管理文秘第六章信息管理课件.ppt

1、6 6.1 .1 信息工作概述信息工作概述 6 6.1.1 .1.1 信息的含义及类型信息的含义及类型l 对事物的特征和变化的客观描述，是事对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。现。l 文字形态、声像形态和记忆形态文字形态、声像形态和记忆形态。 6 6.1.2 .1.2 信息的特点信息的特点 1 1、客观性。、客观性。 2 2、共享性。、共享性。 3 3、开发性。、开发性。 4 4、传递性。传递性。 5 5、时效性。、时效性。 6 6、存储性。、存储性。 7 7、可塑性。可塑性。 8 8、无限性。、无限性。6 6.1.3

2、.1.3 信息对秘书工作的意义信息对秘书工作的意义l 秘书人员辅助领导决策的依据；秘书人员辅助领导决策的依据；l 秘书人员处理日常事务的依据。秘书人员处理日常事务的依据。l 秘书人员起草文书的基础；秘书人员起草文书的基础； l 秘书人员协助管理、协调关系的依据。秘书人员协助管理、协调关系的依据。 6 6.1.4 .1.4 信息工作的基本要求信息工作的基本要求l及时；准确；全面；适用。及时；准确；全面；适用。6 6.1.5 .1.5 目前最急需的信息目前最急需的信息l预测性信息。动态性信息。预测性信息。动态性信息。l反馈性信息。综合性信息。反馈性信息。综合性信息。6 6.1.6 .1.6 秘书信

3、息工作的特点秘书信息工作的特点l普遍性。普遍性。 紧迫性。紧迫性。 开拓性。开拓性。 收集整理存储传递利用开发反馈6 6.3 .3 信息的收集与整理信息的收集与整理6 6.3.1 .3.1 信息的收集信息的收集 1 1、范围、范围l 政策法规信息政策法规信息; ; 社会动态信息社会动态信息l 组织内部信息；组织内部信息； 国际信息国际信息l 同级相关信息同级相关信息 ；贸易信息；贸易信息l 客户信息；交际信息客户信息；交际信息 2 2渠道渠道l 信息网络渠道信息网络渠道 、大众传播媒介渠道、大众传播媒介渠道l 文书渠道、调查渠道文书渠道、调查渠道l 会议渠道、图书馆渠道会议渠道、图书馆渠道l

4、关系渠道、信访渠道关系渠道、信访渠道l 档案渠道、信息机构渠道档案渠道、信息机构渠道3 3、方法、方法 1) 1)观察法观察法 2)2)询问法询问法 3)3)问卷法问卷法 4)4)阅读法阅读法 5)5)交换法交换法 6)6)索取法索取法 7)7)购置法购置法 8)8)网络法网络法4 4、原则、原则l 价值性原则；价值性原则； 时效性原则；时效性原则； 层次性原则；层次性原则；l 针对性原则；针对性原则； 全面系统性原则。全面系统性原则。6 6.3.2 .3.2 信息整理信息整理 1 1、分类方法、分类方法 1 1）字母分类法；）字母分类法；2 2）主题分类法；）主题分类法； 3 3）来源分类）

5、来源分类法；法；4 4）地区分类法；）地区分类法； 5 5）数字分类法；）数字分类法；6 6）时间）时间分类法。分类法。 2 2、筛选方法、筛选方法 1 1）查重法。）查重法。2 2）时序法。）时序法。 3 3）比较法。）比较法。4 4）测）测评法。评法。 3 3、校核方法、校核方法 1 1）溯源法。）溯源法。2 2）比较法。）比较法。 3 3）核对法。）核对法。4 4）逻辑）逻辑法。法。 5 5）调查法。）调查法。6 6）数理统计法。）数理统计法。 4 4、综合分析方法、综合分析方法 1 1）点面结合法。）点面结合法。 2 2）定性定量分析法。）定性定量分析法。 3 3）预测分析法。）预测分

6、析法。 5 5、信息加工的形式、信息加工的形式 1 1）编写信息简报。）编写信息简报。 2 2）信息资料的编写。）信息资料的编写。 6 6.4 .4 信息的传递与存储信息的传递与存储 6 6.4.1 .4.1 信息传递的方法信息传递的方法 当面对话当面对话 召开会议召开会议 1、语言传递语言传递 接打电话接打电话 电台传送电台传送 电视传输电视传输 文本文本 2、文字传递文字传递 表格表格 图表图表 表格示例表格示例收文机关名称收文机关名称收文号收文号 收文日期收文日期 年年 月月 日日存档号存档号 柱状图柱状图饼状图饼状图折线图折线图框框 图图收集整理存储传递利用开发反馈 组织图组织图教学教

