高效会议筹划与管理课件.ppt

1、黄石时代光华教育发展有限公司黄石时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师特聘高级讲师- - 李旭升李旭升学习的目标学习的目标1 1、提高会议效率、提高会议效率2 2、规范会议流程、规范会议流程2课课 程程 导导 航航一、高效会议的管理之道二、小型会议筹备与组织三、大型会议策划与管理3一、一、高效会议的管理之道高效会议的管理之道1 1、会议常见病、会议常见病“三多一少三多一少”2 2、会议制约因素与改善、会议制约因素与改善3 3、高效会议的八大准则、高效会议的八大准则4会议与会议管理会议与会议管理会：会面、聚会与集会；会：会面、聚会与集会； 议：议论、讨论与商议议：议论、讨论与商议会议：有目的、有组

2、织，召集人们商议事情的活动。会议：有目的、有组织，召集人们商议事情的活动。 会议让决策者和参会者更全面、更深入、更会议让决策者和参会者更全面、更深入、更综合的了解事态、充分讨论问题、决议解决方案。综合的了解事态、充分讨论问题、决议解决方案。会议管理：为保障会议的效率和效果，对会议的筹会议管理：为保障会议的效率和效果，对会议的筹备、组织、服务等工作所进行的有效协调与管理。备、组织、服务等工作所进行的有效协调与管理。目的：同一意愿、集思广益目的：同一意愿、集思广益 信息交流、解决问题信息交流、解决问题51 1、会议常见病、会议常见病“三多一少三多一少”1 1）会议多，会议太频繁、治病万能药）会议多

3、，会议太频繁、治病万能药 凡事就开会、出事大家背凡事就开会、出事大家背2 2）耗时多，主题不明确、筹备不到位）耗时多，主题不明确、筹备不到位 程序无控制、时间鬼难拿程序无控制、时间鬼难拿3 3）参会多，甄选有错位、职责不关联）参会多，甄选有错位、职责不关联 关键有疏漏、决策不到会关键有疏漏、决策不到会4 4）检核少，会有议无决、责任无担当）检核少，会有议无决、责任无担当 执行无检核、结果少反馈执行无检核、结果少反馈62 2、会议制约因素与改善、会议制约因素与改善1 1）时间不合适：午餐时间）时间不合适：午餐时间 休息时间休息时间 工作最忙碌的时间工作最忙碌的时间 n改善：避开一和五，选择二至四

4、的上午改善：避开一和五，选择二至四的上午9 9点或点或1111点、下午点、下午2 2点或点或4 4点开比较适宜点开比较适宜7会议制约因素与改善会议制约因素与改善2 2）地点不适宜：大小）地点不适宜：大小 嘈杂嘈杂 设施设施n改善地点尽量设置在一个安静的场合、改善地点尽量设置在一个安静的场合、封闭的环境，最好围着圆桌进行封闭的环境，最好围着圆桌进行8会议制约因素与改善会议制约因素与改善3 3）主持少经验：废话太多）主持少经验：废话太多 缺乏影响力缺乏影响力 不能引导议程和调动气氛不能引导议程和调动气氛n改善：充分准备、提前到场改善：充分准备、提前到场 精神饱满、准时开始精神饱满、准时开始 点明目

5、标、宣布规则点明目标、宣布规则 紧扣主题、引导发言紧扣主题、引导发言 议程井然、形势掌控议程井然、形势掌控9会议制约因素与改善会议制约因素与改善4 4）参会太盲目：通知太突然）参会太盲目：通知太突然 事先没准备事先没准备 目的不明确目的不明确 内容不清楚内容不清楚n改善：详读议程表、提前准备好改善：详读议程表、提前准备好 为议题贡献、因探讨收获为议题贡献、因探讨收获 发言有准备、解释要精准发言有准备、解释要精准 深思熟虑：先动脑子再动嘴深思熟虑：先动脑子再动嘴 扬长补短：反观内造多学习扬长补短：反观内造多学习10会议制约因素与改善会议制约因素与改善5 5）发言没技巧：）发言没技巧：言未及之而言

6、言未及之而言 言而及之而不言言而及之而不言 未见颜色而言未见颜色而言 时机不合适时机不合适改善：做好各种准备，深思熟虑改善：做好各种准备，深思熟虑 将自己的发言融入到正确观点之中将自己的发言融入到正确观点之中 预案影响、归纳收放有弹性预案影响、归纳收放有弹性11会议制约因素与改善会议制约因素与改善6 6）效果没要求：组织不认真、参会不尊重）效果没要求：组织不认真、参会不尊重 目标太分散、主题有重叠目标太分散、主题有重叠 明知有争辩、权威不到会明知有争辩、权威不到会 检核有借口、结果无反馈检核有借口、结果无反馈n改善：能合并压缩就不分列主题改善：能合并压缩就不分列主题 能到现场开就不进会议室能到

