沟通与工作汇报技巧提升课件.pptx

1、1沟通与工作汇报技巧提升2是否在汇报时遇到以下困惑想用最少的时间说最有效的话？不知道领导想听详细的汇报还是简单的概述？内容太专业，不太容易说清楚？干得多，汇报时说的少怎么办？汇报时想尽可能把话说的周全？事先做了详细汇报准备，临时让从简说明怎么办？重要汇报有时候内容逻辑性把握不好怎么办？汇报时丢三落四，条理不清怎么办？想通过汇报给领导留下深刻的印象？3目录沟通与工作汇报的认知沟通与工作汇报的认知工作汇报前要了解上司工作汇报前要了解上司如何正确的做工作汇报如何正确的做工作汇报4什么是高效沟通为了设定的目标，把信息、思想、情感在个人或群体间传递，达成共同协议并行动的过程。5工作汇报的定义工作汇报，就

2、是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面而系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析，总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高.工作汇报=和领导沟通6工作汇报的定义工作汇报势道术把握时机遵循原则运用策略7沟通的目的与要素日程得到推动（推动日程）见识得到分享（分享见识）关系得到加强（强化关系）8工作汇报的目的及时争取上级的正确指导对领导的一种尊重汇报是工作的一部分避免挫折，少走弯路让领导更能客观的评估自己9沟通的四个特点随时性情绪性双向性互赖性沟通特点我们所做的每一件事情多数需要沟通信息的收集会受到传递信息的方式影响我们既要收集信息，又要给予信息沟通的结果是由双方决

3、定的10沟通与工作汇报种类口头汇报书面汇报正式汇报非正式汇报面对面交流电话电子邮件备忘录、联络单、信件文件、公告、广告内容丰富内容明确强弱弱强11工作汇报种类阶段性日常性传达性突发事件总结性汇报种类汇报形式：主动汇报被动汇报12沟通原理及障碍编码解码特定信息“理解”了的信息信息反馈解码编码干扰未理解的信息-丢失13是什么导致了信息的失真我所知道的我所想说的我所说的他所想听的他所听到的他所理解的他所接受的他所记住的100%90%70%40%10-30%而且他还会向人转述14造成沟通障碍的主观演绎脑外世界脑内世界我们演绎的世界信念规则价值观输入输出视觉听觉感觉味觉嗅觉扭曲消除过滤删减视觉听觉感觉1

4、5高效沟通的基本原则表达的意思要准确无误表达的内容要全面完整沟通要及时、迅速、快捷要注意表达的态度、技巧和效果要考虑沟通的策略16高效沟通的五个关键一开放的沟通氛围二正确的沟通态度三多种沟通平台与渠道四便捷的沟通工具五良好的沟通技巧17人际沟通的三大要诀沟通效果取决于对方的反馈没有对错，只是角度不同有效果比有道理更重要18工作汇报的态度一二三尊重而不吹捧主动而不越权请示而不依赖19哪些情况下必须汇报工作进行到一定程度时工作进行中出现意外时需要作出超权限的决策时出错了，及时汇报工作完成后及时汇报20仔细聆听领导的命令与领导探讨目标的可行性拟定详细的工作计划在工作进行之中随时向领导汇报在工作完成后

5、及时总结汇报工作汇报的程序21工作汇报的常见问题 主题不突出，事无巨细，面面俱到散 过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容偏 想到哪里就讲到哪里乱 大话、套话、空话连篇空 对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼浅 不是实事求是地反映情况、回避问题、报喜不报忧 假22让工作汇报内容更加有力利用视觉沟通让文字说话用图表说故事让数据证明一切23沟通的三大能力发问反馈倾听24倾听的五个层次忽视性假装性选择性专注性同理心从自己的角度从别人的角度不用表明同情、同意，更不需要表明立场25自传式反馈自传式反馈：是我们在人际交流中最常遇到的一种障碍。我们往往以自己的经验标准，以自己的动机为出发点去提供建议，刨根问

