公文写作与处理自考课件.pptx

1、第一节 公文的概念1. 什么是公文公文？怎样理解公文的基本含义基本含义？ 答：公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。 公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解： 公文形成的主体主体是国家机关及其他社会组织。 公文形成的条件条件是行使职权和实施管理。 公文是具有法定效力和规范体式的文书文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。1 1我国古代公文产生与发展的主要线索夏、商、周 周易系辞中“书契” 用文字作为物质载体文书3000多年前商后 甲骨文书 我国最早文书档案(体式较完整)西周 专门机构、

2、官吏 专门管理文书秦、汉 “书”、“奏” 我国最早的上行文汉代 稍后 “章、表、疏、议、启”上行文秦汉明清 下行、上行、平行 不断演变、增多辛亥革命后 南京临时政府文书改革 简化文种、划一程式 “令、咨、呈、示、状”2 2 第二节 公文的特点和作用 (1)有法定的作者 (2)有法定的权威 特点 (3)有特定的效用 (4)有规范的体式 (5)有规定的处理程序(各个特点 相应补充说明) 3 3(1)领导指导作用 (2)行为规范作用 (3)传递信息作用 (4)公务联系作用 (5)凭据记载作用(各个作用补充说明)公文的作用4 4公文分类的方法来源： (1)对外文件 (2)收来文件 (3)内部文件行文关

3、系： (1)上行文 (2)平行文 (3)下行文秘密程度、阅读范围： (1)秘密文件 (2)普通文件 (3)公布文件制发机关性质：(1)法律法规文件 (法律、法令和行政法规与规章 三类) (2)行政文件 (3)党的文件性质和作用： (1)指挥性公文 (2)规范性公文 (3)报请性公文 (4)知照性公文 (5)记录性公文缓急程度： (1)急件(特急件、急件) (2)平件使用范围： (1)通用文件 (2)专用文件 (3)技术文件发送目的： (1)主送件、抄送件(送件) (2)批转件、转发件(转件) 处理要求： (1)需办文件(办件) (2)参阅文件(阅件) 5 5我国现行的党政机关常用我国现行的党政

4、机关常用文种文种序号序号1996.5.32000.8.24中央办公厅中央办公厅国务院国务院中办发中办发199614号号国发国发200023号号中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理条例国家行政机关公文处理条例1 1决定决定决定决定2 2意见意见意见意见3 3通知通知通知通知4 4通报通报通报通报5 5报告报告报告报告6 6请示请示请示请示7 7批复批复批复批复8 8函函函函9 9会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要1010决议决议议案议案1111指示指示命令命令1212公报公报公告公告1313条例条例通告通告1414规定规定6 6第二章第二章 公文写作公文写作公文

5、的写作的特点 (1) (1)被动写作被动写作，遵命性强 (2)(2)对象明确对象明确，针对性强 (3) (3)集思广益集思广益，群体性强 (4)(4)决策之作决策之作，政策性强 (5)(5)急迫之作急迫之作，时限性强 (6)(6)讲究格式讲究格式，规范性强公文写作的基本要求： (1)(1)在在政治上的政治上的正确性正确性。 (2) (2)在在业务上业务上符合客观规律符合客观规律。 (3) (3)在在文字表达上文字表达上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。 (4) (4)在在起草时起草时文面符合统一规定的体式与程序文面符合统一规定的体式与程序。 (5) (5)在在书

6、写时书写时选用适度的载体材料与字迹材料选用适度的载体材料与字迹材料。7 7 (1)(1)关于关于主题主题的的修改修改 (2)(2)关于关于观点观点的的修改修改 (3)(3)关于关于材料材料的的修改修改 (4)(4)关于关于结构结构的的修改修改 (5) (5)关于关于语言语言的的修改修改 8 8第二章第二章 公文写作公文写作第一节第一节 公文的体式公文的体式公文的体式：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。其作用是：为了保证公文的完整性、正确性和有效性，提高办事效率并为了公文办理工作提供方便。公文文体是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。其特

