如何写好会议纪要课件.ppt

1、如何写好会议纪要如何写好会议纪要 会议纪要是一种应用比较广泛、使用频会议纪要是一种应用比较广泛、使用频次比较高的应用文。借这个机会，与各位领次比较高的应用文。借这个机会，与各位领导、同事共同探讨，如何准确、及时、高效导、同事共同探讨，如何准确、及时、高效的起草好会议纪要。有讲的不对的地方，希的起草好会议纪要。有讲的不对的地方，希望大家批评指正。望大家批评指正。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项四、起草会议纪要的几点体会四、起草会议纪要的几点体会1.1.会议纪要的概念。会议

2、纪要的概念。 会议纪要是一种记载、传达会议情况及会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文，是根据会议情况、议定事项的纪实性公文，是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有通形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有通报情况、执行依据等作用。报情况、执行依据等作用。2.2.会议纪要的格式。会议纪要的格式。 一般由首部、正文、尾部三部分组成：一般由首部、正文、尾部三部分组成： 首部。首部。主要包括标题、文号、发文部门主要包括标题、文号、发文部门和发文日期。和发文日期。 会议纪要标题有两种情况：一是会议名称

3、会议纪要标题有两种情况：一是会议名称加纪要，如加纪要，如总经理办公会议纪要总经理办公会议纪要；二是召；二是召开会议的内容加纪要，如开会议的内容加纪要，如公司领导到勘探开公司领导到勘探开发研究院现场调研会议纪要发研究院现场调研会议纪要。 正文。正文。一般由前言、主体两部分组成。一般由前言、主体两部分组成。 前言。主要包括：时间、地点、主持人、前言。主要包括：时间、地点、主持人、参加人员、主要议程、会议主要成果等。参加人员、主要议程、会议主要成果等。 主体。这是会议纪要的核心内容，主要记主体。这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，起草时要注意紧紧围载会议情况和会议结果，起草时要注意紧

4、紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。形成的决定、决议准确的表达清楚。 尾部。尾部。写明发送单位、印制份数。写明发送单位、印制份数。3.3.会议纪要的分类。会议纪要的分类。 按照性质和内容，可以分为：工作会议纪要、代按照性质和内容，可以分为：工作会议纪要、代表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会议纪要、汇报会议纪要、现场会会议纪要、工作例会议纪要、汇报会议纪要、现场会会议纪要、工作例会会议纪要等十数种。公司比较常用的有：会议纪要等十数种。公司比较常用的有：总经理办

5、总经理办公会议纪要公会议纪要、公司月度党群例会会议纪要公司月度党群例会会议纪要、领导班子月度例会会议纪要领导班子月度例会会议纪要、生产会议纪要生产会议纪要、专项会议纪要等几种。专项会议纪要等几种。 内容纪实性。内容纪实性。必须是会议宗旨、基本精神和所必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，否议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，否则就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。则就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。 表述概括性。表述概括性。必须精其髓，概其要，以极为简必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字概括会议的内容和结论，切忌记流水帐。洁精炼的

6、文字概括会议的内容和结论，切忌记流水帐。 层次条理性。层次条理性。要对会议精神和议定事项分类别、要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳概括，使之层次清晰、条理清楚。分层次予以归纳概括，使之层次清晰、条理清楚。3.3.会议纪要的特点。会议纪要的特点。 具备指导性。具备指导性。会议纪要集中反映了会议会议纪要集中反映了会议主要精神和决定事项，因而纪要一经下发，需主要精神和决定事项，因而纪要一经下发，需要遵照执行，将对有关单位和人员产生约束力。要遵照执行，将对有关单位和人员产生约束力。 称谓特殊性。称谓特殊性。由于会议纪要反映的是与由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，一般采用第三人称会

7、人员的集体意志和意向，一般采用第三人称写法，以写法，以“会议会议”作为表述主体，常用作为表述主体，常用“会议会议认为认为”、“会议指出会议指出”、“会议决定会议决定”、“会会议要求议要求”等称谓。等称谓。5.5.与相近文体的区别。与相近文体的区别。 会议纪要与会议记录的区别。会议纪要与会议记录的区别。 一是性质不同。会议记录是讨论发言的实录，一是性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文。文。 二是功能不同。会议记录一般不公开，无须二是功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在传达