6、底，诠释以及评估别人的观点。价值判断追根究底自以为是好为人师26同理心反馈同理心倾听的基本技巧着重在使说话者被了解。 重复字句只是字句，不是感受 重整内容用自己的话总结大意 表达感受捕捉对方通过身体语言及音调所表达出来的感受 重整内容并表达感受用自己的语言来表达对方的意思及感受27发问的形式封闭性问题开放性问题是不是、是否什么愿意还是不愿意怎样好不好如何先用开放性，后用封闭性！28发问的关键29发问出发点批判性启发性易产生负面看法愿意探索新事物证明我的观点是对的更多不同的观点指责支持情绪容易被影响保持中立的态度引发对抗关系创造共赢关系30高效沟通六大步骤处理异议达成协议共同实施31第一步 事先

7、准备彻底了解沟通对象我们在与别人沟通之前，心里一定要有一个目标，明确自己希望通过这次都达到什么目的，设定自己的底线。列一个表格，把要达到的目的、沟通的主题、方式以及时间、地点、对象等列举出来。明确双方的优势劣势，对可能遇到的情况进行沙盘推演，事先制定几种对策方案。在沟通前尽可能彻底地了解沟通对象的习惯、性格、行为方式、价值观、沟通偏好等信息。32第二步 确认需求积极聆听有效提问及时确认要用心和脑去听，要设身处地的去听，目的是了解对方的意思。通过提问更明确的了解对方的需求和目的。当你没听清楚，或者没有理解时，要及时沟通，一定要完全理解对方所要表达的意思，做到有效沟通。33积极聆听技巧倾听回应提示

8、问题重复内容在对方讲话时，不时的点头、微笑鼓励对方继续，或者说些短句鼓励对方继续。如“不错”、“我也这样认为”等。当你没有听清楚的时候，要及时提问，将对方的话，换成你的理解方式说给对方，在心理学上这叫初层同理心。归纳总结表达感受如：“不错”、“我也是这样认为的”等。如：“非常好，我也是这样认为的”等。34问题的两种类型封闭式问题开放式问题会议结束了吗？我们只能回答结束了，或者没有结束。会议如何结束的？对方可能会告诉你很多信息，如会议是几点到几点，达成了什么协议等。35第三步 阐述观点阐述计划 简单描述符合既定需求的建议描述细节 阐述你的建议的原因和实施方法信息转化 描述特点（Features）

9、 转化作用（Advantages） 强调利益（Benefits）36在沟通中遇到异议时，可以采取一种借力打力的方法，这种方法不是要强行说服对方，而是用对方的观点去说服对方。 Q：我收入少，没有钱买保险 A：正因为你收入少才需要买保险啊，以便从中获得更多的保障第四步 处理异议在沟通中遇到异议时，首先要了解对方的某些观点，然后找出其中对你有利的一点，再顺着这个观点发挥下去，最终说服对方 Q:我这身材穿什么都不好看 A：就是因为这样， 你才需要设计，来修饰你身材不好的地方37第五步 达成协议在达成协议的时候，要做到以下几个方面感谢赞美庆祝要发现别人的支持，表示感谢对别人的结果表示感谢愿与合作伙伴、同

10、事分享成功积极转达外部的反馈意见对合作者的杰出贡献给以回报38第六步 共同实施在实际工作中，任何沟通的结果仅仅意味着一个工作的开始，而不是结束。积极合作的态度按既定方针处理发现变化及时沟通39做一个弹性沟通者有弹性的沟通者能充分尊重别人的看法，适度且不断地改变自己的观点，以至达成目标；一流的沟通者都像一位太极高手。你的弹性越大，可选择的机会就越多，可发展的空间就越广，而成功便指日可待40做一个弹性沟通者“合一架构”我感谢你的意见，同时也我尊重你的看法，同时也我同意你的观点，同时也我尊重你的意图，同时也三层意思：表明你能站在对方的立场看问题，易达契合表明你正在建立一个合作的架构为自己的看法另开一

