领导干部有效授权的技巧与艺术课件.ppt

1、有效授权与反馈讲师：品质管理部*苏永强用时：3小时学习守则按时震动或静音积极讨论、分享举手课程目标完成3小时的培训后，学员能：n说出结构化思维的特征n说出结构化思维的流程和方法n举出至少三种结构化分析的工具n综合运用所学方法，完成一份案例目 录 第一章 领导与领导权力的理论基础 第二章 领导者有效授权的理念基础 第三章 领导者有效授权技巧与艺术第一章 领导与领导权力的理论基础 领导基础倾听技能训导技能冲突管理技能 沟通技能谈判技能反馈技能授权技能对人性的了解领导风格鼓舞能力权力权力的来源 约翰弗伦奇和伯特伦雷文对立顺从支配友善独断专行民主集中 关系为重优柔寡断n 不同思维方式的特征n 什么是结

2、构化思维本章小结第二章 领导者有效授权的理念基础一、授权与受权的不等式权高位重 不容分享 不愿授权的原因 缺乏信心：存疑于下属的能力，缺乏必要的指导。 害怕挑战：不愿下属表现更好，可能会取代自己，造成威胁。下属的专长是好事，主管是管理不是操作。 失去控制：习惯于全面清楚答复上级的查询，可利用报告、讨论、掌握每一事情的进展。 效率假象：自己完成会更快，指导下属掌握新技能，自己空出更多时间。领导班子“四最”会上七嘴八舌，会后口径统一会上口径统一，会后口径统一会上口径统一，会后七嘴八舌会上七嘴八舌，会后七嘴八舌授权中必须解决的两大基本问题障碍一： 不安全感 （不放心）障碍二： 不信任感 （不相信）自

3、主（自己做）控制（别人做）四种方法充分授权不充分授权弹性授权制约授权授权过程的五个步骤分析指定委派控制评估选择需要授权的任务指定被授权者明确任务和委派监控和激励检查和修正尊重授权如何才能真正的实现沟通了解信任授权的五个级别 真正懂得授权的经理是二、营造和谐的授权氛围张弛有度 收放自如宽广胸怀：授权的必要前提 授权者要宽容豁达，甘当扶梯，敢冒风险 授权是一种巅峰的领导艺术，达到了“手中无剑，心中也无剑”的境界 不愿授权者只能证明其人在实质上就只具有下级职务的水平，对低层次的工作驾轻就熟而不善于高层次管理 彼德定律：众多领导者最终是不胜任的顺利授权的基础：尊重和培养下级 下级可以有不同意见甚至是反

4、对意见 管理层级上实行“联邦”体制，总体战略一致而具体谋略各异 谁的地盘谁作主，扫好自家门前雪 授权者要做高明的教练而不是精明的裁判 一等领导用眼光管理员工，二等领导用嘴巴管理员工，三等领导用腿脚管理员工 授权前应有的心态 1只做自己该做的事 2要勇于承担风险和责任 3不要惧怕下属“功高盖主” 4对下属要有信心，不要怕下属犯错误 授权时应注意的问题 1要选择合适的授权对象 2授权要明确，一定不要模糊 3分步骤地授权 三、努力提高授权艺术授而不乱 管而不死授权必考谁来授权欲授权者自己要有较高权威且胸怀坦荡授权必考授权与谁授权必考授权程度你告诉我情况，我来决策；你提供我几条建议，我来选择；你告诉我

5、你希望如何做，我同意后你再做；你告诉我如何去做，在我反对之前，你可以继续做下去；你可以先去做，但事后要让我知道你是如何去做的；你可以去做，不需要与我联系。确保授权成功的做法从小处着手。先选择一项可以分担责任的工作，然后选择一个同你的能力合起来足以胜任工作需要的人。保证相互理解的人一起来讨论完成这项工作需要什么信息、要使用什么资源？ 决定由谁来做，做什么，什么时间做。将任务、信息、资源以及每个人要完成任务所需要的技能，列一张表。根据表中各项排列顺序决定谁（一个或两个）先开始，什么时间开始。 制订工作计划。将你们所理解的包括预期结果（不必太长远，但要清楚完整）在内的工作内容写下来，并制订一个工作计

