酒店前台操作流程课件.pptx
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1、酒店前台操作流程酒店前台操作流程 酒店前台操作流程目录酒店前台操作流程目录n (一)、电话接听及转接流程(一)、电话接听及转接流程n (二)、参观房间(二)、参观房间n (三)、预订房间(三)、预订房间n (四)、入住接待(四)、入住接待n (五)、换房操作(五)、换房操作n (六)、叫醒服务(六)、叫醒服务n (七)、开门服务(七)、开门服务n (八)、续住(八)、续住/延迟退房延迟退房n (九)、访客登记(九)、访客登记n (十)、离店结帐流程(十)、离店结帐流程酒店前台操作流程目录酒店前台操作流程目录n(十一)、行李寄存(十一)、行李寄存n(十二)、遗留物品处理(十二)、遗留物品处理n(
2、十三)、夜核流程(十三)、夜核流程n(十四)、交接班流程(十四)、交接班流程n(十五)、酒店其他服务(十五)、酒店其他服务n(十六)、钥匙管理制度(十六)、钥匙管理制度n(十七)、宾客投诉处理(十七)、宾客投诉处理n(十八)、物品赔偿处理(十八)、物品赔偿处理n你的微笑,我你的微笑,我“听听”的到!的到!n 第一章第一章 电话接听及转接流程电话接听及转接流程操作步骤操作步骤操作标准操作标准注意事项注意事项1 1、 接起接起电话电话1.11.1面带微笑面带微笑, ,走到电走到电话前。左手提起话筒,话前。左手提起话筒,右手拿笔。右手拿笔。 电话电话铃响三声铃响三声内接起内接起电话,如前台有客人,可
3、跟电话,如前台有客人,可跟客人委婉解释,再迅速处理客人委婉解释,再迅速处理电话,但不能不接听。电话,但不能不接听。切勿切勿在前台歪脑袋夹着电话在前台歪脑袋夹着电话。 接起电话后对方没任接起电话后对方没任何回应,在重复三次问候语何回应,在重复三次问候语后方可挂断电话,挂断前说:后方可挂断电话,挂断前说:“对不起,您的电话没有任对不起,您的电话没有任何声音,请您稍后再拨。任何声音,请您稍后再拨。任何时候不可说何时候不可说“喂喂”,应以,应以“您好您好”来应答。来应答。电话接听流程2、 礼貌问候礼貌问候 外线外线:用普通话礼貌问候客人:用普通话礼貌问候客人:有设置自动语音则使用有设置自动语音则使用标
4、准问候用语标准问候用语“您好,(请问有什么可以帮您?)您好,(请问有什么可以帮您?)”;无;无自动语音则使用标准问候用语自动语音则使用标准问候用语 “您好,金泰大酒店前台,(请问有什么可以帮您?)您好,金泰大酒店前台,(请问有什么可以帮您?)”客人在电话中问及有关会所的服务项目、房价等,前台接待员要耐心回答,适客人在电话中问及有关会所的服务项目、房价等,前台接待员要耐心回答,适时向客人推销。时向客人推销。 内线内线:用普通话礼貌问候客人:用普通话礼貌问候客人:“您好,总台,(请您好,总台,(请问有什么可以帮您?)问有什么可以帮您?)” 如来电者为店内客人,应根据其要求及时准确有效地提供相关服务
5、。如来电者为店内客人,应根据其要求及时准确有效地提供相关服务。 如来电者为内部员工,应如对待外部客人一样,有好礼貌地在能力范围内为其提供服务。如来电者为内部员工,应如对待外部客人一样,有好礼貌地在能力范围内为其提供服务。 电话接听流程n 3、 聆听记录聆听记录n 耐心聆听来电客人的提问和需求。耐心聆听来电客人的提问和需求。 用笔及时记录有关信息。(良好的习惯:草稿纸,笔,用笔及时记录有关信息。(良好的习惯:草稿纸,笔,预订单等常用记录物品,详细记录:留言者、留言时间、预订单等常用记录物品,详细记录:留言者、留言时间、留言内容、需要转达的对象。)留言内容、需要转达的对象。) 4、 核实信息核实信