8、或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 会议纪要与会议决议的区别。会议纪要与会议决议的区别。 一是会议纪要内容可轻可重，讨论事项可大可小；诀议内一是会议纪要内容可轻可重，讨论事项可大可小；诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题。容一定是单位或部门原则性的重大问题。 二是会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的二是会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的不同意见；诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一不同意见；诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一份会议纪要可以同时写出不同方面、互不关联的几项决定；

9、而份会议纪要可以同时写出不同方面、互不关联的几项决定；而一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。 三是形成过程不同。会议纪要是将会议内容、决定事项经三是形成过程不同。会议纪要是将会议内容、决定事项经过整理并条理化，作为与会者共同遵守、执行的依据；而诀议过整理并条理化，作为与会者共同遵守、执行的依据；而诀议则是经过一致通过的程序形成的。则是经过一致通过的程序形成的。 1.1.主旨把握要准。主旨把握要准。起草每一份会议纪要，必须做起草每一份会议纪要，必须做到到“吃透精神，领会实质，把握基调吃透精神，领会实质，把握基调”。一次会议，。一次会议，涉及问题如果较多

10、，在写会议纪要时，必须抓住会议涉及问题如果较多，在写会议纪要时，必须抓住会议解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。起草前一定要仔细研析会议记录，分析每一位俱到。起草前一定要仔细研析会议记录，分析每一位发言者的发言，全面吃透会议精神，把握住会议基调。发言者的发言，全面吃透会议精神，把握住会议基调。这样在落笔行文时才能够这样在落笔行文时才能够“统筹全局、驾驭全篇统筹全局、驾驭全篇”，体现体现“要旨要旨”，才能确保会议纪要不，才能确保会议纪要不“失真失真”、不、不“跑调跑调”。 2.2.具体内容要精。具体内容要精。会议纪要不是会议记会议纪要

11、不是会议记录，没有必要将会议的所有内容进行记录。录，没有必要将会议的所有内容进行记录。“纪要纪要”，顾名思义就是，顾名思义就是“纪其主要纪其主要”，因，因此，整理会议纪要，必须去粗取精、删繁就此，整理会议纪要，必须去粗取精、删繁就简，把握侧重点。主要是把握三个方面：简，把握侧重点。主要是把握三个方面： 一是一是围绕会议研究的中心议题围绕会议研究的中心议题“取精取精”。抓住了会议研究和。抓住了会议研究和解决的主要问题，就抓住了会议纪要的解决的主要问题，就抓住了会议纪要的“纲纲”。会议中附带牵涉。会议中附带牵涉的其它问题，如果没有实质性内容，可以避而不谈或者谈而从简。的其它问题，如果没有实质性内容

12、，可以避而不谈或者谈而从简。 二是二是围绕与会人员取得的一致意见围绕与会人员取得的一致意见“取精取精”。与会人员在讨。与会人员在讨论发言时，往往看法不完全一致。遇到这种情况，应该对各种意论发言时，往往看法不完全一致。遇到这种情况，应该对各种意见认真研究，归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人见认真研究，归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见，如果没被会议否定，或者说符合会议宗旨，也应采提出的意见，如果没被会议否定，或者说符合会议宗旨，也应采纳。如果有些意见分歧较大，就不应写入纪要中去。纳。如果有些意见分歧较大，就不应写入纪要中去。 三是三是围绕会议主持人的总结性讲话围绕会

13、议主持人的总结性讲话“取精取精”。一般在会议结。一般在会议结束时，主持人会进行总结性讲话，对需要决定的事项进行束时，主持人会进行总结性讲话，对需要决定的事项进行“拍拍板板”，这是写会议纪要的最好材料，必须全面、准确的把握与领，这是写会议纪要的最好材料，必须全面、准确的把握与领会。对主持人总结性讲话必须做好录音。会。对主持人总结性讲话必须做好录音。 3.3.语言驾驭要熟。语言驾驭要熟。撰写会议纪要必须注意语言使用技巧。撰写会议纪要必须注意语言使用技巧。 一是一是要将领导讲话的口头语言转化成书面语言，且语言表要将领导讲话的口头语言转化成书面语言，且语言表达要准确，用词要精干，即不能违背领导的原意，

14、又不能在文达要准确，用词要精干，即不能违背领导的原意，又不能在文字上产生歧义。特别是几个领导都说到同一个问题，就要进行字上产生歧义。特别是几个领导都说到同一个问题，就要进行合理的综合取舍。合理的综合取舍。 二是二是要讲究语气。按照会议纪要的不同用途，恰当地使用要讲究语气。按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会会议讨论了以下几个问题议讨论了以下几个问题”、“会议考虑会议考虑”等；下发的会议纪要，等；下发的会议纪要，则可用则可用“会议决定会议决定”、“会议要求会议要求”、“会议强调会议强调”等。等。