7、点是：实用性、严肃性、程式性。公文的主要表达方式：叙述、说明和议论。在写作中三者兼用，以说明为主。公文的语言特点：规定使用语体文，其具有通俗易懂、语义确切等优点。公文语言要求：准确、简明、庄重、得体。第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本9 9 公文的文面格式公文的文面格式即公文的规格式样，是指公文的即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。它各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。它在公文的文面上分为眉首、主体、版记三个部分：在公文的文面上分为眉首、主体、版记三个部分：眉首眉首包括：包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧公文份数序号、秘密等级和保

8、密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人人。 主体主体包括：包括：公文标题公文标题、主送机关主送机关、正文正文、附件附件、成文成文 时间时间、公文生效标识公文生效标识、附注附注。版记版记包括：包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发说明。主题词、抄送机关、印发机关和印发说明。 第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本1010 草稿：内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。 定稿：指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正 式通过的最后完成的定型文稿，是制发文件的标准稿本。 正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，其明显特征是盖有 发文机关印

9、章或领导人亲笔签名。 副本：根据公文正本复制、誊印的其他稿本，又称作抄本。 存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、 定稿以外的印制本(不外发，一般不加盖印章或签署)。 修订本：对已发布生效的文件进行修改补充的文本。 另外，还有试行本、暂行本和各种文字文本。第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本1111节题概述其他说明体式1956年中央办公厅通知：文件一律自左至右横写横排，左侧装订；2000年8月国务院发布了国家公文处理办法，规定了公文格式表达方式分：应用文体特点(实用性、严肃性、程式性)和公文语言特点(准确、简明、庄重、得体)。常用词语：特定用语、惯用语、缩用语、成

10、语、引用语文章体裁,一般是由表达方式和用语的不同特点来区分的。三国曹丕将文体分为奏议、书论、铭銇、诗赋四类构成要素完整的公文由一些规定项目构成。如：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等国家行政机关公文处理办法第十条规定“公文由秘级等16项组成；中共机关公文处理条例第八条列举17项组成，其中发文机关标识等9个要素是一般公文固定组成部分。文面格式 公文文面格式是公文区别一般文章的重要标志，“格式”将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分一、眉首：1.份数序号2.秘级时限3.急度4.标识5.字号6.签发人 二、主体：1.标题2.主送机关3.正文导语(依据性、

11、目的式、原因式)；正文主体(内容符合法律法规 情况真实可靠多部门协商一致表达正确鲜明清楚格式正确)；结束语(意尽言止，自然终结，号召希望)；附件(图表、目录、名单、简介；附件说明于正文左下方)；成文时间(汉字书写年月日(1.一般以领导人签发时间为准2.会议通过时间为准3.已批准时间为准4.联合发文以最后签发时间为准5.以印发时间为准)；公文生效时间(签字、印章) 附注(发放范围、使用注意事项 )。三、版记部分：主题词 抄送机关 印发机关及说明 特定格式：1.信函格式 2.命令格式 3.会议纪要格式排版形式公文的排版(外观)形式版头设计 版面设计 字体字号 字行字距 天地页边 用纸规格 (A4纸

12、210mm*297mm 天头37mm左白边28mm版心156mm*225mm右白边26mm)书写形式字体字号排版规格 制版要求装订要求格式规定：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空 无坏、漏、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉，四角90度，无毛茬或缺损附件说明于正文左下方，附件与正文一起装订稿本公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子包括草稿、定稿两种一.文稿：1.草稿2.定稿(又称原稿、底稿、正稿)二、文本：正本、副本、存本、修订本、试行本、各种文字文本第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本1212概念：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。内容概

13、念：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。内容包括包括行文关系行文关系、行文方向与方式行文方向与方式、行文规则行文规则三个方面三个方面行文关系：行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的关系是根据机关的组织系统组织系统、领导关系领导关系和和职权范围职权范围所确定的机关所确定的机关之间的文件授受关系。之间的文件授受关系。确定行文关系原则：确定行文关系原则： (1)(1)国家行政机关的隶属关系和职权范围是国家行政机关的隶属关系和职权范围是由由中华人民共和国宪法中华人民共和国宪法规定的。规定的。(2)(2)党的各级机

