办公室工作流程图课件.ppt

1、办公室工作流程4/23/20221目录收发文流程1印章、证照使用借用流程2档案管理、复印流程3接待工作流程4办公用品、固定资产采购使用流程5合同签订、管理流程64/23/20222目录参加、组织会议流程7物业维修、工程项目工作流程物业维修、工程项目工作流程8信访工作流程9房租收缴工作流程10车辆管理工作流程11LOREM IPSUM DOLOR4/23/202231、收发文流程1收文流程收发文流程收发文流程2发文流程4/23/202241.1收文流程收文流程收文流程办公室员工办公室员工办公室主任办公室主任总经理总经理分管领导及处理分管领导及处理 重要文件 收文签收、登记审阅、批示审阅承办、落实

2、承办、督办落实完后资料存档4/23/202251.2发文流程发文流程发文流程办公室员工办公室员工办公室主任办公室主任分管领导分管领导总经理总经理 流程开始拟稿并初核（需发文部门）审核审阅签发核对编号、打印存档发文一般文件重要文件4/23/202262、印章、证照管理流程1印章使用管理流程印章管理流程印章管理流程2印章、证照借用管理流程4/23/202272.1印章使用管理流程用印人用印人用印人科室负责人用印人科室负责人办公室主任办公室主任分管经理分管经理办公室办公室文员文员 填写印章使用登记单审批盖章签字同意审核重要用印记录存档批准一般用印签字同意签字同意4/23/202282.2印章、证照借

3、用管理流程用印、照人用印、照人用印、照人科室负用印、照人科室负责人责人办公室主任办公室主任分管经理分管经理办公室办公室文员文员 填写印章、证照借用登记单审批印章管理员审核签字签字同意审核重要用印记录存档批准一般用印签字同意签字同意借出办公室委派一名工作人员陪同办理用毕归还4/23/202293、档案管理流程1档案保管流程档案管理流程档案管理流程2档案借阅、复印管理流程4/23/2022103.1档案保管流程各科室（含办公室）各科室（含办公室）科室负责人科室负责人办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任 移交需归档的相关档案审核审查、整理、归档、编号审核存档理毕签字审毕签字4/23/202211

4、3.2档案借阅、复印管理流程档案使用人档案使用人科室负责人科室负责人办公室主任办公室主任办公室文员办公室文员档案使用档案使用人人 申请填写档案借阅、复印申请单审核批准同意签字档案管理员审核签字同意签字借出、复印收回、归档4/23/2022124、接待工作流程1派餐流程2接待工作流程接待工作流程3大型接待流程小型接待流程4/23/2022134.1派餐流程需派餐部门需派餐部门部门负责人部门负责人分管领导分管领导办公室主任办公室主任财务财务 填写派餐单审核审核根据需求安排就餐批准签字批准签字组织接待在派餐单上签字定时汇总定点酒店账单并进行审核付款按照财务规定履行完签字手续后4/23/2022144

5、.2小型接待流程（来电、来访）办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任分管（相关）领导分管（相关）领导总经理总经理接听来电记录内容/接待来访情况处理承办、落实承办、落实拟办根据实际情况汇报给相关领导重要情况或是直接找总经理的，直接向总经理汇报一般业务4/23/2022154.3大型接待流程接待活动相接待活动相关科室关科室办公室办公室办公室主任办公室主任分管领导分管领导总经理总经理 说明活动具体情况根据情况形成接待方案审核把关批准落实接待准备情况，协调相关科室组织接待4/23/2022165、办公用品、固定资产采购、入库、领用流程各部门各部门部门负责人部门负责人办公室主任办公室主任相关领导相关领

