高效时间管理-培训课件讲师版本.ppt

1、Page 1 NGC Gears 2015 - All Rights Reserved内部INTERNAL齿轮集团人力资源Page 2南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL课程目标1、了解时间管理知识2、认识时间管理的重要性3、掌握简单时间管理工具及技巧并运用Page 3南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month

2、/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 4南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 5南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL什么是时间？什么是时间？什么是时间管理？什么是时间

3、管理？为什么要做时间管理？为什么要做时间管理？Page 6南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL人的一天有人的一天有24小时，你是怎么度过的？小时，你是怎么度过的？Page 7南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间的四项独特性时间的四项独特性（1）供给毫无弹性时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄

4、储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 （3）无法取代任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 Page 8南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使

5、没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你在办公室用餐吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中

6、而没有着眼于未来？ Page 9南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL1216 “yes” 救命救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “yes”04“yes”当心！当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！恭喜！坚持并保留你的方法Page 10南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特

7、性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理者的管理者的自我自我管理管理”Page 11南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 12南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALGoal by year 每年设

8、定目标每年设定目标Live by day 过好每一天过好每一天Plan by week 制定周计划制定周计划Page 13南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL马拉松的故事马拉松的故事Page 14南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALRealistic 可可执行的、可实现的执行的、可实现的Measurable 可衡量可衡量、以数据为基础、以数据为基础Specific 具体的具体的Agreed-upon 上下共同

9、确认上下共同确认Tie to the business 与公司整体目标保持一致与公司整体目标保持一致Page 15南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 16南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL技术部王经理明天的工作计划

10、l1、起草C公司的项目计划书（2H）l2、商讨移动公司技术故障案的处理意见（1H）l3、与华金公司讨论项目核心技术（1H）l4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告（1H）l5、天际公司安装拖延的问题（1H）l6、季度研发成绩报告（2H）l7、讨论月底的促销会策略（1H）l8、阅读内部刊物（2H）l9、打电话给10位朋友约定下月旅游事宜（0.5H）l10、归档文件（0.5H）l11、明天的周例会安排（1H）Page 17南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL你永远没有时间做所有事，你永远没有时间做

11、所有事，但你一定有时间做最重要的事！但你一定有时间做最重要的事！Page 18南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL重要的事：是指最有目的性、价值很大和长远影响的事。重要性重要性相当重要重要不很重要不重要绝对做应该做最好做可不做Page 19南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL紧急的事：只有短期结果的事情。紧迫性紧迫性相当紧急紧急不很紧急不紧急马上做规定做计划做慢慢做Page 20南高齿齿轮集团2014 - 版

12、权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL2重要性高重要性高紧急性低紧急性低1重要性高重要性高紧急性高紧急性高4重要性低重要性低紧急性低紧急性低3重要性低重要性低紧急性高紧急性高紧急重要Page 21南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL2准备事项预防措施价值整合计划关系建立1危机急迫的问题有期限压力的计划会议4繁琐的工作垃圾信件某些电话浪费时间之事有趣的活动3不速之客某些电话某些信件与报告不必要的会议你喜欢做的事情紧急重要Page 22南高齿齿

13、轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间取舍技巧u很重要，很紧急-立刻亲自处理u很重要，不紧急-计划性处理u不重要，很紧急-授权委任u不重要，不紧急-当做没看见Page 23南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL普通人士的时间安排成功人士的时间安排2重要性高重要性高紧急性低紧急性低1重要性高重要性高紧急性高紧急性高4重要性低重要性低紧急性低紧急性低3重要性低重要性低紧急性高紧急性高紧急重要25-30%15%50-60%

14、2-3%2重要性高重要性高紧急性低紧急性低1重要性高重要性高紧急性高紧急性高4重要性低重要性低紧急性低紧急性低3重要性低重要性低紧急性高紧急性高紧急重要20-25%65-80%15%小于1%Page 24南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL2重要性高重要性高紧急性低紧急性低1重要性高重要性高紧急性高紧急性高4重要性低重要性低紧急性低紧急性低3重要性低重要性低紧急性高紧急性高紧急重要重要位置首要任务次要任务真需要？Page 25南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - Al

15、l Rights Reserved内部INTERNAL偏重第一类事务，结果偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 2143紧急重要 Page 26南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL 2143紧急重要 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂Page 27南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL

16、 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 2143紧急重要 Page 28南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL 2143紧急重要偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机Page 29南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALl技术部王经理明天的工作计划l1、起草C公司的项目计划书（2H）l2、商讨移动公司技术故障案的处理意见

17、（1H）l3、与华金公司讨论项目核心技术（1H）l4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告（1H）l5、天际公司安装拖延的问题（1H）l6、季度研发成绩报告（2H）l7、讨论月底的促销会策略（1H）l8、阅读内部刊物（2H）l9、打电话给10位朋友约定下月旅游事宜（0.5H）l10、归档文件（0.5H）l11、明天的周例会安排（1H）押后处理有时间再处理马上处理马上处理押后处理有时间再处理减少时间及有时间再处理不处理交给部属处理授权部属处理马上处理Page 30南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNA

