高效会议管理(定稿).ppt课件.ppt

1、12019年8月3内容提要内容提要第一讲关于会议 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲会议中的沟通与反馈技巧 第五讲主持人的会议管理技巧 第六讲主持人与参会者的守则与责任 第七讲会议记录 第八讲会后跟进2感谢你的观看2019年8月3第一讲第一讲 关于会议关于会议 3感谢你的观看2019年8月3 一、会议的意义一、会议的意义2会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道4感谢你的观看2019年8月3 二、会议的目的二、会议的目的 5感谢你的观看20

2、19年8月3 三、会议的种类三、会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议6感谢你的观看2019年8月3 四、会议的频率四、会议的频率l每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。7感谢你的观看2019年8月31.固定的部门会议固定的部门会议8感谢你的观看2019年8月32.全体会议全体会议9感谢你的观看2019年8月33.处理突发事件的会议处理突发事件的会议10感谢你的观看2019年

3、8月34.一对一会议一对一会议11感谢你的观看2019年8月3第二讲第二讲 会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案 12感谢你的观看2019年8月313感谢你的观看2019年8月3一、会议效率不高的原因及具体表现一、会议效率不高的原因及具体表现 项项 次次 原原 因因 具具 体体 表表 现现 （1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意

4、图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。14感谢你的观看2019年8月3 二、二、预防性管理预防性管理会议 效率不高的原因效率不高的原因 预防性管理措施预防性管理措施 时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可

5、以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。15感谢你的观看2019年8月3三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征16感谢你的观看2019年8月3 四、会议规范四、会议规范l会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。17感谢你的观看2019年8月31会议时间安排的规范会议时间安排的规范18感谢你的观看2019年8月32会议规范本身会议规范本身所有与会者将每周

6、工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。19感谢你的观看2019年8月33固定的会议流程规范固定的会议流程规范20感谢你的观看2019年8月3 第三讲第三讲开会前的准备工作开会前

7、的准备工作21感谢你的观看2019年8月3一、一、 是否要开会是否要开会1无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”22感谢你的观看2019年8月32必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”23感谢你的观看2019年8月3二、准备工作的作用二、准备工作的作用24感谢你的观看2019年8月3 11H 5W25感谢你的观看2019年8月326感谢你的观看2019年8月3三、会议准备工作核对单三、会议准备工作核对单会议准备工作核对单1、了解会议的目的3、确定会议的形式5、决定会议的时间7、决定会议的地点9、确定出席人数11、是否准备会议名签13、是否安排与会者住宿15、确定视听教材17、准备会场周边位

8、置图19、确定自己人的相关资料2、是否一定要开会4、安排会议的议程6、确定会议的主持人8、研究会场如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否发出了会议通知16、确定辅助教材18、是否要求与会者准备资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知27感谢你的观看2019年8月328感谢你的观看2019年8月3会场的布置需要特别注意：会场的布置需要特别注意：如果与会人员超过10个，会场最好布置成“”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；5到7人的会议，最好安排成半岛型。29感谢你的观看2019年8月3四、主持人的准备工作四、主持人

9、的准备工作30感谢你的观看2019年8月3第四讲第四讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通一、会议中的沟通31感谢你的观看2019年8月3 3种沟通图画种沟通图画1沟通漏斗32感谢你的观看2019年8月32沟通金三角沟通金三角33感谢你的观看2019年8月33沟通的冰山模式沟通的冰山模式34感谢你的观看2019年8月3二、有效沟通原则二、有效沟通原则35感谢你的观看2019年8月3三、造成沟通困难的因素三、造成沟通困难的因素36感谢你的观看2019年8月3四、如何建立信任四、如何建立信任37感谢你的观看2019年8月3五、会议中的反馈技巧五、会议中的反馈技巧1反馈的两

10、种方式反馈的两种方式38感谢你的观看2019年8月32反馈的两种类型反馈的两种类型39感谢你的观看2019年8月33反馈时的特征反馈时的特征40感谢你的观看2019年8月34如何接受反馈如何接受反馈41感谢你的观看2019年8月3第五讲第五讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧42感谢你的观看2019年8月3主持人（主席）职责主持人（主席）职责43感谢你的观看2019年8月3一、倾听的技巧一、倾听的技巧1倾听的礼节倾听的礼节44感谢你的观看2019年8月345感谢你的观看2019年8月32倾听的具体方法倾听的具体方法 46感谢你的观看2019年8月33倾听的误区倾听的误区47感谢你的观看

11、2019年8月34“倾听倾听”小总结小总结48感谢你的观看2019年8月3二、会议中的说话技巧二、会议中的说话技巧展示。探询。评论。建立。测试理解情况。排除与引进。就程序提出建议。49感谢你的观看2019年8月3第六讲第六讲 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任50感谢你的观看2019年8月3一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任51感谢你的观看2019年8月3二、与会者的守则与责任二、与会者的守则与责任1.与会者守则与会者守则52感谢你的观看2019年8月32.参会者的责任参会者的责任时时 间间 参会者的责任参会者的责任 开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论

12、证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成53感谢你的观看2019年8月3第七讲第七讲 会议记录会议记录54感谢你的观看2019年8月3一、会议记录者的功能一、会议记录者的功能会议记录者特别重要，仅次于主持人。会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。观察预防功能。55感谢你的观看2019年8月3二、三大会议误区二、三大会议误区第一误区 社会性懈怠第二误区 从众心理第三误区 团体极化56感谢

13、你的观看2019年8月3三、谁能胜任会议记录者三、谁能胜任会议记录者57感谢你的观看2019年8月3四、对会议记录的四、对会议记录的10大建议大建议1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。3、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。4、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。5、会议记录者的责任还包括：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。6、会议记录内容包含：讨论过程中所

14、达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。7、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。8、会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。9、会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。10、将此份会议记录发送给与会者。58感谢你的观看2019年8月3五、团队会议的误区五、团队会议的误区1、社会性懈怠2、团队思维3、团队极化59感谢你的观看

15、2019年8月3六、团队思维产生的原因六、团队思维产生的原因1、达成一致的时候，没有考虑所有的信息；2、可能是团队有很强的凝聚力和特别强的领导，他占主导地位，逼着大家都往一个方向思考；3、更重要的是来自规范性的从众压力，使得学员不得不同意最终的决策，而不是内心的。60感谢你的观看2019年8月3第八讲第八讲 会后跟进会后跟进一、作为参会者的会后跟进一、作为参会者的会后跟进61感谢你的观看2019年8月3二、作为主持人的会后跟进二、作为主持人的会后跟进62感谢你的观看2019年8月3三、怎样提高下次会议的质量三、怎样提高下次会议的质量1、只有必要时才开会。2、召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。3、制订出色的会议议程并事先分发。4、时间是宝贵的，开会是要花钱的；准时开会，才能准时结束。5、经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。6、注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。7、会议记录应阐明最后的结论。8、会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。9、作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。63感谢你的观看2019年8月364感谢你的观看2019年8月3