14、关的隶属关党的各级机关的隶属关系和职权范围是由系和职权范围是由中国共产党章程中国共产党章程规定的。下级服从上级，规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。机关之间行文关系四种情况：机关之间行文关系四种情况： (1)(1)同一系统的机关同一系统的机关, ,上下级机关上下级机关之间构成领导与被领导的关系之间构成领导与被领导的关系;(2);(2)上级业务主管部门与下级业务上级业务主管部门与下级业务部门之间具有业务上的指导关系部门之间具有业务上的指导关系; (3); (3)非同一系统的机关之间，非同一系统的机关之间，无论级别高低，

15、它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系；无论级别高低，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系；(4)(4)同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。1313第四章第四章 公文的行文规范公文的行文规范 行文方向与方式：行文方向与方式：(1)(1)下行文：下行文：上级领导机关或业务主管部门对所属下级机 关或业务部门的一种行文。逐级下行文；多级下行文；直达基层组织 和群众的下行文。(2)(2)上行文：上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机 关或业务主管部门的一种行文。逐级上行文：下级机关直接向所属上级领 导机关的一种行文方式，是上行文最基本常用的

16、一种方式；多级上行文； 越级上行文。(3)(3)平行文：平行文：指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指 导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。平行文可以在不分系统、级 别、地区的党、政、军机关以及社会团体、企业、事业等单位之间使用，使 用函。 1.1.注意隶属关系，尊重机关职权；注意隶属关系，尊重机关职权；2.2.大力精减文件，严格控制发文数量和大力精减文件，严格控制发文数量和 范围；范围；3.3.一般情况党政机关不得越级行文；一般情况党政机关不得越级行文；4.4.牵涉几个部门的问题，部门牵涉几个部门的问题，部门 间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；间要先协商一致或经上级裁决，然后向下

17、行文；5.5.行文必须正确确定主送行文必须正确确定主送 机关和抄送机关；机关和抄送机关；6.6.主送机关与公文文种要相互呼应；主送机关与公文文种要相互呼应；7.7.关于联合行文的关于联合行文的 问题问题( (必须是同级必须是同级) )；8.8.关于请示的行文问题关于请示的行文问题( (一文一事一文一事) )；9.9.关于各级党政关于各级党政 机关办公厅机关办公厅( (室室) )的行文问题的行文问题( (职权、授权职权、授权) )；1010经批准公开发布的公文，应视经批准公开发布的公文，应视 为正式公文依照执行。为正式公文依照执行。第四章第四章 公文的行文规范公文的行文规范14141515第五章

18、第五章 机关法定公文写作机关法定公文写作( (上上) )文种概念特点说 明类型 说 明写 作 要 求不同点相同点命命 令令领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文权威性1.乡级以上国家权力机关的执行机关发布2.内容特别重要且不可更改公布令 国家公布法律，国家行政机关公布行政法规和规章内容+通过机构+施行时间；正文较短，后需有法规全文1.依宪法、法律和权限范围发布2.内容单一，一般一文一事，篇幅较短结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。(1)标题：发文机关或领导人职务+文种)发文机关+事由+文种；(2)编号：按流水线编号(中央政府和国家首脑)；不单编，而用一般公文发文号(地方政府多用)3.语

19、言要求：准确、庄重、凝练、有力指挥性其内容具有指挥下级机关或有关人员行动的功能行政令国家行政机关(国务院及其所属部委、县以上地方政府)为施行重大强制性行政措施而发布原由+事项+执行要求强制性执行具有强迫因素；下级机关和有关人员必须服从，不可讨价还价、曲解打折扣，违抗者严惩嘉奖令省级以上机构为奖励特大贡献的集体或个人而发布先进事迹+嘉奖内容+号召另外还有：任免令、动员令、戒严令、通缉令、特赦令等第五章第五章 机关法定公文写作机关法定公文写作( (上上) )文种概 念特 点类 型写 作 要 求注意事项和不同点标题正 文语言议案有议案提出权的机构或人民代表，向同级人代会或其常委会，提请审议事项的建议

