4.常用行政机关公文写作资料课件.ppt
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- 常用 行政机关 公文 写作 资料 课件
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1、2022-4-251现代汉语现代汉语 常用行政公文,是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常行政事务时常用的文书。 具有实用性、事务性、格式化等特点,是国家行政机关公文之外的处理日常事务不可缺少的常用文书。2022-4-252现代汉语现代汉语2022-4-253现代汉语现代汉语一、计划的概念一、计划的概念 计划是机关、单位或个人对将要进行的工作、生产与学习提出预想的目标,并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施所使用的应用文。4现代汉语现代汉语二、计划的特点二、计划的特点 (一)目的性:计划都和具体的工作相联系,都有明确的目的和任务。 (二)预见性:计划是为完成预定的目标或工作任务所作的预想
2、性部署和安排。在全面掌握材料的基础上,科学分析事物的发展规律与趋势,提出具有先见性的目标和措施。 (三)可行性:任何计划都是为配合实际工作而提出的具有前瞻性工作安排,对工作的进行有可行的指导性。根据实际需要,制订完善、合理、可行的计划是实现预期目标的前提。 (四)针对性:计划总是针对具体单位、人员、工作、目标、时限提出的,具有很强的针对性。 5现代汉语现代汉语三、计划的种类三、计划的种类按针对范围分:个人计划、班组计划、单位计划、国家计划。按性质分:综合计划、专题计划。按内容分:生产计划、工作计划、学习计划、实习计划。按时间分:年度计划、季度计划、月度计划等。 6现代汉语现代汉语三、计划的作用
3、三、计划的作用(一)减少盲目性(二)工作合理性(三)可以预先估计可能出现的新情况和问题,订出措施,取得应变的主动权。7现代汉语现代汉语四、计划的结构与写法四、计划的结构与写法 (一)标题:通常由单位、时限、计划内容和文种组成。例:北京大学2009年招生工作计划”。 有时,视具体情况相应的省略单位或时限。例:“2008-2009年度教学工作计划” “红旗厂改造产品生产工艺的计划” “关于进行量化管理的计划”。 未定稿的计划,可在标题下一行用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”等。8现代汉语现代汉语 (二二)正文:正文:通常有前言、主体、结语等几部分。 1.前言:主要写制订计划的依据、指导思想,
4、也有的交待情况写出目标要求。 2.主体:是计划的核心部分,包括两部分。 (1)任务和要求:主要写出在一定时间内要完成的工作,要达到的指标,要写明完成任务的数量、质量、程度。 (2)方法和措施:写明完成某项工作采取的方法、措施、具体步骤、时间分配、人力、物力、财力的安排等,要具体可行。 3.结语:可以重申计划的重大意义,也可以提出注意事项或发出号召,以鼓舞士气。 (三三)落款:落款:执行标准公文格式。 9现代汉语现代汉语XX学校文秘专业实习计划学校文秘专业实习计划 为了贯彻理论联系实际的教学原则,加强实践性教学,使学生通过社会实践,运用课堂学到的知识,提高应用能力,现根据教学计划,本学期安排“秘
5、书学概论”和“应用文写作”两门学科的专业实习。 一、内容与要求 了解基层单位秘书部门(办公室)的一般性工作; 了解机关文秘工作的内容及处理办法; 了解机关文书的制发、运转程序; 根据实习情况,学习编写简报; 通过社会调查,写出调查报告。 二、时间安排 2008年 11月14日一12月3日共3周。分两阶段,第一阶段(11月14日一26日)两周校外实习;第二阶段(11月28日一12月3日)校内实习,整理材料,写出总结和调查报告,小组交流,选出优秀者(每组每人)班上宣读。 三、实习安排 实习地点及分组安排表。(略) 四、组织领导与实习管理 (一)由文化基础课教研室负责实习领导,由三位老师带队并担任专