7、现场开就不进会议室 能站着开短会就不要坐着开长会能站着开短会就不要坐着开长会 解决问题会多开、走形式会少开解决问题会多开、走形式会少开 会前排除无关人、议程无关应早离会前排除无关人、议程无关应早离 重视结论与决议、及时检核奖惩重视结论与决议、及时检核奖惩123 3、高效会议的八大准则、高效会议的八大准则1 1）互动认同、目的议题先确立）互动认同、目的议题先确立2 2）计划周详、精心筹备与组织）计划周详、精心筹备与组织3 3）主持擅长、决策关键都到场）主持擅长、决策关键都到场4 4）合理划分、程序时限不离谱）合理划分、程序时限不离谱5 5）讨论热烈、正反利弊有碰撞）讨论热烈、正反利弊有碰撞6 6

8、）归纳总结、决议任务有担当）归纳总结、决议任务有担当7 7）执行检核、责任结果有反馈）执行检核、责任结果有反馈8 8）公正客观、效果评估多高分）公正客观、效果评估多高分13重点提示：高效会议五要五不要重点提示：高效会议五要五不要n五要：五要： 重要信息必须传递和解释重要信息必须传递和解释 分解目标、研讨解决方案分解目标、研讨解决方案 听取汇报、协调配置资源听取汇报、协调配置资源 同一意愿同一意愿、聚焦目标思路、聚焦目标思路 需当众严肃纪律激发士气需当众严肃纪律激发士气n五不要：五不要： 议题多，议题多，目的不明确目的不明确 无筹划，准备太随意无筹划，准备太随意 无规则，无规则，议程和决策程序议

9、程和决策程序 无结果，无结果，决策和关键人缺会决策和关键人缺会 不适宜不适宜、有更好的方法、有更好的方法14二、小型会议筹备与组织二、小型会议筹备与组织1 1、小型会议筹备组织、小型会议筹备组织“315315”2 2、常见个性与麻烦之对策、常见个性与麻烦之对策3 3、开会显才能的三大技巧、开会显才能的三大技巧151 1、小型会议、筹备组织、小型会议、筹备组织“315315”1 1）3 3 个关键环节个关键环节(1(1）会前筹备与准备）会前筹备与准备n确定目的、议题确定目的、议题n决定规格、方式决定规格、方式n设计议程、规则设计议程、规则n预定时间、人员、会议室预定时间、人员、会议室n会议资料、

10、通知会议资料、通知n会场布置、调试会场布置、调试16我组织(2(2）会中管理与服务）会中管理与服务n签到寒暄、分发资料签到寒暄、分发资料n整顿秩序、宣布主题整顿秩序、宣布主题n引导议程、激发讨论引导议程、激发讨论n掌控时间、处理冷冲掌控时间、处理冷冲n解决问题、归纳提议解决问题、归纳提议n有效决议、保证效果有效决议、保证效果17我组织(3(3）会后收场与跟进）会后收场与跟进n纪要整理、审签纪要整理、审签n明确任务、责任明确任务、责任n清理会议室、叮嘱与告别清理会议室、叮嘱与告别n总结汇报情况总结汇报情况n费用报帐核销费用报帐核销n编写简报、纪要报存编写简报、纪要报存n收集反馈、会议结束收集反馈

11、、会议结束18我组织(1(1）得到通知要准备）得到通知要准备n详读相关资料详读相关资料n理解议题与议程理解议题与议程n准备议题建议准备议题建议n认真设计发言认真设计发言n准备情绪状态准备情绪状态n遵守规则与要求遵守规则与要求n提前安排好工作提前安排好工作n准时参加会议准时参加会议19我参会(2(2）会中参与有贡献）会中参与有贡献n积极倾听思考积极倾听思考n他人发言有补充他人发言有补充n主动表达看法主动表达看法n想法建议需创新想法建议需创新n真诚欣赏鼓励真诚欣赏鼓励n谈论争辩有技巧谈论争辩有技巧n决议有担当决议有担当n行动结果有承诺行动结果有承诺20我参会(3(3）会后行动重效果）会后行动重效果

12、n高层：解释要求检查高层：解释要求检查n承担责任、结果第一承担责任、结果第一 n中层：解读贯彻指导中层：解读贯彻指导n紧盯目标、要事第一紧盯目标、要事第一n基层：解决执行回馈基层：解决执行回馈n超越创新、细节第一超越创新、细节第一n组织：督导检核奖惩组织：督导检核奖惩n优化行为、改进第一优化行为、改进第一21我参会2 2）1 1 张会议导航定位卡张会议导航定位卡（1 1）好处：提醒）好处：提醒 有备有备 定时定时（2 2）步骤：建立坐标，会议时间）步骤：建立坐标，会议时间 + + 会议类别会议类别 重大预定，关键事件优先安排重大预定，关键事件优先安排 标注日程，根据会议逻辑规律标注日程，根据会

