电子表格使用技巧课件.pptx

1、1（1 1） 分数的输入分数的输入 如果直接输入如果直接输入“1/51/5”，系统会将其变为，系统会将其变为“1 1月月5 5日日”，解决办法，解决办法是：先输入是：先输入“0 0”，然后输入空格，再输入分数，然后输入空格，再输入分数“1/51/5”。（2 2） 序列序列“001001”的输入的输入 如果直接输入如果直接输入“001001”，系统会自动判断，系统会自动判断001001为数据为数据1 1，解决办法，解决办法是：首先输入是：首先输入“”“”（西文单引号），然后输入（西文单引号），然后输入“001001”。（3 3） 日期的输入日期的输入 如果要输入如果要输入“4 4月月5 5日日”

2、，直接输入，直接输入“4/54/5”，再敲回车就行了。，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+Ctrl+；”键。键。1、编辑技巧、编辑技巧2（4 4） 填充条纹填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“* *”或或“ ”等符号，然后单击此单元格，等符号，然后单击此单元格， 向右拖向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式格式”菜单，菜单，选中选中“单元格单元格”命令，在弹出的命令，在弹出

3、的“单元格格式单元格格式”菜菜单中，选择单中，选择“对齐对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表选项卡，在水平对齐下拉列表中选中选 择择“填充填充”，单击，单击“确定确定”按钮按钮3（5 5） 多张工作表中输入相同的内容多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住表，然后按住C t r lC t r l 键，再单击窗口左下角的键，再单击窗口左下角的S h e e t 1S h e e t 1 、 Sheet2.Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着来直接选择需要输入相同内容的多个工作

4、表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其会自动出现在选中的其 它工作表之中。输入完毕之后，再次按它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的下键盘上的CtrlCtrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据 会接着会接着出现在选中的其它工作表内。出现在选中的其它工作表内。4（6 6） 不连续单元格填充同一数据不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住

5、选中一个单元格，按住CtrlCtrl键，用鼠标单击其他单元格，就键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住CtrlCtrl键，键， 同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。数据。（7 7） 在单元格中显示公式在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标

6、左键单击单击“工具工具” 菜单，选取菜单，选取“选项选项”命令，出现命令，出现“选项选项”对话框，对话框，单击单击“视图视图”选项卡，接着设置选项卡，接着设置“窗口选项窗口选项”栏下的栏下的“公式公式”项项有效，单击有效，单击“确定确定”按钮。这时每个单按钮。这时每个单 元格中的分工就显示出来元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项窗口选项”栏栏下的下的“公式公式”项失效即可。项失效即可。5（8 8） 快速清除单元格的内容快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不如果要删除内容的单元格中

7、的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按能简单地应用选定该单元格，然后按DeleteDelete键的方法了。要彻底键的方法了。要彻底清除单元清除单元 格格, ,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击围；单击“编辑编辑”菜单中菜单中“清除清除”项中的项中的“全部全部”命令，这些单命令，这些单元格就恢复了本来面目。元格就恢复了本来面目。 62 2、单元格内容的合并、单元格内容的合并 根据需要，有时想把根据需要，有时想把B B列与列与C C列的内容进行合并，如果列数较少，列的内容进行合并，如果列数较少，可以直接用可以直接用

8、“剪切剪切”和和“粘贴粘贴”来完成操作，但如果有几万列，就不来完成操作，但如果有几万列，就不能这样办了。能这样办了。 解决办法是：解决办法是： 1 1、在、在C C列后插入一个空列（如果列后插入一个空列（如果D D列没有内容，就直接在列没有内容，就直接在D D列操作），列操作），在在1 1中输入中输入“=B1&C1=B1&C1”，D1D1列的内容列的内容 就是就是B B、C C两列的和了。选中两列的和了。选中D1D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成，当光标变成 后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成后，按住鼠标拖动光标向

9、下拖到要合并的结尾行处，就完成 了了B B列和列和C C列的合并。这时先不要忙着把列的合并。这时先不要忙着把B B列和列和C C列删除，先要把列删除，先要把D D列的结果复制列的结果复制一下，再用一下，再用“选择性粘贴选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉删掉B B、C C、 D D列的数据。列的数据。72 2、单元格内容的合并、单元格内容的合并 下面是一个下面是一个“& &”实际应用的例子。用实际应用的例子。用AutoCADAutoCAD绘图时，有人绘图时，有人喜欢在喜欢在EXCELEXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参中存储坐标点，

10、在绘制曲线时调用这些参 数。存放数。存放数据格式为数据格式为“x x，y y”的形式，首先在的形式，首先在ExcelExcel中输入坐标值，将中输入坐标值，将x x坐坐标值放入标值放入A A列，列，y y坐标值放入到坐标值放入到B B列，然后利用列，然后利用“& &”将将A A列和列和B B列合列合并并 成成C C列，在列，在C1C1中输入：中输入：=A1&=A1&“，”&B1&B1，此时，此时C1C1中的数据形式就中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动符合要求了，再用鼠标向下拖动C1C1单元格，完成对单元格，完成对A A列和列和B B列的所列的所有有 内容的合并内容的合并8 利用利用CO