11、条不会遭到抗拒的途径41契合的力量契合与冲突 契合就是意气相合 差异太多必然造成冲突 如果你想和谐，就别只看到差异之处 如果你想沟通顺利，就别只从自己的角度去观察 你只需改变自己就可以达至契合，摹仿对方，让自己和对方相似，成为同类42契合的力量不管你想做什么，在这个世界里必然有人能帮助你更快且更容易地实现；唯有借助契合的能力，才能把他们凝聚在你的周围；因为契合能使你进入别人的心灵世界，让他觉得你了解他，休戚与共；43如何建立契合善于摹仿 若你能摹仿对方达到契合，你就一定会感知对方的想法。 摹仿是一种技巧，需要反复地练习。44契合沟通的最高境界伴随与引导 所谓伴随，就是不断地摹仿对方； 引导紧接

12、着伴随； 当你与对方建立了契合，一般你会感觉得到，这时你便可以由伴随很自然地转入引导； 你不要再摹仿对方的动作，而是主动出击改变自己的动作，对方将会不知不觉地随你而变；45目录沟通与工作汇报的认知沟通与工作汇报的认知工作汇报前要了解上司工作汇报前要了解上司如何正确的做工作汇报如何正确的做工作汇报46上司的角色职业道路上的成长教练人生导师，教你做人还是做事资源的支配者权利的使用者取得组织信任的人你未来的资源或朋友47用沟通认识上司了解上司性格揣摩上司的态度领会上司的意图得到上司的指导抓住上司的需求记住上司短板和弱点48了解上司的能力、性格、职业态度上司能力强赶紧跟着干上司能力弱赶快当枪手和上司的

13、性格尽量要互补性无论上司的态度怎样自己的态度都要端正49用五位法正确处理上下级关系定位越位换位到位补位定位：明确自己应该做什么，不该做什么到位：把自己应该做的事，做到位补位：在工作中互相补位越位：认清角色地位，出力而不越位，权利代表威严不能超越自己的权限换位：换位就是设身处地站在他人角度思考问题50正确处理上级关系的五步工作法“恭”无不克成就感与态度“获”取信任“能”者多劳“服”从领导权力方向与工作方法能力与责任组织与大局观“赢”得机会素养与性格一般地说来，一个人与上级的心理距离越小，关系越好，他的成就就越容易被上级发现51上司工作方式坐标图情感反应少果断性强情感反应多果断性弱分析型支配型和蔼

14、型表达型52分析型的工作特点严肃认真、有条不紊有计划、有步骤合乎逻辑、真实的寡言的沉默很少有面部表情、动作缓慢使用准确的语言、注意细节语调单一、没有抑扬顿挫办公室有挂图、统计数字优点：愿意找出事情的真相，能够很好的解决问题，有耐心，仔细考虑细节，并找到合乎逻辑的解决问题的方法缺点：把事实和精确性放在感情之前，被认为感情冷漠，有时分析过度，谈到感情时会感到不自在。53支配型的工作特点有直接的目光接触果断、独立有能力、热情的审慎的、有作为的有目的性的迅速的行动说话快速且有说服力运用直截了当的实际的语言办公室有日历、计划要点优点：有控制局面果断的作出决定的能力，这一类工作方式的人成就显著，只要认准目

15、标会一往直前，不惜冒险实现目的。缺点：存在压力时，特别重视迅速完成任务，易忽略细节，犯错误，由于不重视与别人的感情，使同事的关系紧张，易成为工作狂；54和蔼型的工作特点合作的、友好的赞同的、轻松的、有耐心的面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔，抑扬顿挫用赞同的、鼓励性的语言办公室里摆着家人的照片优点：其他人会把这种人当作自己的听众，向其寻求支持，重视感情，在群体中受欢迎，成为很好的合作者。缺点：不相信自己，不愿意争执，难迅速作出决定，很少能够得到自己想要的，如果问题没有解决，情绪很低落。55表达型的工作特点外向、直率友好的热情的、幽默的令人信服、合群的、活泼的运用快速的手势运用生

