公司公文培训资料资料重点课件.ppt

1、行政公文 行政公文：国家行政机关、企事业单位及合法成立的社会团体处理公务时所使用的应用文体。“红头文件”行政公文的类别l 上行文：报告、请示l 下行文：决定、批复、通知、通报l 平行文：函l 通告文：会议纪要、意见（既可以上行，下可以下行、平行）l 工作总结行文规则l 1、确有必要，可发可不发的文书坚决不发，可长可短的文书要短l 2、党政分开。属于党务方面的工作，须以党的名义l 3、明确关系，行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。（1）具有隶属关系的部门，可以行上、下行文。没有隶属关系的部门之间只能行平行文。行文时，应当主送一个上级部门，其他部门可以抄送，受双重领导的部门向上级发文时，应当写明

2、主送和抄送部门，上级向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部（2）各类部门依据职权范围各司其责，包括文书处理，依据职权范围确定行文关系。公文的内容l 一、标题 三要素：制发部门制发事由文种l 二、主送单位 主送单位常为知照性的部门l 三、正文l 四、落款及成文时间 如果标题中用了制发单位，则不必再写落款，成文时间以会议通过或批准的日期为准，须加盖公章作为生效标识l 成文日期有信函式和决议式两种，信函式即将年月日放在签发机关名称之下相对应的位置，决议式放在正文之上、标题之下的正中位置，并有圆括号括上，此时，如果标题中有发文机关，最后落款可省略发文机关。l 盖章盖章 印章要端正盖在成

3、文日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年月日，当然视印章大小而定，印章字迹不受成文日期影响而更加清晰。注意事项注意事项l一、不交叉主送：主送单位只有一个。l 二、一事一文。l 三、不主送个人l 四、不越级行文。l 五、不乱抄乱送。文书制作口诀文书制作口诀l吃透两头很重要，l领导意图把握好。l选好文种宜慎重，l规范准确效率高。 公文的习惯用语l 开头：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前。l 承启：现将有关事项通知如下；现将报告如下；为此，现就问题请示如下。l 引述：（某文件）收悉、敬悉。l 称谓：我（集团）、贵（公司）、本（部门）、该（处）l 经办：经、业经、未经；拟、

4、拟办、拟定；施行、暂行、试行、执行、参照执行、贯彻执行、研究执行。l 会议：会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议通过了、会议决定、会议希望、会议号召、会议要求、会议恳切呼吁。l 表态：同意、原则同意、不同意；可办、照办、不可。l 结尾：用于报告：请审阅； 用于请示：当否，请批准； 用于函：请研究函复；盼复；望协助办理，尽快见复； 用于复函：此复；特此专复；特此函复。数字用法的规定数字用法的规定l 统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。 如：21、478、12555、21%54%、1/4、160l 1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞

5、色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。 如：一律、一方面、七上八下、九三学社、第一书记、第二轻工业局、第四方面军、十三届四中全会 2、相邻数字连用表示概数时，用汉字，如去年5、6月份，应为五六月份，等待了4、5天，为等待了四五天。 3、表示约数时，用汉字，如大约有20来个人，应为大约有二十来个人。l 年份一般不简写，不能写作“九”或“90年”。年月日之间使用半字线“”，当月和日是个位数时，在十位上加“0”。 标点符号的使用1、该用标点符号而未用例如：多年来，我们市在人民生活方面欠账很多问题成堆，近几年尽管 做了一些工作但矛盾仍很突出。2、该用逗号的用了顿号例如：市组织专案组，定人定员、定措

6、施、定破案时间、案件不破、人员不撤。3、该用句号而未用例如：水土保持是国民经济和社会发展的基础，目前，我省水土流失仍呈发展的趋势，流失面积有增无减。4、标点符号错位关于印发2002年宣传工作要点的通知5、标点符号多余例如：这次重点整治了背街巷道、基建工地、城乡出入口，以及铁路沿线两侧的环境卫生。0110 机密一年 特 急 文件 空两行20001号空两行关于通知： 。 。 三号黑体，特急中间空一个字字体大小以美观醒目为原则3号仿宋，年份全称,六角括号小2号宋体顶格，3号仿宋XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1.XXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXX XXXXXX