7、学副校长副校长副校长副校长后勤后勤副校长副校长教务科教务科实习基地实习基地教研组教研组图书馆图书馆实验室实验室学生科学生科招生招生就业办就业办办公室办公室人事科人事科总务科总务科财务室财务室门卫门卫食堂食堂医务室医务室6 6.4 .4 信息的传递与存储信息的传递与存储3 3、电讯传递、电讯传递 传真传真 电子邮件电子邮件 摄影、摄影、摄像摄像 4 4、实物及辅助设备传递、实物及辅助设备传递 投影投影 实物展示实物展示6 6.4 .4 信息的传递与存储信息的传递与存储 6.4.2 6.4.2 信息的存储信息的存储 1 1、方法、方法 登记登记 编码编码 存放排列存放排列 检索检索 2 2、方式、

8、方式 手工存储、计算机存储、手工存储、计算机存储、 电子存储、缩微胶片存储。电子存储、缩微胶片存储。6.5 6.5 信息的开发与利用信息的开发与利用 6 6.5.1 .5.1 信息的开发信息的开发 1 1、形式、形式 剪报、剪报、索引、目录编制、文摘剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调查报告、资料册和综述。简讯、调查报告、资料册和综述。 2 2、方法、方法 汇集法。归纳法。纵深法。汇集法。归纳法。纵深法。 连横法。图表法。转换法。连横法。图表法。转换法。6 6.5 .5 信息的开发与利用信息的开发与利用 6 6.5.2 .5.2 信息的利用信息的利用 1 1、信息利用服务的途径、信息利用服

9、务的途径 （1）信息检索服务信息检索服务 信息复制服务。信息复制服务。 信息发布服务。信息发布服务。 数据库检索服务。数据库检索服务。 网络信息检索。网络信息检索。 电子期刊利用。电子期刊利用。 (2)(2)信息加工服务信息加工服务 (3)(3)定题、查询利用服务定题、查询利用服务 (4)(4)信息咨询服务信息咨询服务 (5)(5)网络信息服务网络信息服务6.6 6.6 信息的反馈信息的反馈 6 6.6.1 .6.1 信息反馈的形式信息反馈的形式 1 1、 正反馈和负反馈正反馈和负反馈 2 2、纵向反馈和横向反馈、纵向反馈和横向反馈 3 3、前反馈、前反馈 和后反馈和后反馈 6 6.6.2 .

10、6.2 信息反馈的方法信息反馈的方法 1 1、口头反馈、口头反馈 2 2、书面反馈、书面反馈 3 3、通讯反馈、通讯反馈注意事项l既报喜也报忧既报喜也报忧l做到快准结合做到快准结合l做到深浅结合做到深浅结合l做到冷热结合做到冷热结合信息的保密信息的保密1、注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节、注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。中强调保密。l （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。）口头信息：交谈；电话；来访；会议。l （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。l （

11、3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份；毒；备份；2、保密范围、保密范围l （1）文件；（）文件；（2）会议；（）会议；（3）科技。）科技。l （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。）特定信息：人事、财务、产品、客户。 问题讨论问题讨论1 1、为什么说、为什么说“在一定程度上，秘书工作在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工就等于接收、变换、传输信息的工作作”？2 2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？3 3、秘书如何做好信息整理工作？、秘书如何做好信息整理工作？4 4、秘书如何准确、快速地传递信息？、秘书如何准确、快速地传递信息？5 5、秘书如何做好利用与反馈工作？、秘书如何做好利用与反馈工作？附：调查报告格式附：调查报告格式l 标题标题l 一、前言，即交代调查的相关情况，意义；一、前言，即交代调查的相关情况，意义；l 二、调查过程二、调查过程l 三、对调查资料的分析三、对调查资料的分析l 1，论点，论点l 2，论点，论点l 3，论点，论点l 四、结论，总结中心论点，提出看法和建议。四、结论，总结中心论点，提出看法和建议。