11、NCATENATECONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为到一个字串中，具体操作为 “=CONCATENATE=CONCATENATE（B1,C1B1,C1）”。比如，。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，假设在某一河流生态调查工作表中，A1A1包含包含“物种物种”、B1B1包含包含“河鳟鱼河鳟鱼”，C1C1包含总数包含总数4545，那么：，那么： 输入输入“=CONCATENATE=CONCATENATE（”本次河流生态调查结果：本次河流生态调查结果：“，A1A1，”“”“，B1B1，”为为“，C1C1，”条条/

12、 /公里。公里。“）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为种为4545条条/ /公里。公里。2、单元格内容的合并、单元格内容的合并93 3、条件显示、条件显示 我们知道，利用我们知道，利用IfIf函数，可以实现按照条件显示。一个常函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入6060以下的分数以下的分数时，能显示为时，能显示为 “不及格不及格”；输入；输入6060以上的分数时，显示为以上的分数时，显示为“及及格格”。这样的效果，利用。这样的效果，利用IFIF函数可以

13、很方便地实现。函数可以很方便地实现。 假设成绩假设成绩在在A2A2单元格中，判断结果在单元格中，判断结果在A3A3单元格中。那么在单元格中。那么在A3A3单元格中输入单元格中输入公式：公式： =if=if（A260A260，“不及格不及格”，“及格及格”） 同时，在同时，在IFIF函数函数中还可以嵌套中还可以嵌套IFIF函数或其它函数。函数或其它函数。 例如：例如：10 如果输入：如果输入： =if=if（A260A260，“不及格不及格”，ifif（A2=90A2=90，“及格及格”，“优优秀秀”） 就把成绩分成了三个等级。就把成绩分成了三个等级。如果输入如果输入=if=if（A260A26

14、0，“差差”，ifif（A2=70A2=70，“中中”，ifif（A290A2 （大于）、（大于）、=（大于等于）、（大于等于）、 （小于）、（小于）、=（小于等（小于等于）、于）、= =（等于）、（等于）、（不等于），如果你觉得这些符号不好记，（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用就干脆使用“ ”或或“=”号来表示。号来表示。 自定义格式的通用模型相当于下式：自定义格式的通用模型相当于下式： ；00正数格式；正数格式；选项-自定义序列-输入序列-确定 数据数据-排序排序-选项选项-在自定义次序菜单中选择在自定义次序菜单中选择513 3、高级筛选、高级筛选l高级筛选中使用的通用符是高

15、级筛选中使用的通用符是* *和和? ?。l条件中的或和且。条件中的或和且。l巧用高级筛选功能删除巧用高级筛选功能删除ExcelExcel的重复记录的重复记录 六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 52lExcel中的高级筛选技巧一、筛选含有特定字符的记录 比如我们要查找姓“陈”的所有员工记录 二、筛选空白数据现在我们来查找没有职称员工的记录 三、多字段多条件同时满足有时候，需要查找的结果要满足多个条件，比如查找性别为男性、年龄不低于30岁，职称字段中含有“工程师”关键字的员工记录 四、多字段多条件只需符合其一情况是多变的，如果要查找年龄不低于30岁，职称为“高 级工程师”的员工记录六

16、、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 534 4、合并计算、合并计算l按位置进行合并计算按位置进行合并计算 l按分类进行合并计算六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 541 1、根据向导建立透视表报告、根据向导建立透视表报告 2 2、透视表数据的更新、透视表数据的更新 l 刷新数据刷新数据 l右键创建列表右键创建列表l表选项设置打开时更新表选项设置打开时更新l用用VBAVBA编写程序编写程序 553 3、ExcelExcel数据透视表操作中的常见问题数据透视表操作中的常见问题l我总是遇到错误数据数据透视表字段名无效问题：问题：创建数据透视表时，出现以下错误信息：数据透视表字段

17、名无效。创建数据透视表时，出现以下错误信息：数据透视表字段名无效。在创建透视表时，必须使用组合为带有标志列列表的数据如果在创建透视表时，必须使用组合为带有标志列列表的数据如果要更改数据透视表字段的名称，必须健入字段的新名称。要更改数据透视表字段的名称，必须健入字段的新名称。解决方法：解决方法：该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该问该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该问题，找到用来创建数据透视表的数据集，确保所有的列都有一个题，找到用来创建数据透视表的数据集，确保所有的列都有一个标题名。标题名。 56l我的数据透视表总是使用计数而不使用求和问题：在数据源中有一

18、个包含数字的列。并且格式为真正的数字,可以求和。但是，在每次试图将其添加到数据透视表时，Excel总是会自动对字段使用计数，而不是求和。因此只能手动将计算方法更改为求和。解决方法：如果在源数据列存在任何文本值，Excel都会自动对该列的数据字段应用计数。类似的，即使有一个空单元格也会导致Excel应用计数。很有可能在源数据列中包含文本值或空白单元格。要解决该问题，只需从源数据列中删除文本值或空白单元格，然后刷新数据透视表。 57l我的透视表将同一个数据项显示两次问题：数据透视表将同一个数据项显示两次，并将每个数据项当作一个单独的实体。比如实例中的甲出现了两次，这是不对的，如果这两个数据相同，那么他们应该合并为一个结果，而不是两个。解决方法：大多数情况下是数据输入的不规范，查看数据源是否有不可见的字符或者空格，或者数据类型不统一的问题（文本型的数字或日期）。 58