物业小区方案.doc
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- 物业 小区 方案
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1、住宅小区物业管理方案第一章对现时管理工作的意见及接管后的改善建议第一节调 研小区的物业管理工作水准真正达标、上档次,充分满足业主、使用者的服务需求,针对物业管理的各个要素,了解其具有的各项特点以及物业管理工作的难点和重点,确立了的整体构想和管理策划思路。经调研和分析物业管理工作主要存在:“一个根本矛盾,两个意识被动,三个服务漏项”.1,利益的根本矛盾:现时物业管理机构在管理酬金收取依据上采用典型香港物业管理有关依据,酬金收取标准按管理服务之物业总支出之比例收取.在国内相关法规缺乏及业主维护权益意识薄弱时,在利益驱动之下,势必造成管理开支增大,形成与业主利益的矛盾。2;物业保值、增值意识被动:物
2、业的保值和升值是业主投资的一个主要因素了。现时环境、设施及物业形象之面貌显示物业管理机构处于较被动状态,未有体现从专业物业管理角度向业主提供服务之意识。物业管理服务意识被动:现时物业管理机构提供服务内容主要仍为保安、清洁、维修等被动型公共地方工作,与现时不断提升之业主、使用者需求不相匹配。物业形象服务缺乏:物业形象是物业价值的体现,物业价值是业主的利益.私人个性服务缺乏:在高尚住宅,物业使用者的需求在不断提升,也同时各有不同.物业管理服务应提供和满足物业使用者的不同需要。沟通服务缺乏:物业管理是业主与物业管理机构委托合同的行为,相互沟通是委托合同进行的重要因素,缺乏沟通将影响服务质量。一、管理
3、服务思路现代人经过努力,在住居条件上已从生存需求、伦理需求提升到向发展和享受需求层面,有了更高的要求。我们考虑到小区的业主使用者都是经济富裕的企业家、企业高级管理人士和行政公务人士.业主组成整体素质高,对物业管理服务工作的要求也高,一般层次上的物业管理服务工作很难让业主满意。小区围合式建筑,营造了公共空间生活气氛和私人隐密相兼顾之居住环境;加之人车分流的整体规划,营造出家居生活氛围与私人空间相得益彰的高品质生活小区氛围。为了在不同程度上满足业主和使用者的需求,我们将小区的物业管理服务过程中体现“业主利益第一位,服务内容全面化,保证物业管理服务质量.以达到我们物业管理的目标:“通过自己的有效服务
4、,提高物业的使用效率和经济效益,促使物业的保值和增值,构筑起一个有利于人与人之间沟通、人与自然和谐、人与文化融通、健康开放的工作和生活环境”。二、物业管理改进工作为显现出物业管理的四大功能:“管理功能、维护功能、服务功能、经济功能”。我们将对小区的物业管理服务过程中突出体现:1、 管理酬金定额收取,彻底照顾业主利益。物业管理公司将采用管理酬金标准与小区物业管理支出脱钩,以定额形式收取,以国家统计部门物价指数调整的原则。从根本上为业主利益考虑,以增强业主与物业管理公司的相互信任,全力为小区业主、使用者服务。2、制定业主、使用者个性化酒店家居服务套餐式物业管理服务。业主的需求乃依据业主个人的消费能
5、力、消费层次等因子的区别而产生差异,我们将应不同的业主、使用者的需求,根据调研及专业经验,为小区的业主、使用者提供个性化的物业管理服务,满足各种层面的需求,同时也是提升物业价值之亮点。3、引入住区形象设计与建设概念,提升物业公司的形象。社区形象设计与建设(DIS)既是社区的“美容术,更是社区的“健身法”,已经同资源、人才、科教、环境、信息等一样,成为构成社区发展的要素之一,同时,具有对社区形象的塑造功能和对物业的增值功能。4、提供物业租赁服务,满足业主需求,增值项目一小区房屋租赁,租金是业主利益的体现,为满足业主的利益,小区物业管理机构将应用物业管理公司的专业技术和社会影响,开展物业租赁推广服