6、业辅导。 (二)聘请各实习点秘书为业务指导教师,协助完成实习中的教学工作。 (三)校外实习期间,内实习单位统一领导,服从实习单位作息时间表。 五、实习生注意事项(略) XX大学教务处 八二八年十月十五日 现代汉语现代汉语2022-4-2511现代汉语现代汉语一、规划的概念一、规划的概念 规划是粗线条的长远计划,通常指一个地区、一个部门、一项事业需要在较长时期完成的工作。 制订部门在周密调查、测量的基础上,充分汲取有关人员的意见,经过多种方案的论证、比较后,提出若干年内的全局性部署,制订出发展远景和总目标,及实现规划的阶段与步骤。12现代汉语现代汉语二、规划的种类二、规划的种类经济发展规划精神文
7、明建设规划教育发展规划人才培训规划等。13现代汉语现代汉语三、规划的特点三、规划的特点 (一)全局性:规划是从总体上、全局上考虑好,对所考虑的工作必须在全面调查、了解、分析、论证的基础上作出安排,因此具有全局性。 (二)方向性:制订规划必须确定今后的努力方向和奋斗目标,规划中所提出的措施和制订的步骤都要紧紧围绕这个大方向、大目标。 (三)长期性:规划是一种粗线条的长远计划,是用来指导一个时期的工作的,一般至少在五年以上。14现代汉语现代汉语四、规划的写法四、规划的写法 规划的写作方法与计划相似,所不同的是,规划的写法比较原则和概括,不可能像计划那样详细、具体。 规划通常由标题、正文、结尾、日期
8、等部分组成。 (一)标题:由制订机关、规划内容、文种组成。例:邮电部门普及法律知识第三个五年规划” 15现代汉语现代汉语 (二)正文:是规划的核心部分,主要包括指导思想、基本情况、奋斗目标,步骤及措施。 在写法上通常采用分章划节的方式。如XXX省电信发展五年规划,共分:前言,指导思想,奋斗目标,任务,实现规划的对策与措施五个部分。每个部分又分为若干节。 如该规划的第四部分“实现规划的对策与措施”就分为如下小节:(1)狠抓技术进步,加强人才培养;(2)积极扩大国际合作,加快设备引进;(3)深化电信企业改革,增强企业活力;(4)(5) 16现代汉语现代汉语 (三)结尾:是整个规划的收尾部分,通常是
9、发出号召,提出要求。结尾应简短有力,起到鼓舞斗志、增强信心的作用。例:XXX十五发展规划的结尾: “十五”规划的奋斗目标是明确的,任务是光荣艰巨的。全体干部职工要立即行动起来,继续发扬不怕困难,敢于拼搏,无私奉献的精神,团结一致,努力进取,为早日实现“十五”发展规划的目标而奋斗!17现代汉语现代汉语 (四)日期:即制订规划的具体日期。日期可按行政公文的格式写在结尾的右下方。凡经会议审议通过的规划,应在规划的标题之下注明“X X年X月X日第X次会议通过”,并用圆括号括起。 (五)应注意的问题 1.制订规划要服从全局,这是应遵循的根本原则。 2.制订规划一定要实事求是,根据客观实际与可能,提出奋斗
10、目标。 3.措施必须切实可行。18现代汉语现代汉语2022-4-2519现代汉语现代汉语一、总结的概念一、总结的概念 总结是对已经完成的某一时期内或某一类项工作进行检查、回顾,从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。20现代汉语现代汉语二、总结的作用二、总结的作用(一)有利于提高工作效率:总结是对以往的工作进行全面、系统的回顾,找出经验和差距,避免在今后工作中走弯路。(二)有利于克服工作中的盲目性:通过总结,可以从过去的实践中找出规律性的东西,去掉盲目性,提高自觉性。21现代汉语现代汉语三、总结的种类三、总结的种类按内容分:工作总结、教学总结、学习总结、思想总结等。按时间分:有年度总结、季度总
