如何做好工作计划(管理岗位)课件.ppt

1、1 如何做好工作计划(管理岗位)2 工作计划的定义？为什么要做工作计划？如何做好工作计划？如何保证工作计划的执行？3 01 计划的定义？4 计划的定义 学习计划 旅游计划 出国计划 工作计划 生涯计划。5 计划的定义u 将岗位主要职责、日常工作事务、近一段时间的工作目标等列出具体将岗位主要职责、日常工作事务、近一段时间的工作目标等列出具体的计划。的计划。 计划本身是没有意义的，不是为了做计划而计划，而是要求主管们能计划本身是没有意义的，不是为了做计划而计划，而是要求主管们能“坐下来多想坐下来多想”。 是基于可能发生的各种假定情况，所规划的通盘对策; 是将来采取行动时所需的步骤; 是必须用书面写

2、出来的东西。6 02 为什么要做工作计划？思考：不做工作计划会怎样？7 忙 盲 茫三 mang 人士 为什么要做工作计划？8 l经常救火（总是出问题，而且是各种各样的问题）；l想干的事太多；l条理不清、职责不明；l需要经常去解释、沟通；l电话太多；l找你解决问题的太多（不是因为你重要）。 为什么要做工作计划？现状现状后果后果 堵完这个“洞”，再堵下个“洞”； 件件事都做不好；东一块，西一块；工作没效率；事情越积越多； 任务完不成9 主管是基层的管理者，需要具备独挡一面开展工作的能力，需要带领下属开展工作（要有清晰的开展工作的思路）。主管应具备的条件：专业能力、管理能力、沟通能力、培养下属的能力

3、、工作判断能力、学习能力。百度百科对“主管”的定义：掌管某种专门事务的职官。l计划是管理的首要职能，制定有效的工作计划是作为主管的基本要求之一。l管理的五项基本职能：计划、组织、指挥、协调、控制 为什么要做工作计划？10 哈佛大学的25年跟踪调查为什么要做工作计划？11 月工作计划：整合事务性工作、安排好下属工作、完成工作时间确认等。将管理工作和日常事务性工作分开来。具体事项的计划：提前考虑分工、物资、预算、突发事件预案等。 制定工作计划的意义？l 工作的两种形式：一、消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理，“堵漏洞”）二、积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计

4、划，消除错误，“筑长堤”） 写工作计划实际上是对我们自己工作的一次盘点与梳理。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是走向积极式工作的起点。 1. 工作计划有助于引导我们的行动12 l论语：“凡事 预 则立，不 预 则废。” 预：预先有所准备，计划当先。 l 用于计划的每一分钟，都可以在执行阶段带来三到四倍的回报。例：搬家计划例：搬家计划 （时间、人员分工、车次等）（时间、人员分工、车次等） 提前完成提前完成 制定工作计划的意义？2. 工作计划有助于提高工作效率13 日常事务性的工作往往比较分散、琐碎，通过制定工作计划，有助于对事务性工作进行整合、梳理，使执行人更加直观、清晰地了解工作内容，合理安

5、排工作，避免重要工作的遗漏。 制定工作计划的意义？3. 工作计划可以避免遗漏重要工作14 公司上市后，各方面的管理要求都提高了，作为公司的主管人员，自身的管理能力影响着公司的整体运营与发展，而最能体现管理者能力的就是计划能力。p决策层计划做十年决策层计划做十年p企业高层计划做五年企业高层计划做五年p部门负责人计划做一年部门负责人计划做一年p主管计划最少做一个月主管计划最少做一个月等级越高，计划能力越高；反言之，计划等级越高，计划能力越高；反言之，计划能力越高，你能够达到的等级越高。能力越高，你能够达到的等级越高。4. 工作计划是主管人员管理水平的体现工作计划是主管人员管理水平的体现15 有了工

6、作计划，我们不需要再等领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，分清各项工作的轻、重、缓、急，合理分配下属工作。通过工作计划从“要我做”变为“我要做”。5. 工作计划有利于变被动等事做为自动自发式做事工作计划有利于变被动等事做为自动自发式做事16 明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任 明确衡量方法 功能集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就 作用 制定工作计划的意义？17 03 如何做好工作计划？18 如何做好工作计划19 如何做好工作计划一、明确工作计划5要素（5W1H）l5W1H，是对事或者目标计划进行分解和决策的思维的一种方式

