采购部门的作用和职责课件.ppt

1、采购基础采购基础学习目标学习目标知识目标知识目标掌握采购管理的功能掌握采购管理的功能能力目标能力目标1 1能细分采购岗位并制定职责；能细分采购岗位并制定职责；2 2能对采购流程进行分析。能对采购流程进行分析。技能目标技能目标1 1能设置采购岗位；能设置采购岗位；2 2能制订采购流程。能制订采购流程。总目标总目标能根据企业实际能根据企业实际情况，设置采购管理部门情况，设置采购管理部门及建立有效的采购流程。及建立有效的采购流程。本章能力目标本章能力目标1. 能针对企业的具体情况设置采购部门，表能针对企业的具体情况设置采购部门，表现为企业采购部门组织结构图现为企业采购部门组织结构图 ；2. 能描述并

2、根据实际情况分析和制定企业采能描述并根据实际情况分析和制定企业采购的基本流程购的基本流程 。本章知识目标本章知识目标1. 与采购相关的基本概念；与采购相关的基本概念；2. 采购的采购的5R原则；原则；3. 采购人员的基本职责和应具备的基本素质采购人员的基本职责和应具备的基本素质本章任务本章任务1你认为家庭日常采购与企业采购有哪些你认为家庭日常采购与企业采购有哪些异同点？异同点？2 2采购中应如何把握采购中应如何把握5R5R原则？原则？3 3某企业经营过程中需用到一批托盘，试某企业经营过程中需用到一批托盘，试说明其采购的工作程序。说明其采购的工作程序。第一章第一章 采购基础采购基础本章主要内容：

3、本章主要内容： 采购及采购管理的概念采购及采购管理的概念 采购的地位和作用采购的地位和作用 采购部门和采购人员的职责采购部门和采购人员的职责 采购的原则与程序采购的原则与程序案例导读案例导读回答以下问题：回答以下问题：1 1企业要不要加强采购管理？如何通过管理出效益？企业要不要加强采购管理？如何通过管理出效益？2 2企业如何设立采购管理部门？如何明确采购管理人企业如何设立采购管理部门？如何明确采购管理人员的职责？员的职责？3 3采购过程中我们如何确定采购原则？我们需要什么采购过程中我们如何确定采购原则？我们需要什么样的采购流程？样的采购流程？第一节第一节 采购与采购管理采购与采购管理一、采购的

4、含义一、采购的含义（一）采购的概念（一）采购的概念 采购采购是指自然人或者组织为生产、消费等目的购是指自然人或者组织为生产、消费等目的购买商品或劳务的行为。买商品或劳务的行为。 企业采购企业采购指工商企业以盈利为目的，为提供社会指工商企业以盈利为目的，为提供社会最终产品或服务而购买生产资料的活动。最终产品或服务而购买生产资料的活动。 第一节第一节 采购与采购管理采购与采购管理除了采购的基本概念外，你还需要了解：除了采购的基本概念外，你还需要了解：1 1订购订购采购企业下订单的过程。采购企业下订单的过程。2 2前期采购前期采购采购过程中下订单之前的相关工作。采购过程中下订单之前的相关工作。3 3

5、后期采购后期采购采购过程中自下订单后的相关工作。采购过程中自下订单后的相关工作。4 4战略采购战略采购宏观范围和长远的考虑宏观范围和长远的考虑5 5供应供应角度的不同角度的不同6 6全球采购全球采购在全世界范围内去寻找供应商在全世界范围内去寻找供应商第一节第一节 采购与采购管理采购与采购管理内部顾客内部顾客采购功能采购功能战略采购战略采购后期采购后期采购前期采购前期采购采购需求采购需求供应商供应商选择选择合同合同下订单下订单跟单、过程控跟单、过程控制制供应商供应商供应供应采购活动相互关系图采购活动相互关系图 第一节第一节 采购与采购管理采购与采购管理二、采购管理的含义二、采购管理的含义（一）采