7、XXXX 二九年十二月一日主题词：XX XX XX 抄送：XXXXXX、XXXXXXX、XXXXX、XXXXX、XXXXXXXXXX、 XXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXX 2000年X月X日左空一字，3号仿宋体顶格，3号黑体，词目小3号宋体，词组间空一字回行时与冒号后抄送机关对齐印发机关左空一字3号仿宋第1份 特急机密 XXX市人民政府文件XXX府发（2008）第01号关于做好当前工作的通知XXX、XXXX： 。 市政府办公室 2008.5.10主题词：通知 工作抄送：XXX、XXX、XXXXXXXXX 二八年五月十日 共印20份报告一、报告的写作要求一、报告的写作要求：“三段式”

8、的通用规则即“情况做法问题”二、报告的注意事项二、报告的注意事项：1、主题鲜明，突出重点。 2、实事求是。 3、文风要简洁、朴实。 4、行文要及时。5、报告中不能夹带请示事项。 要 领范 文标题：事由+文种主送机关：正文：一、缘由情况 二、事项发文机关：发文时间关于我省清理整顿公司工作的报告关于我省清理整顿公司工作的报告国务院： 我省一九八八年十月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理方案的拟定和实施，积极查处公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了党中央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的，现将这项工作情况报告如下： 一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多

9、过滥的问题（略） 二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。 XX省人民政府（盖章） X年X月X日要 领范 文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：报送主体+态度附件：发文机关：发文时间：XX市委关于一九XX年上半年城市经济改革情况的报告省委： 现将我市一九XX年上半年城市经济改革情况报上，请指正。 附：我市委关于一九XX年上半年城市经济改革情况一份 XX市委（印章） X年X月X日 请示一、请示的注意事项：一、请示的注意事项：1、请示是事前行文。2、请示应当一文一事，一般只写一个主送单位。不得抄送下级部门。3、请示不得夹带在报告事项里。4、一般不得越级请示。5、除上级负责人直拉

10、交办的事项外，不得向上级部门负责人报送请示、意见和报告。二、请示的写作要求二、请示的写作要求行文对象要认定，内在逻辑把握准。先斩后奏最忌讳，一事一文讲认真，期请上级快答复，问题解决皆舒心。要 领范 文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由（一）情况说明（二）目的二、事项三、结语发文时间：市第二商业局关于增设地下消火栓需要资金的请示省商业厅： 市食品公司冷库，系地区分配性支点仓库。厂区建筑面积万平方米（其中冷库平方米），贮存物资千吨，价值万元。多年来厂区防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消火栓一处，因年久失修，水压低，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。虽然省、市防

11、火部门多次检查，提出建议，但因缺少资金一直没有按重点市库区建设。为确保库区安全生产，做到常备无患，急需修建地下消火栓四处（饲养场一处，肉联厂、冷库二处，蛋禽厂与蛋库之间一处），需要资金4.4万元（详细计划附后）。 妥否，请审查指示。 X年X月X日（公章） 提 纲模 式标题：“事由+文种”主送机关：正文：一、缘由（一）情况说明（二）目的二、事项三、结束语附件发文机关：发文时间：关于XXXXX的请示XXX： 为。 妥否，请批复。 附：XXXXX XXXXXXX X年X月X日请示关于执行职工借阅图书规则的请示 公司厂办： 长期以来，我馆在职工借阅图书方面情况混乱，很多职工借书不还，不办全手续或延迟归

