实例教程数据表的操作课件.pptx

1、ACCESS实例教程1，建立表结构2，向表中输入数据3，建立表对象之间的关联4，操作表中记录5，设置数据表格式本章要点：本章要点：第1页/共48页ACCESS实例教程 2.1 2.1 建立表结构建立表结构 数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。 2.1.1 2.1.1 表的设计视图表的设计视图第2页/共48页ACCESS实例教程 一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。 2.1.2 2.1.2 字段的命名规则字段的命名规则字段的命名规则如下：1字段名可以包含字母

2、、汉字、数字、空格和其他字符，第 一个字符不能是空格。2字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西 文双引号。3字段长度为164个字符，在Access中一个汉字当作一个 字符看待。第3页/共48页ACCESS实例教程2.1.3 字段大小 字段大小用来定义字段所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“婚否”是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。2.1.4 字段的数据类型 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注

3、、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。第4页/共48页ACCESS实例教程1文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。 如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、2002备注型 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。 备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达6

4、4K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。 第5页/共48页ACCESS实例教程3数字型 数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：（1）字节，存放0255之间的整数，字段大小为1。（2）整型，存放-3276832767之间的整数，字段大小为2。（3）长整型，存放-21474836482147483647之间的整数，字 段大小为4。（4）单精度型，存放-3.4E383.4E38之间的实数，字段大小 为4。（5）双精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之间的实 数，字段大小

5、为8。第6页/共48页ACCESS实例教程4日期/时间型 日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。5货币型 货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。 向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。 第7页/共48页ACCESS实例教程6自动编号型 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一

6、个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。 例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。 与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。第8页/共48页ACCESS实例教程 7是/否型 是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。 是/否型字段内容通过画“”输入，带“”的为“

7、真”，不带“”的为“假”， “真”值用true或on或yes表示， “假”值用false或off或no表示。第9页/共48页ACCESS实例教程8OLE对象型 OLE（Object Linking and Embedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。 表中的照片字段应设为OLE对象类型。 OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。9超链接型 超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。第10页/共48页ACCES

8、S实例教程10查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。 查阅向导型字段大小不定。第11页/共48页ACCESS实例教程2.1.5 设置字段属性 字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性2种，用来控制字段的操作方式和显示方式。 不同字段类型有不同的属性集合。 第12页/共48页ACCESS实例教程1，输入掩码：字段的输入模板 字符字符含义0在掩码字符位置必须输入数字。例如

9、，掩码：(00)00-000，示例：(12)55-2349在掩码字符位置输入数字或空格，保存数据时保留空格位置。例如，掩码：(99)99-999，示例：(12)55-234，( )55-234#在掩码字符位置输入数字、空格、加号或减号。例如，掩码：#，示例：1+，9+999L在掩码字符位置必须输入英文字母，大小写均可。例如，掩码：LLLL，示例：aaaa，AaAa?在掩码字符位置输入英文字母或空格，字母大小写均可。例如，掩码：?，示例：a a，AaA在掩码字符位置必须输入英文字母或数字，字母大小写均可。例如，掩码：(00)AA-A，示例：(12)55-a，(80)AB-4第13页/共48页AC

10、CESS实例教程a在掩码字符位置输入英文字母、数字或空格，字母大小写均可。例如，掩码：aaaa，示例：5a5b，A 4&在掩码字符位置必须输入空格或任意字符。例如，掩码：&，示例：$5A% C在掩码字符位置输入空格或任意字符。例如，掩码：CCCC，示例：$5A%. , : ; - /句点、逗号、冒号、分号、减号、正斜线，用来设置小数点、千位、日期时间分隔符。将其后所有字母转换为小写。例如，掩码：LL将其后所有字母转换为大写。例如，掩码：LLLL，输入aaaa，显示aaAA密码以*号显示输入的字符。第14页/共48页ACCESS实例教程 有效性规则是一个条件，用来为字段的值定义数据范围和数值要求

11、。如果输入的数据不符合有效性规则，将给出提示信息，并且光标停在原处，直到输入正确数据为止。 注意，有效性规则的设置不能与默认值冲突。 例如：性别字段只能输入文字男或女， 用：男 or 女。 例如：年龄字段的范围是大于0， 用：0。 例如：出生日期的字段范围是2001年， 用：=#2001-1-1# and =#2001-12-31#。2有效性规则第15页/共48页ACCESS实例教程2.1.6 建立表结构一个“学生信息”表的结构 第16页/共48页ACCESS实例教程2.1.7 主键 若一个字段的值可以惟一标识表中的记录，则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录，可以将“

12、学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。 主键可以保证数据输入的安全性，作为主键的字段禁止重复值，也不能为空。主键还用于在表之间建立关系，建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。 主键类型有3种：自动编号、单字段、多字段。第17页/共48页ACCESS实例教程2.2 向表中输入数据 向表中输入数据可以直接输入或导入外部数据。从外部获取数据有导入和链接两种类型，导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关。链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象，其内容随着数据源的变化而变化。2.2.1 打开表的数据表视图1在表的设计视图状态下，单击“数据表视图”按钮。2在表的设计视图状态下，“视

