秘书领导活动安排方案课件.ppt

1、领导活动安排领导活动安排 之日程安排之日程安排一领导日程安排一领导日程安排v（一）领导日常活动与日程安排（一）领导日常活动与日程安排v1、领导日常活动的范围各种各种接待接待走访走访慰问慰问庆典庆典仪式仪式出席出席会议会议参观参观考察考察商务商务旅行旅行会见会见会谈会谈其他其他活动活动2、领导日程安排的原则、领导日程安排的原则v 领导日程安排：是对领导日常活动的时间领导日程安排：是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。和程序进行统筹计划和组织的过程。（1）统筹兼顾）统筹兼顾 以分管领导为主，其他领导者适当分担；以分管领导为主，其他领导者适当分担； 布局合理，兼顾领导者的特点。布局合

2、理，兼顾领导者的特点。（2）区分轻重缓急）区分轻重缓急（3）围绕中心，突出重点）围绕中心，突出重点（4）力戒排场，求真务实）力戒排场，求真务实（二）日程表的种类与编制（二）日程表的种类与编制v1 1、日程表的种类、日程表的种类v（1 1）年计划表）年计划表 如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等学术报告、出国访问等v（2 2）月计划表）月计划表 如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等v（3 3）周计划表）周计划表 如

3、经常性的工作、业务等如经常性的工作、业务等v（4 4）日志）日志 如各种临时性活动等如各种临时性活动等2000年年度计划表年年度计划表一月一月 8日日 厂庆厂庆 15日日 董事会董事会二月二月 3日日 厂长办公会厂长办公会 10日日 展销会展销会 20日日 厂长某某出访韩国厂长某某出访韩国三月三月 、 、 、 、 、 、 周次周次七月份七月份八月份八月份九月份九月份第一周上海会议周一上午：面试3位营销员（小会议室）休假第二周上海会议香港会议休假第三周周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）第四周周五（上午）部门会议周三：公司办公会议（公司大会议室）周五（上午）部门会议周五（上午）部门会议图

4、图为为某某高高校校周周安安排排表表 2 2、编制日程表注意事项、编制日程表注意事项简洁明了简洁明了; ;弹性安排、弹性安排、v在以下这些时候不要为上司安排约会：v（1）上司快要下班的时候。v（2）上司出差刚回来。v（3）节假日过后上司刚刚上班。v（4）上司连续召开重要会议或活动。v（5）上司的身体状况不是太好的时候。v（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。【知识应用知识应用】 总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的

5、销售预算是否能够达到。成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交下午点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？办呢？【案例

6、思考案例思考】 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在请问你们经理在不在？我已在？我已在酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电没等李秘书说话，对方已将电话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此电话

7、后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。 请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回局

8、面？书，你又该怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落实与调整（三）日程表的落实与调整a.a.电话电话文书文书( (重要会见、会谈的预定计划重要会见、会谈的预定计划) )；b.b.提前一二天再次联系落实；提前一二天再次联系落实； c.c.秘书定期与领导者核对日程；秘书定期与领导者核对日程； d.d.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员；会的上级人员；e.e.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误；提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误；f.f.会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方

9、会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出；式向领导提出； 原定原定4点会见张科长，还让他在接待室等候吗？是点会见张科长，还让他在接待室等候吗？是 否否 或还会见某某科长吗？或还会见某某科长吗？ 是是 否否g.领导活动用车落实及与司机的联络领导活动用车落实及与司机的联络.2、 日程表的变更和调整日程表的变更和调整 案例：会谈超时案例：会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半

10、到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李

11、地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： a a、“老总，李总已到。你已经超过老总，李总已到。你已经超过3030分钟了！分钟了！” b b、“老总，李总已到。还让李总等多久？老总，李总已到。还让李总等多久？” c c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？复人家？” d d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。老总

12、，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” e e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？老总，李总已到。我怎么向他解释？” 案例：老总朝令夕改案例：老总朝令夕改 公司与秦皇岛恒发公司就合作开发新型压缩机项目己谈了大半公司与秦皇岛恒发公司就合作开发新型压缩机项目己谈了大半年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目进展缓慢。年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目进展缓慢。根据事先约定，今天下午两点半继续谈。上午十一点半，恒发公司根据事先约定，今天下午两点半继续谈。上午十一点半，恒发公司张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来电话，再次确认下午会谈张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来电话

13、，再次确认下午会谈的事，说他们马上开车出发。放下电话于雪马上向老总作了汇报。的事，说他们马上开车出发。放下电话于雪马上向老总作了汇报。 下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒发公司谈下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒发公司谈判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并说不想判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并说不想见恒发的张总，让于雪自己处理一下。下午快三点了恒发公司的张见恒发的张总，让于雪自己处理一下。下午快三点了恒发公司的张总他们才到。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么总他们才到。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种