16、动活泼的、抑扬顿挫的语调面部表情丰富运用有说服力的语言工作空间丰富多彩、鼓舞人心优点：善于表达、活泼兴奋、工作效率高，高效好，并善于当众作出表现。缺点：强烈的表达内心不满，受到批评会强烈反击，容易忽略细节，注意力不容易集中。56引导你的上司案例王先生，公司人力资源经理我们领导是自己创业，白手起家，很有眼光和魄力，但随着公司规模逐渐壮大，管理明显滞后，无论公司大小事务，老板全部事必躬亲，既不授权给下属，也不重视选拔、培养人才，因此公司的运转效率低下。公司的人力资源部门自然是形同虚设，就是一个单纯的行政部门，得不到足够的重视，这对我开展工作很不利，于是，我积极鼓动老板参加MBA学习，一起讨论公司现

17、在运营中遇到的问题，还引荐他参加人力资源专家研讨会及各种人力资源峰会。果然半年下来，领导工作思路改了，人力资源部门收到空前重视，我的职务权限也拓宽了，工作变得称心如意。点评：每个上司都不是完人，如果上司的弱点制约了公司前进，思维跟不上公司发展，甚至影响到整体决策，这时候作为一个负责的下属，应该巧妙的帮助上司提高。可以旁敲侧击，找到适合的场合委婉切入，这样聪明的上司自会欣赏你的前瞻性，这就给你下一步职业发展奠定了基础。57帮助上司分担工作案例林小姐，快递公司部门主管我工作两年多就被提拔成了主管，而与我同时进公司的员工现在仍在原地转圈。这都源于上司对我的器重。我的工作很有目标性，上司突然接到的十万

18、火急的任务、棘手的凡是上司搞不定、分身法术的工作，我都主动请缨，并力争圆满完成，让上司坐享荣誉。加上我不贪功，总是把成绩归功于上司，上司因此对我青睐有加，我也成了他的左膀右臂，这样嘉奖、晋升自然少不了我。点评：小林无疑是一个绝顶聪明的员工。面对工作压力，上司也需要向下属“借力”，有一个得力的助手，上司一定省力不少。因此在平时工作中，要学会以下几点：1.明白上司正在努力完成的任务、目标。可以提前采取行动，比如收集有用的数据、分析材料、助上司实现目标、达成目的。作为回报，上司也会把你看做团体中有价值的成员，当上司获得提升时，你也会跟着沾光2.管理上司的时间。对你来说是100%的问题，可能只是上司要

19、面对问题的1%，因此你上交的报告、资料要简洁明了，有助提高上级的工作效率。3.当你有问题请示上级时，不要只把问题带来，最好把建议、解决方法一并奉上，因为上司最讨厌只会把问题丢上来的属下。58让上司认同你的设想案例王先生，公司产品部主管有一次，公司推广某个视频产品，由于技术含量高，推广方式应与以前的IT产品有所不同，为此，我拟定了一套销售方案，但是上司却不太同意我的看法。于是我先仔细听取他的意见，并表示赞同。然后在具体讨论时，在他的方案内渗透了一些我的操作内容，这样上司逐渐被我的方案计划所影响，然后我再跟进一段演习示范，加上巧妙游说，结果上司确定了一个新的方案新方案结合了我们两者的意见，但大致还

20、是我原来的内容，这让我颇感得意。点评：在很多情况下，下属为了避免和上司争执，会积极迎合上司的需要，但同时也丧失了自己的立场和利益。其实，遇到意见分歧时，和上司“硬拼”固然不是上策，一味逢迎也不可取。下属完全可以采取迂回的方式让上司接受自己的意见，特别是当你想让自己的某个决策通过上司的审核付诸实践时。这里有一个不错的办法：使上司确信那是他自己的主意，即使在整个决策过程中，他并没有实质性的参与。把握这一点，再加以适当的控制和调整，就能有效地把你的想法变成现实。59目录沟通与工作汇报的认知沟通与工作汇报的认知工作汇报前要了解上司工作汇报前要了解上司如何正确的做工作汇报如何正确的做工作汇报60正确的工

