美氏-《职位澄清与职位说明书》课件.ppt

1、美世咨询北京美世咨询北京职位澄清与职位澄清与职位说明书职位说明书培训培训2002007 7年年9 9月月1919日日2Mercer Human Resource Consultingn为什么要澄清职位的角色和职责n了解、掌握如何撰写职位说明书课程目标课程目标3Mercer Human Resource Consulting 美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型管理模型 什么是职位什么是职位 为什么需要澄清职位的角色与职责？为什么需要澄清职位的角色与职责？ 职位分析、设置优化的方法职位分析、设置优化的方法 职责匹配法（职责匹配法（Role Mapping),Role Mapping),职

2、责分解法职责分解法(ARPCI)(ARPCI) 美世职位说明书模板介绍美世职位说明书模板介绍主要内容主要内容4Mercer Human Resource Consulting美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型管理模型5Mercer Human Resource ConsultingLong Term 长期长期Continuity 连续性连续性人力资源人力资源Medium Term 中期中期Productivity 生产力生产力技术资源技术资源Short Term 短期短期Yield 收益收益财务资源财务资源整合的整合的企业资源企业资源6Mercer Human Resource Co

3、nsulting人力资源管理：3-P3-P模型Role Clarification职位澄清职位澄清Position Evaluation职位评估职位评估Objective Setting目标设定目标设定Performance Review业绩评估业绩评估Compensation薪酬薪酬Person Development人才发展人才发展7Mercer Human Resource ConsultingRole Clarification职位澄清Position Evaluation职位评估Objective Setting目标设定Performance Review业绩评估Compensati

4、on薪酬Person Development人才发展三个管理角度8Mercer Human Resource ConsultingRole Clarification职位澄清Position Evaluation职位评估Objective Setting目标设定Performance Review业绩评估Compensation薪酬Person Development人才发展三套管理体系9Mercer Human Resource Consulting美洲欧洲亚洲三种不同的管理文化10Mercer Human Resource Consulting 美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型

5、管理模型 什么是职位什么是职位 为什么需要澄清职位的角色与职责？为什么需要澄清职位的角色与职责？ 职位分析、设置优化的方法职位分析、设置优化的方法 职责匹配法（职责匹配法（Role Mapping),Role Mapping),职责分解法职责分解法(ARPCI)(ARPCI) 美世职位说明书模板介绍美世职位说明书模板介绍主要内容主要内容11Mercer Human Resource Consulting 它的存在、本质和定义是基于公司的业务策略机构角色架构职责范围部门/单位职位职位Position职位职位Position职位职位Position职位是职位是组织的最小组成单位组织的最小组成单位1

6、2Mercer Human Resource Consulting职位是一组工作职责的集合职位是一组工作职责的集合职位必然有明确的结果要求、职位必然有明确的结果要求、以结果为导向以结果为导向职位的职责是相对稳定的职位的职责是相对稳定的职位可能随着组织的变化而有动态的发展职位可能随着组织的变化而有动态的发展什么是什么是职位？职位？它属于组织，而不属于它属于组织，而不属于职位职位任职者任职者13Mercer Human Resource Consulting 当一名员工离职时，他带走的是他的管理风格，解决问题的能力和绩效表现水平他留下来的是他所处职位的“功能”，工作的范围和应付的职责。换句话说，他

7、的职位仍然存在 什么不是什么不是职位？职位？职位人职位人职位行政级别职位行政级别部门经理是一个职位？还是财务部经理、法律部经理是不同的职位？职位级别和行政层次是不同的。职位一类任务职位一类任务一个职位可能承担了多组性质或多个专业领域的工作任务例如：一个销售办公室的行政事务岗可能30时间是文秘工作、30时间是出纳工作、40时间协助处理销售单据这仍然是一个职位，而不是“一人多岗”14Mercer Human Resource Consulting 职位的定义和特征职位的定义和特征职位职位的定义从3个角度：工作职责、工作结果要求、任职要求；职位具有31个特征标识：工作职责，绩效结果，职位级别，以及任

