会议策划精品PPT课件.ppt
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1、会议策划的基本知识会议策划的基本知识会议的分类会议的分类1.按照会议的地域范围和影响力按照会议的地域范围和影响力国际会议、全国会议、地区会议和本地会议。其中,根据国际会议、全国会议、地区会议和本地会议。其中,根据国际大会和会议协会(国际大会和会议协会(ICCA)的规定,国际会议的标准)的规定,国际会议的标准至少有至少有20%的外国与会者,与会人员不得低于的外国与会者,与会人员不得低于50名。名。2.按照会议本身的性质按照会议本身的性质赢利性会议赢利性会议 (企业战略研讨会、营销高峰论坛、行业培训(企业战略研讨会、营销高峰论坛、行业培训会等)会等)3.按照举办者的性质:协会(贸易、医药、食品协会
2、组织)会议公司会议(销售、培训、股东)政府会议工会政治团体、宗教4.按照行业会议可以分成医学、科学、教育、环境等二、会议筹备的基本流程二、会议筹备的基本流程1.主办者决定举行会议2.选择和聘请承办者3.指定策划委员会(筹备委员会)4.确定会议目标5.选择会址6.选择发言者7.会议市场营销8.举行会议会议筹备状态表会议筹备状态表 工作项目开始日期完成日期负责人进展情况核对会议选址会议预算市场营销发言人后勤人员运输接送视听设备公关礼仪娱乐活动餐饮住宿后续评价图图2.2 会议策划和服务流程图会议策划和服务流程图与参会单位洽谈与参会单位洽谈会前准备会前准备会议接待会议接待会议室会议室培训培训客房客房餐
3、饮餐饮娱乐娱乐旅游旅游交通交通提供方案及报价提供方案及报价确认方案,签订协议确认方案,签订协议会议安排实施会议安排实施结账结账资料资料定期回访定期回访会场布置图见ppt会议操作.ppt图图2.3 会议服务流程图会议服务流程图可行性分析可行性分析需求客户需求客户创意创意策划策划提交客户提交客户执行执行终了终了不可行不可行可行可行不通过不通过通过通过评估和反馈评估和反馈 会议策划常用技巧会议策划常用技巧一、一、理解会议吸引力因素理解会议吸引力因素表表 1 会议策划的相关要素分析会议策划的相关要素分析 最吸引与会者的因素最吸引与会者的因素 成功的原因成功的原因 失败的原因失败的原因 比例比例 比例比
4、例 比例比例 高质量的教育 完善的配套服务 理想的目的地 著名的演讲人 充足的休闲时间 93% 78% 73% 68% 35% 精心策划的议程 有用的信息 先进的技术/视听设备 听众的高度参与 优秀的餐饮服务 丰富的娱乐安排 97% 96% 79% 79% 55% 37% 不相关的会议内容 较差的音响效果 与听众不相适应的信息 与会议不配套的信息 会议不按时按时开始或结束 演讲人没有围绕主题 缺乏听众参与 没有自由时间 96% 93% 89% 88% 73% 72% 68% 53% 资料来源:Successful Mettings 二、会议市场特点分析二、会议市场特点分析1.协会会议协会会议2
5、.公司会议公司会议3.非盈利组织会议非盈利组织会议 不同类型的会议与营销不同类型的会议与营销类型市场特点 要求营销对策协会公司SMERF团体最主要最活跃最精彩最严肃(工作量大)最苛刻(工作细致)最复杂(工作创新)会议营销内容o销售内容设计、销售战略制度、销售方法实施、会议席位销售、会议广告销售等三、明确会议目标市场三、明确会议目标市场在了解了会议的吸引力因素和不同类型会议的特征后,对目标市场的确定就显的尤为重要了,因为选择目标市场是会议公司制定市场营销计划的基础和前提。会议公司选择目标市场,主要有以下几个步骤:一,针对会议公司已经获得的市场。二,对现有市场进行详细的营销调研和科学的市场细分,
