科技档案整理-PPT课件.ppt

1、12022-4-17122022-4-17232022-4-17342022-4-174562022-4-176科研档案科研档案是指在自然科学技术研究是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价活动中形成的具有保存价值的应归档保存的科技文值的应归档保存的科技文件材料。件材料。 成套性特征成套性特征按课题成套按课题成套。围绕一项课题。围绕一项课题的研究活动所形成的具有保的研究活动所形成的具有保存价值的科技文件构成一套存价值的科技文件构成一套科研档案。科研档案。内容构成：内容构成：按科研活动的一按科研活动的一般程序与规律分般程序与规律分五个阶段形成科五个阶段形成科技文件技文件 研究准备阶段研究准备

2、阶段 研究实验阶段研究实验阶段 总结鉴定阶段总结鉴定阶段 成果申报阶段成果申报阶段 推广应用阶段推广应用阶段 72022-4-177产产品品产品档案产品档案工业生产技术档案主要是工业生产技术档案主要是工业产品档案，是指工业工业产品档案，是指工业产品在设计、研制和制造产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价活动中形成的具有保存价值的值的应归档保存应归档保存的的科技文科技文件材料。件材料。 成套性特征成套性特征按型号成套按型号成套。围绕一个型号。围绕一个型号工业产品的设计、研制和制工业产品的设计、研制和制造活动形成的有保存价值的造活动形成的有保存价值的文件构成一套产品档案。文件构成一套产品档案

3、。内容构成：内容构成：产品研发的一产品研发的一般程序：般程序：计划准备阶段计划准备阶段设计与开发阶设计与开发阶段段 试制与鉴定阶试制与鉴定阶段段 产品生产阶段产品生产阶段 产品销售阶段产品销售阶段 82022-4-178建设项目建设项目档案档案建设项目在立项、审建设项目在立项、审批、招投标、勘察、批、招投标、勘察、设计、施工、监理、设计、施工、监理、竣工验收、使用、维竣工验收、使用、维修和维护等活动中形修和维护等活动中形成的有保存价值的成的有保存价值的应应归档保存的归档保存的科技文件科技文件材料。材料。 成套性特征成套性特征按建设项目成套按建设项目成套。围绕一。围绕一项建设项目的进行所形成项建

4、设项目的进行所形成的具有保存价值的文件构的具有保存价值的文件构成一套项目建设档案。成一套项目建设档案。 内容构成内容构成建设项目基本程建设项目基本程序序:项目建议书阶段项目建议书阶段可行性研究阶段可行性研究阶段设计阶段设计阶段建设准备阶段建设准备阶段建设实施阶段建设实施阶段竣工验收阶段竣工验收阶段后评估阶段后评估阶段9102022-4-1710设备仪器设备仪器档案档案指各单位作为固定资产购指各单位作为固定资产购置的各种机器设备、车辆置的各种机器设备、车辆船舶、仪器仪表等设备仪船舶、仪器仪表等设备仪器在购置（自制）、使用器在购置（自制）、使用、维修中形成的有价值的、维修中形成的有价值的应归档保存

5、的应归档保存的科技文件材科技文件材料。料。 成套性特征成套性特征按型号成套按型号成套。在实际工作中当。在实际工作中当同一种型号的彼此相对独立的同一种型号的彼此相对独立的设备有若干台时，为便于设备设备有若干台时，为便于设备的管理和使用往往是围绕一台的管理和使用往往是围绕一台设备的购置、使用和维修活动设备的购置、使用和维修活动形成的有保存价值的文件组成形成的有保存价值的文件组成一套设备档案，即按单机成套一套设备档案，即按单机成套 内容构成内容构成设备仪器按设备仪器按其来源可分其来源可分为：为：自制设备自制设备外购设备外购设备112022-4-1711122022-4-1712132022-4-17