6、息 快速复述来电客人的要求,确认信息。快速复述来电客人的要求,确认信息。 如果遇到无法解答的问题,用婉转的理由将电话转资深员工或上如果遇到无法解答的问题,用婉转的理由将电话转资深员工或上级处理。或者说:级处理。或者说:“对不起,我马上请示一下,在对不起,我马上请示一下,在XX分钟内回复。分钟内回复。 电话接听流程n6、 挂断电话挂断电话n 感谢客人致电,使用标准结束用语感谢客人致电,使用标准结束用语“感谢您的来电,再感谢您的来电,再见!见!”。n 等客人先挂电话,再用右手按下电话插环,左手轻轻放下等客人先挂电话,再用右手按下电话插环,左手轻轻放下话筒话筒。n案例:案例:n 小小A在中午时轮流吃
7、饭其间,无其他同伴可帮忙的情况下,在中午时轮流吃饭其间,无其他同伴可帮忙的情况下,先接到客人的电话(第一部电话),先接到客人的电话(第一部电话),30秒后,前台的第二秒后,前台的第二部电话又响了起来,小部电话又响了起来,小A该如何处理这样的状况呢?该如何处理这样的状况呢?n A:不接听第二部电话不接听第二部电话n B:挂掉第一部电话,接听第二部电话挂掉第一部电话,接听第二部电话n C:呼叫吃饭的同伴赶紧来前台帮忙呼叫吃饭的同伴赶紧来前台帮忙n是如此吗?还是有更好的方式方法呢?是如此吗?还是有更好的方式方法呢?多部电话同时响起的处理办法多部电话同时响起的处理办法n 在接听电话时如有另一个紧急电话
8、或重要事情,应对第一在接听电话时如有另一个紧急电话或重要事情,应对第一位来电客人讲:位来电客人讲:“对不起,请您稍等对不起,请您稍等,谢谢谢谢”。然后用手。然后用手捂住听筒,轻放听筒。捂住听筒,轻放听筒。切不可拖住电话超过切不可拖住电话超过30秒秒;接起第;接起第二部电话,问候语,礼貌解释前台现在很忙,询问客人是二部电话,问候语,礼貌解释前台现在很忙,询问客人是否可以稍后打来电话,或者礼貌询问客人信息(电话号码,否可以稍后打来电话,或者礼貌询问客人信息(电话号码,姓名),感谢客人来电。再回来跟第一个客人对话,应先姓名),感谢客人来电。再回来跟第一个客人对话,应先说:说:“不好意思,让您久等了不
9、好意思,让您久等了”,然后再继续。,然后再继续。n对话练习时间,模拟练习多部电话同对话练习时间,模拟练习多部电话同时响起的应对方法。时响起的应对方法。n 第一部电话响起第一部电话响起n 前台:您好,金泰大酒店前台,请问有什么可以帮您?前台:您好,金泰大酒店前台,请问有什么可以帮您?n 第一位客人:我想订个房间。第一位客人:我想订个房间。n 前台和第一位客人在交谈中,第二部电话响起。前台和第一位客人在交谈中,第二部电话响起。n 前台:对不起,先生前台:对不起,先生/女士,请稍等,谢谢。女士,请稍等,谢谢。n 接听第二部电话接听第二部电话n 前台:您好,金泰大酒店前台,请问有什么可以帮您?前台:您
10、好,金泰大酒店前台,请问有什么可以帮您?n 第二位客人:我想咨询下你们这里的会议室可以容纳多少人?第二位客人:我想咨询下你们这里的会议室可以容纳多少人?n 前台:您好,先生前台:您好,先生/女士,不好意思,前台现在非常忙,方便稍女士,不好意思,前台现在非常忙,方便稍后来电,或者留下您的姓名和联络方式,我稍后回复给您吗?后来电,或者留下您的姓名和联络方式,我稍后回复给您吗?n 第二位客人:好的第二位客人:好的n 挂掉第二部电话接听第一部电话挂掉第二部电话接听第一部电话n 前台:对不起,让您久等了前台:对不起,让您久等了n 。n休息,休息一下吧休息,休息一下吧 电话转接流程电话转接流程n 1.外线
11、接听外线接听 n 电话转接必须征得住客的同意才接入。在转电话时,如来电客人只能电话转接必须征得住客的同意才接入。在转电话时,如来电客人只能说出住客姓名,接待员可以先咨询住客意见,看是否需转接,但绝对不能透说出住客姓名,接待员可以先咨询住客意见,看是否需转接,但绝对不能透露客人的房号。露客人的房号。n 步骤步骤 礼貌问候:礼貌问候: 您好,金泰大酒店前台,请问有什么可您好,金泰大酒店前台,请问有什么可以帮您?以帮您?n A:转接客房:转接客房n 1 询问来电客人需要转接的房号和入住客人姓名。询问来电客人需要转接的房号和入住客人姓名。n 2 挪动鼠标查看客人所报资料与系统中登记的资料是挪动鼠标查看