7、例：搬家后网络调试工作（计划工作不到位）工作目的工作目的（为什么要做为什么要做：Why）20 如何做好工作计划为什么要开展这项工作（意义、目的）？ 工作目的工作目的（为什么要做：（为什么要做：Why）即制定计划的必要性例：要求公司前台文员增强某项技能 1）学习英语：有意义，可用于接待沟通； 2）学习绘制产品设计图：没有必要，与实际工作岗位技能无关联。21 如何做好工作计划依据工作职责，用直观浅显易懂的语言分条款列出所需要做的工作。工作内容工作内容（做什么：（做什么：What）做什么？事项清单？22 工作方法工作方法（怎么做：（怎么做：HowHow） 采用什么样的采用什么样的方法方法去完成计划，

8、是决定计划完成的去完成计划，是决定计划完成的关键关键，在编制计划时就应该，在编制计划时就应该考虑全面和仔细，把各种可能出现的考虑全面和仔细，把各种可能出现的困难困难考虑清楚，并提出对应的考虑清楚，并提出对应的应急措施应急措施。如何做好工作计划l 对于可能出现的各种情况，想出各种预案（做最好的准备，做最坏的打算）23 工作分工工作分工（谁来做：（谁来做：WhoWho）如何做好工作计划为了完成在规定的时间内做所要做的事，就要把工为了完成在规定的时间内做所要做的事，就要把工作分好去执行，并让对方了解：作分好去执行，并让对方了解：目的目的何在？何在？时间时间何在？何在？谁谁主导主导做？做？谁谁配合配合

9、做？做？需要什么样的需要什么样的资源资源？24 工作进度工作进度（何时做完：（何时做完：WhenWhen） 通用的5W1H可以应用于任何工作中（比照，放之四海而皆准） 依完成任务的依完成任务的日期（时间）日期（时间）进行反推并标出各进行反推并标出各阶段（节点）阶段（节点）的时间点，加的时间点，加强强检查和控制检查和控制，确保任务按期完成。，确保任务按期完成。如何做好工作计划25 管理性工作具有一定的目标性，它是为实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施和控制的过程，一般包括制度拟制、方案建立、表单建立、流程梳理与规范、任务安排与进程的跟踪管控等。【管理性工作】二、做好工作分类管理性工作

10、主任、主管考虑。如何做好工作计划l 管理者的定义（管理大师德鲁克）是对他人的工作负有责任。l 管理的目的（本质）是提高效率和效益。26 如何做好工作计划事务性工作具有一定的常规性、日常性，按照既定的流程即可执行，如入离职办理、计算机组装与发放、办公用品申购、邮件收发、仪器设备维修等。岗位专业性：承担的岗位，做成最权威、最专业的，你就有发言权（例：前台、人事等）。 在重复性工作中寻求改进的方法，领导、师傅教的方法自己是否适用，能否摸索做出自己的风格？忌：不动脑子做事情，前人怎么做，我就怎么做？领导交待怎么做，我就怎么做？例：合同有效期 重复性的工作创造性的做！【事务性工作】二、做好工作分类事务性

11、工作（岗位专业性要求）办事员考虑。27 三、主动思考管理性工作等事做找事做 案例：某员工入职后去问领导，“我该做什么工作？” 领导答：“你都不知道自己该做什么工作，那你来做什么？” 次日，员工又去找领导请示：“那我就从某某工作开始做起吧？” 领导答：“知道该做什么工作了，就去做什么工作吧！”l如果什么工作都要领导帮你思考怎么做，那等于把你的工作量加在别人身上，你并没有完全胜任你的工作。l因此，在工作中需要请示，但不要等着被安排，因为执行只意味着完成了工作的一部分，需要主动去思考工作，以规范、完善工作的目的去制定工作计划。如何做好工作计划28 1）条文形式一般详细的计划多采用条文形式例：活动策划

12、、搬家方案等四、确定 工 作 计 划 表 现 形 式2）表格形式简单的计划多采用表格形式例：月工作计划3）文件形式时限长的计划多采用文件形式例：公司级年度经营计划如何做好工作计划29 如何做好工作计划五、案例 图书馆是个大集体，是图书馆是个大集体，是学习的集中区。在图书馆自学习的集中区。在图书馆自习室习室学学习的同学会带很多吃习的同学会带很多吃的、喝的东西，然而在离开的、喝的东西，然而在离开后却不记得要带走放入垃圾后却不记得要带走放入垃圾娄，包括一些草稿用的纸张娄，包括一些草稿用的纸张也任意丢在桌上，给清洁阿也任意丢在桌上，给清洁阿姨带来巨大麻烦，姨带来巨大麻烦，怎样快速怎样快速合理打扫好自习