13、图”菜单“数据表视图”。3在库中选取表单击“打开”按钮。4在库中双击一个表的名字。第18页/共48页ACCESS实例教程 输入OLE型数据 单击某记录的“照片”字段“插入”菜单“对象”对象类型选“画笔图片”单击“确定”按钮在画笔窗口单击“编辑”菜单“粘贴来源”在磁盘中选图片双击图片将图片粘入画笔窗口关闭窗口。 2.2.2 向表中直接输入数据第19页/共48页ACCESS实例教程例：导入txt文件作为表2.2.3 向库中导入txt文件作为表第20页/共48页ACCESS实例教程（1）在数据库窗口中单击表对象单击“新建”按钮选“导入表”“确定”选文件位置选文件类型为“文本文件”选文件单击“导入”按

14、钮。显示： 第21页/共48页ACCESS实例教程（2）单击“下一步”勾选“第一行包含字段名称” 单击“下一步”选“新表中”单击“下一步”给xh字段的数据类型选“文本”。 （3）单击“下一步”选“不要主键”单击“下一步”给表起名为“成绩”单击“完成”按钮。 第22页/共48页ACCESS实例教程2.2.4 向库中导入电子表格作为表例：导入xls文件作为表第23页/共48页ACCESS实例教程（1）在数据库窗口中单击表对象“文件”菜单选“获取外部数据”选“导入”选文件位置文件类型选“Microsoft Excel”选文件单击“导入”按钮。显示： （2）单击“下一步”勾选“第一行包含列标题” “下

15、一步”选“新表中”两次单击“下一步”选“不要主键”“下一步”给表起名为“体检”“完成”。第24页/共48页ACCESS实例教程2.2.5 将另一个库中的表导入到当前库中例：将另一个库中的表导入到当前库中 （1）在数据库窗口中单击表对象“文件”菜单“获取外部数据”“导入”选文件位置文件类型选*.mdb选文件单击“导入”按钮。显示： （2）单击一个表（如：“课程”表）“确定”。第25页/共48页ACCESS实例教程2.2.6 链接外部数据 链接的文件在当前库像表一样显示，但不是库中真正的表。 单击表对象“文件”菜单“获取外部数据”“链接表”选文件位置选文件类型选文件单击“链接”按钮。 链接文件的图

16、标前都有链接标记。 第26页/共48页ACCESS实例教程2.2.7 将数据表导出为其他类型文件例：将表导出为文本文件、电子表格 “文件”菜单“导出”选保存位置选导出的文件类型为文件起名 。 第27页/共48页ACCESS实例教程2.2.8 2.2.8 表对象的复制、删除与重命名表对象的复制、删除与重命名 用系统的“编辑”菜单中选取相应操作项 。其中，剪切、复制、粘贴、删除、重命名都可以使用快捷键。 分别是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。第28页/共48页ACCESS实例教程2.3 表记录的操作 对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录等。 2.3

17、.1 选定记录1，拖动鼠标选记录2，用记录定位器 第29页/共48页ACCESS实例教程3，用菜单2.3.2 添加记录 新添加的记录只能放在表的末尾，实际上是追加记录。将光标定位在表记录下面的第一个空行，然后输入新记录的各数据项。 第30页/共48页ACCESS实例教程2.3.3 修改记录 将光标移到数据所在位置直接进行编辑修改即可。在数据表中移动光标除了用鼠标，还可以用快捷键。 上箭头上一条记录的当前字段下箭头下一条记录的当前字段左箭头，Shift+ Tab当前记录当前字段的前一个字段右箭头，Tab，回车当前记录当前字段的后一个字段Ctrl+上箭头第一条记录的当前字段Ctrl+下箭头最后一条

18、记录的当前字段Home选中一个字段值，Home键使光标移到当前记录的第一个字段End选中一个字段值，End键使光标移到当前记录的最后一个字段Ctrl+ Home选中一个字段值，Ctrl+ Home键使光标移到第一条记录的第一个字段Ctrl+ End选中一个字段值，Ctrl+End键使光标移到最后记录的最后一个字段第31页/共48页ACCESS实例教程2.3.4 删除记录1，右击选取的记录快捷菜单中选“删除记录”。 2，选取记录按Del键。3，选取记录“编辑”菜单“删除记录”。说明：删除记录的操作是不能撤消的。第32页/共48页ACCESS实例教程2.3.5 查找与替换数据查找和替换是同一个对话