20、性公文1.行文关系及办理程序的法定性2.行文内容的单一性和可行性职能机构提出提议案人+内容+文种案由+具体内容(签署人是机关或机关首脑)1.问题重要且具解决的条件2.提出的权限和时限3.行文格式和办理程序(无文号)人民代表提出决定党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文1.内容重要2.政策性强3.有约束力指挥型机构+事由+文种理由+事项+执行要求准确鲜明简洁1.由会议或领导机构作出(多为后者)2.既可解决全局性问题，也可解决具体性问题3.多以机关名称发布个案型理由+事项+期望要求知照型一一列出“广而告之”的决定事项即可决议经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导

21、性公文1.表达群体意志2.权威性和约束力决策部署型机构+事由+文种分析性质+解决办法+今后行动1.由会议作出2.多半针对解决全局性问题3.以会议名称发布结果公布型仅内容(简单)，或并说明对问题的看法(详细)1.都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁16161717文种概念特 点类 型写 作 要 求指指示示 是上级机关对下级机关指导工作的公文 针对性原则性 涉及全局问题，带普遍性的指示1.标题：发文单位+事由+文种(如工作特别紧急，则可用“紧急指示”) 2.正文：根据+事项+执行要求。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等。文字要精练

22、扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、方便执行。在表述时，指示事项和执行要求一般不截然分开。要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰涉及局部问题，带有特殊性的指示 意意见见 党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件 政策性原则性直接指导型1.注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰2.标题：发文单位+事由+文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面3.正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细

23、则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性批转执行型 第五章第五章 机关法定公文写作机关法定公文写作( (上上) )1818第六章 机关法定公文的写作(中)公告、通告公告、通告的比较的比较文种概 念相 同 点不 同 点分类特点写 作公开性重要性严肃性公告机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件1.涉及法定事项的2.知照性的发布的公开性事项的重要性操作的严肃性1.符合权限，一事一告2.内容明确，语气庄重3.注意格式：(1)四种标题：单位+事由+文种单位+文种事由+文种文种(2)只要把公布事情扼要写出 (3)签署、日期：右下方(标题已显

24、，可不另署)涉及的范围广，多通过媒体向世界发布，范围无限制公布比较重大的事件由国家政权机构发布，涉及地方法规的要由省人代会批准通告机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件范围较小，既可通过媒体，也可小范围张贴相对较小发布机构权限较小概 念特 点分 类发 布 与 写 作与 公 告 的 区 别公开发布重要决定或重大事件的告知性文件内容的公开性与重要性 发布机关的权威性会议公报 因目的不同写法不同(常用夹叙夹议写法) 党的机关多用公报，政府多用公告；宣布单独事件、有关人员遵守的法定事项用公告，发布会议、谈判、统计情况用公报统计公报 须由统计部门或国家指定的机构发布外交公报 发布遵循法定审批手续和途

25、径1919文种概念特点类型写 作 要 求通知通知向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文适用范围广使用面积广，下行为主，也可平行发布性批转性转发性指示性任免性事务性1.标题 多为发文单位+事由+文种或事由+文种；批转性、转发性的标明“批转”、“转发”字样，并列出原文名；如原文是通知，则可省略一个；简单事务性通知，可只写“通知”二字 2.正文 发布性：发布内容+请贯彻执行；批转性、 转发性：现将“”转发(批转)给你们+请贯彻执行，多数还对原文发表一下意见(最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望)；指示性：事由+内容+要求(事由相当于引言，内容、要求多

26、结合写，最后小结，提出总的希望要求)；任免性：写出某机构任命某人担任某职务(免去某人某职务)则可，常前再简写缘由或根据；事务性：把需执行或周知的事情写清则可(注意写仔细，以便于受文者按通知要求办)通报通报在一定范围表扬先进、批评错误、传达事项的告知性文件周知性指导性表彰先进型批评错误型传达事项型标题： 发文机关+事由+文种事由+文种文种(较少，属机关内容简单的)；受文者写在正文之前左上角(特殊情况可省略)；署名和日期写在正文的右下角1.表彰先进型：先进事迹(简明扼要，突出主要和感人的事迹)+表彰决定+先进思想分析(难点，避免一般化)+如何学习2.批评错误型：批评根据+错误事实(准确扼要)+处分