6、务项目。5、创造静态管理服务,提升管理层次。为适应国际化人士居住的要求,对小区内全面建立标识导视系统(VI),所有文字性标识统一制作中英文对照双语牌,以静态形式表达管理服务,有效解决管理沟通,减少管理人力成本,体现做为国际化人居环境,提升小区层次.6、开通渠道,保障有效沟通。物业管理处及S物业管理公司将运用业户信箱、热线电话、EMIAL、英特网等多种渠道,开展座谈、家访等多种形式,与业主、使用者保持沟通,以有效的保障物业管理服务满足需求和达到质量。7、实行物业管理报告制度,提倡工作透明化小区物业管理处将实行“管理报告制度,每季度将财政收支、公共水、电使用、工程维护、投诉处理、重大活动、工作改进
7、项目等全方位进行公开,供全体业主、使用者监督,征求各方意见和建议,加强相互沟通。8、实施“温馨家园计划”,增加居民归属感。充分利用小区会所,将部分内容以成本价向居民开放,吸引居民更多的参加会所活动,让小区居民在节假日工余时间休闲娱乐、放松身心。并举办网球寒、书画展、音乐会等各种各样的社区活动,加强业主相互之间、业主与物业管理者之间的沟通.增加居民归属感,提升小区物业价值。9、倡导“邻居守望”,加强居民自治意识。在发达国家住宅区,为了提高安全度,特别倡导住户不但要注意自家的防火、防盗,而且要注意邻居住户的安全,特别是在邻居出门在外的时候,要主动帮助“守望,并在小区内设有若干“邻居守望广告牌。这种
8、作法体现了居民安全管理的自治意识。我们将在小区借鉴这种富有实效的措施。10、加强各方沟通,保障专业服务。S物业管理公司就物业管理服务聘请了某物业高级管理公司做专业顾问,以保障我们对物业管理服务的质量。同时,我们也将与各相关部门保持信息沟通,以掌握最新的管理服务技术和政策,以便服务工作到位. 为了将小区建设成为一流的文明住宅小区,在依照小区物业管理委员会的小区物业管理内容有关招标书,同时参照中华人民共和国建设部全国城市物业管理优秀住宅小区考核标准结合S公司“以家为本,服务社群、精益求精”的宗旨及“人性化管理”、“规范化服务”为指导方针物业管理事项进行量化,S物业管理公司在进行之物业管理项目及措施
9、承诺如下:特别承诺:1公共场所设施保洁率98安排、实践保洁的公共场所、设施公共场所、设施总计1001.保洁员岗位明确,责任质量要求细致严格;2。每日保洁、休息日、休息时间为保洁重点区间;3.管理人员随时引导使用人注意爱护环境卫生,逐渐培养良好情操,形成小区重要特色之一。2清洁保洁率99100以工作计算,记录及监督抽查合格率及纠正合格记录为依据1保洁员责任区明确,工作质量要求具体、严格,有考核、有奖罚;2保洁员上门收集垃圾,以主动服务提示住户热爱环境卫生;3保洁监督机制健全。3绿化完好率95%98完好绿地总绿化面积1001绿化制度、工作计划行之有效且有执行力度;2治安管理员负责环境保护、日常监督
10、工作,静态措施提示住户爱护环境;3主管人员及时发现绿化问题;4发动住户热爱绿地,主动保护绿地,提合理建议,并参与管理。4火灾发生率1(年)0。5(年)发生火灾户数住宅区总户数100%1多种途径宣传消防安全;2培训一批有较好素质和经验的巡查人员,及时发现火灾隐患;3管理到位,合理使用设施、设备等;4 分区分责任经常性检查消防安全,提示注意防火。5小区内治安案件发生率1以下0以辖区公安部门记录为依据(除住户家庭内部原因造成外)实行二十四小时保安巡查制度,分快速、中速及慢速巡查,设立二十四小时报警中心,落实保安岗位职责,明确责任区域,并在小区重点部位,调整闭路监控系统及红处线报警装置,以确保小区居民
11、人身财产安全。6管理人员专业岗位合格率90100%培训格人员培训员总计100%1管理(值班服务)人员英语对话水平。2人员培训自学与培训相结合,制度、计划落实; 3培训考核制度与奖罚相结合,强化培训结果。7 2。每半年进行一次全面分项检修;3.严格装修管理和日常管理,无人为损坏事件。8房屋零修急修及时率98100%及时维修次数应计报维修次数100%1人力配备充足;2岗位培训、服务意识培训到位;3技术人员有过硬的技术水平;4强化回访制度、考核制度和奖罚制度。9道路完好率及使用率95100%完好道路总面积规划道路总面积1001严格公共设施管理养护制度,治安管理员加强巡查和疏导;2向住户宣传有关法规,
