九段秘书培训教材课件.ppt

1、打造九段工作的团队-九段秘书高级讲师：陈铁刚高级讲师：陈铁刚找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台课程内容 秘书工作的重要性 会议安排如何做到九段？ 如何做才是九段秘书？ 如何做才是九段助理？ 5W2H分析法 四象限时间管理法 自我工作评价演练找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台o 我忘记了！o 我通知了！o 我不知道！o 我不会做！o 我们总是很忙，可总是提供不了老板要的结果！o 上级本想让你分担一些事情，谁知你有更多问题来问他，最后上级变成了你的助理！o 做了很多事情，却没有一个让老板满意您是否有过类似的经历？找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台一个

2、优秀的秘书需要具备：有追求负责任重视细节为什么做秘书比如何做好秘书更重要！找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台但是，一个优秀的秘书最需要具备：结果思维提示：做事之前，给自己30秒钟的时间思考：做这件事情，我需要的结果是什么？找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了案例：开会电话打完就可以了吗？找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台一段秘书的做法

3、：发通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。例：会议安排找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台二段秘书的做法：抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后

4、，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。找讲师，就上中华讲师网

5、 中国最大的培训讲师选聘平台七段秘书的做法：定责任发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台八段秘书的做法：追结果发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。找讲师，

6、就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台九段秘书的做法：做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台要做到九段才算成功1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等 确 认 , 确保每人被及时 通 知 到重 检 查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即

7、汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间勤 准 备发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议细 准 备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供 他 们 参 考做 记 录发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员定 责 任发 通 知 ， 落

8、实 到 人 ， 会前 通 知 ， 也测试了设备，了 解 会 议 性质 ？ 提 供 相关会议资料，做 好 会 议 记录 ， 整 理 好记 录 并 把 记录 发 给 相 关人 员 ， 将 会议 上 确 定 的各 项 任 务 ，一 对 一 地 落实 到 相 关 责任 人 ， 然 后经 当 事 人 确认 后 ， 形 成书面备忘录，交 给 领 导 与当 事 人 一 人一份追 结 果发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及

9、时汇报领导做 流 程把上述过程做成 标 准 化 的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系,通过建立一个培养九段秘书的机制来复制和超 越 自 己 !结果意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台u “九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；u 如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。找讲师

10、，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台一段秘书的做法：递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。常规性的秘书找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台二段秘书的做法：做提醒递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台三段秘书的做法：审资料递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不符合流程的就退回去不往上交。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台四段秘书的做法：汇工

11、作递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台五段秘书的做法：做分析递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台六段秘书的做法：帮汇总递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台七段秘书的做法：追措施递资料

12、,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台八段秘书的做法：追结果递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台九段秘书的做法：做流程把上述过

13、程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台秘书要做到九段才算成功1段2段3段4段5段6段7段8段9段递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作做提醒递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备审 资 料递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交汇 工 作递 资 料 , 排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把

14、领导直接下属的工作结果和计划汇 总 起 来做 分 析递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议帮 汇 总递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排追 措 施递资料,做提醒，审资料，汇工作，分析工作结果、给出建议，汇总领导工作结果及工作计划，并下发领导修改完成的工作，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导追 结 果递资料,排行程、做提醒，审 资 料 ， 汇下 属 工 作 ，分 析 下 属 工

15、作 结 果 、 给出 自 己 的 建议 ， 汇 总 工作 结 果 、 工作 计 划 ， 下发 领 导 的 工作 计 划 、 追踪 措 施 、 及时 汇 报 ， 并且 每 天 、 每周 、 每 月 根据 行 动 措 施中 的 关 键 节点 追 踪 阶 段性 结 果 及 时汇 报 给 领 导做 流 程把上述过程做成 标 准 化 的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把工作的结果做 到 九 段 。结果意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台九段助理找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台1

16、. 每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来；2. 帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议；3. 帮助领导分析直接下属的工作计划是否支撑公司或部门的战略，并给出自己的建议；4. 帮助领导把本周、本月的工作结果汇总起来并且分析完成好的地方固化成流程，不好的地方给出改进措施的方案；5. 根据公司的整体战略及领导自己的年度、季度、月度的战略目标来分解领导自己的季度、月度及每周的工作计划并把做好的初步计划按照要求的时间提交给领导；6. 根据领导修改完成的季度、月度及每周的工作计划下发并且把目标计划分解给领导的直接下属、通知到一对一的责任人；重要事项要求责任人提交

17、完成目标计划的行动措施并及时提交给领导；7. 每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导；8. 把以上工作系统化流程化。例：助理的工作计划找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台一段助理的做法：排行程传递资料，把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台二段助理的做法：审资料传递资料、排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如有错的和不符合流程的就及时返回。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的

18、培训讲师选聘平台三段助理的做法：汇工作排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台四段助理的做法：析结果排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台五段助理的做法：帮汇总排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来并根据公司战略把领导下周或下月的工作计划做好初步的安排。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台六

19、段助理的做法：追措施排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导自己工的作结果及下周、下月的工作计划并做好初步的安排，并根据公司战略和领导工作计划来分析直接下属的周、月工作计划是否支撑公司战略和领导的工作计划，完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属在规定时间内再次提交计划和措施并及时提交领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台七段助理的做法：追结果排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导自己的工作结果及计划并做好初步安排，分析直接下属的工作计划是否支撑公司战略及完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属再次提交计划和措施并及时提交领导，并根据领导

20、的计划和下属的措施每天、每周、每月来提醒或协助责任人完成计划并追踪结果及时汇报领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台八段助理的做法：再指令排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，汇总领导自己的工作结果及计划并做好初步安排，分析直接下属的工作计划是否支撑公司战略及完成计划的措施是否合理？如计划和措施不合理立即要求下属再次提交计划和措施并及时提交领导，每天、每周、每月来提醒或协助责任人完成计划并追踪结果，如结果未完成：根据领导的计划和责任人的措施立即追发二次指令然后及时汇报领导。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台九段助理的做法：做流程把上述过程做成标准化的“助理”工作

21、流程，让任何一个没有做过助理的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台优秀的助理最重要的特质：跟自己较劲！为什么做助理比如何做好助理更重要！找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台人生处处是学场人生事事是机会人生人人为我师找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台Thank You!高级讲师：陈铁刚找讲师，就上中华讲师网 中国最大的培训讲师选聘平台本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数

22、为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故答案为：氯化钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象： （1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。 （2）夏天钢轨间的缝隙变小。 【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高

23、，铁原子间的间隔变小. 【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气温高，使得钢轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏

24、天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）当质子数=核外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，

25、大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；

26、（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大，当碳酸钠与盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度

27、达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故说法错误，可选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据

28、描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H2的纯度大于等于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2 ， 保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可

29、燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以知道烧杯中的白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”

30、的奇观，故D说法错误故选D24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题 （1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源 （2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成煤粉的目的是_ （3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a Friday night. When you get outsi

31、de, your ears are ringing. You have to shout to be heard. 36 So no harm doneright? Not quite. Temporary buzzing may be easy to ignore, but repeated exposure to loud noise will eventually cause serious- and irreversible(无法治愈的)- hearing loss. A new study conducted by researchers at Brigham and Womens

32、Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss, and one in 20 have mild hearing loss. 37 But the good news is that there plenty of ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music you love: Ask aroun

33、d. Put your earbuds in or your headphones on, and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to. 38 Turn it down. Buy noise-canceling headphones. A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.