6、划。 确保授权成功的做法确定日程。协商需要你们相互联系的时间或事件，以保证你们的工作稳步进行并且不走弯路。 不要害怕修改你的计划。由于分享信息、分担责任，你随时可能发现需要改变方案或创造新的机会。 不要害怕没有修改你的计划。如果你不改变最初的计划就能成功地完成任务（即使缺乏一点创造性），那么就坚持你最初的计划。 以上都进行完毕后，回顾一下做了什么、做的原因以及是如何完成的。回顾不仅包括任务本身，而且包括你在其中承担的任务与责任。 把握授权的最佳时机全部都在处理例行公事或事务性的工作时有更重要的工作要做，或者发觉时间明显不够用时在频繁地被下属的请示所打扰时属因工作闲散而绩效低下时业务扩展成立新的

7、部门、分公司或兼并其他公司时时常发生紧急情况，不能分身处理另一件事情时主管因独揽大权而引起上下级关系不相和睦时下属不敢决策，公司错过赚钱或提高公众形象时发生较大流动，由年轻的中层管理者主持各部门、团队工作时走进困境，要改变以住决策机制以适应灵活多变的公司环境时 授权者应该做什么尽可能简单而直接地授权重在授权而不在授予职位授权要适应组织的目标要事先建立考核目标被授权者知道为啥这样做向被授权者阐明期望的效果要预料到下属可能提出的问题要估计到可能重复发生的问题被授权者如何做该项工作的设想坚持正面引导而不消极批评全过程支持工作，体现信任充分肯定优秀业绩信守授权前的奖惩授权诺言授权者不应该做的事情 不要

8、威胁下属不要摆出恩赐的态度不仅给答案，还应示范如何做不要对问题过于敏感避免不断检查工作进展情况四、授权风险一、授权失衡 成功的授权涉及到双方的行为，一方是实施授权的管理者，而另一方是接受授权的下属。所以授权失败，可能是管理者的决策导致的，也可能是下属的行为导致的。 授权的风险正在于这两方面。二、授权失控 什么是授权失控？ 顾名思义，授权失控就是管理者将权力授出后自己失去了对该权力的控制。具体来说，授权失控有两种情况： 一是管理者将权力授予下属后，下属不像以前一样勤于向管理者汇报工作的进展，甚至对管理者刻意隐瞒，管理者对下级没有约束力、修正权了。 二是更为严重的情况，下属不仅不听命于上级，而且搞

9、自己的小团体，不再视部门团队的目标为自己的目标，做事情的出发点往往是为了自己的一己私利。甚至出现了“越权”现象，即下属行使上司的职权。三、授权与控制的微妙境界 惠普的弹性管理惠普全球副总裁兼中国区总裁孙振耀先生对授权与授权后的控制有深刻的理解。他认为一个企业是不是老化、是否存在危机并不在于它存在了多少年，主要在于它在弹性和控制之间是不是找到了一个很好的平衡。很多年轻企业管理的弹性很大，跟小孩子一样喜欢跑但经常跌倒，非常容易失控，而有些企业处处强调控制，造成管理僵化。惠普是一个有60年历史的公司，至今它还非常具有活力，而且又有一种非常严谨的管理风格，就是它在弹性和控制之间找到了很好的平衡。他需要

10、员工面对客户的时候，能够做到非常机敏，非常灵活。而前提是必须要花很长时间训练员工，只有成熟的员工才可以充分授权。第三章：领导者有效授权的技巧与艺术授权是什么授权的主要特征是允许下属自行决策授权通过权力的转移（三） 合理授权的益处 1. 扩展你的时间，将时间用在你应当做的事情上。2 .将每一项工作分配给最适合完成它的个人或团队。3 .有效利用你所不具备的知识专家。4. 帮助个人和团队培养新的技能，提高知识水平。5.更多地激励团队，因为他们正被给予更多的职责，他们的工作能力正被信任有加。6.通过团队效能的改进以及授权更多的工作职责，提高你作为团队管理者的作用。7 .改善你的领导才能。 （四） 未能