12、还。为形成秩序井然、有条不紊的借阅环境，经过讨论我馆制定了职工借阅图书规则，具体如下： 一、要求职工一人一卡。（略） 二、借阅期限不超过三个月。（略） 三、如违反规则，造成图书丢失、破损等情况，按规定给予一定的物质赔偿。（略） 四、（略） 以上意见如无不妥，建议批转各科（室）执行。 XXX有限责任公司图书馆 X年X月X日报告和请示的异同点l 相同点1、都是上行文2、格式相同3、内容都带有汇报性质l 不同点1、目的要求不同：请示是陈述理由，要求一定答复，报告是向上级汇报情况，不一定要求答复2、行文时限不同：请示必须事前行文，不能“先斩后奏”，报告事前、事中、事后都可以3、内容含量不同：请示只能一

13、文一事，报告不限，可以一文一事，也可以一文多事决定一、写作要求1、事由的政策性。2、事项的严肃性。3、行文的妥贴性。决定关于的处分决定（X年X月X日XX会议通过） ，男，现年岁，科职员，该同志平时纪律观念淡薄，经常迟到早退，经多次教育仍无悔改表现。月日至月日该同志无故旷工达天，为教育本人，严肃校纪，经会议研究决定：给予开除校籍留校察看一年的处分。 学院 年月日要 领模 式标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由1、情况 正面、反面2、意义 讲理论、谈认识、作判断3、目的二、事项条款并列重轻有序大项下可设小项重大长篇公文小项成一系列三、结语实施时间及要求发文机关：发文时间： XXX

14、X关于XXXXX的决定XXXX： 近几年来XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX但是，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX特作如下决定： 一、（略） 二、（略） 三、（略） 本决定自发布之日起实行。前发文件和规定，凡与本决定不一致的，一律以本决定为准。 XXXXX X年X月X日关于XXX等同志任免职的通知各部门： 经研究决定： 任命XXX同志为XX公司生产部部长，免去其生产部副部长职务。 任命XXX同志为XX公司生产部副部长。 XX公司

15、 二九年七月一日（重庆长航）关于举办征文比赛的通知 各部门： 为了配合党的十五大精神贯彻落实，培养跨世纪人才，我公司决定举办“跨世纪论坛”征文比赛，现将有关事项通知如下： 一、时间从即日起至12月底截止。凡我公司人员均可参加。征文以言论为主，从不同侧面论述培养跨世纪人才的必要性、重要性和好建议、好经验。 二、字数在3000字以内，由各部门负责本部门人员稿件收集工作，统一交到综合管理部。 三、公司将从本市聘请有关专家成立评选委员会，2010年春节前公布评选结果。 重庆长江轮船公司 二九年十一月二十日 通知批转、转发时出现的问题：通知批转、转发时出现的问题：1、关于批转重庆长航关于举办第七届职工技

16、能大赛的通知 批转重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知2、 综合管理部转发重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知的通知 综合管理部转发重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知 通报通报的写作要求：1、材料真实。2、事实典型。3、评议中肯。4、制发及时。六字法“详叙，深议，鼓动”通报关于2009年元旦期间我公司安全保卫工作的通报公司各部门： 由于我公司领导的高度重视和各部门的大力支持，在元旦节期间，我公司安全保卫工作做到了无事故、无伤害，安全地度过了假期。根据各部门总结和认真核实，现将情况通报如下： 一、党组重视 二、加强各项规章制度 三、真正做到了节前有安排，期间有检查，节后有书面汇报，

17、做的较好的有XXX部、XXX部等。 元旦刚过，春节即将来临，为保证安全，我们再重申几点要求： 1、要交安全防范工作当做头等 2、严格值班纪律，各部门要保证值班人在安全在。 3、加强汇报制度 重庆长江轮船公司 二九年一月九日通报 重庆长航关于表彰王嘉玲同志的通报 国庆节前，重庆长航总船长王嘉玲在交通运输部组织开展的“60位新中国成立以来感动交通人物”评选活动中，荣获“感动交通人物”称号。 事迹（略） 对大家对提出要求。 特此通报 重庆长江轮船公司 X年X月X日 提 纲模 式标题：“事由+文种”主送机关：正文：一、缘由二、情况好的不好的三、要求发文机关：发文时间：关于XXXX情况的通报各XXXXX