12、客人所报资料与系统中登记的资料是否相符。否相符。n 3 询问来电客人姓氏询问来电客人姓氏:请问小姐请问小姐/先生您贵姓先生您贵姓?n 4 请客人稍等候:好的,请客人稍等候:好的,XX先生先生/小姐,请您稍等,小姐,请您稍等,谢谢。谢谢。n 5 按下所需转入的房号,例如按下所需转入的房号,例如315房,则按房,则按“8315” n 6 接通后询问房间住客:您好,接通后询问房间住客:您好,XX先生吗,这里是总先生吗,这里是总台,现在有位台,现在有位XX小姐小姐/先生的电话,请问需要帮您转接吗?先生的电话,请问需要帮您转接吗?n 7 征得住客同意后,请住客稍等候:请您稍等,谢谢。征得住客同意后,请住
13、客稍等候:请您稍等,谢谢。n A:同意:同意 接听接听n B:不同意:不同意 如住客拒绝接听,征求其意见后回复如住客拒绝接听,征求其意见后回复来电人:来电人:“对不起!对不起!我们酒店没有这位客人的资料我们酒店没有这位客人的资料。感谢。感谢您的来电,再见。您的来电,再见。”n C:房间忙音、无人接听:房间忙音、无人接听 须向来电客人说明:须向来电客人说明:“对对不起,房间电话正忙不起,房间电话正忙/电话无人接听,请您稍候再联系,谢电话无人接听,请您稍候再联系,谢谢。谢。”n D:来电客人不挂电话:则再问:来电客人不挂电话:则再问:“请问还有什么可以请问还有什么可以帮您?帮您?n 8 按下转接键
14、按下转接键,轻放下话筒。轻放下话筒。n 备注:备注:n 如果遇到无法解答的问题,用婉转的理由如果遇到无法解答的问题,用婉转的理由将电话转资深员工或上级处理。或者说:将电话转资深员工或上级处理。或者说:“对不对不起,我马上请示一下,起,我马上请示一下,在在XX分钟内回复分钟内回复。(加深。(加深客人对我们服务的感知度,加深对客人的重视程客人对我们服务的感知度,加深对客人的重视程度。)度。)n电话接听及转接流程你学会了吗?电话接听及转接流程你学会了吗?n还有什么疑问吗?还有什么疑问吗?预定的操作步骤及注意事项n预订处理预订处理n (1)到店预订处理)到店预订处理n 客人到店,预订员应主动、热情打招
15、呼客人到店,预订员应主动、热情打招呼n 询问客人想要预订的项目(如客房、宴会、会议等)、询问客人想要预订的项目(如客房、宴会、会议等)、价位及要求等,查看预订表确认能否预订,如客人要求,价位及要求等,查看预订表确认能否预订,如客人要求,可以带其参观客房、宴会厅或会议室可以带其参观客房、宴会厅或会议室n 若客人确认预定,请客人填写预订单,要求客人逐项若客人确认预定,请客人填写预订单,要求客人逐项填写清楚填写清楚n 客人填好后,预订员要仔细查看,逐项核对客人所填客人填好后,预订员要仔细查看,逐项核对客人所填的项目,是否有需要补充的地方或不清楚的地方的项目,是否有需要补充的地方或不清楚的地方n 客人
16、预订完离开后,预订员要填写接待通知单下发给客人预订完离开后,预订员要填写接待通知单下发给相关接待部门,请其做好各项准备相关接待部门,请其做好各项准备n (2)电话预订处理)电话预订处理n 预订员接到预订电话,应热情、礼貌地报出酒店名称,并作预订员接到预订电话,应热情、礼貌地报出酒店名称,并作自我介绍自我介绍n 询问客人想要预订的项目(如客房、宴会、会议等)、价位询问客人想要预订的项目(如客房、宴会、会议等)、价位及要求等,查看预订表确认能否预订及要求等,查看预订表确认能否预订n 若能接受预订,预订员应与预订人详细确认各项信息,并填若能接受预订,预订员应与预订人详细确认各项信息,并填写预订单。若
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