15、 三是三是要注重语言使用技巧。对于不宜公开或要注重语言使用技巧。对于不宜公开或有不好影响的观点言辞可以删除不记；对于言辞有不好影响的观点言辞可以删除不记；对于言辞激烈的观点可以以较温和词句替代；对于难以量激烈的观点可以以较温和词句替代；对于难以量化或精确表述的事项、意见，要善于运用模糊语化或精确表述的事项、意见，要善于运用模糊语言。如不能确定完成日期的事项可以以言。如不能确定完成日期的事项可以以“近期完近期完成成”或或“尽快完成尽快完成”来表达。如对于参与某项工来表达。如对于参与某项工作的人员范围、人数等难以表述，可以以作的人员范围、人数等难以表述，可以以“相关相关人员人员”或或“有关人员有关

16、人员”来表达。来表达。 关于语言使用技巧，下面举两个例子进行说明。关于语言使用技巧，下面举两个例子进行说明。 一是一是在在2 2月月公司领导班子月度工作例会纪要公司领导班子月度工作例会纪要“关于机构调整和人员分流问题关于机构调整和人员分流问题”中，起草为中，起草为“人人事处要尽快拿出人员分流方案，过细做工作，对分事处要尽快拿出人员分流方案，过细做工作，对分流人员要化整为零，分批分流，妥善安置，确保分流人员要化整为零，分批分流，妥善安置，确保分流人员的稳定。流人员的稳定。”领导将领导将“过细做工作，对分流人过细做工作，对分流人员要化整为零，分批分流员要化整为零，分批分流”删掉。这是敏感词语，删掉

17、。这是敏感词语，不应写入纪要。不应写入纪要。 二是二是在在5 5月月公司月度党群工作例会会议纪要公司月度党群工作例会会议纪要，刘书记、，刘书记、朱书记分别对公司当前形势进行了分析，对党群各部门近期工朱书记分别对公司当前形势进行了分析，对党群各部门近期工作作了要求，在起草纪要进行了综合归纳，整理为作作了要求，在起草纪要进行了综合归纳，整理为“要针对公要针对公司原油产量吃紧这一最大现实，党群各部门对严峻形势要有清司原油产量吃紧这一最大现实，党群各部门对严峻形势要有清醒的认识，把确保计划原油产量的完成作为最大的政治任务，醒的认识，把确保计划原油产量的完成作为最大的政治任务，一切围绕生产经营中心，一切

18、服务油气生产，要深入基层，深一切围绕生产经营中心，一切服务油气生产，要深入基层，深入前线，把原油产量压力传递到每名员工，鼓舞员工干劲，调入前线，把原油产量压力传递到每名员工，鼓舞员工干劲，调动员工积极性，全力确保原油产量目标的实现。动员工积极性，全力确保原油产量目标的实现。”这样既能把这样既能把两位领导的意见都反映出来，又比较简练。两位领导的意见都反映出来，又比较简练。 4. 4.出手速度要快。出手速度要快。及时、高效是体现会议纪要价及时、高效是体现会议纪要价值非常重要的一个方面，必须在第一时间被下发执行。值非常重要的一个方面，必须在第一时间被下发执行。起草会议纪要一般应做到，上午开会中午起草

19、，下午起草会议纪要一般应做到，上午开会中午起草，下午交办公室主任审核；下午开会晚上起草，在交办公室主任审核；下午开会晚上起草，在1010点前交点前交办公室主任审核。能当天签发的就当天发，如果因其办公室主任审核。能当天签发的就当天发，如果因其它原因当天发不掉，第二天必须发掉，领导如果有其它原因当天发不掉，第二天必须发掉，领导如果有其它事，一定要盯住让签发。举例：它事，一定要盯住让签发。举例：20092009年年1111月份月度月份月度党群工作例会的起草经历。党群工作例会的起草经历。 1.要忠实于会议精神，不能任意发挥。要忠实于会议精神，不能任意发挥。会议纪要会议纪要必然依据会议实际内容，不能添枝