6、进而选择占有竞争优势的市场。三,分析还可以为其他什么市场提供具有吸引力的服务。四、选择合适的合作伙伴四、选择合适的合作伙伴如果在异地举办会议,很多因素都是会议策划者无法预料如果在异地举办会议,很多因素都是会议策划者无法预料和控制的,会议操作的难度将明显提高。在当地选择较和控制的,会议操作的难度将明显提高。在当地选择较有影响力的企业或组织进行合作,这些企业能在多方面有影响力的企业或组织进行合作,这些企业能在多方面对会议策划者的工作给予协助和建议,这样可以将精力对会议策划者的工作给予协助和建议,这样可以将精力和时间用在最需要的地方。但必须牢记:选择合作伙伴和时间用在最需要的地方。但必须牢记:选择合
7、作伙伴一定要小心谨慎;而且,拥有伙伴后,还是有不少工作一定要小心谨慎;而且,拥有伙伴后,还是有不少工作需要自己去做,亲历亲为,在全局上运筹帷幄。需要自己去做,亲历亲为,在全局上运筹帷幄。五、制订细致的接待计划五、制订细致的接待计划o无论是采用甘特图还是计划进度表,一个周密的会议计划必须包括会议接待工作的所有细节。而且必须将任务明确到人,并对接待计划进行定期的追踪。如,一次接待计划的主要内容包括:1.为演讲嘉宾提供接送和陪同服务;2.做好会议报到工作。3.住宿、餐饮娱乐和休息安排4.会议现场服务5.组织旅行/考察服务;6.演讲嘉宾和与会代表的回程安排7.会前、会中的媒体记者接待事宜(寄发邀请函、
8、赠送会议材料和礼品等)8.设立会议信息中心,提供完善的现场咨询服务。六、挑选理想的供应商六、挑选理想的供应商供应商主要包括:展示设计公司(制作背景板、签到牌、指示牌、胸卡等),会议设备公司(同传,投影、音响),印刷公司(宣传材料、会议手册、大会论文集等)以及汽车租赁公司。但要注意:1、货比三家,保证质量的前提下尽量压低成本2、与供应商签订详细的合同(明确说明产品规格、出租价格、付款方式、事故责任等)3、精诚合作,共同办好会议。会议旅游的各个阶段会议旅游的各个阶段申办申办策划策划营销营销运作运作结束结束会前会前会中会中会后会后一、会前的会议活动一、会前的会议活动o考察会址考察会址o谈判谈判o会议
9、的宣传营销活动会议的宣传营销活动o确定会址确定会址o预定酒店预定酒店o预定交通票预定交通票o旅游安排旅游安排o迎接工作迎接工作二、会议期间的活动二、会议期间的活动1、会议中的商务服务、会议中的商务服务o文秘工作文秘工作o翻译工作翻译工作o其他服务工作其他服务工作2.会议期间的社交安排会议期间的社交安排o文娱活动文娱活动o宴会宴会o小型餐会和酒会小型餐会和酒会o其他各类参观活动其他各类参观活动三、会后的会议旅游活动三、会后的会议旅游活动o参观游览参观游览o返程票的预定服务返程票的预定服务o会议纪念品的分发服务会议纪念品的分发服务o送客服务送客服务四、会议过程中旅游活动的作用四、会议过程中旅游活动
10、的作用增加吸引力增加吸引力附附 加加 值值奖励作用奖励作用促进沟通交流促进沟通交流第二节第二节 会议旅游运作的基础条件会议旅游运作的基础条件一、会议机构的组建一、会议机构的组建1、主办者、主办者o政府或行业协会政府或行业协会o商会商会o公司企业公司企业2、委托方(承办单位):会议公司、委托方(承办单位):会议公司o企划部企划部o业务部业务部o综合部综合部o运作部运作部o财务部财务部o人事部人事部o工程部工程部o保安部保安部三、会议的申办三、会议的申办1、投标方式、投标方式o拟定申办竞标企划书拟定申办竞标企划书o实地勘察(审核阶段)实地勘察(审核阶段)2、公关营销的方式、公关营销的方式o拜访客户
11、拜访客户o媒体广告宣传媒体广告宣传o建立稳定客户关系(建立稳定客户关系(CRM)会议策划基本思考内容o策划会议的理由是什么?o会议的主题是什么?o会议的核心议题有哪些?o会议要传播的文化内涵是什么?o会议的特点有哪些?o会议的主要参与群体是谁?o谁来组织筹划会议?o如何开展项目调研o预计召开的日期,天数、地方o会议形式和程序是什么o需要多大的场地o哪些嘉宾必须邀请,哪些媒体需要邀请o如何开展会议销售工作o会议预算是多少o是否需要提前召开新闻发布会o需要向与会者准备什么资料o发言人有哪些o需要什么样的视听设备o需要食品、饮料、的酒会、招待会有几次会议经费预算会议经费预算1.主会场租金主会场租金2