27、决定+错误性质(分析恶果)+善后办法3.传达事项型：通报事项(性质、重要性等)+要求希望(后者写多少、是否写可视情而定)第六章 机关法定公文的写作(中)通知、通报通知、通报的比较的比较2020文种概 念特 点类 型写 作 要 求报报告告下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文(主要任务是向上级陈述工作情况，主要作用是上下沟通)重陈述 有主见1.按内容分： 综合报告专题报告2.按目的分： 呈报性报告呈转性报告1.陈述事实要清楚扼要2.表达观点要精炼清晰3.语言要简洁朴实请请示示下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文超前性 说明性单一性(一文一事)请求批准类 请求帮助类请求批转类1.遵照行

28、文规则：一文一事；一个主送机关；不得越级请示(特殊情况时要抄报)；受双重领导的机关请示，要写明主送、抄送机关，由主送机关负责答复2.理由充分，要求合理3.格式正确，语言得体：标题“事由+文种”或“请示”；结束语用“可否”、“请指示”、“请审批”等；正文前写受文单位，正文后写单位、日期批批复复上级机关答复下级机关请示事项的指示性公文针对性指导性表态性批复 指示性批复1.要先回应后批复(写明来文标题或字号，用“收悉”、“收到”等字眼)2.态度要鲜明，措辞要明确3.要及时批复(时间性强)函函机关之间办理日常公务的交往性公文形式灵活，适应性强务实性强商洽函问复函请准函知照函 1.“一事一函”，直陈其事

29、。正文组成：缘由+事故+结语（表达发函者愿望，如“请函复”、“特此函告”) 2.语言平实、亲切、自然第七章第七章 机关法定公文的写作机关法定公文的写作( (下下) )2121第七章第七章 机关法定公文的写作机关法定公文的写作( (下下) )文种概 念特点类 型写 作 要 求会会议议纪纪要要记载会议情况和精神 用以公布或 传达的纪实性文件纪要性约束性知照性决议性协议性研讨性(一)会议结束后起草，以会议记录、会议报告和发言、会议决议为依据，主管领导签字定稿(二)标题：会议名称+文种(可省略“会议”二字)(三)正文：概况(时间、会名、议题、出席者、主持人、会议过程)+内容(要求观点鲜明、主题突出、内

30、容充实，写法灵活：综合归纳法、分项列举法)+结束语(正文的小结，对与会者、下级机关和有关群众提一些要求和希望) (四)主持机关撰写，最后署机关名称、日期(也有不署的)条条例例党政机关制定和发布系统规范某方面工作、活动、行为等的法规性文件制定和发布的权威性中央机关制定的国家行政机关制定的地方权力机关制定的1.遵循草拟原则：坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务；符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策；从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主 2.与原有条例和法规不能有冲突和重复(废止原有的)3.内容用条文表达(“章条式”或“条款式” ) 4.语言要准确严密注意：1.

31、二者区别：条例规范的范围大，订的全面系统、较复杂，制发机构级别高；而规定规范范围较小，比较简单，制发机构级别可高可低 2.它们在党的机关系统，可以作为正式公文行文；在行政系统只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文；规定在党政系统之外可以由领导机构单独发布规规定定各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文规章制度性党内规定 法规性规定 一般性规定2222概 念特 点类型概 念 说 明写 作 特 点规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构内容规范性执行强制性制定程序性办法对某一行政工作所作的比较具体的规定，或

32、对法律、条例、规定等在执行过程中某些方面的具体做法的补充规定章条式或条款式应具体、周全、便于操作 实施细则实施法律、法规的细小规则，多半是主管部门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则章条式或条款式第一条要作出说明具体，便于操作章程一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书(组织章程、办事章程)章条式(机构较大、涉事较多)或条款式守则 特定范围的全体成员必须遵守的行为准则简短、精练、易记概 念作用和特点类型写 作 要 求机关、团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排作用：下情上达、上情下达、统一自身步调特点：目标的前瞻性、