19、框中两个不同选项卡。 查找：用鼠标单击某列“编辑”菜单“查找”在“查找内容”中输入字串选“搜索”范围单击“查找下一个”按钮。替换：用鼠标单击某列“编辑”菜单“替换”在“查找内容”中输入字串在“替换为”中输入要替换的字串单击“查找下一个”按钮找到查找目标后单击“替换”按钮。 第33页/共48页ACCESS实例教程简单排序：简单排序： 在数据表视图选一个字段，单击“升序排序” 或“降序排序”按钮，字段的值被排序。高级排序：高级排序： “记录”菜单“筛选”“高级筛选/排序”在筛选窗口选字段和排序方式。 2.3.6 排序记录第34页/共48页ACCESS实例教程例：筛选记录设置条件：筛选结果：第35页

20、/共48页ACCESS实例教程2.4 数据表的格式化2.4.1 设置数据表格样式 “格式”菜单“数据表”，打开“设置数据表格式”对话框，可以在对话框中更改数据表的显示样式。如背景色、网格线颜色、单元格效果、网格线显示方式，等。 第36页/共48页ACCESS实例教程2.4.2 设置行高列宽 “格式”菜单“列宽”在“列宽”对话框中输入所需的列宽值单击“确定”按钮。“格式”菜单“行高”在“行高”对话框中输入所需的行高值单击“确定”按钮。 第37页/共48页ACCESS实例教程2.4.3 设置字体 “格式”菜单“字体”在“字体”对话框做设置，可以改变数据表的字体、字形、字号、字颜色等。 第38页/共

21、48页ACCESS实例教程2.4.4 隐藏列与取消隐藏列 选取一列或几列“格式”菜单“隐藏列”，选中的列被隐藏。“格式”菜单“取消隐藏列” 在隐藏列字段前打对勾单击“关闭”按钮，该列被取消隐藏。 第39页/共48页ACCESS实例教程 2.4.5 冻结列与取消冻结列 选中一列或几列“格式”菜单“冻结列”，或右击选中的列快捷菜单中选 “冻结列”，冻结的列显示数据表最左边。 拖动水平滚动条查看数据表，无论怎样水平移动数据表，被冻结的列始终显示在窗口最左边。 “格式”菜单“取消对所有列的冻结”，数据表中不再有冻结列 。第40页/共48页ACCESS实例教程2.5 2.5 建立表对象之间的关联建立表对

22、象之间的关联2.4.1 建立表的基本原则1一个表围绕一个主题，一事一地，避免大而全。2表中的字段代表原子数据，不可再分。象总分、平均分这 样的字段，是计算得到的二次数据，不要作为表中字段。3表之间减少重复字段，只保留做连接用的公共字段即可。4设置关键字和外部关键字，用于表之间建立联系。 说明：关键字是当前表的主键字段，外部关键字是在其他表做主键字段。第41页/共48页ACCESS实例教程2.4.2 表之间的关系 表之间有3种关系：一对一、一对多、多对多。其中，多对多关系都被拆分成几个一对多关系。所以，只须建立表之间的一对一关系和一对多关系即可。 最常用的关系是一对多关系，要满足如下几点要求：1

23、建立关系的两个表要有公共字段，两字段类型相同，名称可 以不同。2建立关系以后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为 子表。3子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公 共字段的值不必与子表匹配。子表可以是空表。第42页/共48页ACCESS实例教程2.4.3 参照完整性 参照完整性是一个规则系统，用来确保相关表行之间关系的有效性，并确保不会在无意之间删除或更改相关数据。 在定义两个表之间关系时，如果实施了参照完整性，子表将不能随意添加记录，也不能随意更改公共字段中的值。如果同时勾选了“级联更新”和“级联删除”选项，在主表中更改公共字段中的值，子表对应的值自动被更改，在主表中删除某条

24、记录，子表中所有对应记录自动被删除。第43页/共48页ACCESS实例教程例:建立学生表与公共课成绩表一对多关联，实施参照完整性。 （1）在数据库窗口“工具”菜单“关系”，或单击“关系”按钮。（2）在“显示表”窗口选取表单击“添加”按钮。 2.4.4 建立表之间的关联第44页/共48页ACCESS实例教程（3）用鼠标在相关字段之间划一条线在“编辑关系”窗 口勾选“实施参照完整性”、“级联更新相关记录” 和“级联删除相关记录”单击“创建”按钮。 （4）两表之间建立了关系。第45页/共48页ACCESS实例教程例：将“学生名单”表拆分为两个新表 （1）“学生名单”表2.4.5 拆分表第46页/共48页ACCESS实例教程（2）“工具”菜单“分析”“表”。（3）按向导指示向下操作。（4）将“院系”字段拖到窗口空白处产生新表在表名 框中输入office。 第47页/共48页ACCESS实例教程5，将“院长”字段和“院办电话”字段拖到office表中选 中“院系”字段单击窗口右上方按钮，“院系”字段被 设为主键。 6，选中“学号”字段单击按钮将其设为主键单击按钮将 “学号”字段所在的表命名为“xs”。 拆分出来的两个新表： 第48页/共48页