13、议逻辑规律 时间优先，预定决策者与关键参会者时间时间优先，预定决策者与关键参会者时间 要事优先，反观往年规律与固定事件标定要事优先，反观往年规律与固定事件标定 小建议：将议题、内容、人员相近的会合并小建议：将议题、内容、人员相近的会合并 高层、咨询顾问、重要客户要标注高层、咨询顾问、重要客户要标注22 会议导航定位卡会议导航定位卡 20102010年会议卡片年会议卡片 会议时间会议时间会议类别会议类别 第一季度第一季度第二季第二季一月一月二月二月一周一周二周二周三周三周四周四周一周一周战战略略会会周一周一周二周二运运营营会会执执行行会会触触发发高层参加高层参加咨询顾问咨询顾问关键人或重要客户关

14、键人或重要客户3 3）5 5 个重要表单个重要表单（1 1）会议通知如何写？）会议通知如何写？n关键点明、一目了然：关键点明、一目了然： 会议名称会议名称/ /目的目的/ /议程议程/ /起始时间起始时间/ /地点地点/ /参会对象参会对象/ /主办单位主办单位n重要陈列、细节注明：重要陈列、细节注明： 参会者需要携带准备材料及准备工作参会者需要携带准备材料及准备工作 报到时间及地点报到时间及地点 主办单位主办单位/ /会务联系人会务联系人/ /咨询电话咨询电话 乘车路线乘车路线/ /衣着及温馨提示衣着及温馨提示 会议费用会议费用n参会人员回执参会人员回执 姓名、性别、职务、民族、到达日期、联

15、系方式、回程票预定姓名、性别、职务、民族、到达日期、联系方式、回程票预定24 会议通知模板会议通知模板25会议主题：会议目的：时间：会议类型：地点：会议准备资料：组织部门: 通知人: 联系电话: 会议规则: 决策程序： 议程：主要输入：参加人： 列席人： 主要输出：（2 2）会议议程规划书）会议议程规划书n严肃说明会议纪律与规则严肃说明会议纪律与规则n排列会议主题与焦点问题排列会议主题与焦点问题n议题重点突出、简洁明快议题重点突出、简洁明快n编排好每个议题的逻辑顺序关系编排好每个议题的逻辑顺序关系n确定会议主席、主持和发言人确定会议主席、主持和发言人n标定发言人的发言主题与时间标定发言人的发言

16、主题与时间提示：提示：重要议题尽早进行提示：提示：重要议题尽早进行 争议问题特殊安排争议问题特殊安排 议程与发言时间以议程与发言时间以“分钟分钟”为单位划分清楚为单位划分清楚26会议议程规划书范本会议议程规划书范本营销工作会议议程营销工作会议议程按照集团全年销售工作部署，为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排，特按照集团全年销售工作部署，为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排，特召开召开上半年销售工作会议上半年销售工作会议。会议相关事宜通知如下：。会议相关事宜通知如下： 一、时间：一、时间：20102010年年6 6月月2828日日1414：0000至至1717：30

17、30 二、地点：集团综合办公一楼二、地点：集团综合办公一楼 多功能厅多功能厅三、参加人员：三、参加人员： 1 1、营销总监；、营销总监； 2 2、营销策划部、营销策划部, ,市场销售部市场销售部, ,客户关系部全体人员；客户关系部全体人员； 四、目标四、目标: : 深刻反省深刻反省, ,致力市场再拓展致力市场再拓展; ;统一布署统一布署, ,勇创销售新巅峰勇创销售新巅峰五、议程：五、议程： 1414：00-1400-14：10 10 与会人员提交书面建议材料并签到入席与会人员提交书面建议材料并签到入席 14 14：10-1410-14：20 20 营销总监动员营销总监动员答案就在问题中！答案就

18、在问题中！ 14 14：20-1420-14：40 40 市场销售部做上半年销售工作汇报市场销售部做上半年销售工作汇报数据风雨录数据风雨录 14 14：40-1540-15：00 00 客户关系部做上半年客服经验总结客户关系部做上半年客服经验总结反馈温度计反馈温度计 15 15：00-1500-15：20 20 分组讨论分组讨论问题分析与解决问题分析与解决目标执行与支持目标执行与支持 15 15：20-1520-15：30 30 茶歇茶歇 15 15：30-1630-16：00 00 营销总监做市场综合分析与销售目标的设定营销总监做市场综合分析与销售目标的设定变压力为动力变压力为动力 16 1

19、6：00-1600-16：30 30 营销策划部提出、分析与解释营销策划方案营销策划部提出、分析与解释营销策划方案降龙十八法降龙十八法 1616：30-1630-16：50 50 分组讨论、认同与接受，销售任务协议签定分组讨论、认同与接受，销售任务协议签定 16 16：50-1750-17：10 10 表彰奖励上半年表彰奖励上半年“销售精英五虎将销售精英五虎将”、先进与获奖感言、先进与获奖感言 17 17：10-1710-17：25 25 营销总监进行会议总结及致词营销总监进行会议总结及致词 17 17：25-1725-17：30 30 准时散会、准时散会、清理会场、致谢告别清理会场、致谢告别