12、培养热爱家园意识,合理使用道路;3及时整改修补损坏路面;10化粪池、雨、污水井、完好率95%100完好化粪池、雨、污水井数量化粪池、雨、污水井总数量1001每日记录检查情况,发现问题,立即疏通处理;2化粪池每半年清理一次;3雨水井、污水井每一年全面检修一次。11排水管、明暗沟完好率95100完好排水管、明暗沟长度排水管、明暗沟总长度1001每日记录检查情况,发现问题立即设计施工方案,疏通处理;2每半年进行一次全面检修。12照明灯及疏散灯完好率95%99完好照明灯疏散灯数量照明灯、疏散灯总数量100%1每日记录检查情况及时更换检修;2每月全面检查检修一次;3保洁员保持照明洁净。13停车场、单车棚
13、完好率95%99完好的设备设施停车场设施设备总计1001.依规划使用停车场地;2。停车场设施设备正常运行,技术人员检修,确保安全有效;3.停车场疏导有序,无占用消防信道,无阻碍交通。14公共文体休息设施、园林小品雕塑完好率9599完好公共文体、休息设施公共文体、休息设施总计1001有详细管理养护计划;2保洁员每日保洁3社区内逐渐培育一种高水平的文化氛围,住户自觉爱护;4开放期间均有管理人员提示住户爱惜设施,合理使用;5部分设施实行有偿服务,以弥补管养经费不足,及时修缮。15消防设施设备完好率100100完好的消防设备小区管理处负责的消防设备总数100%指定机电设备及公用设施管理员维护,实行巡查
14、制度,建文件记录,并由维修主管监督执行,以确保消防设施、设备完好无损、正常使用.16大型及重要机电设备完好率99完好的大型及重要机电设备大型及重要机电设备总计1001建立严格的设备管理及日常运行操作规程;2重要设备责任到人;3认真进行日运行记录和检查;4每月进行一次二保;5每半年进行一次大保;6加强技术人员专业技能培训,减少安全隐患。17维修工程质量合格率100%100维修合格工程项次维修工程项次100%1建立合理有效的工作质量监督机制和回访制度;2拥有一批有较高技术水准的维修队伍。18住户有效投诉率2(年)1年以下有效投诉投诉总计100%1做好各项管理工作,创建优美、完善的社区;2提高员工素
15、质,强化服务意识;3发生问题,及时处理,为住户排忧解难;4做好解释工作,与回访制度落实。处理率95100%处理的有效投诉有效投诉10019维修服务回访率9598%维修回访次数维修服务次数100%1建立健全回访制度;2做好维修、回访记录;3加强维修队伍服务意识。20房屋外观统一整洁率100统一整洁房屋外观面积房屋外观总面积100%1严格住户装修审批手续,杜绝违章装修于事前;2加强装修巡查制度,每天巡查一次,询问工程进度有否增加施工项目,及时整改;3竣工验收细致有重点,确保外观统一整洁,不损害房屋安全;4屋村事务助理加强巡视,发现房屋损坏、不洁,立即处理;21违章发生率10.5违章项目发生项目总计
16、100%1建立巡视制度,跟踪管理,及时发现并加大处理力度;2强化宣传教育意识,把有关管理制度贯彻到每个人的行动中,依法管理。违章处理率95%100处理违章项目违章目总计10022管理费收缴率98%以上99%以上管理费实际收缴额管理费应计收缴额1001100办理各种费用银行托收;2及时提示住户欠款;3屋村事务助理及时上门提示按时交纳管理费23居民对物业管理满意率9599%(对管理满意户数基本满意户数) 参加业主评议户数100%1科学的住宅管理手段与温馨服务相结合,编识无漏洞的管理网络;2加强重点业主的走访,重点解决问题;3以优良的敬业精神不断改善工作,赢得业主的支持。 随着管理方式、管理手段的现
17、代化,物业管理队伍的结构也发生革命性变化。物业管理人员的配备已从劳动密集型向技术密集型转化,管理层和操作层人员比例缩小(比例为11),管理人员应是高学历、高水平的复合型人才。为此,S物业管理公司在人员配备上坚持以“精干、高效、敬业的用人原则为基础,确定“重学历也重能力、重水平更重品德的用人标准,严把人才选聘关.管理层基本素质要求通过、计算机和智能化考核,学历上要求达到大专以上水平,工程技术岗位引进专业人才。人才来源上我们以内部选送为主,并高标准外聘专业人员,保证管理队伍的高素质和高水平.针对小区国际化特性,我们要求事务管理人员必须是一专多能,实行一岗多职,真正体现管理职能的“三合一”(事务、保