8、职要求职责1.职责2.绩效目标绩效目标 1绩效目标绩效目标2任职要求 教育经验.价值级别15Mercer Human Resource Consulting 美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型管理模型 什么是职位什么是职位 为什么需要澄清职位的角色与职责？为什么需要澄清职位的角色与职责？ 职位分析、设置优化的方法职位分析、设置优化的方法 职责匹配法（职责匹配法（Role Mapping),Role Mapping),职责分解法职责分解法(ARPCI)(ARPCI) 美世职位说明书模板介绍美世职位说明书模板介绍主要内容主要内容16Mercer Human Resource Consul

9、ting组织中的组织中的“洗衣机现象洗衣机现象”职位是组织的微观实现。职位是组织的微观实现。具体工作和任务战略、目标清晰运作、组织职能分解模糊清晰 职位的设置要体现部门或机构职责的科学分解，是影响工作效率的关键因素职位的设置要体现部门或机构职责的科学分解，是影响工作效率的关键因素17Mercer Human Resource Consulting任职者角度任职者角度管理者角度管理者角度可能的原因可能的原因 - - 对职位的理解对职位的理解18Mercer Human Resource Consulting公司对任职者的期望公司对任职者的期望任职者对工作现状的理解任职者对工作现状的理解管理者和任

10、职者共识的任职要求管理者和任职者共识的任职要求沟通沟通达成共识达成共识角色澄清职责分配岗位分析的成果形成岗位说明书岗位分析的成果形成岗位说明书注：职位分析的结果是以特定阶段（比如一年）为界定性的拍照结果19Mercer Human Resource Consulting任职者角度任职者角度管理者角度管理者角度职位说明书的效果：一致的认同职位说明书的效果：一致的认同20Mercer Human Resource Consulting公司的要求Expected role沟通Communication承诺Commitment激励Motivation个人的理解Perceived role完成的任务Fu

11、lfilled role双方同意Accepted role绩效Performance薪酬Compensation更新Adaptation战略政策Strategy组织结构Organization竞争Competition绩效考核 Performance Document职位说明 Position clarification有效Effectiveness成功Success固定 Fixed 浮动Variable角色角色21Mercer Human Resource Consulting职位说明职位说明责任分配责任分配责任说明责任说明 目标确定目标确定绩效考核绩效考核职位评估职位评估薪酬结构薪酬结构职

12、位要求职位要求员工形象员工形象组织设置组织设置培训培训 晋升晋升奖励奖励招聘招聘绩效管理绩效管理人力资源管理的基本工具人力资源管理的基本工具22Mercer Human Resource Consulting 美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型管理模型 什么是职位什么是职位 为什么需要澄清职位的角色与职责？为什么需要澄清职位的角色与职责？ 职位分析、设置优化的方法职位分析、设置优化的方法 职责匹配法（职责匹配法（Role Mapping) ,Role Mapping) ,职责分解法职责分解法(ARPCI)(ARPCI) 美世职位说明书模板介绍美世职位说明书模板介绍主要内容主要内容23

13、Mercer Human Resource Consulting职责匹配方法职责匹配方法部门职责被匹配到部门的每个职位部门职责被匹配到部门的每个职位部门职责部门职责 1部门职责部门职责 2部门职责部门职责 3部门职责部门职责 4部门职责部门职责 nn职责匹配的结果清晰的描述了部门内部部门内部所有职责和职位的归属关系n对部门分工现状进行职责匹配分析，目的是分析、澄清部门内各相关职位之间的职责关系。目标是使职责划分有助于提高流程效率，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。以及职位本身定位和职责不清晰的问题职位A职位B职位C职位D24Mercer Human Resource Consult