6、购管理（一）采购管理 采购管理采购管理是指为保证企业采购目标的实现而对采是指为保证企业采购目标的实现而对采购活动所进行的购活动所进行的计划、组织、协调与控制计划、组织、协调与控制，是企业为，是企业为达到战略目标而获取供应商的商品和资源的活动。达到战略目标而获取供应商的商品和资源的活动。 第一节第一节 采购与采购管理采购与采购管理（二）采购管理的功能和目标（二）采购管理的功能和目标 1 1采购管理的功能采购管理的功能2 2采购管理的目标采购管理的目标 （1 1）为企业提供所需的、不间断物料和服务，使整个组织正）为企业提供所需的、不间断物料和服务，使整个组织正常运转，这是采购部门的第一要务常运转，

7、这是采购部门的第一要务 （2 2）争取最低成本）争取最低成本 （3 3）使存货和损失降到最低限度）使存货和损失降到最低限度 （4 4）提高产品或服务质量）提高产品或服务质量第二节第二节 采购的地位与作用采购的地位与作用一、采购在企业经营中的地位一、采购在企业经营中的地位 正确认识采购在企业经营中的地位有助于企业通正确认识采购在企业经营中的地位有助于企业通过采购来建立自己的竞争优势。一般说来，采购在企过采购来建立自己的竞争优势。一般说来，采购在企业经营中的地位表现在以下几个方面：业经营中的地位表现在以下几个方面： 1 1采购是企业采购是企业产品质量产品质量的基本保证的基本保证 2 2采购是促进采

8、购是促进产品开发产品开发的重要因素的重要因素 3 3采购是降低企业成本的重要手段采购是降低企业成本的重要手段第二节第二节 采购的地位与作用采购的地位与作用二、采购在企业经营中的作用二、采购在企业经营中的作用 1 1促使企业快速生产质优价廉的产品促使企业快速生产质优价廉的产品 2 2加快企业物料和信息的流动加快企业物料和信息的流动 3 3改进企业的企业规划改进企业的企业规划第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员一、采购管理部门的设置一、采购管理部门的设置（一）影响采购机构设置的因素（一）影响采购机构设置的因素 影响采购机构设置的主要因素主要有影响采购机构设置的主要因素主要有领导者领导者的看法

9、的看法、所需采购的对象的价值、技术水平、企、所需采购的对象的价值、技术水平、企划水平、企业战略等划水平、企业战略等 。第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员一、采购管理部门的设置一、采购管理部门的设置（二）企业采购组织的设置（二）企业采购组织的设置 1 1集权式的采购组织集权式的采购组织 2 2分权式的采购组织分权式的采购组织 3 3集权与分权相结合的采购组织集权与分权相结合的采购组织第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员二、采购管理部门的职责二、采购管理部门的职责（一）采购部门的职责（一）采购部门的职责 1 1采购总部的职责采购总部的职责战略、协调战略、协调 2 2采购部门的职责采购

10、部门的职责具体事务具体事务（二）采购职能的层次划分（二）采购职能的层次划分1 1战略层战略层次次 2 2战术层战术层次次 3 3运作层运作层次次第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员组织单位组织单位负责的采购类别负责的采购类别职权职权集团物资集团物资采购部采购部生产设备生产设备大宗器材配件如包装大宗器材配件如包装袋袋水电等水电等车辆、高档办公用品车辆、高档办公用品等等为集团内所有子公司统一组织所负责采购类别的战略采购，为集团内所有子公司统一组织所负责采购类别的战略采购，确定供应商名单确定供应商名单与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采购价格与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采

11、购价格指导、监督下属采购部门的战略采购工作指导、监督下属采购部门的战略采购工作维护并更新各公司设备及大宗备品配件信息库，协调各工厂维护并更新各公司设备及大宗备品配件信息库，协调各工厂间的物资调配间的物资调配维护、更新和修改采购程序与制度维护、更新和修改采购程序与制度地区事业地区事业部物资采部物资采购处购处大宗原燃物料大宗原燃物料办公用品、部分专业办公用品、部分专业服务等服务等为该地区所有工厂统一组织所负责采购类别的战略采购，确为该地区所有工厂统一组织所负责采购类别的战略采购，确定供应商名单定供应商名单与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采购价格与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采