18、安、日常服务)。在管理队伍建设上,我们将采用规范管理和人性化管理相结合的方式,运用激励机制,充分调动全体员工的工作积极性,严格考核,并实行10的年淘汰率,确保管理目标得以实现。? 第一节小区管理机构:1、小区管理处人员架构注:小区管理处人员合计33人 2、管理处机构图说明:1、组织机构的设置原则是精干高效、一专多能。管理处实行公司领导下的管理处经理负责制.2、管理处内部实行垂直领导,减少管理环节,提高工作效率。管理处设一名经理助理,负责行政部,协调各部门工作。物业经理至各部主任属于管理层,下设各部为操作层。3、综合部负责后勤、人事、财务及社区文化等事务,物业部负责小区治安、交通、消防、环保、社
19、区卫生和绿化服务及其它物业管理事务管理,工程部负责设备维修、养护及便民维修,会所部负责小区会所、小区巴士及提供“酒店式家居服务”等便民服务.4、人员素质上要求一专多能,员工起点要高,拥有专业的物业管理知识,会计算机、懂外语,提倡“高门槛进、高门槛出”,所有员工既是自己所在岗位的专家里手,同时又是其它岗位的多面手。3、内部运作系统管理处在内部管理上,采取的是将管理活动和管理手段构成一个连续封闭回路的作法,即注重封闭性,这样才能形成有效的管理运作,否则,如果管理系统内的结构、联系松散,没有一定的控制,那么内部管理必定是无效的,这种封闭管理回路如图所示: 指挥机构 策划机构 指令执行机构 (经理)
20、(经理助理) (各主管、专业人员) 监督机构 (经理) 反馈渠道 在具体运作中,管理处经理是日常工作的指挥者,同时又是监督检查者,各项指令下达后,策划、安排和执行机构即开始运作,执行过程中的信息通过反馈渠道回到指挥机构,供经理做出校正、判断、总结.在整个过程中,经理还要从检查、评比结果中发现管理中存在的问题,并加以纠正,做到有布署、有检查、有总结,从而保证了管理的有效性。 在上述过程中,最重要就是反馈渠道这一环节,这个环节包括硬件和软件两方面。硬件方面,主要是严格按照ISO9001国际质量保证体系进行的控制方式,比如,在对住户方面,我们有与业主沟通的程序,其中规定管理处每半年至少召开一次业主恳
21、谈会,了解管理服务中存在的问题及业主之间的需求。每年公司管理技术部要对业主进行一次意见调查,并发放业主意见调查表,回收后由公司总经理亲自拜读,并给予回复,这样便于公司在做经营管理决策时,随时了解公司服务现状及业主满意程度。 在对外服务的控制上,我们制定了不合格服务的识别及处理程序并填写不合格报告,同时,依照纠正和预防措施实施程序加以改善,还制定了保安员巡查制度,及时发现问题并解决问题.管理处亦建立了对顾客的回访制度,不定期对顾客回访,以对照检查管理服务工作,安装在小区内的由经理直接掌握的“经理意见箱,随时征集顾客对服务工作的意见,并使信息的真实性和及时性得到保证. 在内部管理上,管理处有定期与
22、不定期的各种会议,比如每周一次的主管人员例会;每周五的各班组班务会;每月一次的管理处经理会议等等,会议的内容就是反映情况、沟通信息、协调关系和解决问题.我们将要求每位员工都是信息收集员,无论是住户的要求希望,还是区内各类动态现象的出现;无论是员工情绪的细小变化,还是物业设备的异常反应等等,凡是对管理质量产生影响的,在自己职权和能力范围内解决不了的,都将作为信息及时反映给主管或经理,以便及时作出处理,并记录存盘。第二节人员管理人才是组织机构最宝贵的资产。企业只有管好人,才能管好事。所以从这层意义上来说,经营企业其实就是做人的工作。而做人的工作,应在自我培养与开发的同时,积极外部招聘引进,为企业培
23、养一支过硬的员工队伍。我们的人员管理的宗旨是以人为本,善待员工,规范管理,人尽其才。我们的人员管理体系由以下几部分组成:?一、确定标准、严格招聘?小区管理处为保障物业管理服务过程的质量,对人员选用标准上确定了以下几项硬性指标:?1、知识层次:为了小区高品质物业管理的要求,管理层人员除要求100%的大专以上文化程度以外,部分岗位引进专业技术人才。操作层人员全部要求高中以上文化,保安岗位要求是退伍军人,以保证队伍素质;维修岗要求全部持证上岗。2、录用考核:所有管理层人员,除经过正常的笔试、面试、心理测试等录用考核外,必须通过计算机使用、智能化等知识的考核,成绩合格者方可录用;作业层人员要通过技能考
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