14、ing职责匹配分析职责匹配分析ROLE MAPPINGROLE MAPPINGn什么是职责匹配图？职责匹配图是部门的部门的职责和职位职责的两维矩阵指出部门的每个职责分布在哪些职位，这些职位所（应该）承担的部分，所产出和负责的结果，所扮演的角色各是什么部门职责 /个人角色职位 A职位 B部门职责 1描述： 所产出的结果，和如何产出的无个人角色部门职责匹配图基本模板：部门职责匹配图基本模板：部门职责匹配图基本结构：部门职责匹配图基本结构：n在矩阵的横轴列举职位名称，纵轴列举部门的职责n对应于某职位和某一职责的单元格内，描述该职位所承担的具体职责25Mercer Human Resource Con

15、sulting职责部分的描述规则职责部分的描述规则单元格内的内容包含以下部分：n 负责的结果部分n 完成的动作部门职责 /个人角色职位 A职位 B部门销售计部门销售计划划n负责组织区域经理讨论 并确定大区的年度销售计划，预算，任务分解n审核和批准区域计划，并建议调整方案，保证大区整体计划的完成 n负责提出 上年度区域计划完成结果报告，及主要成功/问题因素 n负责提出 年度区域销售计划和预算要求；分解任务到团队n参与大区计划讨论和预算分解个人角色职位承担的职责和结果职位承担的职责和结果见插页45页部门的职责部门的职责26Mercer Human Resource Consulting职责匹配方法

16、职责匹配方法一份以职位为基础的职责匹配图示例一份以职位为基础的职责匹配图示例27Mercer Human Resource Consulting通过职责匹配分析和建议职位设置通过职责匹配分析和建议职位设置ABCDEFG5 5形形成成职职位位说说明明书书1 1、基于现状描述职责分布职责匹配、基于现状描述职责分布职责匹配工作内容工作内容产出的结果，和如何产出的个人角色职责职责名称名称部门职责 1职位 B职位 A部门职责/职位名称工作内容工作内容产出的结果，和如何产出的个人角色职责职责名称名称部门职责 1职位 B职位 A部门职责/职位名称4 4、新的组织结构图、新的组织结构图0 0、现状组织结构图、

17、现状组织结构图ABCD XXX，XXX，XXX XXX，XXX，XXX XXX，XXX，XXX XXX，XXX，XXX2 2、讨论、调整职位和职责、讨论、调整职位和职责3 3、新的职责匹配图、新的职责匹配图工作内容工作内容产出的结果，和如何产出的个人角色职责职责名称名称部门职责 1职位 B职位 A部门职责/职位名称工作内容工作内容产出的结果，和如何产出的个人角色职责职责名称名称部门职责 1职位 B职位 A部门职责/职位名称n调整原有职责的设置n按照职责逐级匹配n按照规范的方式书写28Mercer Human Resource Consulting职责匹配完毕之后，需要进行检视，职责匹配完毕之后

18、，需要进行检视，判断有无下列问题出现，出现的原因判断有无下列问题出现，出现的原因n有些部门职责似乎没有岗位负责n有些部门职责分解到各岗位的具体职责不连续n某一部门职责在涉及的不同岗位上的角色是否清晰（上下级、左右等）n某一岗位在某个部门职责上定位含混，难以描述n某些岗位在其纵向单元格内的描述中，没有完全负责的职责条目n某些岗位几乎在大部分单元格内的描述重合n某些岗位在某个部门职责上的职责描述涵盖了其他部门职责的内容实际情况！漏掉写了！动词不准确！29Mercer Human Resource Consulting形成部门职责匹配图的步骤形成部门职责匹配图的步骤1分解部门职责2匹配并描述岗位/现

19、实分工的职责3部门组织结构图30Mercer Human Resource Consulting基于职责匹配结果形成部门的组织结构图基于职责匹配结果形成部门的组织结构图人力资源部总经理（ABC）薪酬福利处经理（甲）组织发展处经理（张名）员工关系处经理（丙） 薪酬管理岗（GGG）工资及福利管理岗（赵宁、林伟）数据维护和检查（DDD）档案管理（DDD）人力资源专员人才管理（AAA）人力资源专员员工关系（BBB）现状岗位职责部分组织结构图规则n采取框图形式反映汇报关系，标注岗位名称和任职人员姓名（数量）n组织结构图和职责匹配图是对应的n对于一岗多人标注数量n对于一人多“岗”在框图中用色块标注哪两个“

