材料管理人员培训(内业资料)课件.ppt
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1、主要内容:一:基本业务流程二:材料分类三:单据的使用传递与管理四:台帐设置与记录五:表格的填制使用与管理六:应注意的几点问题 1、工程承接下来进入施工现场搭建临时设施的时候应该申报立户申请,同时附带本工程的现场料具管理平面布置图以及料具现场规划说明(注:通过集团信息化办公系统进行申报); 2 、根据工程实际需要把各类计划、表格、单据设置齐全,健全各类台帐,建立本工程的“项目监理数据库”,设置本工程的单据领用记录表并按要求记录齐全; 3、根据施工图纸,结合工程实际情况以及施工工艺,提报机械进出场计划以及周材总需用计划; 4、根据施工图预算编制单位工程物资采购总量控制表并携带相关资料及时进行报批;
2、 5 、根据工程实际情况设置本工程的材料设备管理目标指标,根据目标指标制定具体的实施方案,实施方案制定的要详细具体、有可操作性、实施起来便于目标的实现; 6、根据程的实际情况制定本工程的成本管理核算机制; 7、进场的料具不管“总量控制”是否申报,当月必须进行验证验收并进行结算报耗,各类台帐及监理数据库记录及时准确完整; 8、基础开挖即将完成,根据201016号文件规定要求,及时提报实施性的机械进出场计划以及周材需用计划,如集团内部租赁公司不能满足供应,及时编制外租计划按要求进行审批,计划审批后方可进行外租; 9、外包班组进入施工现场后,材料管理人员要参与劳务分包合同的制定,把现场料具的使用要求
3、、节约指标及奖罚标准等内容编写在劳务分包合同中,便于日后管理有据可循; 10、外包班组如果需要自带机械设备,需要在劳务分包合同中标注清晰并及时到材料设备部办理备案手续; 11 、工程使用的主要材料,属于甲方供料,如果在大合同中(与甲方签订的施工合同)没有约定的必须及时与甲方签订“顾供协议”;属甲方指定供方的,应及时与甲方签订“顾指协议” ,如果甲方指定的主要材料不是集团合格供方名册中的产品需要及时收集产品厂家的相关资料申报合格供方或临时合格供方; 12 、如某种料具确实需要在集团无信誉供应商名册中的供货单位处采购,在采购前应填写拟与无信誉供应商发生业务审批表报集团法律事务部办相关理审批手续;
4、13 、各类料具的需用计划、采购计划编制申报要及时、齐全,表格内容填写要完整,主要材料与辅材区分开来编制,主要材料的“质量要求”栏填写要准确齐全; 14 、大宗料具采购前要按要求签订物资采购合同,合同约定内容要齐全、描述要清晰;对与经常有业务往来的运输单位要签订运输协议,明确双方的权利与责任; 15 、进场料具、周材、机械等要及时验证验收并进行结算,验证验收记录应规范,供货单位填写的要与出具发票上的“发票专用章”或“财务专用章”相符; 16 、项目与项目之间、项目内部不同工程之间相互调拨的料具,当月调拨的当月必须办理转账手续(调出单位填制红色核验单冲减成本,调入单位填制蓝色核验单增加成本);
5、17 、周材、机械租赁费用,不管当月发生的费用多与少、内租还是外租都要与租赁公司进行账、物核对,当月进行结算报耗,并保存好双方签字齐全的对账资料以便备查; 18 、材料出库,主要材料领料单中的用途栏填写要明确,钢材、水泥要标明相应的炉批号,单据签字要真实齐全; 19 、各类台帐记录要及时规范,账单相符、帐帐相符, 20 、月材料入库和耗用分类汇总表填报应及时,内容要齐全准确、账表相符; 21 、月底报耗完毕后,根据当月完成的工程量预算与实耗量进行对比分析,根据分析结果查找节超原因,制定切实可行的应对措施来进行下一步的过程控制; 22 、各类计划、报表、单据根据要求按月进行装订,装订要规范整洁.