20、加叶，不能搞人为必然依据会议实际内容，不能添枝加叶，不能搞人为拔高、深化或填平补齐。在起草过程中，感到有地方拔高、深化或填平补齐。在起草过程中，感到有地方必须有所增减时，要经主持会议的领导同意，必要时必须有所增减时，要经主持会议的领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员意见。对于发现漏记还应在一定范围内征求有关人员意见。对于发现漏记内容或有不太明白的内容，要勤动口、勤动手，向相内容或有不太明白的内容，要勤动口、勤动手，向相关与会人员请教，在可能的情况下必须找到文件原件，关与会人员请教，在可能的情况下必须找到文件原件，进行对照补充完善，以免将错误的信息写入纪要。进行对照补充完善，以免将错误的

21、信息写入纪要。 比如，在比如，在3月月公司月度党群工作例会会议纪要公司月度党群工作例会会议纪要，关于全国关于全国“两会两会”期间治安维稳工作目标，刘书记要期间治安维稳工作目标，刘书记要求做到求做到“三个严防三个严防”，当时没有记录完全，但知道出，当时没有记录完全，但知道出处，会后马上找信访维稳科要了集团公司下发的处，会后马上找信访维稳科要了集团公司下发的维维稳特别重点阶段责任令稳特别重点阶段责任令，进行补充完善，进行补充完善，“即严防即严防非正常进京访；严防油区设施被盗被破坏事件；严防非正常进京访；严防油区设施被盗被破坏事件；严防矿区发生重大治安、刑事案件。矿区发生重大治安、刑事案件。” 2.

22、要条理清晰，不能杂乱无章。要条理清晰，不能杂乱无章。会议纪要是对会议纪要是对会议讨论意见的综合整理加工的过程，这个过程就会议讨论意见的综合整理加工的过程，这个过程就是条理化，就是对会议讨论的意见，分类归纳，划是条理化，就是对会议讨论的意见，分类归纳，划分层次，提纲挈领，画龙点睛，切不可胡子眉毛一分层次，提纲挈领，画龙点睛，切不可胡子眉毛一把抓。有时领导讲的事项清晰、重点突出、层次明把抓。有时领导讲的事项清晰、重点突出、层次明了，就比较容易归纳整理，有时领导讲的跳跃性比了，就比较容易归纳整理，有时领导讲的跳跃性比较大，或一个问题几个领导多次讲，这就需要进行较大，或一个问题几个领导多次讲，这就需要

23、进行梳理归纳。梳理归纳。 可采取以下三种方法：可采取以下三种方法： 一是一是分专题归纳法。即把讨论议定的几个问题，分专题归纳法。即把讨论议定的几个问题，划分为几个专题，用小标题加以归纳。划分为几个专题，用小标题加以归纳。 二是二是分层次归纳法。如会议只讨论了一个重大分层次归纳法。如会议只讨论了一个重大议题，可以采用这种办法，把议定事项按内容分成议题，可以采用这种办法，把议定事项按内容分成若干层次写清楚。若干层次写清楚。 三是三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成分段落归纳法。就是把会议议定事项分成若干段，并明确标示出若干段，并明确标示出“一一”、“二二”、“三三”等等序号。序号。 比如，比如

24、， 5月月10日日总经理办公会议纪要总经理办公会议纪要，关于讨论，关于讨论“调整二级单调整二级单位组织机构及核定科级职数位组织机构及核定科级职数”的问题时，各领导发言比较多，提的问题的问题时，各领导发言比较多，提的问题也比较多，只有划分出几个层次来表述，才能表达完整又不失偏颇，最也比较多，只有划分出几个层次来表述，才能表达完整又不失偏颇，最终归纳成了四点终归纳成了四点“1.人事处根据会议意见重新进行核定并修改完善后，人事处根据会议意见重新进行核定并修改完善后，形成公司指导性意见下发，并负责向各单位解释设置依据和变动原因。形成公司指导性意见下发，并负责向各单位解释设置依据和变动原因。各单位要根据

25、文件要求，尽快上报实施方案，由公司批复后组织调整到各单位要根据文件要求，尽快上报实施方案，由公司批复后组织调整到位，防止引起不稳定因素发生。位，防止引起不稳定因素发生。2.必须遵循集团公司必须遵循集团公司三不突破三不突破原则，原则，统一规范机构名称和业务范围，特别是定员要控制不超，确保建立精干统一规范机构名称和业务范围，特别是定员要控制不超，确保建立精干高效的机关。高效的机关。3.二级单位组织机构调整要二级单位组织机构调整要突出生产、突出安全、突出突出生产、突出安全、突出技术技术，尽量压缩综合管理科室、非生产性科室的设置和定员。，尽量压缩综合管理科室、非生产性科室的设置和定员。4.在生在生产单