11、有效授权的害处1. 花费大量的时间管理别人，因而没有时间做自己的工.作。2 .分配工作时未能人尽其能，结果他们既完不成工作，又浪费了大量的时间。3 .团队技能和经验的低效利用，未能有效利用专家的专业知识和技能。4 .团队和个人都无法挖掘新的技能、拓展知识领域。5 .由于没有得到他们想得到、也应该得到的职责，团队和个人失去动力。 （五）克服授权障碍1 .事必躬亲 你可能比员工更好更快地完成工作，你事必躬亲,必不胜重负，必无法完成高层次任务。2 .员工负担过重 担心员工负担过重（不分析员工时间利用情况，若真过重则需要招聘）3 .经验不足 （1）对员工而言，经验是干中获得的。 （2 ）对管理者而言，

12、授权能力是在授权中提高。4 .失去对工作的控制 可以通过指派合适人选，掌握工作进程以及定期提供反馈的手段把握工作的总控制权。（六）为使授权更加高效，你需要回答以下判断题：1 我要对哪一项工作进行授权？2 我分别授权不同的工作给谁？3 我如何告诉他们我想做什么？4 我如何确保哪些工作被完成？“你可以授权所有的工作，但不能授权所有的职责。”二 、评价你的授权技巧和授权方式。（认识自己）（一） 评估你的授权技巧 本部分将引领你进行自我评估，你将认清你的强项和弱点，并规划改进自己的技能。下面可以评估你授权是否充分。（二）你最喜欢的授权方式是什么？ 多数人倾向于在大部分场合使用简单的方式授权。其中，一个

13、极端是管理人员严密控制所有工作，另一个极端是下放所有的权力给员工，以至于失去了对团队的控制。 还有另一种授权方式：下面的问题可以帮你找到自己最常用的授权方式。 三、你可以授权哪些工作（授权实践） （一） 对哪些任务进行授权 下面列出了四个领域，对于大多数管理者来说，这四个领域中的工作都可进行授权委托，你有没有属于下面四类从而可以委托给他人的工作？在空白处列出你可以授权委托的项目。 四 授权四分图模型（授权方式生命周期模型） 顾问式顾问式 辅导员式辅导员式 协调员式协调员式 管理员式管理员式 能手合格者初学者生手 激 励(人)指导(事)低高高员工成熟度授权流程：撰写授权说明书 交代任务 控制工作

14、进展 (授权)提供支持 维持界限（不干预） 提供反馈论功行赏 总结提升五、怎样授权授权过程（授权实践）（一）撰写授权说明书 在准备任务说明时，先要明确目标，并准备一张全面的核对表，以确保一项任务的各个方面都已包括在内。最后的任务说明越是全面，你对成功完成任务的信心越是充分。 、编写任务说明 任务说明的组成部分 目标 明确目标，用简明扼要的语言列出主要目标和小目标。 资源 指明可利用或需要争取的人员、资金以及设备 时限 确定日程表，注明检查内容、阶段性任务完成时间和最终期限。 方法 说明已与被授权者议定的程序、并总结要点。 权限 指明被授权者的权力范围及他们应向谁汇报。（二）交代任务（授权） 在

15、与候选人取得原则上的一致后，对任务说明加以改进，并安排一次会议详细地说明任务，认真选择你的方法，因为这次会议的结果对授权双方的成功合作是十分关键的。 交代任务 交代任务时，授权者的主要任务是有效地进行沟通从而确保被授权者完全理解任务。要把任务的目标解释清楚，并陈述你对最终期限及可度量成果的期望。列出你认为要成功地完成任务所需采取的步骤，并询问被授权者是否理解。要明确任务说明中的哪些方面是灵活的，哪些方面必须严格执行。 （三）控制工作进展 授权要取得成功，建立一个有效且反应迅速的监控系统是十分关键的。要采用这样的系统来监控被授权者及任务的进展情况。 方 法 需要考虑的因素 1、参与所有通信联系你

16、保留绝大部分权力，备忘录、发票等文件须由你签发 使你全面了解进展情况以预见并避免任何严重的判断错误。 可能表明你并不充分信任被授权者。 2、书面报告 被授权者递交书面报告，汇报行动，结果及定期更新的数字鼓励被授权者把想法整理清楚，并对任务的完成情况做全面的说明。 可能和实际情况相差很远。可能被用来掩盖问题3、直接汇报 你安排被授权者与你定期讨论任务。 1、使你有机会定期非正式地了解情况并及早讨论任何潜在的问题2、可能导致你过多卷入决策和行动中。 4、开放政策 你鼓励被授权者任何时候都可以帮着他的日常问题来寻求帮助和解释。 1、使你能够提供支持和进行鼓励并强调授权中的协作；2、被授权者可能会过分