6、 料具现场管理主管材料员设四表、两单、两台账,即“总量控制表”、“月报耗表”、“供方预审表”、“材料成本分析表”;“核验单”、“运输结算单”;“材料明细分类账”、“合同台账”。 料具现场管理收发材料员设三表、四单、三台账,即“需用计划表”、“采购计划表”、“物资盘点清查表”;“收料证明单”、“验证验收单”、“领料单”、“调拨单”;“材料、周材收发台账”、“质量证明文件台账”、“限额领料台账”。 机械管理员设四表、两单、一台账,即“机械进(退)场计划表”、“机械运转记录表”、“交接班记录表”、“设备维修保养记录表”;“进场设备验收单”、“设备交回验收单”;“机械进出场台账”。 所有材料管理人员应
7、熟知其所属专业材料分类的数量及各分类名称,土建工程前十三类、土建安装工程前五类材料在填制单据时要注意所采购的材料是否用于工程实体中,否则要根据材料的不同用途来进行分类,列入相应的类别当中,填制单据时要注意把其他材料、工具用具区分开来。 1、土建工程十七类(新标准):钢材、木材、水泥、商砼、砌体、砂、石子(含毛石)、外加剂、防水保温、油漆涂料、瓷砖及石材、门窗、其它料具(其它材料和工具用具)、安全防护、劳保用品、临时设施、周材机械费。作业指导书中分为二十类, 新标准中把老标准中的墙体材料改为砌体材料,把石子、乱石两类合为石子一类,把瓷砖改为瓷砖及石材,把其它材料、工具用具两类合为其它料具一类,把
8、周材费、机械费两类合为周材机械费一类。 2、土建安装工程十类:电器灯具、给水排水、卫生洁具、采暖空调、弱电及智能化工程(综合布线、网络通讯、监控系统、门禁系统、安防系统、自动泊车系统、一卡通等)、其它料具(其它材料和工具用具)、安全防护、劳保用品、临时设施、周材机械费。 作业指导书中分为十类, 新标准中把老标准中的煤气工程改为弱电及智能化工程,把劳动保护改为劳保用品,把其它材料、工具用具两类合为其它料具一类,增加了安全防护类。说明: (1) “安全防护”包含安全网、黄绳、各种定型防护棚及其用料、操作规程牌、悬挑用料、施工用电线电缆、配电箱、配电盘、开关箱、消防安全设施(灭火器、沙箱、消防水桶、
9、消防铁锨(钩)、 高层建筑物安装的消防水管(钢管、软管)、加压泵等)、安全警示标志牌”等料具。 (2)“周材机械费”中包括周材、机械租赁费、运费、混凝土泵送费用、土石方工程及竹木模板等,报耗时应按周材租赁费、周材摊销费、机械租赁费、机械摊销费分开报耗。 (3)如各类材料的运输费用未包含在材料价格中,需要单独结算的,其分类按运输材料的所属分类划分。 单据的使用传递与管理是材料设备管理中一项重要的内容,是我们记帐、结算、成本分析的依据。要重点掌握单据的设置及各类单据的传递、使用要求。分公司、项目部应加强单据的使用与管理,严格执行领用登记制度并建立单据领用交回记录表。 一:单据设置 1、主管材料员设
10、置:“料具结算核验单”(以下简称“核验单”)、“料具运输结算单”(以下简称“运结单”)两类单据。 2、收发材料员设置:“料具进场验证和验收单”( 以下简称“验收单”)、“领料单”、“料具调拨单”、“收料证明单”四类单据。 注意:所有单据统一交材料设备科整理存档的时间改为工程竣工一个月(30日)内。(作业指导书中为工程竣工后15日内) 二、单据统一使用要求 (1)材料员对每一笔收发业务都应认真填制单据。 (2)单据填写应齐全、规范、清晰,记录要准确、简练,退料时要用红色笔填写。 (3)所有单据不得随意涂改,如有填错的统一加盖作废章,并将所有各联单据粘贴在一起,不得缺页。 (4)单据签字要严格、齐