6、13142022-4-1714152022-4-1715162022-4-1716 （一）将科技文件按项目分开；（一）将科技文件按项目分开；（二）依据（二）依据XXX科技文件材料归档范围科技文件材料归档范围判定判定（鉴定）每一份科技文件是否在归档范围（是否（鉴定）每一份科技文件是否在归档范围（是否有保存价值）；有保存价值）；（三）依据（三）依据XXX档案分类方案档案分类方案对同一项目有保对同一项目有保存价值的每一份科技文件进行归类，存价值的每一份科技文件进行归类，确定确定其所属其所属的类目、分类号。的类目、分类号。第一步第一步 分分 类类172022-4-1717 组卷是科技档案整理中最关键的

7、步骤，组卷是科技档案整理中最关键的步骤，要认识案卷是由互有联系的若干文件组合而要认识案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。成的档案保管单位。 第二步第二步 组卷组卷 182022-4-1718组卷原则组卷原则192022-4-1719202022-4-1720212022-4-1721222022-4-1722232022-4-1723 1、科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或、科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或案卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，案卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。图样在后；译文在前，原文在后。 2、案卷内管理性

8、文件按问题结合时间（阶段）、案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。 第三步第三步 案卷和案卷内文件材料的排列案卷和案卷内文件材料的排列24案卷和案卷内文件材料的排列案卷和案卷内文件材料的排列 3、科研类案卷宜按课题可行性研究立项、科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。识产权申报、推广应用等阶段排列。 4 、产品类案卷宜按产品设计（

9、含初步设、产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。结构等排列。25案卷和案卷内文件材料的排列案卷和案卷内文件材料的排列 5、建设项目类案卷宜按项目前期（依据性文件、建设项目类案卷宜按项目前期（依据性文件、基础性文件）、项目设计（含初步设计、技术设基础性文件）、项目设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。竣工、项目验收及项目后评估等阶段排

10、列。 6 、设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外、设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。排列。262022-4-1726272022-4-1727282022-4-1728292022-4-1729302022-4-1730 第四步第四步 文件折叠、装订、编页号文件折叠、装订、编页号1、案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠、案

11、卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠 方法见方法见技术制图技术制图 复制图的折叠方法复制图的折叠方法GB/T10609.3。2、破损的科技文件应修复。、破损的科技文件应修复。3、幅面小于、幅面小于A4且影响装订的科技文件要裱贴在且影响装订的科技文件要裱贴在A4 纸上。纸上。4、装订线外有字迹的要加边。、装订线外有字迹的要加边。5、成册科技文件小于、成册科技文件小于A4不用加工。不用加工。6、应剔除卷内文件上容易锈蚀的金属物。应剔除卷内文件上容易锈蚀的金属物。装订前装订前312022-4-1731322022-4-1732两种装订方式：两种装订方式：案卷内文件可整卷装订或以件为单案卷内文件

12、可整卷装订或以件为单位装订。位装订。装订要求：装订要求：符合档案保护要求。装订所用材料必须符合档案保护要求。装订所用材料必须对文件无害，不影响档案的保存寿命。装订后要求对文件无害，不影响档案的保存寿命。装订后要求达到结实、整齐、不掉页、不倒页、达到结实、整齐、不掉页、不倒页、 不压字、不损不压字、不损坏文件、不妨碍阅读与复制。坏文件、不妨碍阅读与复制。装订位置：装订位置：左侧装订。装订时应将文件左侧、下侧左侧装订。装订时应将文件左侧、下侧对齐。对齐。332022-4-1733装订方法装订方法 以件为单位装订的一般用线装订（缝纫机装以件为单位装订的一般用线装订（缝纫机装订、较厚的文件用棉线订、较