20、六、六、 有关要求有关要求 1. 1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加，不得请假；参加人员要事先安排好工作，务必准时参加，不得请假； 2. 2. 荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录27（3 3）会议纪要）会议纪要n主题要点善归纳主题要点善归纳n问题方法明决议问题方法明决议n发言重点要标注发言重点要标注n重要会议要录音重要会议要录音n例行会议要记全例行会议要记全n字迹清楚不失真字迹清楚不失真n修正排版与整理修正排版与整理n会后核签装订发会后核签装订发28会议纪要模板会议纪要模板会议纪要： 时间： 地点：会议名称： 会议类型：主持人: 会议纪要人:联系

21、人: 联系电话:出席人员:列席人员:缺席人员:纪要呈报: 会议关键词:编 号发 言 人1编 号形 成 的 决 议 与 决 议 内 容责 任 人完 成 时 间1备注:（4)4)会议效果评估模板会议效果评估模板30部门：部门： 职位：职位： 姓名：姓名：1 1、您会前对会议目标是否清楚？、您会前对会议目标是否清楚？ 是是 否否 部分清楚部分清楚 2 2、议程安排是否合理？、议程安排是否合理？ 是是 否否 不太恰当不太恰当 3 3、过程控制的是否井井有条？、过程控制的是否井井有条？ 是是 否否 不能确定不能确定 4 4、时间安排是否适合？、时间安排是否适合？ 是是 否否 不能确定不能确定 5 5、会

22、议主持是否恰当的引导发言和讨论，并作出恰当的决议？、会议主持是否恰当的引导发言和讨论，并作出恰当的决议？ 是是 否否 不太恰当不太恰当 6 6、您认为这次会议的组织效能和整体效果是否满意？、您认为这次会议的组织效能和整体效果是否满意？ 是是 否否 部分满意部分满意 7 7、会后对决议是否认同？、会后对决议是否认同？ 是什么原因？是什么原因？8 8、哪些预期目标没有完全达成？为什么没有完全达成？、哪些预期目标没有完全达成？为什么没有完全达成？9 9、会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务是否满意？设、会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务是否满意？设施是否适用？工

23、作人员是否热情周到？您的改进意见如何？施是否适用？工作人员是否热情周到？您的改进意见如何？1010、您认为会议的主题是否打动人心？大家的参与度是否合适？讨论是否深入？、您认为会议的主题是否打动人心？大家的参与度是否合适？讨论是否深入？1111、您有什么更合理的建议？请提供三条改进建议或意见、您有什么更合理的建议？请提供三条改进建议或意见（5)5)决议实施督查表模板决议实施督查表模板具体决议贯 彻执行人关键指标达成情况环节落差分值加减主要问题表现主要影响因素原因分析改进措施检查时间整改完成时间检查与负责人决议担当部门： 督导记录人：2 2、常见个性与麻烦之对策、常见个性与麻烦之对策1）能言善辩的

24、人n炫耀表现、争功诿过炫耀表现、争功诿过n充满激情、倍感兴趣充满激情、倍感兴趣n垄断讲话、能言善辩垄断讲话、能言善辩n东拉西扯、信马由缰东拉西扯、信马由缰n旁征博引、偏离主题旁征博引、偏离主题n独霸时间、侃侃而谈独霸时间、侃侃而谈应对方策n幽默提醒、建议节制幽默提醒、建议节制n停顿插断、动作制止停顿插断、动作制止n限定时间、轮流发言限定时间、轮流发言n转移话题、选人劝止转移话题、选人劝止n偏题延后、切题讨论偏题延后、切题讨论n调动群众、总结归纳调动群众、总结归纳32常见个性与麻烦之对策常见个性与麻烦之对策2）惹事添烦的人n人身攻击、伤害贬责人身攻击、伤害贬责n排斥观点、压制表现排斥观点、压制表

25、现n消极否定、推诿责任消极否定、推诿责任n含沙射影、冷嘲热讽含沙射影、冷嘲热讽n言语犀利、盛气凌人言语犀利、盛气凌人n唯我独尊、自以为是唯我独尊、自以为是应对方策n重申规则、安抚情绪重申规则、安抚情绪n重复提醒、理性讨论重复提醒、理性讨论n反问论据、事实数据反问论据、事实数据n暗示打断、限制时间暗示打断、限制时间n权威在旁、左右寡言权威在旁、左右寡言n总结发言、带进大家总结发言、带进大家33常见个性与麻烦之对策常见个性与麻烦之对策3）挑战权威的人n质疑权威、反对众议质疑权威、反对众议n分歧较大、寻机发难分歧较大、寻机发难n过分敏感、情绪争议过分敏感、情绪争议n抱怨抱怨不满、消极对话不满、消极对

26、话n不顾感受、粗暴打断不顾感受、粗暴打断n想法独特、不合适宜想法独特、不合适宜应对方策n缓和情绪、创造和谐缓和情绪、创造和谐n肯定创意、换位澄清肯定创意、换位澄清 n征求建议、理解分析征求建议、理解分析n权衡优劣、是非对错权衡优劣、是非对错n当机立断、坚决制止当机立断、坚决制止n尊重众议、妥协正确尊重众议、妥协正确34常见个性与麻烦之对策常见个性与麻烦之对策4）事不关己的人n思想走神、经常出入思想走神、经常出入n电话短信、纷扰不断电话短信、纷扰不断n公私兼顾、装聋作哑公私兼顾、装聋作哑n故作深沉、沉默寡言故作深沉、沉默寡言n瞌睡疲惫、私下讨论瞌睡疲惫、私下讨论n干扰分心、影响进度干扰分心、影响