11、全,不得代签。 (5)所有单据必须实行领用登记制度,单据使用完毕后将存根联交回,由材料科统一封存归档,其中“核验单”和“运结单”必须实行以旧换新。 (6)收发材料员填制“验收单”时,应从送货人手中收回“收料证明单”的 “交送货人”联。主管材料员填制“核验单”时,应从送货人手中收回“验收单”的“交送货人”联,与收发材料员开具的验证验收单“材料记帐”联对照,避免供货人手中重复持有同一批业务的不同单据。核验单应由工程负责人和收发材料员核对并签字确认。 (7)各施工工地应按月将本月开具的相关单据按要求进行装订备查,封皮用统一印制的“材料凭证封面”,并详细填写封面要求内容,相关责任人签字确认。装订顺序:
12、“核验单”(或“运结单”)第四联“材料记账联”、对应的“验收单”第三联“材料记账联”及“领料单”第二联“材料记账联”和“月耗表”。由收发材料员整理、保存。主管材料 (加标志) 天 元 建 设 集 团材材 料料 凭凭 证证 封封 面面 年 月份收发材料起讫日期自 月 日至 月 日本月共订 本 本册是 本 本册装订核验单共 张 编号自 号至 号项目负责人 本册装订运结单共 张 编号自 号至 号 本册装订验收单共 张 编号自 号至 号 本册装订领料单共 张 编号自 号至 号 (8)材料员到监理中心办理监理手续时必须同时携带“核验单”对应的“验收单”第二联“仓库记账联”或运输、机械的施工任务书、验收结
13、算书、周材机械外租计算明细等原始资料作为附件。天元建设集团天元建设集团 收料证明单收料证明单 NONO:F F工程名称:工程名称: 供货单位:供货单位:品名品名规格型号规格型号单位单位数量数量生产厂家生产厂家外观质量及证件外观质量及证件 收料人:收料人: 见证人:见证人: 年年 月月 日日说明:本单据共四联。一联:存根(黑色) 二联:收料人留存(红色) 三联:交送货人(蓝色) 四联:交保管员(绿色) 每本25个单号。收料证明单填写、传递说明 (1)当收发材料员委托临时代理人收料或分散进场集中验证的中间收料应使用“收料证明单”,严禁使用白条或无条。 (2)当使用电子地磅收料时,应配备宽行打印机打
14、印收料凭据,作为收料证明单的附件使用。 (3)“收料证明单”不能作为材料员记帐或办理付款的凭据,只能作为“验收单”的附件。 (4)本单据设置四联,一联“存根”,二联“收料人留存”,三联“交送货人”,四联“交保管员”。 收发材料员依据“收料证明单”填制“验收单”,并将“收料证明单”第四联“交保管员”与“验收单”的“二联 仓库记帐”对应合订留存。 天天 元元 建建 设设 集集 团团 料料 具具 进进 场场 验验 证证 和和 验验 收收 单单 N N0 0 C C工程名称:工程名称: 供货单位:供货单位: 年年 月月 日日 类别类别品品 名名规规 格格生产厂或品牌生产厂或品牌单位单位数量数量单价单价
15、金额(元)金额(元)合计合计 金额大写:金额大写: ¥验证记录:验证记录: 工程负责人:工程负责人: 主管材料员:主管材料员: 验证验收人:验证验收人: 采购人:采购人:说明:本单据共四联。一联:存根(黑色) 二联:仓库记帐(红色) 三联:材料记帐(蓝色) 四联:送货人联(绿色每本25个单号.料具进场验证验收单填写、传递说明: (1)“验证验收单”是工地或项目采购料具验证验收的依据,收发材料员记录收发台帐的依据,主管材料员开具“核验单”的依据。 (2)材料入库填制“验收单”。收发材料员对购进的料具进行验证和验收,并开具“验收单”,“类别”栏按工程材料分类原则分类填写。 (3)对单价未确定的材料