11、结、月份总结、阶段总结等。按范围分:有全国总结、部门总结; 单位总结、个人总结等。按性质分:有综合性总结、专题总结等。22现代汉语现代汉语 四、决定的结构与写法四、决定的结构与写法 (一)标题1.公文式标题:一般由单位名称、期限、总结对象和文种组成。例:“北京大学2007年教学工作总结2.展现观点式标题: 例:“红旗无线电厂是怎样扭亏为盈的”。23现代汉语现代汉语 (二)正文 正文通常有前言、主体、结语等几部分。 1.前言 一般交代具体工作的政策依据、主客观条件等背景材料,也概括介绍总结的对象、范围、目的。24现代汉语现代汉语 2.主体 (1)取得成绩的经验:这部分是总结的主要内容,重点分析取
12、得的成绩以及取得成绩的原因和作法,总结出带有规律性的经验。 (2)存在问题和教训:工作中的主要问题和教训,要写得具体真实,以利于今后工作中改进。 3.结语 结语的内容主要是对下步工作的设想、安排意见等。 (三)落款:同标准公文格式。现代汉语现代汉语2022-4-2526现代汉语现代汉语一、调查报告的概念一、调查报告的概念 调查报告是对某项工作、某个事件或某个问题,经过深人细致的调查后,将调查中搜集到的材料加以系统地整理,分析研究,并概括出规律和本质,提出对策与观点的书面报告。27现代汉语现代汉语二、调查报告的特点二、调查报告的特点 (一)典型性:调查报告是通过反映典型事例来说明问题的。在写调查
13、报告中,一般都选取典型事例,具有一定的代表性和说服力。 (二)准确性:真实是调查报告的生命。调查报告中的事实必须真实准确。不能有任何虚假伪造。 (三)指导性:调查报告一般都是选取典型事实,对工作都有推动和指导作用,特别是经验调查报告,就是把新经验、新典型介绍给大家,用于指导实际工作。28现代汉语现代汉语三、调查报告的种类三、调查报告的种类(一)按内容来分:1.情况调查报告:这种调查报告能够系统地反映各个方面的情况,能为有关部门了解情况、研究问题、制定措施提供参考作用。2.经验调查报告:这种调查报告目的在于总结先进典型的经验,推动全面工作。3.问题调查报告:这类调查报告针对某一方面的典型问题,用
14、确凿的事实揭露问题的严重性,以引起社会或有关方面、有关部门的重视,达到解决问题的目的。29现代汉语现代汉语 (二)按调查对象的性质来分 1.综合性调查报告:这种报告一般是对调查对象的全过程、全面状况进行系统调查,提炼出具有普遍意义的规律。 2.专题性调查报告:是对某项具体工作或工作中的一些侧面和环节进行专门调查,有很强的针对性。30现代汉语现代汉语 四、调查报告的结构与写法四、调查报告的结构与写法 (一)标题 1.直述式标题:直接写出调查内容或对象,如“虚假广告何时了”。 2.公文式标题:由调查对象、内容和文种组成例:关于邯郸钢铁总厂管理经验的调查报告 3.复合式标题:主、副标题结合,主标题点
15、明调查结论或核心问题,副标题点明调查内容与对象例:改变旧体制、赢得第二春 北京市邮政局内部调整增效的调查报告31现代汉语现代汉语 (二)主体: 1.前言:调查报告的开头,一般是用一段话概括全文写作背景、主要内容,目的是为了让读者对全文有一个总的印象。 2.正文:这一部分详细叙述调查研究的具体情况、做法和经验。通过具体、全面、翔实的调查材料,发现工作中潜在的规律,得出正确的结论。 3.结语:可以总结全文的主要观点,进一步深化主题;可以提出问题,引人深思;可以展望前景,给人以鼓舞;也可以提出改进工作的措施和办法。 (三)落款:执行标准公文格式。32现代汉语现代汉语2022-4-2533现代汉语现代
16、汉语一、简报的概念一、简报的概念 简报是简要工作情况报告的简称,是党政机关、企事业单位、社会团体为指导工作、沟通情况、反映问题、交流经验而单独编发的一种内部公文。机关、团体、企事业单位编发的“信息”、“动态”、“情况反映”等均属于简报类。34现代汉语现代汉语二、简报的特点二、简报的特点(一)及时性:简报是传递信息的重要方法和途径,所以,迅速、及时的反映重要信息是简报的生命力和价值的重要体现。(二)真实性:简报最基本的要求就是真实。简报是群众了解全局工作发展的参考,也是领导决策指示的重要依据。所以,简报所反映的情况必须是真实的,不能丝毫的虚构和夸张,更不能歪曲和捏造。(三)简练性:简报的一大特征
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