20、岗位”由一人承担31Mercer Human Resource Consulting职责分解的职责分解的ARCPI工具工具分解的目的：分析、澄清各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责关系，分配工作，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。32Mercer Human Resource Consulting5种不同的职责种不同的职责 A-V审批(Approval-Veto)：审核以批准或否决的权利 R 主要负责(responsibility): 负责启动并跟踪某一活动，并确保该活动的顺利完成，对该活动的结果负责。主要是“管理”该活动，不一定需要亲自完成它 P参与（Participate）：

21、做为行动小组成员之一参与该活动 C咨询(Consultation)：为某活动提供咨询、建议 I告知或获悉(Inform)：必须被告知，但是没有直接影响力33Mercer Human Resource Consulting职责矩阵举例职责矩阵举例守门员后卫前锋进攻IPR防守R*R*I角球IP/R*R*/P34Mercer Human Resource Consulting职责分解工具职责分解工具ARCPI角色角色活动活动高层主管团队高层主管团队市场营销部市场营销部财务部财务部生产部生产部人力资源部人力资源部绩效管理绩效管理建立绩效指标A-VCR*R*R*R*/C建立绩效评估系统A-VCIIIR绩

22、效评估-A-VR*R*R*R*/C设计员工发展计划-A-VR*R*R*R*/C确定员工发展潜力-A-VPPPR确定员工职业发展计划-A-VPPPR35Mercer Human Resource Consulting职责分解规则职责分解规则 无直接关系的可以留空 R*指只对本部门负责 每一活动都有、而且只有一项R。因此，必须就此项R形成共识，或由上级拍板决定。达不成共识时可以按如下页方法决定：36Mercer Human Resource Consulting1. 将活动细分（最常见的方法）2. 将R上移给上级主管（不一定是最好的方法）3. 上级决定职责分解规则（续）职责分解规则（续）37Mer

23、cer Human Resource Consulting 美世人力资源美世人力资源3 3P P管理模型管理模型 什么是职位什么是职位 为什么需要澄清职位的角色与职责？为什么需要澄清职位的角色与职责？ 职位分析、设置优化的方法职位分析、设置优化的方法 职责匹配法（职责匹配法（Role Mapping),Role Mapping),职责分解法职责分解法(ARPCI)(ARPCI) 美世职位说明书模板介绍美世职位说明书模板介绍主要内容主要内容38Mercer Human Resource Consulting职位说明书模职位说明书模板板从六个方面对职位进行完整地描述从六个方面对职位进行完整地描述3

24、9Mercer Human Resource Consulting职位说明书职位说明书(1)职位基本信息职位基本信息识别信息识别信息 日期日期机构机构 部门部门职位名称职位名称 任职者任职者 接受接受主管主管主管名称主管名称 核准核准40Mercer Human Resource Consulting目的目的 （职位存在的理由，限制和目标（职位存在的理由，限制和目标 ) )职位说明书职位说明书(2)(2)职位目的职位目的41Mercer Human Resource Consulting“该职位为什么存在”动词 责任 在 范围内Verbs Role Within Framework职位存在的目

25、的职位存在的目的42Mercer Human Resource ConsultingResults 结果结果Market Share 市场份额市场份额Profit 利润利润Sales 销售销售Quantity 数量数量Quality 素质素质Service 服务服务.Policy 政策政策Principles 原理原理Guidelines 准则准则Supervision 日常监督日常监督Organize 组织组织Direct 指导指导Recommend 推荐推荐Plan 计划计划Operate 操作活动操作活动With What Objectives 目标目标?Within Which Lim