17、依赖你的意见，而不是主动开展工作。 5、通过电脑了解情况你利用信息技术系统随时直接检查所发生的情况。 1、非常严谨，而且有策略，使你只在需要作出重大决策时才参与进去。2、如单一地采用这种方法，可能无法准确而全面地了解实际情况。 6、开会 在由你和被授权者以及其他员工参加的会议上讨论所授权的任务。 1、可在较广范围内讨论问题，强调了授权也需要协调的团队工作。2、可能会削弱被授权者个人对任务的责任感。（四）提供支持 在任务的初期，被授权者通常需要积极的支持和鼓励，提供他们所需的信息，时间和资源。并作好提供其他帮助的准备，你就可以帮助他们取得成功。 在某些阶段，被授权者可能提出要获得一些帮助才能完成

18、目标，根据你的判断确定这一要求是否合理。然后，和被授权者一起弄清需要在多长时间内获得多少帮助，如果没有其他员工可以帮忙，就考虑求助于外部资源。手头要有一份合格人员的名单，但不要动不动就请他们帮助，只有当项目受到威胁时，才调配外部的资源，始终要尽可能使之与开初就商议好的任务说明保持一致。 （五）维持界线（不干预） 授权一项任务后，不要干涉被授权者完成 这项任务。 自我提问 Q 如果没有绝对必要，我从不干涉吗？ Q 我将召开会议的次数减到最少了吗？ Q 如果被授权者有困难，我会倾向于替他们完成任务以节省时间吗？ Q 我以实际言行表达我对被授权者的信任了吗？ Q 我鼓励被授权者独立解决问题了吗？ （

19、六）提供反馈 检查员工工作情况的方法是在每一项任务完成后向被授权者提供建设性反馈。要利用见面机会分析并欣赏被授权者的成就，并就问题和解决方法展开讨论。但决不要去责备被授权者 （七）论功行赏 经常要承认被授权者出色的表现，值得称赞的地方要给予称赞。要找出所有的缺点和错误，但也要记住，表扬和奖励在激发和促进以后的工作成就中起着重要的作用。 (八)总结和提升 1、从失败中学习 学会怎样处理失败,可能与取得圆满的成果同样重要.当事情出错时要抓住机会尽量吸取有益的教训自然,失败时,经理和被授权者都倾向于找借口而不去解释原因.但是借口说明不了什么,而且通常还是遮掩错误真正原因的烟雾.当你发现一个错误时,就

20、要仔细分析原因并与被授权进行讨论.总是要强调真正的过失并不是失败而是让同样的错误再次发生. 2、记下所犯的错误和学到的教训 评估项目中的困难项目的各方面需要考虑的因素目标应该达到的项目目标以及阶段成果。如果最初的任务说明有问题而需要不断修订，长期目标就可能实现不了。如果阶段目标被忽略，项目就可能陷入困境。资源所需的人力、财力、信息和设备如果有不确定因素，明智的做法是将项目费用估计的高一点，以便应付意外开支。工具不足，最能干的员工也会被难住。项目的各方面需要考虑的因素时限完成项目的预定时间表确定每个阶段的完成时间就能将误期的风险降到最低。意料之外的问题会打破最好的计划。方法达到项目最终目标的策略

21、为了获得预期结果，你必须对达到目标的路线有一个清晰的认识。如果最初的方法被改变，那么方法也可能要改变权利与项目有关的决策责任被授权者自主权的不足会影响决定的作出并导致本可避免的延误。不给予权利会降低员工的积极性。反馈授权者和被授权者之间必不可少的交流除非沟通过程井然有序，否则，项目遇到困难便会遭到失败。身体语言会强调或否定你所说的话。六、授权中的问题及对策 (一)授权中的一般问题及对策问 题 对 策 你对授权束手无策 从授权简单少量的工作开始,并逐渐增加 你比团队更有能力,为什么授权呢? 1、你不能做完一切 2、他们需要培养自身技能 3、授权能提高积极性 你不确定授权什么? 使用已介绍的方式,