13、室成为一大合理打扫好自习室成为一大难题难题？分析问题：应用分析问题：应用5W1H5W1H（多多了一个地点了一个地点wherewhere）法进行法进行分析分析。WhyWhyWhatHowHowWhereWhereWhoWhoWhenWhen30 如何做好工作计划六、实施各位各位主任、主任、主管在安排部门工作的时候也不防试试主管在安排部门工作的时候也不防试试“5W1H5W1H法法”！ 首先看看本首先看看本月月有哪些工作安排有哪些工作安排? ? ( (做什么，做什么，What?)What?) 这些工作哪些是重点工作这些工作哪些是重点工作? ?哪些是例行工作哪些是例行工作? ? (What?)(Wha

14、t?) 哪些先做哪些先做, ,哪些后做哪些后做? ?为什么为什么? ? ( (什么时间做，什么时间做，When? When? 为什么做，为什么做，Why?)Why?) 这些工作分给下面哪些人做这些工作分给下面哪些人做? ?谁做最合适谁做最合适? ?为什么为什么? ? ( (谁来做谁来做，Who? Why?)Who? Why?) 这些工作在哪里完成这些工作在哪里完成? ?必须下现场吗必须下现场吗? ?为什么为什么? ? ( (在哪做，在哪做，Where? Why?)Where? Why?) 教导下属如何做教导下属如何做? ? ( (怎么做，怎么做，How?)How?)例：如具体的培训计划、物品采

15、购计划、基础设施检查计划、环境卫生检查计例：如具体的培训计划、物品采购计划、基础设施检查计划、环境卫生检查计划等许多工作，在制定时，都可按此方法进行。划等许多工作，在制定时，都可按此方法进行。31 04 如何保证工作计划的执行32 PDCA循环法的工作步骤表循环法的工作步骤表 如何保障工作计划的执行l 执行中发现偏离原计划或发现原计划考虑不周全时，应及时弥补、调整，以确保计划的完成。一、掌握科学的工作方法一、掌握科学的工作方法PDCA循环法循环法阶段阶段步骤步骤计划计划（Plan)设定目标、搜索与目标有关的信息、找出最佳设定目标、搜索与目标有关的信息、找出最佳方案、制定计划工作表方案、制定计划

16、工作表执行执行(Do)按计划工作表执行计划按计划工作表执行计划检查检查(Check)检查或评估执行情况与目标之间的差距检查或评估执行情况与目标之间的差距改进改进(Action)根据检查结果对计划做出修正、再执行根据检查结果对计划做出修正、再执行33 二、对计划执行过程进行追踪与控制 如何保障工作计划的执行 随时知道自己的计划实施到了哪一步，哪些任务已经完成，哪些任务正在进行中，哪些任务遇到了障碍，哪些任务需要调整等等。34 控制过多的影响： 降低下属自主性、积极性；缺乏活力，阳奉阴违。主管在进行计划的追踪控制时应掌握的原则 如何保障工作计划的执行l避免控制的过多l避免控制的不足控制不足的影响：

17、 工作延迟；工作效率降低、散漫、懈怠；发生问题。l控制要能符合现状，配合实际需求35 如何保障工作计划的执行三、分清工作的轻、重、缓、急把你的工作按以下标准分成三种类型A、必须做重要并且紧急的任务B、应该做重要或 紧急的任务C、可以做不重要且不紧急的日常任务主管应该尽可能：主管应该尽可能： 减少必须做的事情减少必须做的事情 多做应该做的事情多做应该做的事情 少做可以做的事情，授权让别人去做少做可以做的事情，授权让别人去做36 常问Why、How、If关心周边事物多用不同角度思考提高敏感度强化自我能力 如何保障工作计划的执行 四、强化问题意识l 计划执行过程中需保持一定的问题意识。l 问题意识：在问题还没有明朗化以前，预先感觉到问题存在的能力，对事情状况的悟性、感受力。例：考虑环境卫生是否存在问题？ 计算机软件使用情况？ 员工培训需求？ 仪器设备使用情况？37 制定工作计划是每个主任、主管必须做的事没有计划的工作是空洞没有措施的管理是空谈