12、.会场气氛布置会场气氛布置3.设备租用:投影仪、有(无)线话筒及其它设备租用:投影仪、有(无)线话筒及其它4.酒店餐饮:午宴、晚宴、茶休酒店餐饮:午宴、晚宴、茶休5.广告宣传:同声传译设备、会议资料、纪念广告宣传:同声传译设备、会议资料、纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包6. 交通通信、客户联络费交通通信、客户联络费7.专家劳务费、员工劳务费专家劳务费、员工劳务费8.办公用费办公用费o9.不可预见费不可预见费o10.根据会议策划需要的其它费用(另议)根据会议策划需要的其它费用(另议)会议主持与设计会议主持与设计o整个会议中,会议主持起着十分重要作整个会
13、议中,会议主持起着十分重要作用用o1.开场白 2.化解与会者冲突 3. 达成协议.o达成协议常见方法达成协议常见方法:o头脑风暴法、名义小组法、德尔菲法头脑风暴法、名义小组法、德尔菲法(匿名性)(匿名性)头脑风暴法(Brain-storming)就像中国成语“集思广益”的意义一样,仍然是那位著名的阿里克斯奥斯本(A.F.Osbern)于1938年发明了著名的头脑风暴法,这是激发人的大脑思维产生创造性设想的一种集体讨论方法,又称BS法。以后各国创造学家又进一步对其丰富和发展,先后提出了默写式智力激励法、卡片式智力激励法、三菱智力激励法等。奥斯本把这种方法的有效性归因于四个方面:其一,思想的产生有
14、赖于联想,联想能力在一定程度上依赖于不同思想的相互启发和诱导。其二,一般人在小组讨论中比单独思考更能发挥其想象力。其三,智力活动在竞争情况下,其产生思想的能力增强50%,其中尤其以产生灵感的能力增强最为突出。其四,在小组中个人设想往往会立刻得到他人的鼓励、引伸和发展,从而增加激发自己提出更好的设想。德尔菲法(Delphi Method)o又名专家意见法,是依据系统的程序,采用匿名发表意见的方式,即团队成员之间不得互相讨论,不发生横向联系,只能与调查人员发生关系,以反覆的填写问卷,以集结问卷填写人的共识及搜集各方意见,可用来构造团队沟通流程,应对复杂任务难题的管理技术。(德尔菲这一名称起源于古希
15、腊有关太阳神阿波罗的神话。传说中阿波罗具有预见未来的能力。因此,这种预测方法被命名为德尔菲法)会议礼仪o不同会议场合的排座o领导座次安排.doc会议文案写作o复件 高尔夫研讨会资料研讨会日程安排.doco复件 高尔夫研讨会资料交流会费用明细.xlso邀请函.ppto附件1交流会日程安排.doco附件2交流会参会须知.doco附件3交流会报名回执.doco第八届中国会展节事财富论坛简况的申请报告第八届中国会展节事财富论坛.doco第八届中国会展节事财富论坛简况的申请报告回执表.doco第八届中国会展节事财富论坛简况的申请报告第八届中国会展节事财富论坛简况介绍.doc会议细节问题1.入场人流怎样引
16、导?2.会议资料多纰漏3.嘉宾接机认错人4.讲台偏斜,无法放水杯5.演讲PPT出问题6.酒店服务差 如:客梯不够用,住房噪音,有气味;内网故障迟迟没修好常见的会议突发事件对策的策划(思考讨论)一般来说,会议活动中常见的突发事件及对策有:(1)原定的主要发言人缺席(2)登记代表数量不够(3)代表们没出席(4)发言人表现不当(5)某位代表言行不当(6)应在活动前,会场出了大问题(7)有国家性的重要活动与本次会议同时举行(8)重要的健康问题(9)有人病得厉害(10)饮食供应令人不满(11)影响代表们到会与离会的主要交通问题(12)严重的IT系统问题一个会议的成本一个会议的成本(工资日常开支找不到你的
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