18、： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXX X年X月X日批复一、批复的特点：被动性，以请示为存在条件。二、批复的写作要求1、针对要强。2、对象要准。3、态度要明。4、回复要快。要 领范 文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由二、事项 态度 答复要求三、结语：发文机关

19、：发文时间：广安县人民政府关于同意成立协兴镇翰林小学的批复县教委： 你委关于成立广安县协兴镇翰林小学的请示收悉。经研究，同意成立“广安县协兴镇翰林小学校”。为完全小学，隶属协兴镇管理，教职工按每班2.5人配备。 翰林小学是小平同志的母校，办好这所学校意义十分重大。希你们加强领导和管理，努力提高教育质量，将翰林小学校办成我县第一流的学校。 此复 广安县人民政府（印章） 一九九六年二月八日提 纲模 式标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由 请求标题及文号二、答复 态度 要求三、结语发文机关：发文时间：XXXX关于XXXX的批复XXXXX： 你XXX关于XXXX的请示（发文字号）收悉

20、。经研究，同意XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 此复 XXXXXX X年X月X日函撰写函的注意事项1、直陈其事，简明扼要2、措辞得体，讲究分寸3、用语和格式要规范4、一事一函关于计划外出口涤棉布的函 省纺织厅： 今春广交会以来，国际市场迅速好转，涤棉布需求量趋增，原安排的1984年出口涤棉布数量，被外商签订已完。为了扩大国外市场，增加纺织品出口数量，经请示总公司，准备在计划外增加涤棉布出口2000万米（具体品种和数量附后）。请贵处研究，并望于8月15日复函。 省外贸公司（公章） X年X月X日要 领

21、范 文标题：“事由+文种”主送机关：正文：一、缘由依据二、事项三、结语 发送机关：发送时间：关于拨款举办艺术节的函市财政局： 经市委、市政府同意，9月10日至10月10日在我市举办艺术节，初步匡算，艺术节共需费用一百五十万元，请予核拨。 特此函达。 XXXXXX X年X月X日会议纪要关于2009年客户满意程度改善计划制订讨论会会议纪要 8月3日下午在第二会议室，在市场部XXX副经理的主持下，召开了客户满意度改善计划制订的讨论会（与会人员名单见附件）。会议讨论并形成了如下意见： 一、明确了改善计划制订的内容和格式。 以总公司的调查结果和要求为方向指导，结合本公司的调查结果和建议，分重点有针对性地

22、制定改进措施和计划，格式参照2008年总公司下发的满意度提升计划。 二、确定了改善计划制订中各部门的职责和联系人。 满意度调查需改善的层面中：（略） 各部门满意度改善项目责任部门和联系人如下： （略） 附件：与会人员名单 重庆长江轮船公司 二九年八月三日会议纪要会议纪要的写作要求：1、广泛收集会议材料2、要点明确，条理清晰3、简明扼要，人称特定l 学院第次办公会议记录l 时 间：年月日l 地 点：第一次会议室l 出席人：罗（院长）、吴（总务处长）、黄（院长办公室主任）、谢（院长办公室秘书）及各系各部门主要负责人l 缺席人：朱、王（到省开会）l 主持人：罗（院长）l 记 录：谢（院长办公室秘书）

23、l （一）报告：l 1、吴报告院基本建设进展情况（略）。l 2、主持人传达省人民政府关于压缩行政经费的通知（略）。l （二）讨论：l 略l （三）决议：l 1、l 2、l 散会。l 主持人（签名）l 记录人（签名） 意见意见写作要求：1、问题的准确性2、见解的针对性3、用语的合理性提 纲模 式标题：事由+文种”主送机关：正文：一、依据二、提出意见三、结语：发文机关：发文时间：关于XXX的意见XXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 为此，提出如下意见： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