12、购价格指导、监督下属采购部门的战略采购工作指导、监督下属采购部门的战略采购工作工厂采购工厂采购部门部门小额采购的原物料小额采购的原物料与地域关系较强的专与地域关系较强的专业服务、非标加工件业服务、非标加工件等等负责所属物资类别的采购负责所属物资类别的采购记录与维护采购的数据库记录与维护采购的数据库与供应商日常联系，安排送货事宜，并记录供应商的业绩表与供应商日常联系，安排送货事宜，并记录供应商的业绩表现现第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员采购部经理采购部经理原料组组长原料组组长燃料组组长燃料组组长设备组组长设备组组长办公用品组长办公用品组长维修组组长维修组组长铅采购员铅采购员铜采购员铜采

13、购员化学品采购员化学品采购员电器采购员电器采购员机械采购员机械采购员第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员工程发包工程发包(事务用品、事务用品、维护机械、维护机械、维护水电维护水电)机械制品机械制品(包含塑料包含塑料胶品、机器胶品、机器设备、模具设备、模具等）等）电子零件电子零件(包括集包括集成电路、开关、成电路、开关、电阻、连接器、电阻、连接器、变压器、制动变压器、制动器等）器等）采购部采购部采采购购一一部部采采购购二二部部采采购购三三部部第三节第三节 采购组织与人员采购组织与人员采购部采购部外外购购部部内内购购部部采购部采购部华华东东采采购购部部华华中中采采购购部部华华南南采采购购部部

14、华华北北采采购购部部例：例：某电脑公司组织表某电脑公司组织表E部部制制造造工工程程部部制制造造部部品品管管部部生生管管二二部部生生管管一一部部仓仓储储部部内内购购部部厂厂务务部部电电脑脑工工程程部部机机械械工工程程部部视视讯讯工工程程部部安安规规部部软软件件工工程程部部电电源源工工程程部部计计划划管管制制部部业业务务一一部部业业务务二二部部外外购购部部资资讯讯部部财财会会部部进进出出品品部部会会计计部部工工业业关关系系部部工工厂厂厂长室厂长室研研发发处处ID中心中心X-TERMINAL业业务务处处产品产品中心中心财财务务处处总经理室总经理室（内部稽核组）（内部稽核组）总经理总经理第三节第三节

15、采购组织与人员采购组织与人员三、采购人员的职责三、采购人员的职责教材中是零售业为例教材中是零售业为例（一）采购管理人员的职责（一）采购管理人员的职责1 1采购总监的职责采购总监的职责 2 2采购经理的职责采购经理的职责（二）采购作业人员的职责（二）采购作业人员的职责1 1采购主管的职责采购主管的职责 2 2采购人员的职责采购人员的职责 3 3采购助理的职责采购助理的职责 4 4采购文员的职责采购文员的职责补充：采购人员的素质补充：采购人员的素质才能方面才能方面u价值分析能力价值分析能力u预测能力预测能力u表达能力表达能力u专业知识专业知识u应变能力应变能力品德方面品德方面u公正与诚实公正与诚实

16、 u临财不苟得临财不苟得u敬业精神敬业精神u虚心与耐心虚心与耐心采购人员的素质要求采购人员的素质要求 专业形象专业形象 应变能力应变能力 表达能力表达能力 时间管理时间管理 观观 察察 力力亲亲 合合 力力 诚实、乐观、自信、勤奋诚实、乐观、自信、勤奋 耐心、积极、坚强、毅力耐心、积极、坚强、毅力对供应商产品了解对供应商产品了解 对技术了解对技术了解 对市场了解对市场了解 知识面广知识面广SkillAttitudeKnowledgeSAK原则你是否具备应变能力？你是否具备应变能力？（1 1） 你非常忙碌之时，有人来找你，你会（你非常忙碌之时，有人来找你，你会（ ） A. A. 表现得很讨厌表现

17、得很讨厌 B. B. 如常地打招呼如常地打招呼 C. C. 告诉他你很忙。告诉他你很忙。（2 2） 你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。你会想（你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。你会想（ ） A. A. 多等一会儿多等一会儿 B. B. 他是否发生什么事他是否发生什么事 C. C. 他也许不来他也许不来（3 3）某日约好喝茶，但那朋友临时打电话推辞了。你会感到（）某日约好喝茶，但那朋友临时打电话推辞了。你会感到（ ） A. A. 早知不约他，浪费了我宝贵的一天早知不约他，浪费了我宝贵的一天 B. B. 自己找节目自己找节目 C. C. 真倒霉真倒霉（4 4） 你的工作很顺利的进行