27、进度应对方策n强化重要、紧系考评强化重要、紧系考评n停顿重复、夸张举动停顿重复、夸张举动n点名发言、追问细节点名发言、追问细节n提问待答、鼓励反馈提问待答、鼓励反馈n及时提示、中断闲谈及时提示、中断闲谈 n拉回注意、规定惩罚拉回注意、规定惩罚35分享：小会管理重在有效分享：小会管理重在有效 有组织：提前沟通目标和意愿，资料提前发有组织：提前沟通目标和意愿，资料提前发 直接进入议程，按顺序进行直接进入议程，按顺序进行 有秩序：决策领导开场有秩序：决策领导开场 经验主持经验主持 责任人主讲责任人主讲 有参与：围绕议题、充分准备和讨论有参与：围绕议题、充分准备和讨论 快速思考、观点融合，积极发言快速

28、思考、观点融合，积极发言 有结论：决策领导，提前思考结论、备融正确观点有结论：决策领导，提前思考结论、备融正确观点 主持引导，激发大家主动思考和积极讨论主持引导，激发大家主动思考和积极讨论 主讲贡献，用成熟且行之有效的方法和结论结束主讲贡献，用成熟且行之有效的方法和结论结束 有负责：责任人、重要事件和完成时限要明确并记录清楚有负责：责任人、重要事件和完成时限要明确并记录清楚 过程有人检核、问题有人解决、结果有人负责过程有人检核、问题有人解决、结果有人负责36373 3、开会显才能的三大技巧、开会显才能的三大技巧1 1）发言、倾听与反馈有技巧）发言、倾听与反馈有技巧（1 1）参会发言有秘方）参会

29、发言有秘方 清晰预报亮点清晰预报亮点 设计框架逻辑设计框架逻辑 了解他人需要了解他人需要 照顾对方感受照顾对方感受 吻合会场氛围吻合会场氛围 尊重参会伙伴尊重参会伙伴 表达通俗易懂表达通俗易懂 观点观点重点突出重点突出 辅助件更重要辅助件更重要小经验：同理心表达小经验：同理心表达认同别人的说法，支持别人的想法和建议，认认同别人的说法，支持别人的想法和建议，认同别人更容易肯定你自己同别人更容易肯定你自己表达不同意见，要照顾对方立场和面子表达不同意见，要照顾对方立场和面子表达相同意见，要检查对方解读和理解表达相同意见，要检查对方解读和理解少用你、他、他们和你们，多用您、我、我们少用你、他、他们和你

30、们，多用您、我、我们、咱们、咱们多用也、同时，少用但是多用也、同时，少用但是3839聽聽（2 2）参会倾听有技巧）参会倾听有技巧技巧：身体向前倾、点头且微笑技巧：身体向前倾、点头且微笑 眼神有交流、重复和归纳眼神有交流、重复和归纳 （3 3）参会反馈有方法）参会反馈有方法n如何给予反馈如何给予反馈 对症下药的反馈对方所关注、关心、需要的信息对症下药的反馈对方所关注、关心、需要的信息 找到共同点找到共同点, ,主动、具体、及时的回应主动、具体、及时的回应 把握时机，控制情绪、端正态度把握时机，控制情绪、端正态度 对事不对人，描述不判断对事不对人，描述不判断n如何接受反馈如何接受反馈 倾听，不打断

31、，更不要防卫和设限倾听，不打断，更不要防卫和设限 如有异议，询问实例，澄清事实如有异议，询问实例，澄清事实 梳理反馈信息，以确定对它的理解梳理反馈信息，以确定对它的理解 适当表现需要帮助适当表现需要帮助, ,获得更多反馈支持获得更多反馈支持 表明你行动的态度，让对方放心表明你行动的态度，让对方放心40过程管理：请将责任心放在结果上！过程管理：请将责任心放在结果上！带帽定位、换位思考放下壳子、贡献点子尊重规则、符合职责绿帽守则绿帽守则n提出问题、目标议程提出问题、目标议程n横向思维、引导异议横向思维、引导异议n刺激讨论、激发创意刺激讨论、激发创意n协调意动、聚焦目标协调意动、聚焦目标42黄帽守则

32、黄帽守则n提出提出想法想法、建议和方案、建议和方案n乐观肯定、积极探求乐观肯定、积极探求n排忧解难、探讨机会排忧解难、探讨机会n创新方法、解决问题创新方法、解决问题43黑帽守则黑帽守则n进行负面评论和批判进行负面评论和批判n指出指出问题、问题、风险风险和和危危机机n理性否定、公而无私理性否定、公而无私n分析误失、固执偏激分析误失、固执偏激44白帽守则白帽守则n罗列事实、分析案例罗列事实、分析案例n获得、提炼并提供信息获得、提炼并提供信息n输入数据、导出结果输入数据、导出结果n客观公正、促成目标客观公正、促成目标45红帽守则红帽守则n感性率性感性率性n直觉触发直觉触发n情绪情绪敏感敏感n逻辑预见