22、使得人尽其能 你认为自己无所不知 没人希望你无所不知,领导者的作用就是有效利用团队的技能和资源,而不是亲身做所有的事. (二)如何解决不愿意接受授权的问题 很多人希望被授予更多的责任,但一些人却相反.他们不想承担更多的责任是由于某种原因,强迫他们只能是浪费时间,留下潜伏的灾难.一旦你解决了此问题,你也就征服了这个困难.如果你认为他们有能力承担工作却不愿意去做,你就需要找出问题所在并解决它你应该表明限制他们承担责任将削弱团队和他们的表现. 以下是一些经常遇到的实例及相应的解决建议。（三）授权的陷阱 管理者授权时常常会掉入陷阱中，所以你需要学习如何避免，至少是当你认识到身处其中时能够从中摆脱。 理

23、解的最简单方法 授权给最有能力的人 这给你安全感，事实上没什么事情会出错。唯一的问题是不能为团队发展做贡献。但是如果 有能力的人病了或离开了组织会发生什么呢？认真审阅你授权的每一项工作，而不是直接简单地给一个易于完成它的人。是否有其他期待改善技能的团队成员也要求做此工作呢？你可以列出有能力的团队成员来帮助缺乏经验的人完成工作。这样双方都会受益，一个人获得了工作技能，另一个人训练了技巧。 （四）必须授权给有问题的人 1、逃避责任者 对那些不愿公平分配工作的人来说会产生这种结果。告诉他们你有问题及你的看法。并要求他们帮助解决。建议团队的工作量应该每个人都有所贡献，他们的经验和技能就是有效的资产。如

24、果可能，对他们进行授权工作。在相互协作的团队中，逃避责任者也许能侥幸获得成功，这是在你更加明确的指示他们工作时才会产生这样的结果。 2、推卸责任者 尽量减少他们的责任，如果在他们眼中总是别人犯错误，就使用明确的信息和确定的工作明确他们的责任范围。积极考虑他们的责任和贡献，要求他们更多的付出。如果必要，同推卸责任者合作时应该明确他们的工作。 3、悲观主义者 他们总是报有悲观的想法，以致削弱别人的动力。如果他们提出目标，就要询问他们用什么方法解决问题。如果你能说服他们寻找相应的结果，他们通常会起相应的作用。鼓励他们更加积极一些，多参加成功团队的工作。如果他们会影响结果的成功与否，他们就不应妨碍授权

25、的过程。 你也许会发现有其他类型的问题妨碍授权.无论什么情况,都有基本的方法帮助你控制大局,即使暂时无法解决它.七、情景模拟授权练习 这里收集了一些你在工作中可能遇到的授权情形。这些情形可以帮助你联系使用前面介绍的授权形式。 勾选你的选择，做完后，可以参阅后面的答案。你应该能够说明每一个答案代表哪一种授权形式。 八、授权能力发展规划 （一）学会列授权清单工作 姓名 无需培训 需要培训 培训细节节省时间 1周营业额 史密斯 是2.52联系小客户 理查德 否是由安德鲁.托马斯带帮两周左右 1.53向客户发送信息 .多勃逊 否是约翰B帮教他大约一周 2.5（约翰B） 全部 4.0|（我）2.5（约翰

26、B） (二)团队成员工作分类及对应授权形式明细表 务必牢记，每个团队成员都属于以下按工作分类的一种：生手专业知识少/热情高初学者专业知识中等/热情易变化合格者专业知识丰富/热情适中能手专业知识丰富/热情高以及哪种授权形式最适合他们：生手管理者方式初学者辅导员方式合格者顾问方式能手协调员方式 按一般规则来看，经验越丰富、热情越高，越容易授权，而你也才能少加干涉。（三）提高你的授权方式能力的建议 为了提高你的授权技巧，你应该培养使用自己不善于使用的授权方式的能力。如果你回头查阅授权方式自我评估，你将发现你最不善使用的授权方式；将它记录在纸上。 以下部分是给你的一些建议，它可以帮助你提高如何使用这些

27、授权方式的技巧。如果你作为管理员感到犹豫不决，尤其当在某种情形下使用某种方式授权时，查询下面有关“管理员”的建议。如果你按此建议实践，你会发现自己真地比以前做的更好了，获得真确的授权方式需要实践、实践、再实践。最终达到即使你没有仔细斟酌也能正确地完成工作的境地 。 （四）最佳运用授权方式总结 你应该发现这有助于思考使用不同授权方式所带来的利益和风险。这个图表向你展示了应该考虑的主要因素，尤其当你使用那些方式密切注视增加的第一个风险信号并立即着手解决时。使用这些好方法时，需要提防遇到的障碍。 类型 益处 风险 实例情形 管理员 时间短且需迅速 决定明确的目标和所需成果。没有偏离工作的机会，也没有