18、，但忽然因事延误了。你会（你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会（ ） A. A. 停顿下来不再继续停顿下来不再继续 B. B. 想个办法想个办法 C. C. 觉得困难重重觉得困难重重 （5 5） 你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为（你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为（ ） A. A. 他要依靠你他要依靠你 B. B. 尽量友善的对他尽量友善的对他 C. C. 他会在背后说你坏话他会在背后说你坏话 （6 6） 当别人对你怀有敌意时，你的反应是（当别人对你怀有敌意时，你的反应是（ ） A.A. 不理会不理会 B. B. 控制自己控制自己 C. C. 如常对待，希望改

19、变对方看法如常对待，希望改变对方看法结结 果果计分：计分： 答案是答案是B的得的得1 分，分，A与与C得零分。得零分。解析：解析： 得得56分者，你很懂得处理各种困难，有应变分者，你很懂得处理各种困难，有应变能力。能力。 得得34分者，你的克制能力还不错，但仍有需分者，你的克制能力还不错，但仍有需改进之处。改进之处。 得得12分者，你经常感到挫折，应变能力差。分者，你经常感到挫折，应变能力差。第四节第四节 采购的原则与程序采购的原则与程序一、采购的原则一、采购的原则（一）（一）合适质量原则合适质量原则 1 1质量文件质量文件 2 2采购的质量标识采购的质量标识 3 3保证采购质量的主保证采购质

20、量的主要措施要措施（二）（二）合适时间原则合适时间原则 1 1付款天数（帐期）付款天数（帐期） 2 2交货期交货期（三）（三）合适价格原则合适价格原则 1 1采购价格的确定采购价格的确定 2 2控制价格的主要措施控制价格的主要措施（四）（四）合适订购量原则合适订购量原则 （五）（五）合适供应商原则合适供应商原则即适地原则即适地原则第四节第四节 采购的原则与程序采购的原则与程序二、采购活动的一般程序二、采购活动的一般程序（一）采购程序（一）采购程序美国采购学者威斯汀发现多数企业的基本采购程序如下：美国采购学者威斯汀发现多数企业的基本采购程序如下：1 1提出需求提出需求 2 2描述需求描述需求 3

21、 3寻找可能的供应来源，评价供应商寻找可能的供应来源，评价供应商 4 4确定适宜的价格确定适宜的价格 5 5发出采购订单发出采购订单 6 6订单跟踪与稽核订单跟踪与稽核 7 7交货不符与退换货处理交货不符与退换货处理 8 8核对票据核对票据 9 9结案结案 1010采购记录与档案维护采购记录与档案维护 采购流程采购流程图图开发、生产、采购战略需求开发、生产、采购战略需求自制、采购决策、采购物品战自制、采购决策、采购物品战略略采购市场调研分析、供应商初选采购市场调研分析、供应商初选供应商审核、认可供应商审核、认可下订单、供应商交货下订单、供应商交货供应商表现、绩效考评与跟进供应商表现、绩效考评与

22、跟进供应商协议与合同供应商协议与合同供应商分类供应商分类（商业型、优先型、（商业型、优先型、伙伴型）伙伴型）供应商改进与优化供应商改进与优化自制或采购决策工作程序自制或采购决策工作程序供应市场调研分析工作程序供应市场调研分析工作程序供应商选择与审核工作程序供应商选择与审核工作程序供应商认可工作程序供应商认可工作程序供应商考评工作程序供应商考评工作程序供应商分类管理工作程序供应商分类管理工作程序供应商来料验收工作程序供应商来料验收工作程序采购合同与协议采购合同与协议采购工作绩效衡量及报告采购工作绩效衡量及报告采购文件及信息控制程序，采购人员权限规定，采购文件及信息控制程序，采购人员权限规定，采购人员行为道德规范采购人员行为道德规范本章结束本章结束