33、逻辑预见n劝解说服劝解说服n协调关系协调关系46蓝帽守则蓝帽守则n组织控制、综合权衡组织控制、综合权衡n冷静理智、平息冲突冷静理智、平息冲突n选择取舍、盘点收获选择取舍、盘点收获n归纳提炼、达成决议归纳提炼、达成决议47经验分享：常见的决策方法经验分享：常见的决策方法 头脑风暴法：脑力激荡、创新思维头脑风暴法：脑力激荡、创新思维 欣赏鼓励、嫁接改造欣赏鼓励、嫁接改造 点子白板、利好聚焦点子白板、利好聚焦 专家决策法：专家决策法：1 1、专家共参、抛出问题、专家共参、抛出问题 诊断疑难、倾听建议诊断疑难、倾听建议 探讨方法、梳理决策探讨方法、梳理决策 2 2、独立专家、秘密旁听、独立专家、秘密旁

34、听 权衡利弊、专业分析权衡利弊、专业分析 意见思路、往复反馈意见思路、往复反馈48常见的决策方法常见的决策方法 易地思考法：摆脱干扰、易地探讨易地思考法：摆脱干扰、易地探讨 触景拓展、启迪智慧触景拓展、启迪智慧 创造构想、高效决策创造构想、高效决策 思路转换法：逆向思维、正反观点思路转换法：逆向思维、正反观点 差异博弈、突破定式差异博弈、突破定式 趋利避害、聚焦决策趋利避害、聚焦决策 权威决策法权威决策法 少数服从多数少数服从多数49 50注重集体智慧聚焦会议目标高低低高克制回避合作竞争妥协维持和谐避免争执力争主动创新方法向正确低头2 2）会议冲突的处理技巧）会议冲突的处理技巧克制与回避克制与

35、回避情景情景 : :不值争执或时机不佳不值争执或时机不佳 没更好建议支持议案没更好建议支持议案 对事情了解不太全面对事情了解不太全面 发现自己情绪太冲动发现自己情绪太冲动 发现别人的建议更好发现别人的建议更好建议建议 : : 保持支持态度满足他人保持支持态度满足他人 用欣赏与配合赢取和谐用欣赏与配合赢取和谐 在容长纳短中学习与成长在容长纳短中学习与成长51妥妥 协协情景情景: :自己想法与集体意愿相冲突自己想法与集体意愿相冲突 势均力敌又相互排斥时势均力敌又相互排斥时 非常复杂一时难以辨明非常复杂一时难以辨明 合作与竞争的努力没成功时合作与竞争的努力没成功时建议建议: :相互让步，彼此借鉴相互

36、让步，彼此借鉴 支持利好、妥协共融支持利好、妥协共融52竞争竞争情景：原则性问题、影响公司利益情景：原则性问题、影响公司利益 重大紧急、需迅速抉择重大紧急、需迅速抉择 各持己见就会没完没了各持己见就会没完没了 采用你建议或方案明显利好采用你建议或方案明显利好 建议建议: :确保正确、据理力争确保正确、据理力争 主动说服、快刀斩乱麻主动说服、快刀斩乱麻53合作合作情景：议题十分重要又无法妥协情景：议题十分重要又无法妥协 目标一致但角度和看法分歧目标一致但角度和看法分歧建议：大局第一、舍小求大建议：大局第一、舍小求大 资源共享、优势互补资源共享、优势互补 充分沟通、各展所长充分沟通、各展所长545

37、53 3）让陈述更具条理性的技巧）让陈述更具条理性的技巧（1 1）突出重点：）突出重点： 归纳几点容易聚焦注意力归纳几点容易聚焦注意力（2 2）概括三）概括三点：点： 三大纪律、约法三章三大纪律、约法三章（3 3）归纳提炼：）归纳提炼： 字字千金字字千金三、大型会议策划与管理三、大型会议策划与管理1 1、大型会议筹划管理三方策、大型会议筹划管理三方策2 2、常见意外尴尬之对策、常见意外尴尬之对策3 3、开会展风采的三大技巧、开会展风采的三大技巧56 会前筹备与准备之程序会前筹备与准备之程序 明确会议目的与主要议题明确会议目的与主要议题 指定项目负责人指定项目负责人 确定参会人名单确定参会人名单

38、 敲定时间地点敲定时间地点 拟定会议议程拟定会议议程 准备材料并发放准备材料并发放 发布通知并确定发布通知并确定 报批预算费用报批预算费用 住宿餐饮接送住宿餐饮接送57 会中管理与服务之程序会中管理与服务之程序 组织主持前一时、签到余量一刻钟组织主持前一时、签到余量一刻钟 组织维持协调、主持人引导议程组织维持协调、主持人引导议程 宣布议题与内容、重申会议纪律宣布议题与内容、重申会议纪律 议题报告要简明、讨论观点要鲜明议题报告要简明、讨论观点要鲜明 主持激发与控制、依序绕题不超时主持激发与控制、依序绕题不超时 问题解决要归纳、达成共识与决议问题解决要归纳、达成共识与决议58 会后收场与跟进之程序

