文件与记录控制培训课程-PPT课件.ppt

1、文件与记录控制培训课程解读解读一般公司一般公司文件架构文件架构：一级文件一级文件：指公司纲领性文件质量手册。二级文件二级文件：指公司主要运作流程即程序文件。三级文件三级文件：指公司细部流程和各类技术性操作文件即作业指导书。（如工位图，测试规范，产品图纸，检验规范等）四级文件四级文件：指各种表单和记录。文件分类文件分类一、内部文件内部文件：指公司内的各种文件，具体可分为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、通用的管理性作业指导书等。二、外来文件外来文件：指公司以外的文件；包括国际/国家/行业/地方标准/法律法规、顾客提供的图样及要求、顾客或有关机构指定使用的表格等。什么是受控文件什么是受控文件

2、 受控文件受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门（文控中心）批准不得复制，文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称。 受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。 临时文件以LS开头，在有效期内可以使用。文件控制流程图制订申请制订 修订文件发行正式运行文件会审试运行定期评审审批修 订 作废申请审批销毁开始结束文 件 控 制 程 序记 录 控 制 程 序相关文件受控文件的审批权限文件类文件类 型型 编制编制 审核审核 批准批准分发范围分发范围质量手册（一阶）文控中心管理者代表 总经理（张总） 共享/邮件通知程序文件（二阶）各部门

3、负责人文控中心管理者代表（杨总）共享/邮件通知管理办法类（三阶）各部门指定人员各部门相关人员管理者代表（杨总）共享/邮件通知技术文件（三阶）研发产品线经理技术副总各相关作业单位表单记录（四阶）各部门指定人员各部门产线负责人各部门负责人共享/邮件通知文件的审批注意事项：文件的审批注意事项：1. 文件在送文控前得到审批或会签。文件在送文控前得到审批或会签。2. 审批人必须有手写签名及日期，不准直接打印审核、批准及会签人，更不准冒签审批人必须有手写签名及日期，不准直接打印审核、批准及会签人，更不准冒签3. 需要分发多个部门且内容又为彩色的，打印相应的份数会签。需要分发多个部门且内容又为彩色的，打印相

4、应的份数会签。4. 文件关联的单位均需要会签。文件关联的单位均需要会签。 文件编写文件编写格式要求格式要求 各部门在编写相关的二阶、三阶文件时，应以“武汉联特科技有限公司”的文件模版进行编写， 模版禁止随意修改。 1.纸张：常规下正式公文需用A4纸； 2.字体：公文标题部分：宋体字、小三号、加粗 正文内容部分：宋体字、五号受控文件编号受控文件编号及版本及版本一、公司文件编码（需要受控文件时找文控要文件编号，文件编号及版本输入后再打印） 分类号+流水号 版本的升级自V1.0V1.1V1.2. V1.9V2.0受控文件的发放受控文件的发放 1.文控中心在文件正本上加盖红色受控印章并根据各部门提供和

5、确认的文件发放范围及份数发放。 2.正本保存于文控中心. 3.为便于技术资料的保密，图纸及测试规范暂由研发保存原档。 你也可以通过以下方式查阅最新受控资料： 受控文件受控文件的保管的保管 各文件使用单位必须确保所使用的文件只能是文控中心加盖”受控印章”的版本, 受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。 由于换版等原因需作废时，制/修订部门应交回旧版本文件给文控处理，文控中心将共享文件夹的文件移至作废文件夹。外来文件的控制外来文件的控制1、所有客户标准、规格、要求，由销售单位审批后，交由文控中心或研发文控统一盖受控文件印。2、通用标准，国际、国家行业标准和法律、法规、安规及认证资料等需经过质量部门负责人确认后，交文控中心管理，必要时受控发放。3、供应商文件：如设备说明书，MSDS，物料的技术规范等须经设备、研发负责人审核、审批后，交由文控统一管理。记录记录的的编号、填写与修改编号、填写与修改记录表单的编号： 大致与文件相同，由文控提供，按修订履历进行版次升级。记录的不良案例涂改液修改不允许原始内容看得见记录记录的的保存保存分类保存有利于记录的查询分类保存有利于记录的查询记录记录的的保存期限保存期限记录记录的的保存保存熟悉吗？文件也需要5S如果变成这样呢？如果变成这样呢？ The end 谢谢大家！谢谢大家！