16、暂按同类材料的最低市场价格开“验收单”,待单价确定后再按差价补开“验收单”,调整该材料价格。 (4)主要材料、其它材料和辅助材料不要使用一本“料具进场验证和验收单”按流水形式记录,应分类分本验证,主要材料重点验证。钢材、水泥、外加剂、墙体材料、砂、石子、焊材(条、丝、剂)应一类一本验证。 (5)“料具进场验证和验收单”的“验证记录”栏,除记录表观质量外,应记录有无出厂质量证明文件,是否与实物相符,质量证明文件的编号及材料的批号(或炉号)。 (6)顾客提供物资进场时,材料员与顾客代表对顾供物资进行共同验证,填写“验收单”,并要求顾客代表签字确认。 (7)顾供材料验收时,收发材料员可按所附发票等单
17、据价格填制“验收单”和记账。价格尚未确定时,按双方合同规定价格验收入库,无合同的暂按预算价格验收入库和记帐,结算时再按差价补开“验收单”一次调整。登记尚未确定的顾供材料价格时,将单价和金额靠帐页方格的左上角填写,确定了价格后,将准确的价格和金额填写在方格的右下角。 (8)因材料质量不合格退场时要用红色笔填写“验收单”、“核验单”。 (9)“其他材料”的相关采购单据必须根据实际采购数量、种类逐项开具,严禁开具“其他材料一批”的单据,严禁为省事凑总金额,开具采购材料数量、名称与实际采购不符单据。 (10)本单据设置四联,一联“存根”,二联“仓库记帐”,三联“材料记帐”,四联“送货人联”。“验收单”
18、在料具入库由收发材料员填制后,自留“二联 仓库记账”作为记录收发台帐的依据;“三联 材料记账”交工地主管材料员,作为填制“核验单”办理结算的依据;“四联 送货人联”交送货人,做为结算料具款的凭证。 天 元 建 设 集 团 料料 具具 结结 算算 核核 验验 单单 NO.A材料类别: 工程名称: 供货单位: 年 月 日验收单号品 名规 格生产厂或品牌单 位数 量单 价金额(元)合计人民币金额 大写: ¥项目负责人: 主管材料员: 收发材料员: 采购人: 说明:本单据共四联。一联:存根(黑色) 二联:财务记帐(红色) 三联:财务付款(蓝色) 四联:材料记帐(绿色) 每本25个单号。料具结算核验单使
19、用、传递说明: (1)“核验单”是工地或项目主管材料员办理付款结算和记录“明细帐”的凭证,是财务挂帐、付款的依据。 (2)主管材料员根据“验收单”开具“核验单”,“类别”栏按工程材料分类原则分类填写。 (3)一般不采用预付款的形式订购材料,如确需预付款时,必须有合同,由供货单位开具收款收据,作为财务科付款依据,并作预付帐款记帐处理 。 (4)严禁用开假“验收单”或假“核验单”的形式套支材料款。 (5)用于行政开支的炊事用具和办公用品,填“费用报销单”报销。 (6)外包(包工包料)工程应根据“分包工程结算书”,由统计员分析其工程成本项目,属于材料费的,由材料人员认定后,补开“验收单”和“核验单”
20、,计入工程材料成本。 (7)除随时结算填制的“核验单”外,每月20日前,工地主管材料员必须将当月入库的尚未结算的料具,汇总填制“核验单”,于当月28日前将“第三联 财务付款”到材料设备科办理监理或记帐手续,将“第二联 财务记帐”报单位财务科,并办理报耗手续。 (8)结算机械挖运土方、周材、机械租赁费等费用时适用“核验单”,不必开具“验收单”,但必须有施工任务书、验收结算书等作为附件。 (9)本单据设置四联,一联“存根”,二联“财务记帐”,三联“财务付款”,四联“材料记账”。主管材料员根据“验收单”汇总填制后一联“存根”由分公司材料科回收,“二联 财务记账”转财务记账,“三联 财务付款”交供货方