26、its 限制限制?为了为了做什么做什么在在$目的目的 ( (职位目标、限制和存在的理由职位目标、限制和存在的理由) )Why Does The Position Exist? 职位存在的理由职位存在的理由?43Mercer Human Resource Consulting职位目的之写法示例职位目的之写法示例: : ( (例子例子: :营销总监营销总监) )为了完成公司销售额、利润率和提高市场占有率在公司的经营发展方向和产品战略影响下制定营销策略和搭建销售部结构，提高部门成绩，完善服务质量限制范围限制范围职位存在理由职位存在理由设立此职位的目的设立此职位的目的44Mercer Human Re

27、source Consulting为最大限度地利用销售资源，增加销售额，提高重要客户贡献率限制范围限制范围职位存在理由职位存在理由设立此职位的目的设立此职位的目的职位目的之写法示例职位目的之写法示例: (: (重要客户销售经理重要客户销售经理) )在指定的销售区域内, 公司政策指引下制定所负责产品的销售策划案和具体目标；监督和领导销售代表完成销售目标，建立市场信息渠道，建立和持续维护新老客户关系45Mercer Human Resource Consultingn市场 Marketn业绩 Performancen利润 Profitabilityn效率 Efficiencyn生产率 Produc

28、tivityn质量 Qualityn服务 Servicen期限 Deadlinesn安全 Safetyn持续性 Continuityn法律 Lawsn价值观Valuesn原则 Principlesn政策 Policiesn策略 Strategiesn方针 Guidelinesn模型 Patternsn方法 Methodsn技术 Techniquesn体系 Systemsn做法 Practicesn习惯 Customsn程序 Proceduresn条件 Conditionsn模式 Modelsn规定 Rulesn常规 Routinesn指示 Instructionsn规则 Regulations

29、n准则 Criteria职位目标、限制的用词举例职位目标、限制的用词举例“以何为目标以何为目标”“有何限制有何限制”46Mercer Human Resource Consulting你本人职位存在的目的是什么？职位存在的目的职位存在的目的47Mercer Human Resource Consulting职位说明书职位说明书(3)(3)人事权限人事权限48Mercer Human Resource Consulting职位说明书职位说明书(4)(4)工作网络工作网络49Mercer Human Resource Consulting职位说明书职位说明书(5)(5)职位最低要求职位最低要求50

30、Mercer Human Resource Consulting职位说明书职位说明书(6)(6)职责描述职责描述职位：任职者：日期：职责范围职责名称职责定义职责等级全部部分协助衡量标准数量质量时效成本他人评价51Mercer Human Resource Consulting首先确定职责范围首先确定职责范围职责名称职责定义描述要点 一个词/短语 独立而穷尽 一句话/简洁的一段话 使用“为了，在下，做”句式示例区域销售经理区域销售经理制定销售计划完成销售任务管理销售组织管理客户关系职责1：制定销售计划为了完成销售任务，在公司的销售战略和产品策略的指引下，制定所负责区域的年度和季度销售计划，确定销

31、售目标，并与销售代表沟通，分解确定个人目标，以之指导个人工作开展52Mercer Human Resource Consulting然后确定职责等级然后确定职责等级定义全部 完整并单独对该项职责负责部分 由平行的职位共同负责该项职责协助 由其他职位对该项职责负责。本职位只起到协助与支持的作用示例（针对某一流程）全部部分协助53Mercer Human Resource Consulting甄别、选择、面试、推荐、聘请 合格的人选例例: : 招聘招聘为了为了为了在时间、成本和素质上满足使用者的要求做做（使用动宾结构）（动词）（对象）+54Mercer Human Resource Consult

32、ing债务人和债权人的短期和长期的资本需求例例: : 流动现金的管理流动现金的管理为了为了做做（使用动宾结构）（动词）（对象）+为了保持足够的流动现金和获得最高的回报预测和估计55Mercer Human Resource Consulting例例: : 销售销售为了为了做做（使用动宾结构）（动词）（对象）为了介绍产品和获得销售辨别、接触和拜访准客户56Mercer Human Resource Consulting思考和行为的动词思考和行为的动词发起参与支持推荐计划 调研 / 评估 / 发展 / 建议 / 忠告决定组织实施执行/ 实现指导/ 管理控制监督修改更新思考决定实施 Experien