39、会后收场与跟进之程序 重申决议、明确责任重申决议、明确责任 效果评估、激励行动效果评估、激励行动 整理会场、设备、离整理会场、设备、离 会退房、结帐、送站会退房、结帐、送站 会务总结、报费用会务总结、报费用 纪要签发、编简报纪要签发、编简报 经验提炼、要分享经验提炼、要分享 决议跟踪、执行查核决议跟踪、执行查核 结果反馈、兑现承诺结果反馈、兑现承诺591 1、大型会议、筹划管理三方策、大型会议、筹划管理三方策1 1）会前筹划与准备之方策）会前筹划与准备之方策（1 1）找对人、干对事）找对人、干对事会议结果的直接责任人会议结果的直接责任人 - 项目总监项目总监找对人：找对人：职位职位 / / 威

40、望威望 / /年龄和阅历年龄和阅历 相关的组织策划能力相关的组织策划能力 综合资源的熟悉程度综合资源的熟悉程度干对事干对事: :人财物与流程、吃住行与效果人财物与流程、吃住行与效果 精心配置、合理排期精心配置、合理排期 筹划与会务、场内与场外筹划与会务、场内与场外 脑内思维图、脑外记事板脑内思维图、脑外记事板 定期沟通与通报定期沟通与通报 合理奖惩合理奖惩（2 2）预算到、控制好）预算到、控制好请求财务人员参与预算请求财务人员参与预算适当宽余留出机动费用适当宽余留出机动费用书面申报和签字书面申报和签字提前两周，做出预算送审批提前两周，做出预算送审批 提前一周，收支出纳所需款项提前一周，收支出纳

41、所需款项提前行文，规范制约。提前行文，规范制约。会议费会议费的预算的预算三点：三点：全面、精细、节约全面、精细、节约八项：八项：餐饮、住宿、交通、餐饮、住宿、交通、场地、物品、资料、娱乐、场地、物品、资料、娱乐、酬劳费。酬劳费。（3)3)会务会务准备、执行核对单准备、执行核对单 NO会务项目会务项目责责人人核核查查NO会务项目会务项目责责人人核核查查1会议的目的、议题、形式与确定人员会议的目的、议题、形式与确定人员11交换信息、指导服务员会务工作细节交换信息、指导服务员会务工作细节2会议规格、地点场所、日程议程与定时会议规格、地点场所、日程议程与定时12采买摆放茶歇采买摆放茶歇3发言顺序、亟待

42、讨论与决策的问题发言顺序、亟待讨论与决策的问题1313采买用品、文件、名签、文具采买用品、文件、名签、文具4权威、主持、记录、必参确定、排座与桌权威、主持、记录、必参确定、排座与桌签签14娱乐、保龄、游泳、台球、乒乓、网球娱乐、保龄、游泳、台球、乒乓、网球5参会者准备资料，参会者准备资料，通知发出与反馈通知发出与反馈15确认行程、提前处理往返交通确认行程、提前处理往返交通6是否需要签保密协定是否需要签保密协定16申报：口头沟通、书面申请申报：口头沟通、书面申请支取：预算审批、借支票据支取：预算审批、借支票据7准备会场周边位置指引图准备会场周边位置指引图17房间安排房间安排8辅助辅助PPTPPT

43、制作、条幅制挂、指引牌提示制作、条幅制挂、指引牌提示18用餐用餐9会场会场预定于布置、必去标注示意预定于布置、必去标注示意19接听电话、传递信息接听电话、传递信息10确定辅助视听设备与教材（借还）确定辅助视听设备与教材（借还）20会场应急、医疗会场应急、医疗投影仪、投影幕投影仪、投影幕 、激光笔、激光笔2121车辆安排车辆安排/时间表时间表/用车人用车人/接机接机/机动用车机动用车无线麦、白板笔、白板檫无线麦、白板笔、白板檫22会后娱乐项目安排与通知会后娱乐项目安排与通知笔记本、照相机、摄像机笔记本、照相机、摄像机23会后结帐、费用报销会后结帐、费用报销插电板、订书机、剪刀插电板、订书机、剪刀

44、24设备整理、会务总结设备整理、会务总结（4 4）各司其职、责权到人）各司其职、责权到人确定会议目标确定会议目标编写会议日程表编写会议日程表撰写会议通知和纪要撰写会议通知和纪要准备媒体新闻稿准备媒体新闻稿发言稿及典型经验材料发言稿及典型经验材料制定费用预算，会场设制定费用预算，会场设施，现金管理，记帐施，现金管理，记帐会议物品准备、常用文会议物品准备、常用文具、用品、视听器材具、用品、视听器材下发会议通知、联系方式下发会议通知、联系方式确定到会、时间和地点确定到会、时间和地点收费、房间分配收费、房间分配签到、分发资料签到、分发资料 非现场组非现场组嘉宾咨询、邀请与联络嘉宾咨询、邀请与联络考察地