26、位要统一增设工程技术科；产单位要统一增设工程技术科；500人以上的单位设立人事科和群工科人以上的单位设立人事科和群工科（综治保卫科），（综治保卫科），500人以下的单位不设立。人以下的单位不设立。” 3.只能用自己的语言，不能用自己的观点。只能用自己的语言，不能用自己的观点。起草会议纪要时，要注意只能用自己的语言去起草会议纪要时，要注意只能用自己的语言去取舍、概括、提炼与会者的发言，不能以主观取舍、概括、提炼与会者的发言，不能以主观愿望、个人观点随意增加会上根本没有涉及的愿望、个人观点随意增加会上根本没有涉及的内容，更不能以变换角度或断章取义的手段篡内容，更不能以变换角度或断章取义的手段篡改与

27、会者的观点，这是起草纪要的大忌。改与会者的观点，这是起草纪要的大忌。 1.养足精神，这是起草好会议纪要的前提。养足精神，这是起草好会议纪要的前提。如如果知道要安排自己作会议记录、起草会议纪要，必果知道要安排自己作会议记录、起草会议纪要，必须要休息好，这样能确保在记录时精力集中、反应须要休息好，这样能确保在记录时精力集中、反应迅速，在起草纪要时头脑清醒、思维敏捷，因为从迅速，在起草纪要时头脑清醒、思维敏捷，因为从记录到出会议纪要中间没有休息时间。如果精神不记录到出会议纪要中间没有休息时间。如果精神不振，恹恹欲睡，记录时就会有漏掉的内容或听不明振，恹恹欲睡，记录时就会有漏掉的内容或听不明白的地方，

28、必然会影响到纪要的质量。白的地方，必然会影响到纪要的质量。 2.提前思考，这是起草好会议纪要的保证。提前思考，这是起草好会议纪要的保证。会前，要及时拿到会议议程和相关材料，仔细会前，要及时拿到会议议程和相关材料，仔细研读，提前思考，把握重点，做到了然于心，研读，提前思考，把握重点，做到了然于心，从容应对；如果会前对会议情况、需要讨论的从容应对；如果会前对会议情况、需要讨论的议题一概不知，没有任何准备，就容易产生紧议题一概不知，没有任何准备，就容易产生紧张情绪，这对会议记录很不利。张情绪，这对会议记录很不利。 3.快速记录，这是起草好会议纪要的基础。快速记录，这是起草好会议纪要的基础。会议记录是

29、会议记录是形成会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材形成会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。做会议记录要有一定的并保证纪要的质量，做到准确无误。做会议记录要有一定的诀窍，就是在时间充足的情况下，记录全面一些，如果发言诀窍，就是在时间充足的情况下，记录全面一些，如果发言者讲话语速过快，就只记录发言要点，抓住关键词，在保证者讲话语速过快，就只记录发言要点，抓住关键词，在保证意思完整的情况下尽量少写字，会后再作补充。要懂得一点意思完整的情况下尽

30、量少写字，会后再作补充。要懂得一点速记技巧，或者有一套自己的简略记录方法，这样才能跟上速记技巧，或者有一套自己的简略记录方法，这样才能跟上领导讲话的节奏，确保不漏记内容。整理纪要不要全部依靠领导讲话的节奏，确保不漏记内容。整理纪要不要全部依靠录音笔，这样速度会很慢，影响纪要的及时性，录音笔可以录音笔，这样速度会很慢，影响纪要的及时性，录音笔可以作为校正内容的重要参考。作为校正内容的重要参考。 4.会后回忆，这是起草好会议纪要的关键。会后回忆，这是起草好会议纪要的关键。会后不要先急着撰写会议纪要，最好利用半个会后不要先急着撰写会议纪要，最好利用半个小时左右的时间，进行回忆，把开会的内容和小时左右的时间，进行回忆，把开会的内容和领导讲的要点先在脑海里过一遍，以便增加一领导讲的要点先在脑海里过一遍，以便增加一下印象，然后对照会议记录再检查一遍，看看下印象，然后对照会议记录再检查一遍，看看是否有漏记的内容，不然，时间长了有些内容是否有漏记的内容，不然，时间长了有些内容就容易忘记或印象不深。就容易忘记或印象不深。 最后，再次衷心感谢处室领导给我提供最后，再次衷心感谢处室领导给我提供这次与大家共同探讨交流的机会！这次与大家共同探讨交流的机会！