33、ceTen years in manufacturing, five years in quality controlAttitudes / traits( Creativity, flexibility, initiative, team player )Values(Quality, service, integrity, results orientation)Skills / abilities( Negotiation, data analysis, multimedia presentation )Knowledge(Product, function, industry)Obse

34、rvablework-relatedbehavior57Mercer Human Resource Consulting行为动词参考行为动词参考完成 执行 保证 建立 分配 建议 参与 实施 分析 分类履行 跟进 评估 批准 计划 推动 指派 控制 提供 发起 协助 统筹 提议 维护 审核 委任 检讨 管理 授权 决定 指导监督 激励 提议指导 发展 服从 协商 提供 / 支持 指导 测试 组织 审核 培训 预测 收集 58Mercer Human Resource Consulting如何证明优异的工作成绩？如何证明优异的工作成绩？ 衡量衡量59Mercer Human Resource C

35、onsultingnCost 成本成本nTime 时间时间nQuantity数量数量nQuality 质量质量nHuman reaction 人的反应人的反应量度的例子量度的例子60Mercer Human Resource Consulting准确数据准确数据比率比率价值程度价值程度一般说明一般说明客观性客观性主观性主观性衡量标准衡量标准61Mercer Human Resource Consultingn分析职位而不是分析个人分析职位而不是分析个人n重视职位的现状重视职位的现状n最近的将来原则最近的将来原则n澄清任职者和主管的角色澄清任职者和主管的角色n双方同意双方同意注意事项注意事项62

36、Mercer Human Resource Consulting职位说明制度的建立职位说明制度的建立1. 职位说明书由直接上级根据职位工作内容/职位分析问卷撰写2. 经理和任职者本人就职位说明书进行沟通并达成一致3. 完成的职位说明书一式三份，由人力资源部，直接上级和任职者本人保存4. 组织机构调整时应重新检查职位说明书63Mercer Human Resource Consulting职位说明中常见的问题职位说明中常见的问题n基本信息基本信息职位名称的填写较为随意、不规范。应与人力资源部最近一次定编时的名称一致。如果属于新增职位，则应得到人力资源部的事先确认n职位目的职位目的填写未按照“为了

37、，在下，做”的格式填写，无法准确了解职位存在的价值填写内容空泛，与职位联系不大内容不准确，不能站在应有的高度64Mercer Human Resource Consulting职位说明中常见的问题（续）职位说明中常见的问题（续）n任职条件描述的要点：任职条件描述的要点：教育教育：说明为了胜任该职位，任职者必须具备的最低的教育水平。包含学历和专业两方面。专业知识专业知识：是指为正确完成本职位职责所应必须具备的专业知识（如人力资源职位的人力资源理论基础知识、财务人员的财会知识等）工作经历工作经历：说明为了胜任该职位，任职者必须具备的最起码的工作经验。一般从工作年限、工作经验的类型等方面描述。综合技

38、能和专业技能综合技能和专业技能：为了胜任该职位，任职者必须具备的能力要素和技能。其它其它：对于特殊类型职位，在品德、特殊能力等方面的特殊要求。如对财务人员的操守要求；对工程人员的吃苦耐劳精神的要求等65Mercer Human Resource Consulting职位说明中常见的问题（续）职位说明中常见的问题（续）n职位职责描述的要点职位职责描述的要点每一句话只完整表达一项基本职责；（语言要求规范、准确，不模棱两可）职责要根据本职位的要求来制定；不能根据现在本职位工作人员的工作内容，或该人员能不能完成来制定列出的职责最好不超过八项职责中不应包含模糊、不确定的内容（如临时分派工作等）条理清晰，层次分明按照职责的重要性进行排列66Mercer Human Resource Consulting撰写职位说明书的步骤撰写职位说明书的步骤任职者确认与修改-访谈或书面转给上级审核撰写草稿上下级达成一致完成信息收集-访谈或问卷67Mercer Human Resource Consulting