33、操作的预想性规划纲要计划安排分析情况要认真细致(吃透三方面情况)；确定目标要实事求是；措施步骤要切实可行；条目要分明，语言要简洁(标题：机关名称+适用时间+内容类别+文种；正文：条款式或表格式；完整计划：现状分析+目标任务+主要措施+实施步骤+执行要求 )A大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求；B主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力；C客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。2323文种 概 念作用特点类型写 作 要 求总结总结机关、团体在实施计划或完成任务之后对已做工作进行概括及评估的文书下情上达提高自身回顾性经验性综合性专题性1.回顾工

34、作情况要实事求是；总结经验教训要着眼未来；纲目要清晰，文风要平实2.单行标题：机关名称+适用时间+内容类别+文种；双行标题：正标题概况主要做法或突出的主要经验，副标题说明总结的内容。多见于经验类专题总结3.正文：分层展开式(纵式结构，总体概括+主要成绩及做法+存在问题+经验教训+今后努力方向)；纲目带动式(横式结构，夹叙夹议，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系) 调查调查报告报告针对现实中发生的较重要的问题作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务针对性强纪实性强新闻性政务性个案性1

35、.深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提；2.围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3.调查报告的格式：(1)标题有两种：公文式标题：对象+内容+文种、对象+文种或内容+文种；新闻式标题：A.单行(直陈式、提问式、结论式)，B.双行(正标题点名主题或提出问题，副标题说明调查对象、内容等)(2)正文：前言+主体+结尾2424类类别别概念概念特点特点文文 种种写写 作作 要要 求求开开 头头主主 体体结结 尾尾要要 求求讲讲话话类类人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称，是在公众场合经常使用的文书 口头性直接性针对性情感性讲话稿单刀直入式；提问式；交代式围绕讲话目的和

36、意图展开，阐明形势任务方法对策等总结全文，自然收紧并提出希望，展望未来，使人回味无穷主题鲜明集中材料真实新颖布局清晰紧凑语言明白生动开幕词宣告开幕；称呼；组织情况总结以往成败得失；提出大会任务；指出和分析解决条件；交代大会议程鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望闭幕词概况总结大会的主要成效分门别类总结大会情况；提出贯彻执行的意见提出号召或希望，也可以用鼓舞人心的口号欢迎词欢送词答谢词介绍对象；用尊称，加上“亲爱的”等；用热情洋溢的语言表心意欢迎词称赞客人表心意；欢送词回顾访问表再访；答谢词评价功绩表友好应对主题作总结；针对有关问题发出号召，提出期望。使用激励性、鼓舞性语言，最后写上表祝愿的话

37、语2525类类别别概念概念特点特点文种文种写写 作作 要要 求求记记录录类类如实记录有关内容而形成的公务文书 内容的纪实性材料的直接性语言的实录性会议记录组织情况+议题议程+进程内容 要求：集中精力迅速记录，记录清楚详细，准确完整，汉字、字体规范、原始记录的有效性电话记录接电：接电：时间+发电机关名及发电人+来电内容+处理结果+接电话人发电：发电：时间+发往机关+发电人+接电人+发电话事由接待记录来访者姓名及基本情况+反映问题和要求+接待人姓名+时间及办理结果 要求：真实记录来访者的问题和要求，最后要他们核对无误大事记记述“大事”；客观真实；言简意赅。标题标题(机关名+内容+大事记)+开头开头

38、(目的、意义、体例、时限)+正文正文(时间、记事)+结尾结尾(说明情况)简简报报类类简明扼要的书面报告简快新有报头工作简报会议简报报头报头(突出特点。左上：密级；右上：编号：正中：简报；紧挨其下正中：期别；左下：编；右下：年月日)+主体主体(反线以下：按语+标题+正文)+报尾报尾(报、送、发单位、共印份) 要求：内容要真实、确切；篇幅要短小；针对性、指导性要强建建议议类类以书面形式提出建议、意见的一类公务文书 建议性说理性委婉性提案议案标题标题(单位第号提案)+案由案由+ 提案人提案人+ 理由理由+ 办法办法+ 日期日期 要求：熟悉同提案有关的情况；注意行文格式(“案由”等项目标题顶格写，每部