14、选择：几种选择： a a、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去了。了。 b b、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了。、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了。 c c、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外，我们老、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外，我们老 总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，不能亲自谈判，如总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，不能亲自谈判，如果可以的话，先跟研发部的王经理谈谈怎样？果可以的话，先跟研发部的王经理谈谈怎样？ d d、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时

15、间再谈好吗？、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时间再谈好吗？ e e、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来电话，说下午、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来电话，说下午 三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解。三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解。 v 案例：老总正在谈判案例：老总正在谈判 v 这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合同价格进这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合同价格进行激烈的讨价还价。这时公司另一个重要客户打来电话，要行激烈的讨价还价。这时公司另一个重要客户打来电话，要求将原定今下午一点半在本公司举行的合同谈判改到他们公求将原定今下午一

16、点半在本公司举行的合同谈判改到他们公司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈判只能无司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈判只能无限期推迟。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有限期推迟。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：这么几种选择： v a a、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复，您看怎么办？并要求现在答复，您看怎么办？ v b b、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。我觉得他们这是在故意找茬！并要求

17、现在答复。我觉得他们这是在故意找茬！ v c c、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈。、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈。我觉得您还是得去，否则生意会黄了！我觉得您还是得去，否则生意会黄了！ v d d、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。要不您来打这个电话？并要求现在答复。要不您来打这个电话？ v e e、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。我刚才琢磨了一下，觉得他们说的有一定并要求现在答复。我刚才琢磨了一下，觉

18、得他们说的有一定的道理，可以考虑答应他们，您看如何？的道理，可以考虑答应他们，您看如何？ 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午1010：3030在在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。现金。1212：3030陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大

19、酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3 3：0000见见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午程安排，但不能占上午9 9：00001010：0000的时间，因为陈经的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7 7：3030分出发去康特公寓出席晚分出发去康特公寓出席晚8 8：0000的俱乐部聚餐会。秘书的俱

20、乐部聚餐会。秘书本人在晚上本人在晚上7 7：0000要参加社交俱乐部举行的一个会。要参加社交俱乐部举行的一个会。（二）值班的任务二）值班的任务 1 1、承接上级指示、承接上级指示 2 2、负责电话应对、负责电话应对 3 3、接待来访人员、接待来访人员 4 4、掌握领导者的行踪、掌握领导者的行踪 5 5、处理临时性、突发性事件、处理临时性、突发性事件 突发性事件：突发性事件：及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救灾，及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救灾，或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等。为保障人民或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等。为保障人民群众的生

21、命财产安全，尽量减少损失，值班人员有时在未得到上司指群众的生命财产安全，尽量减少损失，值班人员有时在未得到上司指示前，便可在可能的范围内适当采取临时应急措施。示前，便可在可能的范围内适当采取临时应急措施。要求：快；准；加强预测，积极主动。 6 6、确保机关安全、确保机关安全 7 7、编写值班材料。、编写值班材料。三项记录：三项记录：电话记录电话记录、接待记录接待记录、值班日志值班日志( (下一页下一页） 值值班班记记录录 案例案例 一时忽略一时忽略 悔急交加悔急交加 某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与

22、铁路部门联系，留一包：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘坐的系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘坐的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次。此时想再次向领导车次包厢已经客满，只能改乘别的车次。此时想再次向领导同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。绞尽脑汁，对同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。绞尽脑汁，对所有能想到的去处，均一一去了电话查问，结果全部落空，所有能想到的去处，均一一去了电话查问，结果全部落空，无人知晓

23、。一番折腾，不仅值班员落得个又急又累，而且浪无人知晓。一番折腾，不仅值班员落得个又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程，有关人员悔急交费不少电话费，最后还是误了领导的行程，有关人员悔急交加，万分遗憾。加，万分遗憾。思考题：试述办公室值班人员应如何正确地做好电话记录思考题：试述办公室值班人员应如何正确地做好电话记录？v 案例：紧急意外事件案例：紧急意外事件 v 于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青

24、海一家医院发来的，说是本于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。面对这种界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： v a a、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。 v b b、马上与

25、正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，、马上与正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。并听取他的指示。 v c c、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，并请院长代表公司向病人家属表示慰问。并请院长代表公司向病人家属表示慰问。 v d d、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策。司的影响而采取相应的对策。 v e e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件到底是设备质量、向有关技术人员咨询，这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误。问

26、题还是医务人员操作失误。 v 1983 1983年年6 6月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突然接到市属交通部门打来的紧急电话，告知：市装卸公司然接到市属交通部门打来的紧急电话，告知：市装卸公司搬运站在装卸农药过程中，将一包甲基搬运站在装卸农药过程中，将一包甲基 E605E605农药掉进了农药掉进了汉江。汉江。E605E605是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种药物的水是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种药物的水就会中毒，严重的有生命危险。值班秘书应该怎么做？就会中毒，严重的有生命危险。值班秘书应该怎么做？人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。