45、点、会场布置考察地点、会场布置接站、食宿接站、食宿旅游及参观地点旅游及参观地点63特别提示特别提示n了解是否有少数民族及特殊的风俗习惯了解是否有少数民族及特殊的风俗习惯n了解有没有素食者，要为这些人单独做准备了解有没有素食者，要为这些人单独做准备n了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译n了解是否有媒体记者出席会议，是否需要准备了解是否有媒体记者出席会议，是否需要准备单独的座位单独的座位n了解是否有竞争对手参加会议，敏感问题要把了解是否有竞争对手参加会议，敏感问题要把握好尺度和讲话的方式握好尺度和讲话的方式（5 5）会场考察与布置）会场考察与布置n会议环

46、境 位置适宜、会议室大小恰当、噪音、温度、灯光、色调、通位置适宜、会议室大小恰当、噪音、温度、灯光、色调、通风、桌椅舒适、餐厅、住宿房间环境、娱乐厅、停车场、卫风、桌椅舒适、餐厅、住宿房间环境、娱乐厅、停车场、卫生间、附近医院、生间、附近医院、让服务方协调公共安全事宜让服务方协调公共安全事宜n辅助设施 条幅、音响、麦克、投影、屏幕、电源、背景音乐、台布条幅、音响、麦克、投影、屏幕、电源、背景音乐、台布n场地布置与检查 桌椅摆放桌椅摆放要视主题人数、互动性摆要视主题人数、互动性摆O OUVUV或横排形或横排形、注意主席注意主席、主持、记录、必参、列席者的位置，、主持、记录、必参、列席者的位置，人

47、均人均2 23 3平米平米，演示内容，演示内容、视线角度、灯光效果、声音清晰、声音效果、可能干扰、视线角度、灯光效果、声音清晰、声音效果、可能干扰65桌椅的摆放桌椅的摆放n战略类会议人数战略类会议人数1010人左右，最为合适的是人左右，最为合适的是5-75-7人，桌人，桌椅摆放以圆桌型、半岛型摆放为宜；椅摆放以圆桌型、半岛型摆放为宜； 好处：能防止人数太少，不能集中反映群体智慧；好处：能防止人数太少，不能集中反映群体智慧； 又能避免人数过多而产生部分人消极参与。又能避免人数过多而产生部分人消极参与。n运营类会议可以超过运营类会议可以超过1010人，但要根据会议的议题、重人，但要根据会议的议题、

48、重要性具体决定合适的人数，桌椅摆放以要性具体决定合适的人数，桌椅摆放以“U”U”型、型、“V”V”型、鱼骨型、小组式排座法为宜。型、鱼骨型、小组式排座法为宜。n执行类会议人数众多，可以布置成教室模式、剧院模执行类会议人数众多，可以布置成教室模式、剧院模式、阶梯教室。式、阶梯教室。66（6 6）突发事件、未雨绸缪）突发事件、未雨绸缪n预则立，不预则废n分工明确是前提n备用设备和方案n常见突发事件：设备故障公共安全部门检查嘉宾误场与会者突发疾病现场停电卫生间告急无法准时就餐集体外出活动漏掉人竞争对手捣乱67（7 7）锦上添花、第一印象）锦上添花、第一印象前期精确统计到达时间、温馨提示前期精确统计到

49、达时间、温馨提示接站有明确标识、下车就看到欢迎横幅接站有明确标识、下车就看到欢迎横幅接站礼仪不嫌多、现场指示牌要醒目接站礼仪不嫌多、现场指示牌要醒目现场报到井然有序现场报到井然有序化整为零、层层负责化整为零、层层负责最小单位不超过最小单位不超过1010人人与会者互助管理与会者互助管理报到接待要用心报到接待要用心2 2）会中管理与服务之方策）会中管理与服务之方策（1 1）会中服务重在细节）会中服务重在细节n现场现场签到、组织、安排就座签到、组织、安排就座嘱咐参会人员汇报顺序嘱咐参会人员汇报顺序会议记录、录音和整理会议记录、录音和整理转接电话、提示休息转接电话、提示休息协助掌控会议进程协助掌控会议

50、进程设备、音乐管理设备、音乐管理现场摄录像现场摄录像茶点服务茶点服务 n非现场非现场突发状况应急处理突发状况应急处理食宿及娱乐管理食宿及娱乐管理临时采买与交付临时采买与交付财物管理财物管理用餐的保障用餐的保障娱乐的保障娱乐的保障休息的保障休息的保障69（2 2）会中管理重在高效）会中管理重在高效n明确目的和议题、挖掘价值与意义明确目的和议题、挖掘价值与意义n先定逻辑再排序、分类召开选对人先定逻辑再排序、分类召开选对人n精准筹备排议程、轻重次序排定时精准筹备排议程、轻重次序排定时n适宜场地与时限、标准程序模板化适宜场地与时限、标准程序模板化n专注问题与方法、避免扯皮与争吵专注问题与方法、避免扯皮