21、或由材料员办理监理手续后交财务办理付款,“四联 材料记账”作为登记“明细帐”的依据。天天 元元 建建 设设 集集 团团 货货 物物 装装 卸卸 运运 输输 结结 算算 单单 NO.BNO.B委托装运单位: 年 月 日运 输 费装 卸 费 承运人: 车型: 车号: 装卸人:货物名称起点止点计价单位数量单 价金 额货物名称单位数 量单 价金 额合 计合计人民币金额 大写: ¥项目负责人: 主管材料员: 收发材料员: 委托人: 说明:本单据共四联。一联:存根(黑色) 二联:财务记帐(红色) 三联:财务付款(蓝色) 四联:材料记帐(绿色) 每本15个单号。货物装卸运输结算单使用、传递说明: (1)结算
22、运费、装卸费、吊装费时开具“货物装卸运输结算单”,“料具运输结算单”。“货物装卸运输结算单”是主管材料员结算材料运费款和记录成本明细帐的凭证,是公司财务付款的依据。 (2)主管材料员根据运输明细填写货物装卸运输结算单,“类别”栏按工程材料分类原则分类填写。 (3)本单据设置四联,一联“存根”,二联“财务记帐”,三联“财务付款”,四联“材料记帐”。“运结单”的各联作用和传递同“核验单”。 注意:此单据未更改还一直沿用老格式,不要填写运费一批多少金额,在填制时注意把货物名称、数量、单价填写清晰,让人一看一目了然。此单据的填写依据,即原始资料要与相对应的单据装订好,监理时便于核对。 天天 元元 建建
23、 设设 集集 团团 领领 料料 单单 N0.DN0.D工程名称 : 领料单位: 年 月 日类别材料名称规格炉批号单位实发数单价金额用 途合计人民币金额大写: ¥ 领料批准人: 领料人: 发料人:说明:本单据共四联。一联:存根(黑色) 二联:材料记帐(红色) 三联:财务记帐(蓝色) 四联:仓库发料(绿色)领料单使用、传递说明: (1)领料出库填制“领料单”,每月20日前结出材料结存,并与实地盘点数核对是否相符。 (2)“领料单”的“用途”栏,应记录材料的使用部位、批号(或炉号)等。 (3)领料时,由收发材料员填制“领料单”,领料人签字后方可发料。退料时,红色笔填制“领料单”,先退料后冲帐,冲减“
24、贷方(发出)”。 (4)机械挖运土方、周材机械租赁费、装卸费、吊装费等费用报耗时不必开具“领料单”,当月报耗。 (5)本单据设置四联,一联“存根联”,二联“材料记帐”交主管材料员登记“明细帐”;三联“财务记帐”交公司财务做成本记帐处理,四联“仓库发料”收发材料员保存,登记料具收发台帐。天天 元元 建建 设设 集集 团团 料料 具具 调调 拨拨 单单 NO.ExxxNO.Exxx调入单位:: 调出单位: 年 月 日 名 称规格单位实发数量单价金额实收数量备注合计金额大写: ¥:工程负责人: 发料人 : 收料人: 警卫: 运输单位(人): 说明:此单据共五联, 一联黑色“存根”, 二联红色“收料单
25、位记帐”, 三联绿色“发货单位记帐”, 四联蓝色“承运人结算运费”,五联梅红“出门证”料具调拨单使用、传递说明: (1)基层单位内部调拨料具时,由调出方填制“料具调拨单”。 (2)工程完工后,在库材料调拨其它工程或项目时,应填制“料具调拨单”,办理调拨手续。 (3)本单据设置五联。调出方收发材料员凭“料具调拨单”的“一联 存根”冲减收发台帐的“入库”并发料(冲减收发台帐的“借方(收入)”),不必填制领料单;调入方凭“二联 收料单位记帐”填制“验收单”和“核验单”,办理入库;调出方主管材料员凭“三联 发货单位记帐”联填制红色“核验单”(冲减明细帐的“借方(收入)”,财务科凭此“核验单”的“财务记
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