39、分内容文字从第4格写起，转行与上行对齐)建议标题标题a.建议(书)、b.前加单位和内容、c.文章标题+称谓称谓+正文正文前言(背景原因目的)+主体(具体事项)+结语(谏言希望、要求)+落款落款 要求：把握分寸要适度，所列内容要具体，表述语言要精练运用科学的原则、程序和方法对公文的拟制、办理、管理及整理归档的一系列衔接有序的工作 组织形式概 述特点作用任 务组 织原则要 求广义发文：观点酝酿、材料收集整理、起草、修改、审核、签发、印发政治性时效性机要性规范性助手作用纽带作用查考作用科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作

40、用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务组织机构大机关：设立专门机构小机关:专职或兼职文书企业单位:大中型企业在办公室内设文书科或秘书科，小企业只需在办公室配专职或兼职文书即可准确、及时、安全、保密，集中统一管理，坚持实事求是，按行文机关要求和公文处理规定进行1.准确周密，确保质量2.及时迅速，注重时效3.确保机密，安全可靠4.集中统一，加强管理5.实事求是，遵规守纪6.精简文件，提高效率收文：来文签收登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办、答复管理：平时管理，充分发挥公文效用，有利于公文保密组织领导国家：中办、国办机关：办公室主任上下级：业务指导业务职能部门：责

41、成一名秘书分工负责档案部门：指导、建议整理归档：整理、编目、归档保存狭义文书工作人员公文收发、登记、催办、整理、保管等具体工作集中形式和分工形式。选择根据：1.机关的工作性质、任务和职权范围；2.内部组织机构设置、层次数量；3.发文数量；4.办公驻地集中、分散及远近；5.机关人数和文书人员的配备2626第十章 公文处理工作2727环节有 关 说 明签收拆封登记1.收文来源：机要交通、邮局、外机关和部门。2.登记四查清：查信封或封筒上的收文机关名称；查信封号码；查文件封口和包装；查文件登记件数。3.登记作用：便于管理和保护；便于检查和检索；便于统计和催办；作为核对与交接的凭据。4.登记范围：上下

42、级机关来文；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需答复的文件；上级会议文件材料审核分发传阅1.审核重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否合法合规；是否经协商会签；使用文种、格式是否规范等。2.分发的原则和要求：方针政策性、全局性或重大问题的以及文书难以判断的文件，先送办公部门负责人或机关领导批办后再分发；日常事务性有明确分工的，或有规可循的例行公文直送有关部门阅办；批复、复函类文要按本机关原发文的承办部门或主管人分送；按先办理后阅知、先主办后协办、先正职后副职的次序分送；建立登记交换制度，履行签收手续，对要求退回归档的文件，要标明提醒字样，并及进收回。3.传阅注意：顺序

43、为，主要领导主管负责人主管业务部门其他需阅知对象；轮辐式传阅；要及时检查有无领导批示；要求阅读人员在文件传阅单上签注姓名和日期拟办批办承办1.批办内容：提出处理问题的原则和方法；指明负责承办的单位或个人，规定承办时限；指出需多单位或多人联办的主办者是谁；正确填写公文处理单。2.承办注意：有批示的按领导意图办；无批示的按文件精神、有关规定或惯例办；联办的由主办部门先拟出复文稿主动与其他有关部门会商，再报领导审批；要调阅以前或相关文件比对，以防有矛盾之处催办查办注办1.催办分类：对内催办、对外催办，口头催办、电话催办和书面催办。2.查办与催办区别：查办主要是对大政方针的贯彻落实情况，要经领导批示或

44、授权后才行，而催办是文书部门的一项例行性工作，应主动进行；查办要立项，结果要书面汇报，其重点在于查证落实，而催办作为收文处理的一道程序，一般不过问办理细节。3.查办程序：阅读有关材料，搞清查办问题；立项(五要素)；办理(转出交办或直接承办)；结果与反馈(四种情况)；整理归档第十一章第十一章 公文办理程序公文办理程序2828环节有 关 说 明拟稿审核签发1.拟稿注意：要符合法律政策；要情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练、字词规范、书写工整、标点准确、篇幅简短；文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；引用公文，就先引标题，后引发文字号；涉及计量单位时须用法定标准单位；使用简称时应先全称并