13、厚的文件用棉线“三孔一线三孔一线”装订）。装订）。 整卷装订的一般采用棉线整卷装订的一般采用棉线“三孔一线三孔一线” 装装订。订。342022-4-1734 “三孔一线三孔一线”的装订方式。两端孔距约的装订方式。两端孔距约180mm，中孔到边孔距离约中孔到边孔距离约90mm，装订线距订口，装订线距订口1520mm。352022-4-1735 1、案卷内科技文件以件为编写页号，以有案卷内科技文件以件为编写页号，以有效内容的页面为一页。效内容的页面为一页。 2、已有页号的，不必重新编写页号；、已有页号的，不必重新编写页号； 3 、卷内目录、卷内备考表不编写页号。、卷内目录、卷内备考表不编写页号。3

14、6 1.以件为单位装订的应在每份文件首页空以件为单位装订的应在每份文件首页空白处加盖档号章；白处加盖档号章； 2.在不装订的每张图纸标题栏附近空白处在不装订的每张图纸标题栏附近空白处加盖档号章；加盖档号章； 3.案卷首页空白处案卷首页空白处需加盖档号章，此时序号不填写。需加盖档号章，此时序号不填写。372022-4-1737 编制卷内目录是将卷内文件的内容、形式特征编制卷内目录是将卷内文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。卷内目录排列在卷内文件首页之前。卷内目录排列在卷内文件首页之前。 第五步第五步 编制卷内目录、备考表

15、编制卷内目录、备考表382022-4-1738392022-4-1739 序号：应依次标注卷内文件排列顺序。序号：应依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。代号等。 责任者：应填写文件形成者或第一责任者。责任者：应填写文件形成者或第一责任者。 402022-4-1740 文件题名：应填写文件的全称。文件没有文件题名：应填写文件的全称。文件没有题名的题名的，应，应 由立卷人根据文件内容拟写题由立卷人根据文件内容拟写题名名。412022-4-1741 日期：应填写文件的形成时间日期：应填写文件的形成时间年、月、日。年

16、、月、日。 应应以以8 8 位阿拉伯数字标注年月日，年度应填写四位阿拉伯数字标注年月日，年度应填写四位数字；月、日应填写两位数字，月、日不足两位数字；月、日应填写两位数字，月、日不足两位的前面补位的前面补0 0，如：。，如：。 页数：应填写每件文件的总页数。页数：应填写每件文件的总页数。 页号：应填写每件文件的起始页号或起止页号。页号：应填写每件文件的起始页号或起止页号。 备注，可根据实际填写需注明的情况。备注，可根据实际填写需注明的情况。由全宗号，分类号（或项目代号或目录由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。号）、案卷号组成。422022-4-1742编编制制卷卷 卷内备考表是

17、卷内文件状况记录单。卷内备考表是卷内文件状况记录单。卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供利用过程中总页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题。并由立卷人、检查人签需要说明的问题。并由立卷人、检查人签字，以确认卷内文件内容的真实、有效、字，以确认卷内文件内容的真实、有效、准确与齐全。准确与齐全。432022-4-1743442022-4-1744 卷内备考表编制卷内备考表编制 说明：包括案卷内科技文件材料的总件说明：包括案卷内科技文件材料的总件数、总页数以及组卷和案卷提供使用过程中数、总页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要

18、说明的问题。需要说明的问题。 立卷人：应由责任立卷责任者签名，一立卷人：应由责任立卷责任者签名，一般是档案整理者。般是档案整理者。 立卷日期：应填写完成立卷的时间。立卷日期：应填写完成立卷的时间。 检查人：应由案卷质量审核者签名，一检查人：应由案卷质量审核者签名，一般是形成部门或科技项目的负责人。般是形成部门或科技项目的负责人。 452022-4-1745卷内备考表编制卷内备考表编制 检查日期：应填写审核的时间。检查日期：应填写审核的时间。 互见号：应填写反映同一内容而形式不同互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明

