未来各团队数据需求

22、必须通过规定的流程，否则我们不接受需求。我理解大家提出的每个数据需求都很重要，可能关乎到几十万的营收（认可）。 但是临时需求严重扰乱了原本数据需求的处理进度，导致交付时间一次次推迟，影响了那些按流程提需求的部门，也影响了我们部门的工作效率（Why）。 所以，我结合实际情况，制定了业务部门给数据团队提需求的流程和规范，希望每个部门都组织同事学习，并且严格按照流程走（What） 。 这样一来，我们的工作效率会提高，也能为大家提供更多的数据支持，而且，这样能够提升各部门同事全局考虑和项目管理能力（Benefit）。 我建议，大家现在先看下这份规范，如果有问题，可以在会上直接和我确认。如果没问题，我会

23、邮件全公司，就算是一个正式通知了（Action）。举个栗子学完今天的课程，相信大家对于高效表达一定有了更加清晰的界定。希望可爱的你们可以在工作和生活中多多运用，不断的优化，让表达成为你们的助力。 说明如果公司邀请你来参加一次线下校友会，其中一个环节是分享在公司学习课程后的感想，或者是对公司的建议，你会分享什么呢？ 提示：回忆一下这7天每一天的学习，有哪一点最让你感受深刻？结合课程中的高效表达三步骤（定主题搭架子填素材），写一段你想说的话吧！第三节作业20XX/XXThanks 主题色彩 THEM E COLORS文字/背景 Text/Bac kground填充色 Fill C olors主题字

24、体 THEME FONTS中文字体：微软 雅黑 Asian Font: Microsoft Yahei英文字体：Arial Latin Font: Arial预设参考线（2013版本及以 上） GUIDES (Office 2013 and later)ALT+F9 开启和查看本主题预设 的参考线Press Alt + F9 to show/hide guides.主题模板的标准 How to Use This TemplateNote:本页为主题使用说明页，使用时请删除本页内容。This is an instruction. Please delete this slide before use the templa te for presentation.