45、加以注明；数字除特殊情况应用阿拉伯数字。2.审核内容六查：查是否需行文，以何名义行文；查文稿内容；查要求和措施；查协商会签；查文字表述；查公文格式。3.公文格式审核内容：文种使用是否恰当；标题是否正确体现文件内容；格式安排是否得当。4.签发注意：领导在签发时须确认是否未超权；以机关内某部门名义发文的可由部门负责人签发；签发人须对文件的内容和文字作严格审阅修改，并对其负全责；审批同意时签发人要在发文稿纸的签发栏内明确写上“发”等字样，并签署全名注明年月日；联合发文时，一般应由主办单位负责，送请有关联署机关或部门领导人会签核发缮印校对1.核发注意：文稿审批手续是否完备；公文文词、格式等是否符合规定

46、；编排发文字号；对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注；确定分送单位和印制份数。2.缮印注意：要忠于原稿；要做到文字准确，设计美观，页面整洁，符合格式要求，并注意保密；要建立登记制度。3.校对注意：须以原稿为准；校对时应实行双人对制；校对发现的错、漏字须修正为止；校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处附加标记、签发手续等作全面复查，然后在校样上签字用印登记封发1.用印注意：经与签发的原稿核对无误后始得用印；用印要端正清晰；联合发文部门都要加盖印章；用印要与制发单位相一致；要核实份数，超过份数、空白纸上不能盖章。2.发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找，发文都要登记。3.封发注意：要看清发文各

47、项注明，按要求分装准确不少件，并将文件正确折叠入封；要认真正确地写好信封；凡密件、急件、亲启件要盖戳和注明，并封好信封口确保不泄密；及时正确地发送文件，尤对“三密”文件和重要文件的送递更要做到途径正确，手续完备；履行必要手续，加强对会议发送文件的管理第十一章第十一章 公文办理程序公文办理程序2929意义归档文件整理(立卷)工作的组织归档文件整理的原则与要求建立制度公文整理(立卷)环节的选择基本概念原则要求1.保持有机联系，有利于查考利用2.维护文件的完整与安全、也便于保管3.为档案工作奠定了基础1.立卷制度53年开始，54年通过案例，2000年办法整理(立卷)归档 2.建立文书人员整理立卷制度

48、的优越性熟悉本职业务和文件处理过程有利于齐全完整和保密便于平时查阅和收集整理按年度集中归档并确保质量，促进归档工作1.应考虑的相关因素(1)整理(立卷)环节的文书要直接经手文件的处理(2)对整理(立卷)环节所经手处理的文件数量有要求(3)确定整理环节时，考虑机关办公地点的分布(集中或分散处理)(4)考虑文书人员数量及业务熟悉程度 2.与组织形式相适应(集中式、分散式或二者相结合形式)(1)小机关集中式(2)中、大机关分散式或部分集中、部分分散式(3)财会、人事、信访、保卫等特殊组织自己单独整理(4)恰当的选择和确定立卷人员(内收发、运转、催办者)3.公文整理(立卷)的范围(1)材料范围(2)不

49、需立卷的材料范围(3)公文整理(立卷)的分工1.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料2.归档文件整理：(1)单位“件”(2)整理的六大步骤 3.“件”为文件整理单位1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系2.区分文件的不同保存价值3.便于保管和利用1.归档文件齐全完整：(1)齐全完整(2)破损修复(3)复制字迹模糊或褪变的文件2.归档文件的书写材料、纸张材料符合要求：(1)允用钢笔、毛笔；碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁(2)纸张A4型60-80克的胶印纸或复印纸；档案盒和归档文件封套用无酸纸制作(3)装订材料以“件”为单位选用优质细线、钢夹、塑

50、料夹等材料第十二章第十二章 公文的整理公文的整理( (立卷立卷) )与归档与归档3030归档文件整理方法与归档步骤归档文件整理方法与归档步骤归档文件整理方法归档步骤 一、整理方法与改革：以“件”为单位的整理方法同传统的文书档案整理方法“立卷”比较：1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；2.界定“件”的概念，从检索的实际需要和减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；3.分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定；5.文件排列方法强调按事由排列，时间、重要程度作为