24、 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 以上意见，如无不妥，请批转各地执行。 XXXXXXXX X年X月X日练习1、贯彻全国交通公安局、处长会议精神，认真做好我省交通公安保卫工作2、报送编史先进工作者名单及事迹，请统一表彰3、XX省机构编制委员会办公室关于机构改革中有关问题的解释4、XX公司关于新建创新大厦要求补助资金的申请5、XX管理局关于要求拨款进行1号水泥生产线技术改造问题的答复6、XX省科技厅关于申请“八五”国家重点科技攻关项目试验工程补助费的报告7、XX省交通厅关于同意XX省航务管理局进行三湾水电站升船机修复的函8、XX县人民政府关于XX港扩建工程概算的请示报告9、X

25、X县人民政府关于转发XX市人民政府关于“XX省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知10、XX省经济贸易委员会转发国家经济贸易委员会关于坚持和改进大中型企业领导干部岗位职务培训工作的意见、一九九年上半年经贸系统企业领导干部岗位培训计划两个文件的通知11、 XX省XX厅关于转发中国建设银行中央级基本建设储备贷款管理暂行办法的通知 现将中国建设银行XX分行转发中国建设银行中央级基本建设储备贷款管理暂行办法的通知（X建银投字1989第183号）转发给你们，请遵照执行。 XX省XX厅 一九九年四月二十三日12、 XX省交通厅关于成立XX公路技工学校的请示 省劳动厅并省人民政府： 近年来，我

26、省公路交通建设事业发展很快，但公路养护工人不足，素质低，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 特此请示，请予以批复。 XX省交通厅 一九九一年一月二十一日13、 关于我县XXX等三名领导干部出访日本的请示 省人民政府： 我县XXX、XXX、XXX三名主要领导干部，应日本XX协会邀请，拟于今年X月赴日本参加XX艺术交流活动，在日时间X天。经中共XX地委、XX 地区行署研究，同意他们出访。现呈报你们，请批示。 XX县人民政府 X年X月X日14、 关于重庆长航与山东潍柴重机展开合作工作的报告 XX总经理： 重庆长航与山东潍柴重机同属国家骨干企业，重庆长航因生产发展的需要

27、，将在近年内建造数十艘新型325TEU集装箱船。山东潍柴集团XXXXXXXXXXX。 合作情况（略） 重庆长航营销部 X年X月X日15、 XX省委员会关于“两个请示”的批复 XX学校： 你校关于办学规模和专业设置的请示（X校报19XXX号）和关于要求增加编制的请示（X校报19XXX号）收悉，现批复如下： 根据国家教委普XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 关于增加编制的问题，我委已签署意见送省编制部门，请你们与省编制部门联系。 XX省教育委员会 X年X月X日工作总结一、含义： 工作总结：单位或个人对过去某一阶段内工作的完成情况进行回顾、分析和研究，找出经验教训，以为今后的实践活动提供帮助和

28、借鉴而形成的文书材料。二、结构： 标题、正文、落款三、写作要求： 1、要实事求是。 2、要探求规律。 3、要突出重点。提 纲模 式标题：“发文机关+时间+文种”正文：一、基本情况，总成绩说明，形势背景二、主要成绩条项并列式三、经验体会四、问题教训五、今后方向六、总结时间：XXXXXX（单位名称）2009年工作总结 2009年是我XXXX的一年，也是XXX的一年。在XXXXXXXXXXX直接领导和关怀下，在XXXXXXXXX的共同努力下，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX收到了显著成效。 一、（略） 1、（略） 2、（略） 回顾XXXXXXXX开展各项工作的实践，我们有如下切身体会： 1、 2、 我XXXXX各项工作也存在一些缺点和问题，主要表现在： 1、 2010年，我的工作重点是XXXXXX。 X年X月X日