职场基本素养课件.pptx

1、工作汇报工作计划与总结工作方法与规则邮件发送会议组织办公室礼仪123456课程大纲PART1 : 下属如何进行工作汇报？一、工作汇报的意义增进上下级感情及了解让上级了解工作进度得到上级工作指导充分展示自己工作完成时，立即汇报工作进行时，进度汇报工作拖延时，及时汇报二、何时需要工作汇报？全面：整体工作情况准确：用数据说话提出解决方案先讲结果客观：既报喜也报忧因人而异不越级汇报三、工作汇报技巧视频：两个员工买土豆PART2 : 如何做工作计划和总结？ 工作计划就是对我们即将开展的工作的设想和安排。 计划是目标的实现手段一、什么是工作计划？二、为什么要做工作计划？ 提高工作效率 有效规划时间 培养逻

2、辑思维能力 上级可以做适当补充成功金字塔四、工作计划四大要素工作内容（what）达成目标（How)工作分工（Who)工作进度（When)工作计划表五、工作计划工具SMART原则 : 如何制定5W2H：如何落地SMART原则 S (Specific)：代表具体明确 M (Measurable)：代表可衡量 A (Attainable)：代表可实现 R (Relevant):代表相关性 T (Time bound):代表有时限练 习 培训部门要完成一场新人培训 人力行政部今年要加强企业文化的建设 销售部下个月的指标是定制车辆20台 2015年公司的营业额要实现1000亿的创收上述计划是否符合SMA

3、RT原则？1、Why为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？造成这样的结果为什么？ 2、What是什么？目的是什么？做什么工作？ 3、 Where何处？在哪里做？从哪里入手？ 4、 When何时？什么时间完成？什么时机最适宜？ 5、 Who谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？ 6、How怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？ 7、How much 多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？5W2H工具第一步 制订符合SMART原则的计划第二步 检验计划是否与上司的计划一致第三步 列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应的解决方法第四步 列出实现计划所需要的资源和授权第五步 确

4、定计划完成的日期六、制定工作计划5个步骤七、工作总结的概念 过去的工作 总工作的经验,教训,规律结总结是做好工作的有力证据总结使经验累积沉淀总结帮助自我成长总结是计划的重要依据八、工作总结的作用1.基本情况 包括工作的有关条件,工作经过情况和一些数据等等. 2.成绩,缺点 这是工作总结的中心重点.总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点. 3.经验教训 在写总结时,须注意发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识,以指导将来的工作. 九、工作总结的内容工作总结表PART3 : 工作的方式方法和规则？ 工作方法是指人们在实践的过程中为达到一定目的和效果所采取的办法和手段。最简单的工作方法和思路是P

5、DCA循环，展开来就是凡事有记录，有计划，有执行，有结果，有改进，在这个过程中时刻体现目标驱动和用数据为证。一、什么是工作的方式方法P（Plan） 计划，确定方针、目标和活动计划 D（Do） 执行，实现计划中的内容 C（Check） 检查，总结执行计划的结果，找出问题A（Action） 行动，对总结检查的结果进行处理 PDCA循环PDCA5W2H原则明确提出对于完成工作所需得到的配合和支持达成口头协议后需加以邮件确认二、日常工作沟通三、工作决议事项知情权、建议权、决策权应告知执行部门、审核监督部门、在知悉范围内进行信息披露四、工作灰色空间由接到指令的第一责任人先接受，再与相关人员进行工作沟通

6、你是公司的一名项目专员，有一天下午，你正在工作，其他部门的经理将一份文件交给你，希望你能尽快处理完给到他。你认真看了文件内容，发现这是一份关于部门人员信息汇总的文件，应该属于部门助理的工作，这时你会怎么做？ 1.停下手上的事情先帮他做这份文件 2.放在一边等有空再处理，自己先做原本在做的事情 3.将该文件移交给部门助理，由她来执行，并告知该部门经理 案例研讨PART4: 职场邮件该如何发送？发送：你所沟通的对象，与邮件内容直接关联的人抄送：希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系（多为双方的直接领导）密送：特定让他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓一、邮件发送对象二、邮件书写标题：建议按照

7、“【主旨】【叙述】”的格式来撰写，不要超过10个中文字正文：使用称谓敬语，邮件正文内容不要超过800字。附件：检查附件，简单说明这个附件并且提供此附件的重点署名：署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述原则一、越短的邮件越容易得到回复原则二、别说你自己的事儿，说这事儿跟Ta有什么关系原则三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你三、邮件发送原则 本周五，你的部门临时有一场很重要的会议要开，需要使用到会议室，但是会议室很早就已经被培训部门预约用作课程研讨了，大概有6个人会参与研讨。这时，你如何写邮件与培训部沟通？练 习邮件需含：发送人，抄送人，标题，正文，署名等关于周五会议室调换的

8、申请Dear XX： 您好！有一件事情想跟您沟通一下：我查询到本周五您已经预约了会议室，但是本周五我们部门临时有个特别重要紧急的会议需要使用会议室，希望您能帮忙调换一下。 另外刚刚我跟前台咨询过，咖啡吧还有一间泡茶室可供6个人研讨使用，如果您有需要，我可以帮忙预定。谢谢您的帮助和理解！ 祝工作顺利！PART5 : 如何让会议更高效？统一思想集思广益、解决问题脑力激荡、开发创意检讨、改进缺失激励士气达成告知功能一、会议的目的二、会议的频率A、固定的部门会议 随时B、一对一会议 至少每月一次C、处理突发事件的会议 至少每两月一次D、全体会议 按需要三、会议安排的时间 9：00-9：30 发言的欲望

9、没有被唤醒，不宜让与会者有太多的回应或进行业务分析。 9:30-10:00 适合1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。 10:00-11:00 或者 14:00-16:00 ，适合集思广益。 17:00-18:00 最好不要安排会议 会议前1确认会议召开的必要性：电话联络来取代？事前准备时间够吗？关键人物能否与会？2会议议程的准备：时间、地点、讨论主题及其详细内容或大纲、每一事项的预计讨论时间会议中1会议秩序：手机、电脑的使用；中途离席等2会议主持的引导和时间把控3每项事项都有具体结果 会议后1会议记录2会议执行工作进度跟进四、会议流程五、22 分钟会议PART6 : 如何在职场中更得体？一

10、、电话礼仪一. 接听电话基本技巧1、左手持听筒，右手拿笔 2、电话铃声响过两声之后接听 3、报出公司名称或部门名称4、确定来电者身份5、听清来电目的6、复诵来电要点7、最后道谢8、让对方先收线二.通话要点（5W 1H)Why：打电话的目的理由What：商谈细节Who：洽谈对象When：对方合宜的通话时间Where：洽谈较适宜的场所How：应如何表达较得体手机礼仪 手机的使用场合 适合的手机铃声 上班不要频繁发短信 打对方手机的时间二、手机礼仪 公司职员小丽不在位置上，但是她的办公桌上有一部手机响了很久，大概3-5分钟，声音很大，响的其他同事都差点发狂。 请问你会怎么做？案例研讨同事间的距离交谈的态度不背后议论他人摩擦处理金钱往来应谨慎帮助新人二、办公室交往礼仪办公室恋情女职员怀孕辞职礼仪三、办公室特殊情况小 结一、工作汇报：意义、技巧二、工作计划与总结：计划的目的、四要素、工具； 总结的意义、内容三、工作方法与规则：PDCA循环、日常沟通、工作决议、灰色空间四、 邮件发送：发送对象、内容书写五、会议组织：目的、频率、时间、流程六、办公室礼仪：电话礼仪、交往礼仪、特殊情况处理