19、档案载体形式，并用括号括上。应注明档案载体形式，并用括号括上。 档号。由全宗号，分类号（或项目代号或档号。由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。目录号）、案卷号组成。462022-4-1746档号：J1.4-009 卷内备考表互见号： 说 明 ： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日472022-4-1747 第六步第六步 编制案卷封面、脊背编制案卷封面、脊背卷盒外表规格为：卷盒外表规格为：310mm310mm220mm220mm，脊背厚度可根据需要设，脊背厚度可根据需要设定；卷盒宜采用定；卷盒宜采用220g220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。以上的单层无酸牛皮纸板双裱

20、压制。482022-4-1748492022-4-1749502022-4-1750 案卷题名案卷题名：应简明、准确地揭示卷内：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷题名由立卷人拟写。等。案卷题名由立卷人拟写。 512022-4-1751 拟写案卷题名要注意以下几点：拟写案卷题名要注意以下几点： 1、案卷题名要简明、准确揭示卷内文件的、案卷题名要简明、准确揭示卷内文件的内容，但不能过于概括笼统。比

21、如：内容，但不能过于概括笼统。比如：“某某某某工程前期文件材料工程前期文件材料”。 2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用合理。比如不要滥用“关于关于”、“有关有关”。 52 3、尽量不要使用序数词，比如、尽量不要使用序数词，比如“某某项目某某项目施工文件材料（施工文件材料（1）”、“某某项目施工文某某项目施工文件材料（件材料（2）” ；还要注意尽量不要使用；还要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把案卷题名区相同的题名，要用各种方式把案卷题名区分开来，比如用阶段、单项工程名称、标分开来，比如用阶段、单项工程名称、标段、专业、桩号等，而

22、不要使用序数词来段、专业、桩号等，而不要使用序数词来区分。区分。 4、能标出具体文件名的尽量不用、能标出具体文件名的尽量不用“文件文件材料材料”。如。如“某某设备说明书、安装说某某设备说明书、安装说明明”，不写成，不写成“某某设备文件材料某某设备文件材料”。53立卷单位立卷单位：应填写负责组卷的部门或单位。：应填写负责组卷的部门或单位。 起止日期起止日期：应填写案卷内科技文件形成：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间的最早和最晚时间年、月、日（年度年、月、日（年度应填写四位数字）。应填写四位数字）。 如：2011年5月17日2011年8月30日 542022-4-1754 保管期限保管期限

23、：应填写组卷时依据有关规定划：应填写组卷时依据有关规定划定的保管期限。定的保管期限。 密级密级：应依据保密规定填写卷内科技文件：应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级。的最高密级。 档号档号：由全宗号，分类号（或项目代号或：由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。目录号）、案卷号组成。552022-4-1755562022-4-1756572022-4-1757582022-4-1758592022-4-1759例：档号章填写例：档号章填写该文件在本卷内该文件在本卷内排列的顺序号排列的顺序号案卷号案卷号分类号分类号全宗号全宗号602022-4-1760612022-4-17616

24、22022-4-1762 采用整卷装订方式的，一般用棉线采用整卷装订方式的，一般用棉线“三三孔一线孔一线”方式装订；按（案卷内封面）、卷方式装订；按（案卷内封面）、卷内目录、归档科技文件材料和备考表的顺序内目录、归档科技文件材料和备考表的顺序排列后装订成册，再装入科技档案盒内保存。排列后装订成册，再装入科技档案盒内保存。第七步第七步 案卷装订、装盒案卷装订、装盒632022-4-1763 采用以件为单位装订方式的，按采用以件为单位装订方式的，按（案卷内封面）、卷内目录、装订（案卷内封面）、卷内目录、装订好的归档文件材料、备考表的顺序好的归档文件材料、备考表的顺序排列依次装入科技挡案盒内保存。排列依次装入科技挡案盒内保存。642022-4-1764 案卷目录是案卷的名册，是著录案卷案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分和案卷排列顺序的表册，是档内容成分和案卷排列顺序的表册，是档案检索和统计管理的必备工具。案检索和统计管理的必备工具。 第八步第八步 编制案卷目录编制案卷目录652022-4-1765662022-4-1766