18、L时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 31南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL建立建立优先顺序优先顺序与目标与目标去掉去掉不必要不合适不必要不合适的工作的工作安排安排每日时间表每日时间表黄金时间黄金时间妥善运用妥善运用预留预留时间突发时间突发处理处理寻找资源寻找资源合理分派合理分派分心的分心的事情降至事情降至最低最低每天步骤每天步骤工作日记工作

19、日记Page 32南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间时间预定的活动预定的活动上午上午7:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:30Page 33南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALPage 34南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL 每次只处理一份文件，一份文

20、件只处理一次 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件Page 35南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL将同类的事情尽可能成批量处理 Page 36南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALPage 37南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALl随身带本纸质书随身带本纸质书，如果嫌重不方便的话，

21、可以带着平板或Kindle，哪怕是手机，下载你感兴趣的书、公开课等。l你也可以准备个你也可以准备个Mp3，或者用手机，或者用手机APP软件软件，听听有声书或者英语广播、财经广播等等。l随身带笔记本和笔随身带笔记本和笔，有空的时候，记些想法，列一些待办事项清单。l准备个电话清单，都是要打电话的人。准备个电话清单，都是要打电话的人。比如公司客户、家人、朋友，空闲时打个电话交流下感情。l利用几分钟的时间，做个扩展运动，锻炼下身体。利用几分钟的时间，做个扩展运动，锻炼下身体。l做个昨天或上周的总结做个昨天或上周的总结。l平时订阅一些博客、微信公共号平时订阅一些博客、微信公共号，这个时间可以集中阅读一下

22、。l给家人或朋友准备个礼物清单给家人或朋友准备个礼物清单，在空闲时用手机上网挑些有特色的创意礼物，买完放到办公室里。等有需要的时候立刻就可以用。l给远在老家的父母打个电话给远在老家的父母打个电话，哪怕简单的问下他们在干嘛。或者给老婆或老公发条消息，让他/她知道你再想他/她。Page 38南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALl1. 确定你想要做什么（例如：翻译一篇外文）。l2. 设定一个25分钟的定时器。l3. 工作，直到定时器时间到：这就是一个“番茄钟”。l4. 休息5分钟，继续下一个番茄钟l5. 每

23、4个番茄钟做一次长时间的休息。Page 39南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 & 未来计划6Page 40南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，同时也有无奈。 对待打

24、扰的方法有很多，有全面出击来对付，也有消极地对应付，更有甚者是视而不见。全面出击的人终会变得疲劳不堪，消极应付和视而不见的人终究会错失良机或是贻误大事 那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢？我们的策略是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少 。Page 41南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL打扰 （电话或没有预约）重要性次序无所调整没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力Page 42南高齿齿轮集团2014 - 版

25、权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL对策：对策：l分清工作优先主次l如果事情不重要，说“不”l从小的请求开始练习说 “不”l询问一下“是否有别人可以做这件事？” “时间盗贼时间盗贼” 1 难于说难于说“不不”管理干扰Page 43南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL对策：对策：l将聊天和重要的讨论分开l打电话前，计划好你要说的事情l简洁明确地进行电话交谈, 学会终止谈话l过滤来电l改进和完善电话系统与设备 “时间盗贼时间盗贼” 2 电话打

26、扰电话打扰管理干扰请不要无聊！Page 44南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL对策：对策：l限定可以接待来访者的时间l通知别人你何时有空l建立“过滤”程序l要让你不想见的来访者觉得不受欢迎l控制被打扰的情形，但要彬彬有理 “时间盗贼时间盗贼” ” 3 3 经常被来访者打断经常被来访者打断管理干扰先做事，再做人！Page 45南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL对策：对策：l只把需要的放在桌子上l将必备的东西

27、放在容易拿到的地方l建立 一个实用的文档系统l发现适合你的方法 “时间盗贼时间盗贼” 4 杂乱的办公环境杂乱的办公环境管理干扰相由心生！Page 46南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL对策：对策：l把大的项目分解成小项目l制定工作优先次序和计划，并先做重要的事，不要只做熟悉的事务性工作。l现在就做l确定并遵守时间期限，制定工作进度检查表。 “时间盗贼时间盗贼” 5 拖延拖延管理干扰我们在等什么？Page 47南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights

28、 Reserved内部INTERNAL对策：对策：l审视每次开会的必要性l事先制订会议计划、明确议题、会议目标、发言时间等l确定会议主持，严格按照会议议题进行l避免会议期间任何的内在或外来的打扰l根据会议内容，选择适宜的地点和时间“时间盗贼时间盗贼” 6 无效会议无效会议管理干扰Page 48南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理的基本概念132时间管理三步骤：Goal by year时间管理三步骤：Plan by month/week4时间管理三步骤：Live by day时光大盗5总结 &

29、未来计划6Page 49南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL 建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打扰 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” 一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱！Page 50南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNAL时间管理时间管理 = 自我管理自我管理Page 51南高齿齿轮集团2014 - 版权所有 NGC Gears 2014 - All Rights Reserved内部INTERNALGeared for a Better Future!