6、导总经理总经理 根据需求提出计划审核审核把关批准安排物资采购按计划领用同意签字大宗物品日常用品同意签字验收入库登记造册4/23/2022176、合同签订、管理流程需签订合同需签订合同的部门的部门部门负责人部门负责人分管领导分管领导办公室主任（法务办公室主任（法务联络员）联络员）总经理总经理 拟出合同并填写合同审批单审核审核在合同审批单上签字交律师审核合同，并对合同进行编号，登记。审核通过将合同、审批单、会议纪要等相关材料汇总报集团法务走程序签订合同存档集团法务走完程序通知可以签订合同后通知相关部门签订完后办公室留一份4/23/2022187、参加、组织会议流程1参加外部会议流程参加、组织会议流

7、程参加、组织会议流程2组织会议流程4/23/2022197.1参加外部会议流程办公室文员办公室文员办公室主任办公室主任总经理总经理相关部门相关部门 接到会议通知审批批准、安排参会人员参加会议重要会议落实参会人员一般会议通知参会人员4/23/2022207.2组织内部会议流程办公室主任办公室主任办公室文员办公室文员各部门各部门办公室档案办公室档案管理员管理员 通知开会会议准备通知参会人员准备相关材料布置会场参加会议会议记录形成会议纪要贯彻落实归档督办4/23/2022218、物业维修、工程项目工作流程1物业维修工作流程2物业维修、工程项目物业维修、工程项目工作流程工作流程3工程采购工作流程工程项

8、目工作流程4/23/2022228.1、物业维修工作流程需物业维修需物业维修的部门的部门部门负责人部门负责人分管领导分管领导办公室主任办公室主任总经理总经理 写出维修申请报告审核审核批准审核同意签字安排物业落实维修项目同意签字同意签字同意签字落实、督办4/23/2022238.2、工程项目工作流程经理办公会经理办公会办公室物业科办公室物业科财务审计财务审计分管经理分管经理总经理总经理 经理办公会研究确定工程项目物业科根据项目情况做出大体预算对预算预审大额需招投标组织落实考察材料、工程队等相关事宜，并全程跟踪工程进度。形成申请文件报集团审批，审批通过后组织实施组织招投标确定施工队伍审核批准审核批

9、准组织财务审计等工程相关部门验收根据合同要求付款履行完验收手续4/23/2022248.3、工程采购工作流程物业科物业科办公室办公室财务审计财务审计分管领导分管领导总经理总经理 根据材料清单确定考察目标组织审计、物业、相关领导察目标材料，多方对比形成初步意见批准审核同意签字同意签字签字物业负责联系购买工程结束收组织审计物业及相关领导验收根据合同规定付款验收合格4/23/2022259、信访工作流程办公室办公室办公室主任办公室主任分管经理分管经理总经理总经理纪委书记纪委书记 接到来信或是来人，先登记接待、处理处理办理批示根据情况办理一般事件将处理结果告知来信、来访人存档重要事项根据情况报职责范围

10、内重要事项与领导干部有关问题，及其他重大问题4/23/20222610.房租收缴工作流程办公室物业办公室物业办公室主任办公室主任租户租户财务科财务科 根据租金收款时间表确定收租人和交租日期，制作交租通知单审核确认内容、准备租金核对、确认收款金额、开具发票或收据拿到付款凭证。流程结束收到通知10日内未付款发催款通知并电话催收按时缴费收到催款通知5天内未付款断水断电，一周不交走司法程序。记录存档付款付款4/23/20222711、车辆管理工作流程1出车工作流程2车辆管理工作流程车辆管理工作流程3购买车辆保险、ETC等工作流程车辆保养维修工作流程4/23/20222811.1出车流程用车人员用车人员用车单位负责人用车单位负责人办公室主任办公室主任司机司机 填写派车单审批审批出车同意签字签字安排4/23/20222911.2车辆维修保养工作流程司机司机办公室物业科办公室物业科办公室主任办公室主任 填写车辆维修、保养单审批批准同意签字维修、保养，开好发票走报销程序。4/23/20223011.3购买车辆保险、ETC（常规费用支出）等工作流程车队长车队长办公室物业科办公室物业科办公室主任办公室主任 根据车辆保险到期情况和etc余额情况汇总填写保险、ETC购置单审核批准同意签字购买，开好发票走报销程序。4/23/202231