28、潜在的错误不包括个人和团队，可能缺乏承诺。团队没有培训和主动权，你需要花费大量时间 针对缺乏经验的人，尤其针对关键事情时。时间短暂，如果适当，不要忘记你可以授权给经验丰富的团队队员辅导员 帮助建立自信，减少错误，的风险，鼓励他们勇于承担责任 时间开销依赖他们的学习能力，能否授权完全依赖于你 即使他们有丰富的经验，也需要你的一定帮助，工作热情很可能在此衰退 类型 益处 风险 实例情形 顾问 减少你的时间开销，建立承诺并鼓励承担责任，团队成员可以提供建议和改善 决策过程变得漫长，团队期望时刻被问及 针对那些经验丰富、能够出谋划策且不需要你的干涉的人，如果发生复杂问题也需要你的帮助 协调员 给你留下

29、充分的时间做其他工作，团队能够自己处理问题，进行技术革新，建立促动因素和承诺 一群乌合之众就此灭亡，而不是一个团队 富有经验和热情的人能够完成工作，并解决遇到的大部分问题 （五）为每个成员寻求最佳授权方式通过确保你使用最佳 授权方式，最大限度地发挥每个人的能力。为了达到这个目的，你需要完成团队授权形式的评估，这是一个简单的表格，填写每个团队成员的姓名，并在同一行接着写下他做过的四项工作，对于你写的每一项工作，他们的专业知识分高、中、低三档分析这里，你按建议的格式填写四种授权方式中效果最好的一种，你也可以记录实际工作中你曾用过的授权方式建议的最优授权方式能够满足你实际中的工作需要吗？如果不能，你

30、是就此停手，还是现场授权呢？下面的表格通过分析显示了最佳规划（六）了解你的学习方式 我们每个人都会通过生活中获取经验以及通过分析结果来进行学习对孩子来说，他可能因为发现如果接触热的东西就会烫伤，结果是他不会再一次摸它， 工作的方式可以看作学习循环图： 积累经验计划下一步（发展下一步计划）总结经验吸取经验教训（七）明确你的长处和短处 考虑你在以下每个领域你需要有效授权的主要领域和本课包含的主要领域工作情况如何。对自己进行评估，并在技能列表中选出你现在的级别。下面的图表可以向你展示你的技能优秀、合格和有待改进的领域，通过它们可以制定详细发展计划中需要培养的每一项技能。如果时间允许，你也可以按合格到

31、优秀的分类提高技能。为什么你不能在那些合格的领域做得更好呢？(八）制定发展行动计划 收上一表中“有待改进”一栏中备一项复制到“发展需要”一栏内。再在其后写下相应技能。最后设置期限。 （九）培养你的团队 牢记你可以传授有效授权原则给经验丰富的团队成员，使他们能够授权简单的工作任务给新成员这当然应是在你的同意之下。 要求一个人承担对另一个人的培养，是你作为老板对他们的最高奖励，这显示了你对他们的信任，同时也大大地提高了他们的能力。 （十）帮助老板对你授权 我们学会了授权给你的团队，这只是一部分。另外一部分是你老板授权给你的方式，让你的老板授权给你，那你在两方面都可以生活的更轻松。1努力工作，让老板对你的部门放心；2与老板有充分的交流和沟通；3让老板了解你还有能力承担更多的工作；4让老板知道你希望通过被授权发展自己。 总 结 只要我们播下思想的种子， 就会得到行动的果实； 只要我们播下行动的种子， 就会得到习惯的果实； 只要我们播下习惯的种子， 就会得到性格的果实； 只要我们播下性格的种子, 就会得到命运的果实！课程回顾 结构化思想表达 如何进行结构化分析 结构化图形展示 假设/事实原则工具流程方法了解什么是结构化思维通过结构化分析原则、工具、流程和方法的介绍，结合案例演练掌握结构化分析方法结构化的口语和书面表达通过图形展现结构化 什么是结构化思维