21、作汇报汇报机制理清思路突出重点简明扼要洗耳恭听复述要点61一、汇报机制凡是参加过军训的人，可能都记得，每天早晚列队时，总少不了这一套路：“报告长官，今天应到多少人，实到多少人，有几人事假，几人病假”一路列去，每次略有变化，但最后一句永远不变：“报告完毕。”“报告完毕”是一种有头有尾的汇报机制，此语一出，长官便对已经发生的情况做到了心中有数。汇报工作是下属的义务，也是下属的日常工作。汇报机制建立的意义是：让你的上司时刻做到心中有数，这就是汇报的价值看不见的默契62一、汇报机制汇报是一种职业习惯汇报是双方达成工作共识的沟通方式汇报既是配合又是默契工作汇报有多样性，如：一对一、会议、电话、邮件等工作

22、汇报的机制要：简单化科学化习惯化上司不要求汇报，自己也要主动汇报“机制”是看不见的默契“强制”是看得见的管控63一、汇报机制案例为什么你去向老板汇报的时候，他的反应是：“这种小事情你不需要跟我汇报，自己去做就行了。”而轮到同事则是：“很好，这样的细节都能关注到，想得很细致！”轮到我时：“我给你安排的时期怎么样了，是不是又达不到我的期望我估计就是这个结果”28岁的小王和小李同时入职市场部做市场推广，一年之后，小王已经成了上司颇为赏识的得力助手，而小李却总觉得自己在扮演着出力不讨好的老黄牛角色。于是，小李发出了上面这段抱怨，觉得是老板太难伺候了，但是事实呢，真的只是老板偏心所致吗？点评：汇报工作是

23、个主动的行为，不说别的，从小李的抱怨中看得出，在汇报工作的时候，小李和小王汇报工作的方式有着很大的不同。小李是被动的，而小王却是主动。并且小李还不知道怎么和老板汇报工作，更别谈“工作汇报机制”建立的问题了。64二、理清思路汇报给谁听？汇报的内容是什么？应该用什么方式汇报？在什么场合汇报？工作汇报的逻辑是什么？上司是否在听汇报的状态？上司能否接受你的工作汇报？65工作汇报内容选择技巧提问倾听换位上级要的是什么？发掘重要信息？以上级之心看问题？66三、突出重点分主次和先后顺序汇报有强调性的汇报用特殊方式的汇报（现场）必须知道上司想听哪部分汇报上司想听的还是汇报自己想说的，先后？67闪光点领导关注点

24、工作侧重点自己闪光点工作汇报闪光点的添加68四、简明扼要用总分总方式汇报，先简后细汇报结果不要刻意汇报过程123浓缩才是精华上司没有太多的时间听汇报一分钟汇报最好客观准确有依据能展开的汇报才是成功的一定到引导上司发问69让论点条理清晰万能三三法几点的妙用用抽屉法则70黄金三点论时间空间人物过去、现在、未来初期、中期、后期第一个十年、第二个十年、第三个十年大陆、香港、台湾家庭、公司、市场上、中、下自己、对方、第三人买方、卖方、中间人上司、自己、下级71五、洗耳恭听要听清楚上司说的内容并揣摩用意评估上司对你汇报成果的期望听的目的是为了更好的说明汇报听（字诀）是一种艺术要很快进入听的状态听完要很快切换到说的状态上司想让你听的时候，其实是一种责任听字诀坐立不正、不听；面无微笑、不听；目无接触、不听；心无尊重、不听；情绪激动、不听；持有偏见、不听；打断对方、不听；妄下结论、不听；72六、复述要点主动复述要点是一种谦虚和尊重的表现有利于“检查”“补漏”和“应变”确认双方是否达成共识，避免误差听与说的配合利于增添谈话的趣味性复述要主动简单被动复述是一种失败